(2021-06) Overzichten aanmaken

Binnen Easyflex kun je diverse overzichten opvragen, genereren en aanmaken. Je kunt overzichten aanmaken binnen in modules, namelijk:

• Backoffice
• Frontoffice
• Mijn gegevens

In welke module een bepaald overzicht kan worden aangemaakt en op welke niveau het overzicht kan worden aangemaakt, wordt bepaald in de aansturing van de overzichten. De aansturing wordt vastgelegd in beheer (Beheer > Aansturing overzichten). Easyflex heeft een minimale selectie gemaakt voor de diverse overzichten. Zo kunnen bijvoorbeeld bepaalde betaallijsten en journaalposten nooit verwerkt worden op Frontoffice niveau, maar dient dit altijd te gebeuren op Backoffice niveau. Voor een complete tabel van welk overzicht op welk niveau beschikbaar gesteld kan worden, verwijzen je naar de referentiegids (Beheer > Aansturing overzichten).

• Wanneer je het tabblad overzichten opent, worden alle overzichten getoond die door jou kunnen worden geproduceerd. Easyflex toont je de intern gehanteerde naam en de formele naam van de overzichten. Je selecteert het gewenste overzicht en kiest de knop 'Tonen'. Op het rechter blad worden de overzicht selecties getoond. Hierin worden alle aangemaakte en/of geplande overzichten weergegeven. De mogelijkheden omtrent deze overzicht selecties worden beschreven in stap 1.
• Door het activeren van de knop 'Nieuw' worden vijf velden getoond, waarin je diverse selectiecriteria en filterinstellingen vastlegt voor het overzicht, deze velden worden beschreven in stap 2.
• Nadat je alle selectiecriteria en filterinstellingen heeft bepaald, kan je het overzicht raadplegen, verwerken of annuleren. Deze mogelijkheden worden beschreven in stap 3.

Stap 1: Overzicht selecties
Wanneer je een bepaald overzicht hebt geselecteerd (door het activeren van de knop 'Tonen'), worden op het rechter blad de overzicht selecties getoond. Hierin worden alle reeds aangemaakte en/of geplande overzichten weergegeven. De mogelijkheden omtrent deze overzicht selecties worden in deze stap beschreven.

Aangemaakt
De datum waarop het overzicht is aangemaakt wordt in dit veld getoond.

Toelichting
Een eventueel door jezelf ingegeven toelichting bij het overzicht wordt in dit veld getoond.

Frequentie
De uitvoer frequentie van het overzicht wordt in dit veld getoond.

S
De status van het overzicht wordt getoond. Deze status kan zijn:

• Wit
  het overzicht is niet ingepland voor vandaag, er zijn geen rapporten voor het overzicht aanwezig
• Geel (P)
  het overzicht is ingepland voor vandaag
• Rood 
  het overzicht is momenteel in bewerking
• Groen (G)
  het overzicht is gereed, er zijn rapporten aanwezig

Wanneer de status wit, geel of groen is kun je de reeds aanwezige gegevens nog wijzigen en/of verwijderen. Echter de eerder vastgelegde gegevens worden hierdoor overschreven. Bijvoorbeeld; je maakt het overzicht 'Verjaardagen' aan en plant dit elke woensdag om 16.00 uur. Wanneer je dit overzicht wijzigt naar woensdag 17.00 uur, zal het overzicht nooit meer om 16.00 uur worden verwerkt. Ook niet wanneer je de gegevens op woensdag wijzigt en het overzicht de status geel (P) had en dus al ingepland was. Wanneer de status rood is kun je geen gegevens in het overzicht wijzigen en/of verwijderen.

Nieuw/Wijzigen/Verwijderen
Door het activeren van de knoppen 'Nieuw', 'Wijzigen' en 'Verwijderen' kan je overzichten toevoegen, wijzigen of verwijderen.

Rapporten
Wanneer je de knop 'Rapporten' activeert wordt het venster 'Exporteren en printen' geopend. Op dit venster worden alle geproduceerde rapporten van het door jou geselecteerde overzicht getoond. Alle rapporten worden ook opgeslagen in de module 'Backoffice' op het tabblad 'Exporteren en printen' (Backoffice > Exporteren en printen). Er worden een aantal kolommen met gegevens getoond:

• Datum
  de datum waarop het overzicht is geproduceerd
• Tijd
  het tijdstip waarop het overzicht is geproduceerd
• Bestemd voor
  De bestemming van het bericht wordt getoond
• Berichtsoort
  de berichtsoort wordt getoond.
• Naam overzicht
  de naam van het overzicht wordt getoond
• Status (P)
  de status van het overzicht wordt getoond, in deze kolom betreft het de status van print/view documenten. Deze status kan zijn 'Aangemaakt', het bestand is nu aangemaakt maar nog niet geprint. De status kan zijn 'Verwerkt', het bestand is reeds geprint middels de knop 'Uitvoeren'.
• Status (E)
  de status van het overzicht wordt getoond, in deze kolom betreft het de status van exportbestanden. Deze status kan zijn 'Aangemaakt', het bestand is nu aangemaakt maar nog niet geëxporteerd. De status kan zijn 'Verwerkt', het bestand is reeds geëxporteerd.
• Aangemaakt door
  de naam van de medewerker door wie het overzicht is aangemaakt wordt getoond

Details
Wanneer je van een bepaald overzicht details wilt opvragen klik je op de knop 'Details'.

Bestemd voor
De bestemming van het bericht wordt in dit veld getoond.

Berichtsoort
De berichtsoort wordt in dit veld getoond.

Aangemaakt op: om: door:
De datum en tijdstip waarop het bericht is aangemaakt wordt getoond. Ook wordt de naam van de medewerker welke het bericht heeft aangemaakt getoond.

Naam overzicht
De naam van het bericht wordt in dit veld getoond.

Actie
Er bestaan twee soorten acties, te weten:

• Document afdrukken
  Deze optie is alleen aangevinkt wanneer een print/view document is aangemaakt en nog niet verwerkt (geprint). Wanneer het document reeds is geprint en je wilt het document nogmaals printen, kun je deze actie handmatig aanvinken. De standaard printer instelling wordt getoond, je kunt deze optie wijzigen door het selecteren van de knop 'Printer'.
• Exportbestand aanleveren
  Deze optie is alleen aangevinkt wanneer een exportbestand is aangemaakt en nog niet verwerkt (geëxporteerd). Wanneer het bestand reeds is geëxporteerd en je wilt het bestand nogmaals exporteren, kun je deze actie handmatig aanvinken. Wanneer je deze actie aanvinkt, ben je verplicht een bestandlocatie en/of bestandnaam in te geven.

Eerdere acties
Eerdere acties omtrent het geselecteerde bericht worden getoond. Zo kun je zien welke medewerker op welke datum een bestand heeft geprint en/of geëxporteerd.

Uitvoeren - Inzien - Annuleren
Wanneer je de knop 'Uitvoeren' activeert, voer je de actie uit die staat aangevinkt in het veld 'Actie'. De uitvoering wordt automatisch vastgelegd in het veld 'Eerdere acties'. Wanneer er geen actie is geselecteerd, is deze knop niet actief. Wanneer je de knop 'Inzien' activeert, kun je de geselecteerde gegevens inzien. Het is mogelijk om middels deze knop het bestand ook te printen, echter geniet deze werkwijze niet de voorkeur van Easyflex. Wanneer je een print bestand wilt printen, adviseren we je om dit middels de knop 'Uitvoeren' te doen. Zo kan door Easyflex de juiste status worden vastgelegd. Door het activeren van de knop 'Annuleren' kun je het tabblad sluiten zonder dat je bepaalde gegevens opslaat.

Stap 2: Selectiecriteria en filterinstellingen
Nadat je het gewenste overzicht hebt geselecteerd, activeer je de knop 'Nieuw'. Er worden nu vijf velden getoond waarin je diverse selectiecriteria en filterinstellingen vastlegt voor het overzicht. Deze worden hieronder beschreven.

Selectiecriteria
De keuzemogelijkheden binnen het veld selectiecriteria zijn per overzicht verschillend. De mogelijkheden zijn door Easyflex per overzicht vastgelegd. De diverse mogelijkheden worden per overzicht uitgebreid beschreven in de pagina informatie (Backoffice > Overzichten).

Sorteren
Ook de keuzemogelijkheden van het veld sorteren zijn per overzicht verschillend. Ook deze mogelijkheden worden uitgebreid beschreven in de pagina informatie (Beheer > Aansturing overzichten).

Filterinstellingen
Welke filterinstellingen je in dit veld kunt selecteren is afhankelijk van de aansturingen in de module 'Beheer' (Beheer > Aansturing overzichten). Je kunt altijd maar één filterinstelling selecteren. De mogelijkheden zijn:

• Relatiebeheerder
  afhankelijk van de module waarin je een overzicht aanmaakt kun je wel of geen keuze maken voor een relatiebeheerder (medewerker). Wanneer je een overzicht aanmaakt vanuit de module 'Mijn gegevens' kun je geen keuze maken, automatisch wordt jouw medewerkers naam ingevuld. Een selectie op een andere relatiebeheerder is niet mogelijk. Wanneer je een overzicht aanmaakt vanuit de module 'Frontoffice' kun je een keuze maken uit alle relatiebeheerders van de locatie waarvan jij locatiemanager bent en/of alle relatiebeheerders van locaties die behoren tot het rayon waarvan jij rayonmanager bent. Wanneer je een overzicht aanmaakt vanuit de module 'Backoffice' kun je een keuze maken uit alle relatiebeheerders van de gehele werkmaatschappij.
• Locatie
  afhankelijk van de module waarin je een overzicht aanmaakt, kunt je wel of geen keuze maken voor een locatie. Wanneer je een overzicht aanmaakt vanuit de module 'Mijn gegevens' kun je geen keuze maken, automatisch wordt de locatie getoond waaraan jij als medewerker bent gekoppeld. Een selectie op een andere locatie is niet mogelijk. Wanneer je een overzicht aanmaakt vanuit de module 'Frontoffice' kun je een keuze maken uit alle locaties waarvan jij locatiemanager bent en/of alle locaties welke behoren tot het rayon waarvan jij rayonmanager bent. Wanneer je een overzicht aanmaakt vanuit de module 'Backoffice' kun je een keuze maken uit alle locaties van de gehele werkmaatschappij
• Rayon
  afhankelijk van de module waarin je een overzicht aanmaakt, kun je wel of geen keuze maken voor een rayon. Wanneer je een overzicht aanmaakt vanuit de module 'Mijn gegevens' kun je geen keuze maken, automatisch wordt het rayon waaraan je als medewerker (via de locatie) bent gekoppeld. Wanneer jouw locatie niet aan een rayon is gekoppeld, kun je dit filter niet instellen. Een selectie op een ander rayon is niet mogelijk. Wanneer je een overzicht aanmaakt vanuit de module 'Frontoffice' kun je een keuze maken uit alle rayons waarvan jij rayonmanager bent. Wanneer je een overzicht aanmaakt vanuit de module 'Backoffice' kun je een keuze maken uit alle rayons van de gehele werkmaatschappij
• Werkmaatschappij
  wanneer je deze filterinstelling selecteert, maakt het niet uit vanuit welke module je een overzicht aanmaakt. Automatisch wordt de werkmaatschappij getoond waarin je werkzaam bent. Alle gegevens van de gehele werkmaatschappij worden op het overzicht getoond.

Nogmaals willen we je erop attenderen dat de keuzes die je kunt maken binnen de diverse modules afhankelijk zijn van de aansturingen binnen de module 'Beheer' (Beheer > Aansturing overzichten).

Informatie
Extra informatie en/of toelichting kun je in dit veld ingeven. Het betreft hier vrije tekst. Deze informatie wordt als toelichting getoond in de overzicht selecties.

Wanneer verwerken?
Je bepaalt in dit veld wanneer het overzicht verwerkt dient te worden, je kunt kiezen uit:

• Direct
  het overzicht zal direct worden verwerkt
• Op datum
  het overzicht zal op een door jou nader te bepalen datum worden verwerkt
• Iedere dag 
  het overzicht zal iedere dag worden verwerkt
• Eind van elke week
  het overzicht zal automatisch aan het einde van elke week worden verwerkt
• Eind van elke 4-weken periode
  het overzicht zal automatisch aan het einde van elke 4-weken periode worden verwerkt
• Eind van elke maand
  het overzicht zal automatisch aan het einde van elke maand worden verwerkt
• Eind van elk kwartaal
  het overzicht zal automatisch aan het einde van elk kwartaal worden verwerkt
• Eind van elk half jaar
  het overzicht zal automatisch aan het einde van elk half jaar worden verwerkt
• Eind van elk jaar
  het overzicht zal automatisch aan het einde van elk jaar worden verwerkt

Verwerkingsdatum
Wanneer je bij de verwerkingsmogelijkheid hebt gekozen voor verwerken 'Op datum' ben je verplicht in dit veld een datum in te geven. Wanneer je bij de verwerkingsmogelijkheid een andere keuze hebt gemaakt is deze optie niet actief. Automatisch toont Easyflex in dit veld de huidige systeemdatum. Je kunt deze, indien gewenst, wijzigen. Met de toets 'standaard datum' naast het invoerveld activeer je wederom de huidige systeemdatum. Je kunt nooit een datum ingeven welke in het verleden ligt, Easyflex toont je dan automatisch een foutmelding.

Verwerkingsproces start ... dag(en) na afloop van de periode
Wanneer je bij de verwerkingsmogelijkheid hebt gekozen voor verwerken aan het einde van een bepaalde periode, bijvoorbeeld eind van elke week of eind kwartaal, kun je in dit veld het aantal dagen ingeven waarna het verwerkingsproces gestart dient te worden. Standaard staat deze periode op 0 dagen.

Gewenst verwerkingstijdstip
In dit veld kun je het gewenste tijdstip ingeven, wanneer het verwerkingsproces gestart dient te worden. Automatisch toont Easyflex de huidige systeemtijd. Je kunt deze, indien gewenst, wijzigen. Met de toets 'standaard tijd' naast het invoerveld activeer je wederom de huidige systeemtijd. Wanneer je een tijdstip ingeeft dat eerder is dan de huidige systeemtijd wordt deze tijd automatisch door Easyflex gewijzigd in de huidige systeemtijd wanneer het proces verwerkt wordt.

Gereed melden aan
Wanneer een verjaardagenlijst gereed is, wordt er automatisch een melding gestuurd naar de medewerker die deze verjaardagenlijst heeft aangemaakt. Je kunt hier nog andere collega's aan toevoegen.

Proces activeren
Bij het aanmaken van een nieuw overzicht, staat deze keuze altijd op 'Ja'. Je kunt deze keuze wijzigen in 'Nee'. Pas wanneer de keuze op 'Ja' staat wordt het proces verwerkt op de eerder ingegeven uitvoermogelijkheid. Wanneer je een bestaand overzicht opent, staat proces activeren altijd op 'nee', dus moet je dit aanpassen naar 'Ja' als je het overzicht nogmaals wilt aanmaken.

Stap 3: Raadplegen van het overzicht
Nadat je alle selectiecriteria en filterinstellingen hebt bepaald kun je het overzicht raadplegen, verwerken of annuleren. Dit met behulp van de knoppen 'Raadplegen', 'Ok' en 'Annuleren'.

Raadplegen
De knop 'Raadplegen' is alleen beschikbaar binnen het overzicht 'Verjaardagen'. Je kunt binnen dit overzicht de resultaten van het overzicht raadplegen, voordat je het overzicht definitief verwerkt. Afhankelijk van datgene dat wordt getoond, kun je beslissen de lijst wel of niet definitief te verwerken. Tevens kun je vanuit het scherm 'Raadplegen' direct gegevens van een flexwerker opvragen of een sms bericht versturen. Deze mogelijkheden worden hieronder beschreven.

Verjaardagen
Bij het raadplegen van het overzicht 'Verjaardagen' toont Easyflex je de lijst volgens de criteria zoals deze door jou zijn ingegeven. Wanneer je meer informatie wenst omtrent één van de getoonde flexwerkers, selecteer je de betreffende flexwerker en activeer je de knop 'Raadplegen'. De flexwerkerkaart wordt geopend met het tabblad algemeen. Je kunt nu diverse tabbladen van de flexwerker openen en raadplegen. Met de knop 'retourpijltje' kom je weer terug in het overzicht 'Verjaardagen'. Het is tevens mogelijk om via deze optie een sms bericht te sturen naar één bepaalde flexwerker of naar alle flexwerkers die zijn geselecteerd. Dit is uiteraard alleen mogelijk wanneer bij de flexwerker een mobiel telefoonnummer is vastgelegd en wanneer de optie 'SMS berichten' is aangevinkt (Frontoffice > Flexwerker > Algemeen). Ook moet de werkmaatschappij zgn. credits hebben ingekocht voor SMS berichten en SMS-en moet zijn toegestaan (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Webservicediensten). Wanneer een van deze bovenstaande acties niet in orde is, is de knop 'Sms' niet beschikbaar. Wanneer je de knop 'Sms Alle' selecteert, ontvangen alle flexwerkers op het overzicht een sms bericht.

Dagelijkse, wekelijkse en periodieke overzichten

Alle overzichten in Easyflex kun je inplannen. Dit betekent dat je kunt instellen welke overzichten je middels een handmatig of periodiek proces wenst te verwerken. Easyflex zal je automatisch een melding geven als dit overzicht gedraaid is. Er zijn echter bepaalde overzichten welke verplicht moeten worden uitgevoerd. Hieronder wordt omschreven hoe je deze overzichten het beste kunt inplannen.

Dagelijks

Voor de volgende overzichten dien je een dagelijks proces te activeren:

• Arbeidsongeschiktheidsmeldingen
  De aanleveringen van de arbeidsongeschiktheidsmeldingen moeten elke dag worden verwerkt. Wij adviseren je de volgende instelling te hanteren:
  Selecteer bij Wanneer verwerken "Iedere dag". 
  Selecteer bij Gewenst verwerkingstijdstip "10:00" uur (Een later tijdstip mag natuurlijk ook).
  Selecteer bij Proces activeren "Ja" en activeer de knop "Ok".
  Easyflex zal op basis van deze instellingen nu iedere dag de arbeidsongeschiktheidsmeldingen automatisch voor je aanleveren bij het UWV.
• Eerstedagsmeldingen
  De aanleveringen van de eerstedagsmeldingen moeten elke dag worden verwerkt. Wij adviseren je de volgende instelling te hanteren:
  Selecteer bij Wanneer verwerken "Iedere dag". 
  Selecteer bij Gewenst verwerkingstijdstip "09:00 " uur (Een later tijdstip mag natuurlijk ook).
  Selecteer bij Proces activeren "Ja" en activeer de knop "Ok".
  Easyflex zal op basis van deze instellingen nu iedere dag de eerstedagsmeldingen automatisch voor je indienen.

Perodiek

Voor de onderstaande overzichten kun je een periodiek proces activeren:

• Pensioenaanleveringen
  De aanleveringen van de pensioengegevens moeten altijd per maand worden aangeleverd. Wij adviseren je de volgende instelling te hanteren:
  Selecteer bij Wanneer verwerken "Eind van elke maand".
  Selecteer bij Verwerkingsproces start "7" dagen na afloop van de week.
  Selecteer bij Gewenst verwerkingstijdstip "17:30" uur (Een later tijdstip mag natuurlijk ook).
  Selecteer bij Proces activeren "Ja" en activeer de knop "Ok".
  Easyflex zal op basis van deze instellingen nu 7 dagen na afloop van iedere maand de pensioenaanleveringen automatisch voor je draaien. Deze moet je via 'Rapporten' uitvoeren zodat er een exportbestand wordt aangemaakt dat je vervolgens kunt aanleveren aan bijvoorbeeld StiPP.
• Loonaangifte
  Ook voor de periodieke loonaangifte kun je een proces activeren. Wij adviseren je de volgende instelling te hanteren:
  Selecteer bij Proces "Nieuwe aanlevering loonaangifte".
  Selecteer bij Loonheffingennummer "Alle loonheffingennummers"
  Selecteer bij Wanneer verwerken "Eind van elke 4-weken" of "Eind van elke maand". Dit is afhankelijk van het aangiftetijdvak van de werkmaatschappij, dit is vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonbelasting'. 
  Selecteer bij Verwerkingsproces start "7" dagen na afloop van de week.
  Selecteer bij Gewenst verwerkingstijdstip "17:30" uur (Een later tijdstip mag natuurlijk ook).
  Selecteer bij Proces activeren "Ja" en activeer de knop "Ok".
  Easyflex zal op basis van deze instellingen nu iedere periodiek de loonaangifte automatisch voor je indienen.

Jaarlijks

Voor de onderstaande overzichten kun je een periodiek jaarproces activeren:

• Aanmaken jaaropgaven
  Het aanmaken van de jaaropgaven moet één keer per jaar worden verwerkt. Wij adviseren je de volgende instelling te hanteren:
  Selecteer bij Wanneer verwerken "Eind van elke jaar".
  Selecteer bij Verwerkingsproces start "31" dagen na afloop van de week.
  Selecteer bij Gewenst verwerkingstijdstip "17:30" uur (Een later tijdstip mag natuurlijk ook).
  Selecteer bij Proces activeren "Ja" en activeer de knop "Ok".
  Easyflex zal op basis van deze instellingen nu 31 dagen na afloop van elk jaar de jaaropgaven automatisch voor je aanmaken. Het aanmaken van de jaaropgaven is alleen mogelijk als het betreffende loonjaar de status heeft 'In afsluitfase' of 'Afgesloten'. Wanneer het loonjaar niet na 31 dagen na het eind van het jaar één van deze statussen heeft zullen de jaaropgaven niet worden aangemaakt. Nadat de jaaropgaven zijn aangemaakt kun je het overzicht 'Jaaropgave flexwerkers' of 'Jaaropgave administratie' verwerken.

Wij adviseren je regelmatig te controleren of de ingestelde processen ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Je kunt dit doen door het raadplegen van de rapporten die achter elk overzicht worden gearchiveerd. De rapporten kun je eenvoudig inzien.