(2022-03) FAQ Betalingen / verloningen

Hoe kan ik feestdag doorbetalen aan een flexwerker met een contract?

Vanaf 2018 is er een nieuwe mogelijkheid om feestdaguren voor flexwerkers met een contract door te betalen.

1. Ga naar 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten’.
- Maak een nieuw looncomponent aan bij 'Loon overwerkuren’.
- Noem deze bijvoorbeeld 'Doorbetaling FD/KV’.
- Kies bij 'Reserveren over basisdeel en toeslagdeel’ voor 'Nee’.
- Kies bij 'Vakantiegeld reserveren over’ voor 'Basisdeel’.

2. Ga naar 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten’
- Vink het looncomponent 'Doorbetaling FD/KV’ aan bij de aftrekposten (StiPP Basis, StiPP Plus, APG).
- Let op! Het gaat hier om het looncomponent 'Doorbetaling FD/KV’ dat onder 'Loon overwerkuren’ staat.

3. Ga naar 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwerkers’
- Klik bij ruilvoet op 'Detail’ en kies bij dit looncomponent bij 'Ruilvoet WML’, 'Ruilvoet basis’ en 'Ruilvoet toeslag’ voor 'Niet uitruilen’.

Flexwerker heeft nog geen rekeningnummer maar ik wil geen kasbetaling instellen, hoe kan ik dit doen?

Indien je tijdelijk kas betalingen wilt voorkomen zijn er twee opties:

1. Voer bij de flexwerker een rekeningnummer in van je eigen bedrijf. Zet bij 'Kenmerk' bijvoorbeeld de naam van de flexwerker. Je kunt dan wanneer de flexwerker een eigen rekeningnummer heeft vanaf deze rekening het bedrag overmaken.
2. Ook kan het gedaan worden door de betaalfrequentie op bijvoorbeeld 4-weken of maand te zetten en daarna de blokkering aan te zetten bij de flexwerker. Tot het moment van aanmaken van het betaalbestand van 4 weken of maand kan dan tussentijds nog de betalingswijze aangepast worden. Aandachtspunt: Blokkeer je de kasbetaling en blijft de betaalfrequentie op week staan en er wordt een betaallijst per week gedraaid, dan zal bij latere vrijgave toch een kasbetaling worden aangemaakt ongeacht of er nu een bankrekening ingegeven is.

Een flexwerker heeft geld teruggestort maar hoe moet ik dit verwerken in Easyflex?

Als een flexwerker geld terug stort dan kun je dit 'verrekenen' door een nieuw looncomponent aan te maken bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten', en noemt deze bijvoorbeeld 'Terugbetaald geld'. Je voert dit looncomponent in als 'Inhouding'. Het betreft hier een onbelaste negatieve inhouding. In de urendeclaratie kun je het bedrag wat de flexwerker heeft teruggestort nu als negatieve inhouding ingeven. De bedragen worden met elkaar verrekend.

Ik heb een te hoog bedrag verloond, het is echter nog niet betaalbaar gesteld

Omdat je het SEPA betaalbestand inmiddels hebt aangemaakt wordt dit door Easyflex gezien als reeds betaald. Dit bedrag zou normaliter verrekend gaan worden met de flexwerker. Je moet er nu voor zorgen dat er niets verrekend gaat worden omdat de flexwerker ook niets betaalt heeft gekregen. Hiervoor maak je een nieuw looncomponent aan bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten'. Je voert dit looncomponent in als 'Inhouding'. Het betreft hier een onbelast inhouding. In de urendeclaratie kun je het betreffende bedrag als inhouding ingeven. De bedragen worden met elkaar verrekend. Denk eraan een correctie boeking te maken in je financiële administratie!

De flexwerker heeft dubbel betaald gekregen hoe los ik dit op?

Wanneer een flexwerker dubbel betaald heeft gekregen omdat je hem/haar per kas en middels het SEPA betaalbestand hebt betaald adviseren wij je de flexwerker één betaling terug te laten storten. Je hoeft nu geen correcties te maken in Easyflex.

Kan ik flexwerkers uitbetalen middels de Moneycard van de Rabobank?

Het is mogelijk om via Easyflex flexwerkers uit te betalen die in het bezit zijn van een Moneycard. Hiervoor doe je het volgende:

1. Bij 'Frontoffice > Flexwerkers > Betalingen' voer je bij betaalwijze 'Bank binnenland' in
2. Bij rekeningnummer voer je het moneycardrekeningnummer in (Algemene rekening)
3. Bij kenmerk voer je het unieke 'moneycard' nummer in van de flexwerker, altijd beginnend met de letters SAL gevolgd door het nummer
4. Vink nu de optie 'Extra betaalkenmerk' uit

Het loon wordt nu overgemaakt naar de moneycard rekening en de flexwerker kan nu zijn moneycard gebruiken om geld op te nemen.

Kunnen geblokkeerde bedragen verrekend worden met openstaande negatieve bedragen?

Geblokkeerde bedragen die gedeblokkeerd worden kunnen niet verrekend worden met negatieve bedragen bij een flexwerker.

Welke handelingen dien ik uit te voeren voor het verlonen en factureren?

Om het verlonen van flexwerkers overzichtelijker te maken hebben we de stappen in het kort op een rijtje gezet:

1. Allereerst voer je alle uren voor de flexwerkers in. Om een declaratie te kunnen verlonen moet deze volledig geaccordeerd zijn.
2. Ter controle kun je het overzicht 'Urendeclaraties' aanmaken in 'Backoffice > Overzichten'. Dit is niet verplicht maar zo kun je wel alle uren controleren die klaar staan voor de verloning/facturatie.
3. Maak nu het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan in 'Backoffice > Overzichten'. Dit overzicht maakt loonstroken en facturen aan. Ga verder met stap 4 als het overzicht klaar is.
4. Je kunt nu het overzicht 'Betalingen (saldilijst)' aanmaken om te controleren welke betalingen er klaar staan. Ook dit is niet verplicht, maar wel handig!
5. Nadat de betalingen zijn gecontroleerd kan het overzicht 'Betalingen (aanmaken betaalopdrachten)' worden aangemaakt. Dit is een SEPA bestand en kan ingelezen worden in je bankprogramma.
6. Nu er is verloond en gefactureerd kunnen de loonstroken en facturen worden verwerkt. Dit kan het met overzicht 'Facturen relaties' en 'Loonspecificaties flexwerker'.

Hoe betaal ik het vakantiegeld uit?

Één keer per jaar ben je verplicht het vakantiegeld uit te betalen aan je flexwerkers. Wanneer dit is kun je terugvinden in je CAO. Om alle flexwerkers in een keer het vakantiegeld uit te betalen kun je de volgende stappen volgen: 'Backoffice > Overzichten > Uitbetalen reserveringen'. Je maakt een nieuw overzicht aan. Voor meer informatie over het aanmaken van dit overzicht, klik hier.

Als het vakantiegeld wordt uitbetaald aan de flexwerker wordt er opeens veel meer loonheffing ingehouden? 

Je houdt de loonheffingen in op het tijdstip dat de werknemer zijn loon geniet. Dit heet ook wel het genietingsmoment. Kort gezegd is dit het moment waarop de werknemer over het loon kan beschikken. Wanneer er in een loontijdvak van een week (genietingsmoment) vakantiegeld en loon voor gewerkte uren wordt uitbetaald dan is het totaal verdiende salaris hoger dan wanneer er alleen loon voor gewerkte uren wordt betaald. Daarbij wordt vakantiegeld in de meeste gevallen zwaarder belast dan gewerkte uren. Doordat het totale salaris hoger is wordt de in te houden loonheffing ook hoger en moet de flexwerker meer loonheffing afdragen aan de Belastingdienst. De loonheffing die wordt ingehouden voor gewerkte uren is altijd afkomstig uit de witte tabel. Voor meer informatie: zie www.belastingdienst.nl.

Als je in een urendeclaratie alléén reserveringen uitbetaald via het tabblad 'Reserveringen' dan wordt altijd de tabel bijzondere beloningen toegepast. Als je dit wilt voorkomen dien je in ieder geval een waarde (minuut of uur) uit te betalen via de kolommen 'VD' en 'KV' e.d. op tabblad 'Urenspecificatie' in de declaratie. De reden hiervan is de uitbetaling via het tabblad 'Reserveringen' als 'extra' loon wordt gezien. De fiscus bepaalt nu dat de tabel bijzondere beloningen moet worden toegepast.

Wij hebben het vakantiegeld uitbetaald aan een flexwerker en het gehele bedrag wordt als loonbeslag overgemaakt aan de belastingdienst, klopt dat wel?

Als de aflossingswijze van het loonbeslag 'Beslagvrije voet' is wordt de wettelijke regeling gevolgd. Dit betekent dat alle extra betalingen (vakantiegeld en overwerkuren) worden gebruikt voor het loonbeslag. Als er alleen maar vakantiegeld of overwerkuren wordt uitbetaald wordt dit totale bedrag gebruikt voor het loonbeslag. Wordt er naast vakantiegeld of overwerkuren ook nog loon normale uren uitbetaald dan wordt het vakantiegeld of overwerkuren verhoudingsgewijs gebruikt voor het loonbeslag.

Bijvoorbeeld: er wordt € 100 loon normale uren uitbetaald en € 50 vakantiegeld. Het totaal brutoloon is € 150 en het totaal netto loon is € 75. Het vakantiegeld is in verhouding 1/3e van het totaal bruto loon. Er wordt vervolgens van het netto loon 1/3e gebruikt voor het loonbeslag, dus € 25.

Deze berekening wordt altijd uitgevoerd, hierna wordt pas gekeken naar de beslagvrije voet. Het kan dus zijn dat het bedrag dat wordt uitbetaald lager is dan de vastgelegde beslagvrije voet. Als er alleen vakantiegeld wordt uitbetaald, bijvoorbeeld € 350 wordt dit gehele bedrag gebruikt voor het loonbeslag.

Als de aflossingswijze van het loonbeslag 'Vast bedrag' is wordt er bij de uitbetaling van vakantiegeld of overwerkuren helemaal niets gebruikt voor het loonbeslag. De flexwerker ontvangt deze betalingen op de reguliere wijze. Bijvoorbeeld er moet wekelijks een vast bedrag van €25 overgemaakt worden naar de beslaglegger. In het loontijdvak alleen €40 vakantiegeld uitbetaald. Hiervan gaat dan €15 naar de flexwerker en het vast bedrag van €25 naar de beslaglegger.

Ik wil een aparte loonspecificatie waarop alleen de uitbetaling van de reserveringen staan zonder eventuele vaste inhoudingen, kan dat?

Ja dit is mogelijk. Hiervoor doorloop je de volgende stappen:

1. Bepaal de week waarin de uitbetaling van de reserveringen moet plaatsvinden.
2. Verwerk eerst de normale verloning van die week. Hierdoor worden de eventuele 'vaste inhoudingen' mee berekend. (Voor een aparte journalisering dien je de journaalposten en het betaalbestand ook aan te maken na de verloning).
3. Via 'Backoffice > Overzichten' kun je nu de reserveringen uitbetalen via het overzicht 'Uitbetalen reserveringen'. Je kiest hier de juiste week waarin de reserveringen uitbetaald moeten worden.
4. Na het aanmaken van dit overzicht kunt je met het overzicht 'Urendeclaraties' controleren of er intussen toch nog urendeclaraties zijn geaccordeerd voor verwerking. Zo ja, geef deze de status 'Wachten'.
5. Je start wederom het verloningsproces inclusief de journaalposten en het betaalbestand.

Bij de flexwerker zie je dat er twee loonspecificaties zijn aangemaakt van de betreffende week. Eén voor de loonbetaling met het reguliere loon en één voor de uitbetaling van de reserveringen.

De loonspecificatie wordt al op de website getoond vóórdat het overzicht 'Loonspecificaties flexwerkers' aangemaakt is

De loonslips en facturen worden direct al beschikbaar gesteld als het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' wordt verwerkt. Alleen voor afdrukken en e-mailen geldt dat dit pas gebeurt als het betreffende overzicht (Loonspecificaties flexwerkers) gereed is gemeld. 

De flexwerker is student en heeft een studentenregeling, toch wordt er loonheffing ingehouden hoe kan dat?

Voor toepassing van de studenten- en scholierenregeling wordt de kwartaaltabel gebruikt. De berekening van de inhouding is als volgt: op elk inhoudingstijdstip moet het loon dat al eerder in het kalenderkwartaal is verstrekt, worden opgeteld bij het loon dat op dat moment is verstrekt. Vervolgens wordt de inhouding bepaald alsof op dat moment het gehele loon wordt verstrekt. De kwartaaltabel kun je nalezen op www.belastingdienst.nl.

Kwartaal 1 loopt van: 1-1  t/m 31-3
Kwartaal 2 loopt van: 1-4  t/m 30-6
Kwartaal 3 loopt van: 1-7  t/m 30-9
Kwartaal 4 loopt van: 1-10 t/m 31-12

De laatste dag van de week waarin het loon is betaald is bepalend voor het kwartaal waarin de inhouding wordt berekend. Als de laatste dag van de week zondag 1-7 is, dan wordt het salaris van die week meegeteld in kwartaal 3.

Ik wil een voorschot invoeren maar kan de gewenste week niet selecteren, hoe kan dat?

Urendeclaraties met de status 'In bewerking', 'Vervallen', 'Afgewikkeld' of 'Geaccordeerd voor verwerking' worden niet getoond. Het is namelijk niet mogelijk om hierop voorschotten in te geven. Wanneer er geen beschikbare declaraties beschikbaar zijn, wordt het scherm 'Zoek declaratie' leeg getoond en kun je geen voorschot ingeven. Wanneer je een voorschot wilt ingeven op een declaratie met de status 'Geaccordeerd voor verwerking' heb je de mogelijkheid de status te wijzigen naar 'Wachten'. Nu kan alsnog een voorschot op de betreffende declaratie worden ingegeven.

Hoe kan ik tijd voor tijd uren verwerken in Easyflex?

Tijd voor tijd uren kunnen worden opgebouwd door het sparen van overwerkuren. Voordat je dit kunt doen dien je na te kijken of het looncomponent 'Tijd voor tijd' operationeel is in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten > Loon in geld > Reserveringen > Tijd voor tijd'. Indien het looncomponent niet operationeel is dien je deze in te richten. Wanneer je vervolgens overwerkuren in de urendeclaratie hebt ingevoerd activeer je de knop 'Detail'. Standaard staat de instelling op uitbetalen. Als je deze wijzigt in 'Sparen' zullen de uren als 'Tijd voor tijd' uren worden gespaard.

Het uitbetalen van opgespaarde tijd voor tijd uren werkt op dezelfde manier als het uitbetalen van andere reserveringen zoals kort verzuim of vakantiedagen. 

Het is ook mogelijk om standaard overwerkuren te sparen. Bij 'Frontoffice > Flexwerker > Betalingen' vind je onder 'Overige betaalinstellingen' de optie 'Overwerkuren sparen'. Wanneer je het vinkje hier aanzet zullen de uren die je in de urendeclaratie ingeeft als 'Loon overwerkuren' automatisch op 'Sparen' worden gezet. Als je het vinkje niet aanzet zullen de 'Loon overwerkuren' standaard op 'Uitbetalen' worden gezet. Het is mogelijk dat voor het standaard sparen van overwerk, een autorisatierol is geselecteerd binnen de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie betalingen). Het selecteren van 'Overwerkuren sparen' is dan alleen beschikbaar voor de medewerker met de betreffende autorisatierol. Wanneer je een wijziging maakt in 'Overwerkuren sparen', wordt hiervan een notificatie vastgelegd.

Het minimum uurloon in Easyflex wijkt af van de opgave door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, hoe kan dat?

De berekening van het minimum uurloon is een deling van het dagloon door acht uur. Echter dient de uitkomst bij vermenigvuldiging met 8 (uur) in ieder geval gelijk te zijn aan het dagloon maar mag nooit lager zijn. In sommige gevallen is dit door afronding niet het geval. Je dient het uurloon dan met een cent te verhogen omdat je niet onder het wettelijk minimumloon mag betalen. De minimum uurlonen die Easyflex hanteert zijn naar boven afgerond waardoor je nooit onder het minimum weekloon kunt betalen.

Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid rondt rekenkundig af: soms naar boven, soms naar beneden, afhankelijk van de derde decimaal. Het gevolg is dat het aantal uren per week maal het minimum uurloon soms lager uitvallen dan het minimum weekloon. De door Easyflex gehanteerde uurlonen kun je hier nalezen. Indien de premiekorting Wajong in 'Frontoffice > Flexwerkers > Fiscaal - sociaal' aan is gevinkt, dan vindt er geen controle plaats op het minimumloon bij het vastleggen van de lonen- en tarievenafspraak in de plaatsing.

Hoe kan ik reisuren verwerken?

Dit kan op een aantal verschillende manieren. Lees hier welke mogelijkheden er zijn.

Ik moet het wettelijk minimum maandloon aanhouden van de arbeidsinspectie maar o.b.v. hoeveel uur is dat dan?

De arbeidsinspectie controleert of flexwerkers niet onder het minimumloon betaald krijgen en hiermee wordt bedoeld dat een flexwerker aan het minimum maandloon moet komen. De arbeidsinspectie kijkt wat de CAO voor werkweek aangeeft en als de opdrachtgever geen lid is van een CAO wat het bedrijf zelf heeft vastgesteld. Als een standaard werkweek 40 uur is ligt het uurloon lager dan wanneer de werkweek is vastgesteld op 38 uur. Staat er in de CAO een werkweek van 40 uur en de relatie houdt standaard 38 uur aan dan moet je je houden aan het uurloon voor 40 uur. 38 uur wordt dan als parttime werk gezien. Staat er in de CAO een werkweek van 38 uur en de relatie houdt standaard 40 uur aan dan moet je je houden aan het uurloon voor 38 uur. 40 uur wordt dan gezien als 2 uur extra gewerkt. Indien de premiekorting Wajong in 'Frontoffice > Flexwerkers > Fiscaal - sociaal' aan is gevinkt, dan vindt er geen controle plaats op het minimumloon bij het vastleggen van de lonen- en tarievenafspraak in de plaatsing.

De grondslag van de werkgeversbijdrage ZVW wijzigt steeds op de loonspecificatie, hoe kan dat?

Dit komt door het Voortschrijdend Cumulatief Rekenen. In voorgaande periode heeft de flexwerker veel loon gekregen. Dit loon was hoger dan het maximum ZVW wat hij hoeft te betalen. Nu hij onder het maximum komt gaat hij het restant wat de vorige keer niet is vergoed (boven het maximum zat) inhalen. Hierbij houdt hij wel rekening met het op dat moment geldende maximum.

Wat is VCR rekenen?

Voortschrijdend Cumulatief Rekenen. Om het juiste bedrag van de verschuldigde premies te kunnen berekenen moet gebruik worden gemaakt van de systematiek van VCR rekenen. Alleen met VCR is reeds een juiste toepassing van de franchise- en maximum premieloonbepalingen verzekerd.

Het kan dus voorkomen dat er na een aantal verloonde weken alsnog een hogere premie wordt ingehouden. Dit oogt misschien wat vreemd op de loonspecificatie maar dit komt omdat het voortschrijdend cumulatief rekenen dan wordt toegepast. Dit gebeurd bijvoorbeeld wanneer een al eerder verloonde week na een aantal weken nog een keer wordt verloond. Er wordt dan teruggerekend wat de ingehouden premie is geweest en wat de ingehouden premie had moeten zijn. Voor meer vragen over deze rekenmethode verwijzen we je graag naar www.belastingdienst.nl.

Min marge na het uitbetalen van reserveringen, hoe kan dat?

Op het moment van het uitbetalen van reserveringen aan de flexwerker, zijn er geen inkomsten. De reservering voor de reserveringen is opgenomen in het reserveringsschema en wordt opgenomen in de kostprijs. Gedurende het jaar wordt een voorziening getroffen voor de reserveringen. Cumulatief over het jaar worden de kosten rechtgetrokken door de voorziening.

Waarom wordt de dagtabel toegepast op de (pro forma) loonspecificatie?

Voor iemand die minder dan 5 dagen in de week werkt wordt de dagtabel toegepast als de optie 'Deeltijdbaan' in het tabblad 'Fiscaal - sociaal' niet actief is.

Ik heb een feestdag in de urendeclaratie ingevoerd maar deze wordt niet verloond, waarom niet?

De reserveringen wordt geboekt op de laatste dag van het declaratietijdvak. Wanneer een flexwerker bijvoorbeeld een declaratietijdvak van een maand heeft (of 4-weken) en een loontijdvak van een week kan het daarom voorkomen dat de feestdag niet met de wekelijkse verloning mee gaat. Omdat deze wordt geboekt op de laatste dag van het declaratietijdvak wordt de feestdag pas uitbetaald zodra het gehele tijdvak voorbij is van de urendeclaratie.