(2021-07) Roosters aanmaken en indelen

In Easyflex kun je binnen twee verschillende modules roosters aanmaken. Algemene roosters kunnen worden vastgelegd binnen de bedrijfsinstellingen. Het betreft hier roosters die binnen de gehele werkmaatschappij gebruikt kunnen worden. Specifieke roosters per relatie kunnen worden vastgelegd bij de betreffende relatie. De werkwijze is binnen beide modules exact hetzelfde. Een rooster aangemaakt binnen de bedrijfsinstellingen kan bij elke willekeurige relatie worden geselecteerd, een rooster aangemaakt bij een bepaalde relatie kan alleen bij die relatie worden geselecteerd.

Een rooster kun je in de frontoffice heel gemakkelijk gebruiken in loon- en tariefafspraken (Frontoffice > Relatie > Loon- en tariefafspraken) en bij het verwerken van urendeclaraties (Frontoffice > Urendeclaraties).

Stap 1: Het invoeren van een nieuw rooster
Je kunt in twee verschillende modules roosters aanmaken. Algemene roosters kunnen worden vastgelegd in de bedrijfsinstellingen, het betreft hier roosters die binnen de gehele werkmaatschappij gebruikt kunnen worden. Specifieke roosters per relatie kunnen worden vastgelegd bij de betreffende relatie. De werkwijze in beide modules is vrijwel exact hetzelfde. Een rooster aangemaakt in de bedrijfsinstellingen kan bij elke willekeurige relatie worden geselecteerd, een rooster aangemaakt bij een bepaalde relatie kan alleen bij die relatie worden geselecteerd.

Overzicht roosters
Bij het openen van het tabblad roosters verschijnt op het scherm een overzicht van alle vastgelegde roosters. Door het activeren van de knoppen 'Nieuw', 'Wijzigen', 'Indelen' en 'Verwijderen' kun je roosters toevoegen, wijzigen, indelen of verwijderen. Nieuwe, gewijzigde of ingedeelde gegevens worden pas opgeslagen nadat de knop 'Opslaan' door jou is geactiveerd. Wanneer je kiest voor het verwijderen van gegevens worden de te verwijderen gegevens eerst op het scherm getoond. Pas na het activeren van de knop 'Verwijderen' worden de gegevens daadwerkelijk verwijderd. Wanneer het rooster dat je wilt verwijderen in gebruik is, bijvoorbeeld wanneer het rooster in een uurloon- en/of tariefschema wordt aangeroepen, is verwijderen niet mogelijk.

Nieuw rooster aanmaken
Je selecteert in het tabblad roosters de knop 'Nieuw'. Je moet nu een roostercode en een roosternaam invullen. De roostercode mag uit cijfers, letters of een combinatie hiervan bestaan. De letters worden automatisch in hoofdletters geplaatst. Vaak betreft de code een afkorting van de roosternaam. De code kan maar éénmalig worden gebruikt. Elk rooster heeft dus een unieke roostercode. Geef bij roosternaam de volledige naam van het rooster in. De eerste letter van de naam wordt automatisch in een hoofdletter geplaatst. De roosternaam hoeft niet uniek te zijn, maar Easyflex adviseert je om ieder rooster een aparte naam te geven. Dit is gemakkelijk in het gebruik van de roosters.

Voordat je verder de roosterindeling kunt gaan maken, dien je eerst deze gegevens op te slaan. 

Stap 2: Het indelen van roosters
Wanneer je het rooster een code hebt gegeven en een naam, kun je de roosterindeling vastleggen. Nadat de roostercode en -naam zijn opgeslagen, kom je in het venster 'Roosterindeling'.

Roosterindeling
In deze rubriek bepaal je de indeling van het rooster.

Indeling is geldig voor
In dit veld dien je aan te geven voor welke dag(en) van de week het rooster geldig is. Door middel van de pijltjestoets kun je een keuze maken. Wanneer er voor een bepaalde optie een vinkje » staat, betekent dit dat voor deze dagen reeds een indeling is opgenomen. Uiteraard kun je voor een bepaalde dag (of dagen) meerdere indelingen maken. Easyflex controleert wel of de tijdstippen per dag (of dagen) niet worden overlapt.

Je maakt een keuze voor een bepaalde dag (of dagen) en kiest voor de knop 'Toevoegen' in het onderdeel 'Beheer' kiest voor de knop 'Nieuw'. Je komt nu automatisch in het roosterblok waarin de tijden en percentages worden vastgelegd. Wanneer je een roosterindeling wilt verwijderen, selecteer je de knop 'Verwijderen'. Wanneer je meerdere indelingen hebt aangemaakt, kun je de indeling welke is aangemerkt als 'Aanvangstijdstip van het rooster' pas verwijderen, wanneer de overige indelingen zijn verwijderd.

Je kunt diverse combinaties maken met de roosterindelingen. Wanneer je een rooster hebt waarbij alle dagen hetzelfde zijn, behalve bijvoorbeeld woensdag, hoef je niet voor iedere dag een rooster aan te maken. Je kunt een roosterindeling maken voor maandag t/m vrijdag, dan geldt voor alle dagen (maandag t/m vrijdag) dezelfde indeling. Vervolgens maak je een roosterindeling voor woensdag. Deze indeling geldt dan alleen voor de woensdag. Voor de overige dagen (maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag) geldt het rooster van maandag t/m vrijdag. Op deze wijze kunnen er diverse combinaties worden gemaakt. Bij het verwerken van de urendeclaraties, neemt Easyflex deze roosterindeling correct over.

Roosterblok
In het roosterblok worden de tijdstippen, soort uren en percentages vastgelegd.

Aanvangstijdstip van het rooster
Het eerste roosterblok dat wordt aangemaakt, wordt automatisch gekenmerkt als 'Aanvangstijdstip van het rooster'. Wanneer je meerdere roosterblokken aanmaakt, kun je handmatig een ander roosterblok kenmerken als het aanvangstijdstip. Echter kan er altijd maar één roosterblok worden gekenmerkt als 'Aanvangstijdstip van het rooster'.

Tijdstip einde
In dit veld geef je de eindtijd in van het rooster.

Zowel bij het tijdstip aanvang als het tijdstip einde geldt dat wanneer je het tijdstip 24.00 uur ingeeft, Easyflex deze gegevens automatisch wijzigt naar 23.59 uur. Wanneer je de datumgrens overschrijdt, bijvoorbeeld een roosterblok van 17.00 uur tot 07.00 uur, geeft Easyflex automatisch een waarschuwing dat de datum wordt overschreden. Deze tijden kunnen bijvoorbeeld voorkomen in de medische sector.

Percentage betalen
In dit veld dien je de percentages in te voeren voor de uitbetaling van de uren aan de flexwerker en de facturatie van de uren aan de relatie. Afhankelijk van de keuze bij 'Soort uren', kun je hier wel of geen gegevens ingeven. Als je bij 'Soort uren' gekozen hebt voor 'Normaal', kun je geen percentages invoeren. Easyflex toont automatisch bij flexwerker en bij relatie 100%. Wanneer je bij 'Soort uren' gekozen hebt voor 'Onbetaald', kun je geen percentages invoeren. Easyflex toont automatisch bij flexwerker en bij relatie 0%. Heb je bij 'Soort uren' gekozen voor 'Overwerk', 'Onregelmatig', 'Verhoogd' of 'Verlaagd' ben je verplicht een percentage in te geven voor de flexwerker. Het percentage voor de relatie is niet verplicht. Tevens moet het percentage voor 'Overwerk', 'Onregelmatig' en 'Verhoogd' groter zijn dan 100%. Het percentage voor 'Verlaagd' moet kleiner zijn dan 100%.

Meerdere roosterblokken
Je kunt per roosterindeling meerdere roosterblokken aanmaken. Je activeert dan binnen de roosterindeling de knop 'Toevoegen'. In de module Beheer activeer je de knop 'Nieuw'. Het roosterblok dat is gekenmerkt als 'Aanvangstijdstip van het rooster' wordt als eerste getoond in de roosterindeling.

Stap 3: Het selecteren van roosters
Je kunt roosters op diverse tabbladen binnen Easyflex toepassen. Binnen deze stap wordt beschreven op welke tabbladen je een keuze kunt maken uit de aangemaakte roosters.

Module Relatie - Tabblad Aanvragen en plaatsingen
In de aanvraag kun je een rooster selecteren. Het vastleggen van een rooster gebeurt in de aanvraag in het tabblad 'Werk'. 

Rooster
In dit veld kun je roosters selecteren. Je activeert de knop 'zoeken' en alle algemene roosters van de werkmaatschappij worden getoond, deze zijn aangemaakt binnen de bedrijfsinstellingen en worden grijs getoond. Ook alle roosters welke bij de relatie zijn aangemaakt worden getoond, deze zijn zwart. Wanneer je een geselecteerd rooster wenst te verwijderen, selecteer je de knop 'prullenbak'. Wanneer je een rooster selecteert en je wenst dit rooster ook te gebruiken in de urendeclaraties, dien je binnen het loon- en tariefschema daadwerkelijk lonen en tarieven voor deze roosterpercentages in te geven. Doe je dit niet, worden de urendeclaraties niet gevuld via de roosterindeling.

Module Relatie - Tabblad Loon- en tariefafspraken
Op het tabblad 'Loon- en tariefafspraken' kun je bij een tarievenschema een rooster selecteren.

Rooster
Je kunt aan een tarievenschema een rooster koppelen, dit is echter niet verplicht. Door het activeren van de knop 'zoeken' worden door Easyflex alle roosters getoond die zijn aangemaakt in de bedrijfsinstellingen en de eventueel bij de relatie aangemaakte roosters. De roosters aangemaakt in de bedrijfsinstellingen worden lichtgrijs getoond, roosters aangemaakt bij de relatie worden zwart getoond. Je maakt een keuze en activeert de knop 'Selecteer'. Wanneer je binnen een plaatsing dit tarievenschema selecteert, worden de roosterpercentages inclusief de ingegeven tarieven volledig getoond. Zo kan het rooster optimaal worden gebruikt binnen de urendeclaraties.