(2022-10) De inrichting van Digitale Handtekening

Inrichting

Wanneer er gebruik gemaakt wordt van Document management en Flexwrapp kun je ook gebruik maken van Digitale handtekening. Wanneer je hier gebruik van wilt gaan maken kun je bellen of mailen naar onze Sales afdeling. In het onderstaande stappenplan wordt uitgelegd hoe je Digitale handtekening inricht. Na deze inrichting is het direct mogelijk om documenten digitaal aan te bieden naar je flexwerkers, zodat zij digitaal kunnen ondertekenen.

Stap 1: ‘Beheer > Programmarechten’

Ga naar een rol die al toegang heeft voor ‘Frontoffice > Documentenbeheer’. Vink ‘Frontoffice > Documentenbeheer > Digitale handtekening’ aan.

Ga naar een rol die al toegang heeft tot ‘Beheer > Document management’. Vink ‘Beheer > Document management > Digitale handtekening’ aan en klik op de + om onderstaande tabbladen ‘Autorisatie’ en ‘Vetting’ ook aan te vinken.

Stap 2: 'Beheer > Document management > Digitale handtekening > Autorisatie'

Bij 'Digitaal ondertekenen documenten' geef je aan welke medewerkers (d.m.v. een rol) toegang hebben om vanuit de organisatie documenten te ondertekenen. Dit is de ondertekening nadat de flexwerker het document heeft getekend. Bij 'Ondertekenen overeenkomst onbep. tijd' kun je een autorisatie vastleggen voor het ondertekenen van overeenkomsten voor onbepaalde tijd. Indien je hier een rol toekent, kunnen alleen medewerkers met die rol overeenkomsten voor onbepaalde tijd ondertekenen.

Stap 3: 'Beheer > Document management > Digitale handtekening > Vetting'

Geef aan welke medewerkers flexwerkers mogen identificeren. Easyflex checkt elke avond of er wijzigingen zijn geweest in bevoegde personen. Wanneer er een wijziging is geweest wordt dit overzicht verstuurd naar Quo Vadis. Wanneer je gebruikt maakt van de digitale handtekening van Easyflex wordt hier niets mee gedaan. 

Stap 4: 'Beheer> Aansturing overzichten'

Overzicht 'Handtekeningen log' beschikbaar stellen. Met dit overzicht kun je terugkijken op een bepaalde periode hoeveel handtekeningen er zijn verwerkt.

Stap 5: 'Beheer> Document management > Document beheer'

'Overeenkomsten en bevestigingen' + 'Eigen documenttypen' aanpassen.

Hier kun je per documenttype aangeven of het document verplicht of optioneel voor digitale ondertekening aangeboden kan worden. Ook geef je hierbij aan wie er voor moeten tekenen; alleen de persoon (flexwerker), of de persoon + uitzendbureau. Let op, wanneer Flexwrapp niet voor alle personen aangezet zal worden dien je te kiezen voor 'Optioneel'. Wanneer je namelijk zou kiezen voor 'Verplicht' wordt er op het moment van het genereren van dit document een melding getoond dat Flexwrapp niet geactiveerd is en kun je niet verder in het proces. 

• Het is alleen mogelijk om bij documenten geschikt voor de flexwerker aan te geven of het document digitaal aangeboden kan worden.
• 'Beheer> Document management > Templates': Standaard archief formaat kan aangepast worden naar PDF. Dit is niet verplicht om aan te passen. Nadeel wanneer je de instelling op Word laat staan is dat je vanuit ieder document bij 'Documentafhandeling' moet kiezen voor PDF. Wil je een aantal documenten digitaal aanbieden ter ondertekening? Pas hiervan dan de standaard instelling aan naar PDF.
• Optioneel: Visuele* digitale handtekening toevoegen aan de templates. Om te zien dat een document digitaal ondertekend is klik je in het ondertekende document (in Adobe) in het menu op het icoontje met de vulpen. Soms is het echter wenselijk dat je direct in het document ziet dat het document ondertekend is, bijvoorbeeld op de plek waar voorheen de 'natte handtekening' gezet werd. In dat geval volg je onderstaande stappen om een 'visuele' digitale handtekening/timestamp toe te voegen aan je template(s). Deze toont op de door jouw gekozen positie in het document de naam van de ondertekenaar en de datum en het tijdstip van ondertekenen. 
  * Let op: de visuele handtekening kan alleen toegevoegd worden aan templates wanneer je de digitale handtekening van Quo Vadis gebruikt. Dus niet wanneer je de digitale handtekening van Easyflex gebruikt. 

Inrichten van een visuele digitale handtekening

Het inrichten van de 'visuele digitale handtekening' doe je per template in Microsoft Word. Exporteer je template(s) dus eerste vanuit Easyflex naar je computer en open de template in Word.

• Je gaat een 'formulierveld' toevoegen aan je template en dit doe je op het tabblad 'Ontwikkelaars'. Is dit tabblad niet zichtbaar bovenin je balk? Doorloop dan eerst de volgende stappen:
  - Ga naar 'Bestand > Opties' en selecteer het tabblad 'Lint aanpassen'
  - Zet in de rechterkolom het vinkje aan bij 'Ontwikkelaars' en kies voor 'Ok'
  - Nu is het tabblad toegevoegd bovenin de balk
• Ga nu met je cursor op die positie in het document staan waar de visuele digitale handtekening (van de flexwerker of van de werkmaatschappij) geplaatst moet worden. Wil je zowel voor de flexwerker als voor de werkmaatschappij een visuele digitale handtekening tonen? Dan doe je de volgende stappen 2 keer.
• Selecteer nu het tabblad 'Ontwikkelaars' bovenin de balk. Bij 'Besturingselementen' selecteer je het icoontje voor 'Oudere hulpprogramma's' en daarna kies je onder 'Oudere formulieren' voor 'Tekstveld'. Er verschijnt nu een grijs vlak waar je op dubbelklikt.
• Zorg er nu voor dat je de volgende instellingen vastlegt:
• Type: Standaardtekst
• Standaardtekst: hier vul je een aantal tekens in zoals hekjes, bijvoorbeeld: ######
• Maximumlengte: Onbeperkt
• Opmaak: dit veld laat je leeg
• Macro uitvoeren bij kiezen van veld: dit veld laat je leeg
• Macro uitvoeren bij verlaten van veld: dit veld laat je leeg
• Bladwijzer: hier vul je in SIGNATURE_FW of SIGNATURE_WM (afhankelijk van of je op de geselecteerde positie de visuele handtekening van de flexwerker of van de werkmaatschappij wilt tonen)
• Invullen toegestaan: aanvinken
• Berekenen bij afsluiten: aanvinken
• Er verschijnt nu een grijs veld waarin de ingevulde hekjes (######) getoond worden. Geef tot slot deze tekst een grotere lettergrootte, bijvoorbeeld 48. De hekjes zijn na het genereren van de template niet meer zichtbaar en in het grijze veld wordt na ondertekening de visuele digitale handtekening geplaatst.