Document signalering

Op dit tabblad kun je alle signaleringen terugzien van documenten die nog niet aangemaakt of nog niet retour zijn. Daarnaast kunnen ook documentsignaleringen worden getoond die betrekking hebben op documenten waarvan de einddatum is verstreken. Je kunt ervoor kiezen om alleen actieve flexwerkers/relaties te tonen.

Wanneer het document dat je selecteert betrekking heeft op een flexwerker, kun je met behulp van de knop ‘Flexwerker’ direct de betreffende flexwerker raadplegen. Wanneer het document dat je selecteert betrekking heeft op een relatie, kun je met behulp van de knop ‘Relatie’ direct de betreffende relatie raadplegen. Wanneer het document dat je selecteert betrekking heeft op een plaatsing, kun je met behulp van de knop ‘Plaatsing’ de betreffende plaatsing raadplegen.

Nog te behandelen documenten

Op dit tabblad worden documenten getoond waarvan de QR code ontbreekt of niet is herkend. Deze documenten kun je hier handmatig aan de juiste flexwerker en/of relatie koppelen. Tevens worden op dit tabblad documenten getoond waarvoor een einddatum is vereist. Deze einddatum kun je p dit tabblad invullen. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van Digitale handtekening en er worden invulbare PDF documenten aangeboden op het portaal van Flexwrapp, dan komen de bestanden ook hier terrecht. Deze worden niet automatisch gekoppeld omdat je eerst moet controleren of de ingevulde gegevens correct zijn. Eventueel moeten er ook gegevens in Easyflex aangepast worden.

Aan de hand van het e-mailadres/token dat in de scanner is ingesteld, herkent Easyflex voor welke werkmaatschappij het document bestemd is. Wanneer je één scanner gebruikt voor meerdere werkmaatschappijen wordt het document, als het niet is herkend, in alle gekoppelde werkmaatschappijen getoond. Zodra het document in één van de werkmaatschappijen wordt gekoppeld, verdwijnt het bij alle werkmaatschappijen uit de ‘Nog te behandelen documenten’.

Document-/bestandsnaam 

Wanneer de QR code niet herkend is, genereert Easyflex automatisch een bestandsnaam. Wanneer de QR code wel is herkend, wordt het documenttype tevens de bestandsnaam. Het is mogelijk om het bestand te exporteren en in te zien.

Ingangsdatum

Wanneer je gekozen hebt voor het documenttype ‘Loonbelastingverklaring’ kun je de ingangsdatum van de ‘Gegevens voor loonopgave’ te selecteren waarop de loonbelastingverklaring betrekking heeft.

Jaar

Wanneer je gekozen hebt voor het documenttype ‘VAR-verklaring’ dien je het jaar te selecteren waarop de VAR-verklaring betrekking heeft. Je hebt alleen de keuze uit de jaartallen waarvoor je gegevens hebt vastgelegd bij de flexwerker op het tabblad ‘ZZP’.

Geldig tot / einddatum

Wanneer je gekozen hebt voor een documenttype waarvoor een einddatum is vereist, kun je hier de einddatum van het gescande document vast te leggen.

Document geaccepteerd

Wanneer het gaat om een ingevuld document moet het vinkje aangezet worden bij 'Document geaccepteerd'. Pas wanneer dit vinkje aan staat, kan het tabblad worden opgeslagen. Omdat het gaat om een document welke door de flexwerker is ingevuld, geef je met dit vinkje aan dat je de inhoud van dit document hebt gelezen.

Historie

Op dit tabblad kun je alle documenten terugzien die zijn geïmporteerd, gegenereerd of ingescand.

Wanneer het document dat je selecteert betrekking heeft op een flexwerker, kun je met behulp van de knop ‘Flexwerker’ direct de betreffende flexwerker raadplegen. Wanneer het document dat je selecteert betrekking heeft op een relatie, kun je met behulp van de knop ‘Relatie’ direct de betreffende relatie raadplegen. Wanneer het document dat je selecteert betrekking heeft op een plaatsing, kun je met behulp van de knop ‘Plaatsing’ de betreffende plaatsing raadplegen.

Digitale handtekening 

Op dit tabblad kun je de status zien van de documenten die zijn aangeboden voor digitale ondertekening.

Ondertekenen

Met de knop 'ondertekenen' onderteken je het geselecteerde document/de geselecteerde documenten met een digitale handtekening. Documenten die volledig ondertekend zijn worden automatisch verplaatst naar het documentenarchief van de desbetreffende flexwerker/vaste medewerker. 

Intrekken

Met de knop 'intrekken' trek je het geselecteerde document/de geselecteerde documenten. De documenten zijn hierna niet meer te ondertekenen met een digitale handtekening door de flexweker(s). Het vastleggen van een 'Reden intrekking/weigering' is verplicht.

Archiveren

Met de knop 'Archiveren’ archiveer je het geselecteerde document/de geselecteerde documenten. Documenten met de status 'Ingetrokken door medewerker’ en/of 'Geweigerd door flexwerker’ zijn te archiveren. Documenten die worden gearchiveerd worden verplaatst naar het 'Documentenarchief’ van de desbetreffende flexwerker(s).

Plaatsing

Wanneer het document dat je selecteert betrekking heeft op een plaatsing, kun je met behulp van de knop ‘Plaatsing’ de betreffende plaatsing raadplegen.

Flexwerker

Wanneer het document dat je selecteert betrekking hebt op een flexwerker, kun je met behulp van de knop ‘Flexwerker’ direct de betreffende flexwerker raadplegen.

Reden intrekking/weigering

In dit veld kun je  vastleggen wat de reden van intrekking van een document is. Als een document is geweigerd door de flexwerker, dan wordt de reden van weigering getoond.