(2022-09) Inhouding verzekering

Als werkgever kun je afspraken hebben gemaakt met een verzekeraar. Dit kan bijvoorbeeld zijn om de zorgverzekering voor jouw flexwerkers die een domicilieadres in het buitenland hebben te regelen. De premie die je hiervoor afdraagt verreken je met het loon van de flexwerker. Met het inrichten van het onderdeel 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Verzekeraar' kun je de verrekening van de premie automatisch in de verloning laten verwerken. Ook het aan- en afmelden van de verzekering kun je via Easyflex regelen. Bij de flexwerkers waarop de verzekering van toepassing is legt je vast dat zij deelnemer zijn. Easyflex onderhoudt de opties van verzekeraars die je kunt gebruiken.

De aan- en/of afmeldingen van verzekeringen worden dagelijks automatisch door Easyflex verzorgd. Eenmaal per dag wordt er een bericht naar de verzekeringsinstantie gestuurd met daarin de mutaties. Ook is er een controlelijst beschikbaar waarop alle ingehouden premies getoond kunnen worden. Hiermee kun je controleren of de factuur van jouw verzekeraar overeenkomt met wat er daadwerkelijk aan premie is ingehouden.

Wanneer je geïnteresseerd bent in een collectieve zorgverzekering bij Hollandzorg/Salland, kun je telefonisch contact opnemen via +31 (0)570 687 120 of per e-mail aan bedrijven@hollandzorg.nl. Meer informatie over deze dienstverlening kun je vinden op http://www.hollandzorg.nl. Je kunt al deelnemen aan een collectieve zorgverzekering vanaf 10 flexwerkers. Ben je al klant bij HollandZorg/Salland maar ga je voor het eerst met de koppeling tussen Easyflex en HollandZorg/Salland werken, neem dan contact op met HollandZorg om dit door te geven.

Wanneer je geïnteresseerd bent in een collectieve zorgverzekering bij Zorg en Zekerheid, kun je telefonisch contact opnemen via +31 (0)224 217 400 of per e-mail aan info@vandervoortgroep.nl. Meer informatie over deze dienstverlening kun je vinden op http://www.zorgenzekerheid.nl.

In stap 2 wordt beschreven hoe u kunt aangeven dat een flexwerker deelnemer is aan een verzekering.
In stap 3 wordt een korte samenvatting gegeven over de aan- en afmeldingen, beschikbare overzichten en automatische processen.

Stap 1: Maak een looncomponent aan voor de inhouding van de verzekering
Voordat je een nieuwe verzekering vast kunt leggen, dienen er looncomponenten aangemaakt te zijn. Zie hiervoor 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten > Vergoedingen/inhoudingen > Inhoudingen verzekeringen'. Denk aan het bijbehorende grootboekrekeningnummer dat aan het looncomponent gekoppeld moet worden. Wanneer deze nog niet in jouw rekeningschema is opgenomen dien je dit alsnog te doen.

Stap 2: Richt het tabblad 'Verzekeraar' in de bedrijfsinstellingen in
Nadat je het looncomponent hebt toegevoegd, kun je beginnen met het inrichten van het tabblad 'Verzekeraar'. Denk eraan dat een nieuw tabblad eerst beschikbaar gesteld moet worden. Wanneer je het tabblad opent, kies je de knop 'Nieuw'. Vervolgens kun je een nieuwe verzekeraar invoeren. Niet alle velden zijn verplicht bij het invoeren van een nieuwe verzekeraar. De verplichte velden worden geel getoond.

Vergeet niet het looncomponent dat je zojuist hebt aangemaakt te koppelen aan de verzekeraar.

Onderhoud berekening premie

Leg de rekenwijze vast waarmee de verzekering met de flexwerker wordt verrekend. Bij de optie 'vast bedrag per dag' wordt het door jou ingegeven bedrag voor elke dag in het loontijdvak ingehouden. Voor een loontijdvak van een week betekent dat er 7 maal X bedrag wordt ingehouden. Ook wanneer een flexwerker niet op alle dagen heeft gewerkt. Bepaal vervolgens ook welk bedrag er wordt doorberekend aan de flexwerkers.

Let op! Voor personen tot 18 jaar is zowel de HollandZorg Basisverzekering gratis als de aanvullende verzekering. Per de eerste van de maand volgend op de maand waarin ze 18 geworden zijn, worden ze premieplichting.

Stap 3: Schrijf een flexwerker in voor de verzekering
Nadat de verzekeraar is toegevoegd in Easyflex kun je per flexwerker aangeven of deze deelneemt aan de verzekering. Deze gegevens leg je vast op het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Fiscaal - sociaal'. Door op de zoek-knop te klikken open je het het detailscherm.

In het linker deel van het scherm zie je alle reeds ingevoerde verzekeringen, inclusief de datum waarop de verzekering is ingegaan en is gemeld aan de betreffende organisatie. Ook zie je eventueel tot wanneer de verzekering loopt, bij welke verzekeraar en welke polis. Leg met de knop 'Nieuw' een nieuwe verzekering vast.

Op het moment er geen Burgerservicenummer van de flexwerker aanwezig is kan de verzekering niet aangemeld worden. Je kunt de verzekering wel activeren en verlonen in Easyflex. De flexwerker komt dan op het rapport van het overzicht 'Aan- en afmeldingen verzekering' te staan met de volgende melding: Flexwerker kan niet worden aangemeld, omdat er nog geen burgerservicenummer bekend is.

E106
Wanneer je hebt gekozen voor HollandZorg heb je bij E106 de keuze uit 'Ja' of 'Nee'. Als je kiest voor 'Ja' toont Easyflex je de melding 'Let op, indien u kiest voor de waarde "Ja", is dit later niet meer te wijzigen naar de waarde "Nee". Wanneer je kiest voor 'Ja' dan wordt er door de verzekeraar een E106 formulier naar het buitenlandse adres van de verzekerde gestuurd.' Hiermee kunnen zij dit doorgeven aan hun verzekeraar in het thuisland zodat ze daar geen premie hoeven te betalen.

Wanneer je hebt gekozen voor Zorg en zekerheid, is deze optie per 28 juni 2019 vervallen, dit ivm wetswijzigingen.

Stap 4: Overzichten en automatische processen
Wanneer een nieuwe verzekeraar is vastgelegd en de bijbehorende verzekering is gekoppeld aan een flexwerker, zullen sommige processen automatisch worden verwerkt. Anderen kun je handmatig aanmaken. Hieronder een overzicht van de processen:

Het aan- en afmelden bij de verzekeraar gaat automatisch. Easyflex verstuurt de meldingen éénmaal per dag naar de verzekeraar.
Een overzicht van de aan- en afmeldingen kun je inzien via 'Backoffice > Exporteren en printen'. De naam van het overzicht is 'Aan-/afmeldingen verzekeringen' en valt onder het berichtsoort 'Informatief'. Dit overzicht wordt automatisch door Easyflex aangemaakt.
Je kunt een standaard berichtgeving instellen zodat jij en/of jouw collega's op de hoogte blijven van de aan- en/of afmeldingen. Bijvoorbeeld door een pop-up bericht of e-mail. Dit kun je vastleggen in 'Beheer > Berichtgeving'. De beheerder krijgt automatisch een e-mail, dit is standaard ingesteld.
Via de signaleringslijst (Backoffice > Overzichten > Signaleringen) kun je flexwerkers signaleren die wel verzekerd zijn maar geen plaatsing hebben gedurende de periode dat hij verzekerd is.
De verrekening van de premie zal automatisch met de verloning verwerkt worden. Ook als een flexwerker niet gewerkt heeft kun je de premie inhouden. Hiervoor hoef je alleen de lege urendeclaratie te accorderen. Er zal na het verlonen een loonspecificatie worden aangemaakt met daarop de inhouding van de premie. Dit bedrag wordt bij de eerst volgende keer dat de flexwerker wel werkt verrekend met het loon.
Van de ingehouden premies van verzekeringen kun je een overzicht maken (Backoffice > Overzichten > Ingehouden premie verzekeringen). Hiermee kun je gemakkelijk controleren of de factuur die u van de verzekeraar ontvangt ook daadwerkelijk klopt met de ingehouden premies. Het overzicht wordt in 'Exporteren en printen' getoond onder de berichtsoort 'Loonadministratie'.