(2021-07) Ontwerp memobladen

Easyflex biedt je de mogelijkheid om memobladen te ontwerpen. Je kunt deze memobladen geheel zelf samenstellen. Het voordeel hiervan is dat je informatie kunt vastleggen waarin niet standaard door Easyflex wordt voorzien. Je hebt voor de indeling van de memobladen de beschikking over een aantal soorten componenten en bij sommige van deze componenten heb je ook de mogelijkheid om hierop controles te laten uitvoeren.

Dit tabblad is niet beschikbaar in Easyflex Lite. 

Je kunt memobladen ontwerpen voor:

• Aanvragen
• Flexwerkers
• Plaatsingen
• Relaties
• Sollicitaties

Rubriek

Je dient eerst te bepalen voor welk onderdeel je een nieuw memoblad wenst aan te maken. Wanneer je deze keuze hebt bepaald, kies je voor de optie 'Nieuw'. 

Rubrieknummer

In dit veld komt een rubrieknummer te staan (nadat je de memo rubriek hebt opgeslagen) die je kunt gebruiken op de memo rubriek op een template te vermelden.

Rubrieksoort

Je kunt nu een keuze maken voor een rubriek:

• Afvinkveld
• Bedragveld
• Datumveld
• Getalveld
• Keuzelijst
• Memoveld
• Rubricering
• Tekstveld

Een nieuw memoblad waaronder je meerdere keuzes beschikbaar wilt stellen kun je aanmaken met 'Rubricering'. Je legt nu de hoofdnaam van het memoblad vast en vervolgens selecteer je de optie 'Uitbreiden'. Dit kun je doen wanneer je bijvoorbeeld meerdere keuzelijsten of meerdere afvinkvelden onder één memoblad wilt vastleggen.

Flexwerkers / Relaties

Wanneer je een memoblad aanmaakt voor flexwerkers en/of relaties worden bij de volgende rubrieken dezelfde schermen getoond: 
Afvinkveld / Bedragveld / Datumveld / Getalveld / Memoveld / Tekstveld

Rubriektekst (verplicht)

De rubriektekst kun je zelf bepalen en ingeven.

Beschikbaar in templates (verplicht)

Je kunt hier aangeven of de rubriek beschikbaar moet zijn in een te genereren template. Dit kan voor alle onderdelen (Aanvragen, Flexwerkers, Plaatsingen, Relaties). Wanneer het memo-veld nooit in een template moet komen dan haal je het vinkje weg. Standaard staat het vinkje er wel, dit omdat de memo-rubrieken pas op een template komen te staan als je dit ook in de template hebt toegevoegd. De memo rubrieken kun je als één lijst toevoegen maar je kunt op je template ook specificeren welke memo-rubriek je wel of niet wilt tonen door de template-procedure voor memo-rubrieken te tonen.

Controle uitvoeren? (verplicht)

Je bepaalt hier of er een controle dient te worden uitgevoerd omtrent het invullen van het memoblad. Je kunt kiezen uit: 'ja' of 'nee'.

Wanneer je hebt aangegeven dat er geen controle dient te worden uitgevoerd op het invullen van het memoblad, hoef je hier geen keuzes te maken. Wanneer je hebt aangegeven dat er wel controle dient te worden uitgevoerd op het invullen van het memoblad, kun je hier aangeven wanneer de controle hierop moet worden uitgevoerd. Je hebt de keuze uit:

• Bij aanvang van een dienstverband
• Bij aanvang van een plaatsing
• Bij beëindiging van een plaatsing
• Bij beëindiging van een dienstverband

Actie

Wanneer je hebt aangegeven dat het invullen van het memoblad verplicht is en je hebt aangegeven wanneer de controle hierop moet worden uitgevoerd, kun je de actie bepalen. Deze actie wordt getoond wanneer een medewerker vergeet het memoblad in te vullen. Je kunt ervoor kiezen dat er een melding wordt getoond en het proces wordt beëindigd. De medewerker moet in dit geval eerst het memoblad invullen voordat de werkzaamheden kunnen worden voorgezet. Je kunt er ook voor kiezen dat een melding wordt getoond en het proces gecontinueerd wordt. De medewerker is in dit geval niet verplicht het memoblad direct in te vullen, de werkzaamheden kunnen worden voortgezet en de medewerker kan het memoblad op een later tijdstip invullen.

Melding

Je kunt hier zelf de melding invoeren welke getoond moet worden aan de medewerker, indien deze vergeet het memoblad in te vullen.

De overige rubrieken zijn:

Keuzelijst

Rubriektekst (verplicht)

De rubriektekst kun je zelf bepalen en ingeven. Bij de rubriek 'Rubricering' hoef je alleen dit veld vast te leggen, de onderstaande velden worden ook niet getoond. Bij de rubriek 'Keuzelijst' worden de onderstaande velden wel getoond.

Onderhoud selectieteksten

Je geeft hier de selectieteksten aan waaruit de medewerker bij het invullen van dit memoblad een keuze kan maken. Het ingeven van selectieteksten is niet verplicht. Wanneer je er echter voor kiest om wél selectieteksten in te geven, ben je verplicht er minimaal twee in te geven. Bij het ingeven van een tekst, dien je ook de instelling van de tekst te bepalen. Je hebt de keuze uit: 'geen actie uitvoeren' of 'actie uitvoeren'. Je kunt dus per selectietekst bepalen of er een controle actie moet worden uitgevoerd. Deze acties worden alleen maar uitgevoerd wanneer je bij de vraag 'controle uitvoeren?' 'Ja' hebt geselecteerd.
Wanneer je een selectietekst wilt verwijderen, toont Easyflex je de waarschuwing: 'Wanneer u deze selectietekst verwijderd worden alle instellingen welke hiervan gebruik maken als niet ingevuld beschouwd...Wilt u deze selectietekst toch verwijderen?'.

Controle uitvoeren? (verplicht)

Je bepaalt hier of er een controle dient te worden uitgevoerd omtrent het invullen van het memoblad. Je kunt kiezen uit: 'ja' of 'nee'.

Controle moment

Wanneer je hebt aangegeven dat er geen controle dient te worden uitgevoerd op het invullen van het memoblad, hoef je hier geen keuzes te maken. Wanneer je hebt aangegeven dat er wel controle dient te worden uitgevoerd op het invullen van het memoblad, kun je hier aangeven wanneer de controle hierop moet worden uitgevoerd. Je hebt de keuze uit:

• Bij aanvang van een dienstverband
• Bij aanvang van een plaatsing
• Bij beëindiging van een plaatsing
• Bij beëindiging van een dienstverband

Actie

Wanneer je hebt aangegeven dat het invullen van het memoblad verplicht is en je hebt aangegeven wanneer de controle hierop moet worden uitgevoerd, kun je de actie bepalen. Deze actie wordt getoond wanneer een medewerker vergeet het memoblad in te vullen. Je kunt ervoor kiezen dat er een melding wordt getoond en het proces wordt beëindigd. De medewerker moet in dit geval eerst het memoblad invullen voordat de werkzaamheden kunnen worden voorgezet. Je kunt er ook voor kiezen dat een melding wordt getoond en het proces gecontinueerd wordt. De medewerker is in dit geval niet verplicht het memoblad direct in te vullen, de werkzaamheden kunnen worden voortgezet en de medewerker kan het memoblad op een later tijdstip invullen.

Melding

Je kunt hier zelf de melding invoeren welke getoond moet worden aan de medewerker, indien deze vergeet het memoblad in te vullen.

Aanvragen / plaatsingen / Sollicitaties

Wanneer je een memoblad aanmaakt voor aanvragen, plaatsingen en/of sollicitaties kun je geen controle uitvoeren. Je dient bij alle rubrieken alleen het veld 'Rubriektekst' vast te leggen. De overige velden worden niet getoond.

Uitbreiden en tussenvoegen van een memoblad

Je kunt in een bestaande structuur memobladen uitbreiden en tussenvoegen.

Uitbreiden

Je kunt alleen een memoblad uitbreiden wanneer de rubriek van het betreffende memoblad 'rubricering' is. Op een rubricering kun je maximaal drie uitbreidingen doen waarna de max is bereikt.

Tussenvoegen

Wanneer je tussenvoegen selecteert, vult Easyflex de rubriek automatisch met 'rubricering'. Je kunt dus alleen maar rubriceringen tussenvoegen en geen andere rubrieken. Deze tussenvoeging wordt één stap boven de huidige rubriek geplaatst. Zo ontstaat automatisch een 'boomstructuur'.