(2022-10) FAQ Stap 2 Jaarwissel 2019-2020

Reserveringen uitbetalen

Welke verwerkingsweek dien ik te selecteren voor het uitbetalen van de reserveringen? 

Easyflex stelt voor om verwerkingsweek 2019-52 te selecteren.

Ik wil een aparte loonspecificatie met daarop de uitbetaling van de reserveringen. Hoe doe ik dat? 

Indien je een aparte loonspecificatie wilt met daarop de reserveringen, dien je eerst de normale loonverwerking af te wikkelen. Vervolgens kun je het overzicht 'Uitbetalen reserveringen' aanmaken en een extra loonverwerking aanmaken.

Maakt het loontechnisch uit of ik de reserveringen in een aparte loonverwerking uitbetaal?

Het maakt loontechnisch voor jou en voor de flexwerker niet uit welke methodiek je toepast, want dit wordt in het totaal van de tijdvaktabel berekend. Het is voor de flexwerker alleen duidelijker wat hij/zij er netto aan over houdt als je een aparte loonverwerking doet voor het uitbetalen van de reserveringen.

Welke relatie t.b.v. plaatsing dien ik te selecteren voor het aanmaken van het overzicht 'Uitbetalen reserveringen'?

Voor het uitbetalen van reserveringen worden door Easyflex automatisch éénmalige plaatsingen aangemaakt. Je bepaalt hier bij welke relatie deze plaatsingen kunnen worden aangemaakt. Easyflex adviseert je een relatie aan te maken met jullie eigen bedrijfsnaam. Zo worden alle plaatsingen voor het uitbetalen van reserveringen op deze relatienaam aangemaakt.

Sectorwijziging

Wanneer via het overzicht ‘Sector hercoderen’ de sectoren worden gewijzigd, worden dan ook de reserveringsschema’s gewijzigd?

Ja, wanneer je de sector wijzigt wordt automatisch ook het reserveringsschema dat aan de betreffende sector is gekoppeld, toegepast.

Wanneer kan ik het overzicht ‘Sector hercoderen’ aanmaken?

Het overzicht ‘Sectoren hercoderen’ kan pas aangemaakt worden met een datum in 2020, wanneer dit loonjaar geactiveerd is. Het advies is om het overzicht pas definitief aan te maken vanaf januari 2020.

Is het mogelijk om het overzicht ‘Sector hercoderen’ meerdere keren aan te maken?

Ja, je kunt het overzicht meerdere keren (op dezelfde datum) aanmaken. Eventuele wijzigingen in de hercodering van de sector overschrijven dan automatisch de vorige.

Welke ingangsdatum dien ik te selecteren bij het aanmaken van het overzicht ‘Sector hercoderen’?

Bij het aanmaken van het overzicht ‘Sector hercoderen’ dien je ingangsdatum 01-01-2020 toe te passen.

Wordt er bij het hercoderen van sectoren rekening gehouden met het afschermen van sectoren?

Wanneer het afschermen per locatie aan staat in de werkmaatschappij is het belangrijk dat je daar zelf op let tijdens het hercoderen van sectoren. Hier wordt namelijk niet op gecontroleerd. Je moet er dus zelf op letten dat je niet een sector van locatie A gaat koppelen aan een sector van locatie B.

Welke ingangsdatum dien ik te selecteren bij het aanmaken van het overzicht ‘Sectorrisicogroep hercoderen’?

Bij het aanmaken van het overzicht ‘Sectorrisicogroep hercoderen’ dien je ingangsdatum 01-01-2020 toe te passen. Het advies is om het overzicht pas definitief aan te maken vanaf januari 2020.

Wanneer je de declaraties van week 1 gaat verlonen, worden dan 2 verschillende sectoren toegepast voor dezelfde plaatsing?

Nee, er wordt gekeken naar de laatste dag van het loontijdvak. De sector die op dat moment van toepassing is wordt toegepast voor het gehele loontijdvak.

Collectieve loon/tariefaanpassingen

Welke ingangsdatum dien ik te selecteren voor het doorvoeren van de 'Collectieve loon/tarief aanpassingen'?

De ingangsdatum die wordt gekozen bij het overzicht is de datum van de nieuwe loon-en tariefafspraak in de plaatsing. Omdat 2020 begint op woensdag 1 januari, is de eerste datum van het tijdvak verschillend per declaratietijdvak voor week-, 4-weken-, en maandverloningen.

• Kostprijzen doorvoeren (ingangsdatum 30-12-2019 voor week- en 4-weken verloning en 01-01-2020 voor de maandverloning)
• Ophogen tot minimumloon (ingangsdatum 01-01-2020 voor week- en 4-weken- en maandverloningen)
• Ophogen aan de hand van loon en tarievenschema (ingangsdatum zelf bepalen)

Bekijk hier de Easyvideo's voor een duidelijke uitleg betreft het instellen van dit overzicht.

Wanneer moet ik het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen' aanmaken?

Het collectief aanpassen van lonen en/of tarieven kan te allen tijde. Let erop dat als je dit met terugwerkende kracht doet, alle verloningen die zijn gedaan na de ingangsdatum van de nieuwe loon/tariefafspraken niet worden gewijzigd.

Ik heb het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen' aangemaakt, maar er staan ook flexwerkers op die niet meer actief zijn. Hoe kan dat?

Het overzicht 'Collectieve loon/ tarief aanpassingen' past alle 'Actieve' plaatsingen aan. Indien de einddatum in de plaatsing op 'Voorlopig' staat, worden deze plaatsingen ook aangepast. Mocht je dit aan willen passen, dan kan dat door in de afgesloten plaatsing(en) de status achter de einddatum op 'Definitief' zetten.

Ben ik verplicht om mijn kostprijzen te kopiëren middels het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen’?

Het doorvoeren van de kostprijzen middels het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen' doe je, zodat in de plaatsing de juiste kostprijs wordt getoond. Dat is onder andere van belang voor een juiste berekening van de marge. Daarom adviseren we om dit wel te doen. Tijdens de verloning wordt er echter altijd met de actuele kostprijs op basis van jullie instellingen in 'Beheer' gerekend.

Wat moet ik doen als ik de nieuwe kostprijzen reeds heb doorgevoerd en daarna nog iets in de kostprijselementen heb gewijzigd?

De kostprijzen die in de plaatsing worden getoond, worden niet automatisch bijgewerkt. In dit geval adviseren wij je dus om het overzicht nogmaals aan te maken, zodat de aangepaste kostprijzen worden doorgevoerd in de plaatsing. Je kiest hier dan dezelfde ingangsdatum en het is belangrijk om het vinkje bij 'Overschrijven' aan te zetten.

Kan ik in één keer alle plaatsingen ophogen naar het nieuwe wettelijk minimum loon?

Ja, dat is mogelijk. Je kiest dan bij 'Aanpassing loon (uitzenden)' voor 'Ophogen tot minimumloon'. Klik hier om de easyvideo voor het ophogen tot wettelijk minimum loon te bekijken.

Wat gebeurd er met mijn factor of marge in de plaatsing wanneer ik het tarief aanpas met het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen'?

Met het overzicht 'Collectieve loon/tariefaanpassingen' kan ook het tarief in de plaatsing worden aangepast. Let erop dat wanneer er bij de rekenwijze in de plaatsing is gekozen voor een 'Factor' of 'Marge' deze hierdoor wel aangepast wordt in 'Tarief'. De tariefcalculator in de plaatsing is alleen een manier om het uiteindelijke tarief mee te berekenen. Door de collectieve wijziging van het tarief kan de 'Factor' of 'Marge' die hiervoor werd gebruikt niet worden behouden.

Reserveringen herwaarderen

Past het overzicht 'Reserveringen herwaarderen' de stand in tijd of in geld aan?

De stand in geld wordt aangepast naar het werkelijke saldo op basis van het laatst gebruikte uurloon (i.v.m. ophogen van uurlonen). De stand in tijd is dus leidend voor het ophogen van het saldo in geld.

Waarom maak ik het overzicht 'Reserveringen herwaarderen' aan?

De stand van reserveringen wordt in geld en in uren bijgehouden. Voor de flexwerkers die hun reserveringen in de vorm van uren opbouwen geldt dat zij deze ook in uren opnemen. Flexwerkers met een arbeidsovereenkomst en vaste medewerkers bouwen reserveringen op in uren welke worden gewaardeerd tegen geld. Als deze flexwerkers of vaste medewerker tijdens het opbouwen van zijn reservering een lager uurloon had dan bij de opname van de reservering, is het gevolg dat het uiteindelijke saldo in geld negatief is.

Voorbeeld: Een flexwerker bouwt 50 uur aan vakantiedagen op tegen € 10,-. Dit vertegenwoordigd een geldwaarde van € 500,-. De flexwerker neemt zijn vakantiedagen, maar heeft inmiddels een hoger uurloon gekregen van € 12,-. De uitbetaling van zijn vakantiedagen is dan 50 uur x € 12,- = € 600,-. Zijn saldo in uren is 0:00 uur en het saldo in geld is € -100,-.

Is het verplicht om reserveringen te herwaarderen?

Nee, het is niet verplicht. Echter adviseren we wel dit overzicht aan te maken. Indien je flexwerkers gaat verlonen in sectorrisicogroep IB+IIB wordt de stand van de reserveringen in de vorm van uren opgebouwd. Wanneer een flexwerker gedurende het jaar een loonsverhoging heeft gehad, is de stand in geld op het moment van uitbetalen vaak niet toereikend. Tip: Maak dit overzicht altijd eerst proforma aan. Is deze akkoord, maak het overzicht dan definitief aan.

Let op: Heb je flexwerkers waarbij de ET regeling van toepassing is, maak dit overzicht dan aan met de instelling om flexwerkers met ET-uitruil uit te sluiten. Omdat flexwerkers met ET-uitruil reserveringen opbouwen tegen het verlaagde uurloon en het herwaarderen gebeurt tegen het uurloon van de plaatsing, kan dit onjuiste resultaten opleveren. Klik hier voor meer informatie over dit overzicht.

Wordt er van de reserveringen die geherwaardeerd zijn ook een journaalpost gemaakt?

Ja, de herwaardering van de reserveringen wordt gejournaliseerd. Wanneer je handmatig reserveringen wijzigt op het tabblad 'Saldigegevens' wordt dit niet gejournaliseerd.

Overzicht 'Reserveringen'

Wat is het verschil in rapportkeuzes bij het overzicht 'Reserveringen'?

Het overzicht 'Reserveringen' is aan te maken met de opties 'Huidige stand' en 'Stand op datum'. Wanneer je kiest voor 'Stand op datum' wordt er naar die datum teruggerekend aan de hand van mutaties op de journaalposten. In dit rapport wordt uitgegaan van het saldo in geld. Gedurende het jaar kunnen hierdoor verschillen in de waarden ontstaan. Met de optie 'Huidige stand' heb je dus de daadwerkelijke gegevens van dat moment. Om deze reden adviseren we om dit overzicht ná de laatste verloning 2019 en vóór de eerste verloning van 2020 aan te maken.