(2022-02) FAQ E-mail templates
- Sanne Bisschop
Hoe kan ik nieuwe e-mail templates vastleggen?
Kan ik mergefields gebruiken in mijn e-mail template?
Is het mogelijk om een nieuwsbrief aan al mijn flexwerkers te verzenden?
Welke opmaak wordt gebruikt voor het verzenden van facturen voor de relatie?
Kan ik een logo meesturen in de e-mail template?
Hoe komt het dat ik een bepaalde e-mail template niet kan kiezen?
Zijn er ook voorbeeld templates?
Hoe kan ik nieuwe e-mail templates vastleggen?
In ' Beheer > Document management > Templates > Nieuw' kun je e-mail templates vastleggen. Bij 'Template type' kies je voor 'E-mail template flexwerker' of 'E-mail template relatie'. Vervolgens kun je een 'Template naam' geven aan het document, het bestand dat je als e-mail template wilt gebruiken importeren en de juiste opmaak selecteren. Het is mogelijk om meerdere e-mail templates vast te leggen.
Kan ik mergefiels gebruiken in mijn e-mail template?
Ja, dat is mogelijk. Je kunt zowel attributen, procedures als lijsten gebruiken in je e-mail template. Klik hier de volledige lijst van mergefields die je kunt gebruiken.
Kan ik per locatie een ander e-mail template gebruiken voor het verzenden van loonspecificaties, jaaropgaven en facturen
Ja, dat is mogelijk. In ' Beheer > Locaties > Lay-outs en templates' kun je per locatie een afwijkende e-mail template vastleggen voor zowel de U- vorm als de Jij-vorm. Indien hier geen afwijkende e-mail template is vastgelegd, wordt de e-mail template uit ' Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen', ' Beheer > Bedrijfsinstellingen > Jaaropgaven' of ' Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties' gehanteerd.
Waar kan ik terugzien welke e-mailberichten ik met behulp van e-mail templates verzonden heb aan een flexwerker of relatie?
In 'Frontoffice > Flexwerker > Berichten logboek' en 'Frontoffice > Relatie > Berichten logboek' is terug te zien welke e-mailberichten er met behulp van een e-mail template verzonden zijn. Je filtert dan op 'Type bericht: E-mail'. In het berichtenvenster wordt de inhoud van het bericht als platte tekst getoond, dus zonder opmaak van een e-mail template.
Is het mogelijk om een nieuwsbrief aan al mijn flexwerkers te verzenden?
Ja, dat is mogelijk. Je kunt een match aanmaken via ' Frontoffice > Matching'. Wanneer je vervolgens kiest voor 'Batch actie > Document e-mailen' kun je de nieuwsbrief die je opgeslagen hebt als 'E-mail template flexwerker' selecteren bij het venster 'E-mail'.
Welke opmaak wordt gebruikt voor het verzenden van facturen voor de relatie?
Indien er een contactpersoon geselecteerd is bij ' Frontoffice > Relatie > Facturatie > Adressen > Factuur t.a.v.' wordt de opmaak van deze contactpersoon gehanteerd voor de e-mail template. Indien er geen contactpersoon geselecteerd is, wordt de e-mail template met de opmaak 'U-vorm' gehanteerd.
Kan ik een logo meesturen in de e-mail template?
Indien je een logo mee wilt sturen bij de e-mail template dien je dit logo in het bestand voor de e-mail template op te nemen.
Hoe komt het dat ik een bepaalde e-mail template niet kan kiezen?
1. Bij het vastleggen van een e-mail template in de module Beheer kun je kiezen onder welke opmaak de e-mail template gebruikt mag worden. Als de flexwerker of relatie een ander 'Briefhoofd' ('Frontoffice > Flexwerker/Relatie > Algemeen') heeft dan wat vastligt bij de 'Opmaak' van de e-mail template in 'Beheer' komt de e-mail template niet beschikbaar.
2. Je kunt controleren of de template per locatie is afgeschermd. Dit kan gecontroleerd worden bij ' Beheer > Locaties > Toegang tot templates'. Alleen als de e-mail template terug te vinden is onder het kopje 'Locatie heeft beschikking over templates' kun je de e-mail template gebruiken. Wanneer de e-mail template onder de 'Beschikbare templates' staat kun je middels de pijl naar links de e-mail template beschikbaar stellen, zodat jouw locatie ook toegang heeft tot deze template.
Zijn er ook voorbeeld templates?
Hieronder vindt je een vijftal voorbeeld templates:
E-mail template flexwerker formeel
E-mail template flexwerker informeel
E-mail template relatie formeel
E-mail template relatie informeel
E-mail template Flexwrapp informeel