(2021-06) E-mailbeleid

Op dit tabblad kun je het e-mailbeleid van de werkmaatschappij instellen. Onderscheid wordt gemaakt in het gebruik van een op de werkplek van de gebruiker geïnstalleerd e-mailprogramma en het verzenden van e-mail rechtstreeks vanuit Easyflex.

 

Starten van het op de werkplek van de gebruiker geïnstalleerde e-mailprogramma vanuit Easyflex

Een op de werkplek van de gebruiker geïnstalleerd e-mailprogramma kan worden aangeroepen vanuit de Easyflex communicatiemodule. Deze module is op veel plaatsen in het pakket beschikbaar (bij relaties, flexwerkers, contactpersonen etc.). Wanneer binnen de communicatiemodule gekozen wordt voor e-mail, wordt het op de werkplek geïnstalleerde e-mailprogramma gestart en kan de gebruiker daarvan gebruik maken.

Indien je deze functionaliteit niet wenst, kies dan in deze rubriek voor 'niet toegestaan'. Wens je deze functionaliteit wel, kies dan in deze rubriek voor 'toegestaan'.

Geautomatiseerd verzenden van (gegenereerde) documenten via e-mail vanuit Easyflex

Het verzenden van (gegenereerde) documenten via e-mail vanuit Easyflex is mogelijk vanuit de afdrukmodule. Deze module is op veel plaatsen in het pakket beschikbaar. Zo kunnen documenten, opgeslagen in het documentarchief van relatie of flexwerker, worden afgedrukt en/of via e-mail worden verzonden. De mogelijkheid om hiervan gebruik te maken kun je uitsluiten of beperken.

Indien je deze functionaliteit niet wenst, kies dan in deze rubriek voor 'niet toegestaan'. Wens je deze functionaliteit wel, kies dan in deze rubriek voor 'toegestaan'.

Reactie op een vanuit Easyflex verzonden e-mail

Wanneer het geautomatiseerd verzenden van documenten vanuit Easyflex door jou wordt toegestaan, is het noodzakelijk een antwoordadres vast te leggen. Een antwoord op een verzonden e-mail wordt dan automatisch aan het antwoordadres geadresseerd. Ook is het mogelijk om het e-mailadres van de medewerker of van de locatie waartoe hij/zij behoort als antwoordadres te gebruiken. Bij het ontbreken van het e-mailadres van de medewerker en/of locatie, zal Easyflex automatisch de volgende beschikbare optie gebruiken.

Je selecteert 'het e-mailadres van de medewerker indien deze beschikbaar is' wanneer een antwoord op de door de medewerker verzonden e-mail aan zijn /haar e-mailadres dient te worden geadresseerd. Indien er voor de medewerker geen e-mailadres is vastgelegd, dan zal het antwoord aan de volgende geselecteerde optie worden geadresseerd. Het e-mailadres van een medewerker leg je vast bij de medewerker (Beheer > Medewerkers > Algemeen > Communicatiemiddelen).

Je selecteert 'het e-mailadres van de locatie indien deze beschikbaar is' wanneer een antwoord op de door de medewerker verzonden e-mail aan het e-mailadres van de locatie waartoe hij/zij behoort dient te worden geadresseerd. Indien er voor de locatie geen e-mailadres is vastgelegd, dan zal het antwoord aan het algemene e-mailadres worden geadresseerd. Het e-mailadres van de locatie leg je vast bij de locatie (Beheer > Locaties> Communicatiemiddelen).

Algemeen e-mailadres (verplicht)

In dit veld dien je het algemene e-mailadres van de werkmaatschappij vast te leggen. Een antwoord op een vanuit Easyflex verzonden e-mail wordt aan dit e-mailadres geadresseerd wanneer de voorgaande opties niet zijn geselecteerd of wanneer er voor de geselecteerde opties geen e-mailadressen zijn vastgelegd. Het e-mail adres moet aan de daarvoor gestelde eisen voldoen.

Mailserver instellingen

Verstuur e-mail namens
Met deze optie wordt bepaald wat technisch gezien de herkomst moet zijn van de e-mail.
Deze instelling heeft niets te maken met de afzender.
Deze optie beïnvloed of een ontvanger het bericht als spam markeert of niet.

Deze instelling heeft betrekking op de e-mails die vanuit Easyflex server verstuurd worden.
Als je hebt heeft gekozen voor handmatige e-mail via eigen mailserver wordt altijd de afzender gebruikt.

Easyflex
Dit is de standaard waarde, e-mail wordt verzonden namens Easyflex. De ontvanger ziet bij de afzender staan `via easyflex.net`. Je krijgt geen berichten van niet afgeleverde berichten (bounces). Gebruik deze optie als SPF-records niet zijn ingesteld voor je domein.

Klant
E-mail wordt verzonden namens je eigen domein, hiervoor wordt gekeken naar het algemene e-mail adres (gedeelte achter de @ ) De ontvanger ziet niet dat de e-mail via easyflex is verstuurd, en ziet gewoon `From ...`.* Berichten van niet afgeleverde e-mails (bounces) worden verstuurd naar de afzender.

Belangrijk:
SPF-records moeten worden ingesteld anders zal mail eerder als SPAM worden gemarkeerd.
Dit is een DNS record dat voor het betreffende domein door jullie eigen systeembeheerder aangemaakt dient te worden.
In dit record dient een verwijzing naar: include:_spf.easyflex.net (let op de underscore) opgenomen te worden.

Handmatige e-mail
Met deze optie kan aangegeven worden of de handmatige e-mail 'via mailserver Easyflex' verstuurd wordt (standaard) of 'via eigen mailserver'.
Klanten met Office 365 wordt geadviseerd voor 'via mailserver Easyflex' te kiezen omdat dit door eigen mailserver niet wordt ondersteund.

Handmatige e-mail is e-mail die verstuurd is vanuit een van de volgende schermen:
- flexwerker-flexwrapp
- flexwerker-webservices / relatie-webservices
- flexwerker-loonspec, relaties-facturen, documenten archief
- matching batchactie email document / flexwrapp uitnodigen / webservice inschakelen

Instellingen testen

Om de bovenstaande instellingen te testen kan de test mogelijkheid gebruikt worden.
De volgende instellingen worden gebruikt voor het versturen van de test e-mail.

- afzender e-mail (een reactie op een van Easyflex verzonden e-mail...)
- verstuur e-mail namens
- Handmatige e-mail

Je kunt hiermee een mail naar je zelf sturen om te checken of de afzender correct en of de mail als SPAM wordt gezien of niet.
Ook kan de test e-mail naar mail-tester gestuurd worden, dit is een gratis tool om een mail te checken op spam score.

1. Ga naar https://www.mail-tester.com/, je krijgt hier een e-mail adres toegewezen
2. Stuur de test e-mail naar dit e-mail adres
3. check je score