(2022-02) 30-01-2020 - Versie 2020-03

Belangrijke mededelingen

Informatie over de overzichten ‘Automatisch uitbetalen’ en ‘Uitbetalen reserveringen’ bij leveringswijze 'Payroll'

Voor flexwerkers met payrollovereenkomsten is het mogelijk dat je problemen ondervindt met het uitbetalen van reserveringen in 2020 via de overzichten ‘Automatisch uitbetalen’ en/of ‘Uitbetalen reserveringen’. Wanneer je de overzichten definitief aanmaakt, worden er plaatsingen aangemaakt met leveringswijze 'Uitzendwerk'. Indien de flexwerker in de periode van uitbetaling (ook) een plaatsing heeft met de leveringswijze 'Payroll' geeft dit geen problemen als er op deze plaatsing ook uren verloond worden. Echter als de flexwerker een payrollplaatsing heeft waarop geen uren verwerkt worden en dus alleen de automatisch aangemaakte plaatsing met leveringswijze 'Uitzendwerk' verwerkt wordt, kan deze declaratie niet verloond worden.
Wij adviseren om het overzicht alleen (definitief) aan te maken voor flexwerkers met de leveringswijze 'Uitzendwerk' óf voor flexwerkers met een payrollplaatsing waarop uren worden verwerkt in dezelfde periode als de automatische uitbetaling.
Deze flexwerkers kunnen door middel van een match geselecteerd worden. 
Voor de flexwerkers die een payrollplaatsing hebben met leveringswijze 'Payroll' en op deze plaatsing worden geen uren verwerkt in dezelfde periode adviseren wij om de overzichten alleen proforma aan te maken en handmatig de uren te verwerken.
Wij zijn voornemens om dit te verbeteren. Voor een update over deze melding adviseren wij de versiepagina in de gaten te houden.

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je in ons online handboek terugvinden bij 'Documenten > Easyflex documenten'.

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Nieuwe instelling voor de datum die op de factuur getoond wordt

Module: Backoffice / Frontoffice
Onderdeel: Overzichten / Relaties
Tabblad: Overzicht Verlonen/factureren urendeclaraties / Facturatie
Melding: 530862

Bij zowel handmatige facturen als bij het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' kon er altijd al een 'Afwijkende factuurdatum' gevuld worden. Deze datum had gevolgen voor de datum die getoond wordt op de factuur én ook voor de journaalposten verkopen. Omdat dit laatste niet altijd gewenst is, is er een nieuw veld gekomen om de datum op de factuur te beïnvloeden. Zowel bij het aanmaken van het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' als bij het aanmaken van een handmatige factuur kan het veld 'Documentdatum' gevuld worden om alleen de datum te wijzigen die getoond wordt op de factuur. Dit heeft dan dus geen gevolgen voor de financiële boekingsdatum / journaalposten verkopen.

Via 'Matching' kan de cao van de relatie en de plaatsing inzichtelijk gemaakt worden

Module: Frontoffice
Onderdeel: Matching
Tabblad: Uitvoer samenstellen
Melding: 531472

Vanaf nu is het mogelijk om via (2022-02) FO > Matching een overzicht te genereren van de vastgelegde cao's van een relatie en/of plaatsing. Hiervoor maak je een match op 'Flexwerker (handmatig)' of 'Relatie (handmatig)'. Als de match gereed is kun je via 'Uitvoer samenstellen' de volgende 2 selecties toevoegen:

Match op 'Flexwerker (handmatig)':
- Tewerkgesteld > Relatie > Overige gegevens > Beloningen > cao relatie
- Tewerkgesteld > Plaatsing > cao plaatsing

Match op 'Relatie (handmatig)':
- Relatie > Overige gegevens > Beloningen > cao relatie

Mogelijkheid om BSN van flexwerkers buiten de EER niet te tonen op de factuur

Module: Beheer / Frontoffice
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen / Relaties
Tabblad: Facturen / Facturatie > Instellingen
Melding: 529872

Het was al mogelijk om in te stellen of je het BSN van de flexwerker al dan niet wilt vermelden op de factuur. Dit was alleen van toepassing voor flexwerkers met een nationaliteit binnen de EER. Het BSN van flexwerkers buiten de EER werd altijd vermeld. Vanaf nu kun je in Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen > Niet vermelden van ook instellen of je het BSN van flexwerkers buiten de EER niet wilt tonen. Standaard staat deze optie aangevinkt en het wordt BSN vanaf nu niet meer getoond.

Ook bij de relatie op het tabblad Facturatie > Instellingen kon je per relatie afwijken van de instelling in Beheer. Hier kun je geen onderscheid maken tussen het BSN van een flexwerker binnen of buiten de EER maar geldt de vastgelegde instelling dus voor alle flexwerkers, ongeacht de nationaliteit.

Verbeterd

Verwerking van verwijderde of extern gewijzigde schuld is verbeterd

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Verrekeningen
Melding: 531484

Wanneer er een schuld werd gewijzigd via een extern systeem en/of deze werd verwijderd en in hetzelfde loontijdvak werd er een nieuwe declaratie verwerkt. Dan kon het voorkomen dat de stand van de schuld niet juist werd verwerkt. Dit gedrag is verbeterd. Verder wordt er vanaf nu een extra vermelding getoond op de loonspecificatie bij de betaalinformatie, indien er een tweede loonspecificatie wordt gegenereerd voor een tijdvak waarin de schuld (deels) is afbetaald via een extern portaal.

Opgelost

Vergoedingen die afhankelijk zijn van dagen/uren konden onbekende fout geven in de verloning

Module: Frontoffice
Onderdeel: Verloning
Melding: 530023

Wanneer er een vergoeding werd verwerkt die afhankelijk is van de hoeveelheid dagen/uren met een tarief > € 1000,-, kon het voorkomen dat dit een fout gaf bij het verwerken van de declaratie. Dit is opgelost.

Opbouw vakantiegeld uitbetalen tijd voor tijd uren

Module: Frontoffice
Onderdeel: Verloning
Melding: 531789

Wanneer je in één declaratie én tijd voor tijd uitbetaald én vakantiegeld middels 'Opnemen alles’ óf middels 'Automatisch uitbetalen’ wilde opnemen, dan werd het opgebouwde vakantiegeld over Tijd voor tijd niet mee uitbetaald

Easyflex2GO

#974 Intercedent toevoegen als ondertekenaar

Bij het starten van een ondertekening kan de intercedent zichzelf nu makkelijk toevoegen als ondertekenaar.

Verbetering in het overzicht met ondertekeningen

De status van de digitale ondertekeningen wordt nu vaker ververst.

#457 E-mailtemplates zijn vanaf nu vertaalbaar

Handig als je met buitenlandse flexwerkers werkt. Je kunt de vertalingen instellen bij ‘Beheer > E-mailtemplates’, kies voor bewerken en voeg de template toe in de gewenste taal.

#967 Voorkeurstaal wordt nu automatisch bepaald

De voorkeurstaal van flexwerkers wordt vanaf nu automatisch ingesteld aan de hand van de nationaliteit. Het is dus niet meer nodig om handmatig te kiezen voor de taal. Wil je de taal handmatig aanpassen dan kan dit via de flexwerkerkaart.

#921 Mogelijkheid tot het uploaden van Identificatiebewijzen

Vanuit de ‘Flexwerkerkaart > Documenten’ is het mogelijk om identificatiebewijzen te uploaden via de knop ‘Documenten uploaden’.

#933 ID bewijzen zichtbaar op de flexwerkerkaart

ID bewijzen zijn nu ook zichtbaar op de flexwerkerkaart onder het tabblad ‘Documenten’.

#947 Mergefield voor link naar declaratie toegevoegd

Je kunt nu een link naar de declaratie in de e-mailtemplates toevoegen middels een mergefield.

#952 Instelling voor sparen/uitbetalen van overwerk en onregelmatige uren

Er is een instelling bij gekomen voor het sparen/uitbetalen van overwerkuren en onregelmatige uren. Je kunt hierbij aangeven of de flexwerker dit zelf mag veranderen in de urendeclaratie. Deze instelling is te vinden bij ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Algemene instellingen > Overig’.

#935 Juiste werkmaatschappij in ondertekening

Indien je meerdere werkmaatschappijen hebt gekoppeld aan EF2go is het belangrijk dat bij het ondertekenen de juiste werkmaatschappij in de ondertekening staat. Hiervoor is een instelling gemaakt die er voor zorgt dat de juiste werkmaatschappij in de timestamp van de ondertekening komt te staan. De instelling is te vinden bij ‘Beheer > Koppelingen > Signing’.