2022-11 Communicatie
- Kay van Hout
Op meerdere plaatsen binnen Easyflex moeten gegevens m.b.t. telefoon, fax, e-mail e.d. worden vastgelegd. Dit gaat binnen het gehele pakket op uniforme wijze, namelijk in het veld 'Communicatie'. In dit veld kunnen diverse communicatiemiddelen worden ingevoerd. Met de knop 'Zoeken' kun je communicatiemiddelen toevoegen, wijzigen of verwijderen. Ook kun je met deze knop zien welke communicatiemiddelen reeds zijn opgenomen in deze rubriek. De volgorde van de communicatiemiddelen kun je zelf bepalen met behulp van de pijltjestoetsen.
Het communicatiemiddel dat bovenaan vermeld wordt, zie je rechtstreeks terug in het algemene scherm. Wanneer je de keuzelijst activeert, kun je switchen tussen de communicatiemiddelen in het algemene scherm, mits er meerdere aanwezig zijn. Easyflex toont je een 'hinttekst', zo hoef je niet per se het communicatiemiddel te openen voor de informatie.
Communicatiemiddelen
Je kunt de volgende communicatie middelen ingeven:
- Telefoon
- Telefoon (naamnummer)
- Mobiel
- Telefoon (intern)
- Website
- Fax
- Skype gesprek
- Twitter
- Google+
De letters P en C geven aan of iemand wel of geen persoonlijke of collectieve mailing/SMS wil ontvangen. De grijze kleur geeft aan dat de persoon niets wil ontvangen en de witte kleur geeft aan dat de persoon wel iets wil ontvangen.
Telefoon
Je kunt in dit veld een telefoonnummer ingeven. Dit telefoonnummer kun je op de volgende manieren ingeven: 076-5145895 / 0765145895 / +3176-5145895 / +31765145895 / 0031765145895 / 003176-5145895.
Telefoonnummers afkomstig uit België en Duitsland kun je ook invoeren.
Wanneer je in het communicatieveld het communicatiemiddel 'Telefoon' selecteert, toont Easyflex de knop 'Telefoon', zo kun je rechtstreeks vanuit het algemene scherm bellen met het betreffende telefoonnummer.
Deze toepassing is alleen mogelijk met behulp van CTI-software.
Telefoon (naamnummer)
In dit veld kun je een naamnummer opgeven als telefoonnummer, bijvoorbeeld 0900-EASYFLEX. Alle ingegeven letters worden automatisch in hoofdletters geplaatst.
Wanneer je in het communicatieveld het communicatiemiddel 'Telefoon (naamnummer)' selecteert, toont Easyflex de knop 'Naamtelefoon', zo kun je rechtstreeks vanuit het algemene scherm bellen met het betreffende telefoonnummer.
Deze toepassing is alleen mogelijk met behulp van CTI-software.
Telefoon (intern)
Je kunt in dit veld een intern telefoonnummer ingeven. Je kunt hier bijvoorbeeld een snelkiesnummer ingeven zoals in de afbeelding hieronder te zien is of een intern telefoonnummer van een contactpersoon of collega.
Wanneer je in het communicatieveld het communicatiemiddel 'Telefoon (intern)' selecteert, toont Easyflex de knop 'Telefoon', zo kun je rechtstreeks vanuit het algemene scherm bellen met het betreffende telefoonnummer.
Deze toepassing is alleen mogelijk met behulp van CTI-software.
Mobiel
Je kunt in dit veld een mobiel telefoonnummer ingeven. Wanneer je dit communicatiemiddel selecteert, wordt ook de optie 'SMS berichten' geactiveerd. Binnen deze optie heb je de keuze uit SMS berichten Persoonlijk of Mailing. Persoonlijke SMS berichten zijn berichten welke naar één mobiele telefoon kunnen worden verstuurd. SMS berichten per Mailing zijn berichten welke, in één opdracht, naar meerdere mobiele telefoons kunnen worden verstuurd. Zo kun je bijvoorbeeld na een matchopdracht alle flexwerkers welke zijn geselecteerd een SMS bericht sturen. Een sms bericht kan uit maximaal 160 tekens bestaan.
Wanneer je in het communicatieveld het communicatiemiddel 'Mobiel' selecteert, toont Easyflex de knop 'Mobiel', zo kun je rechtstreeks vanuit het algemene scherm bellen met het betreffende telefoonnummer.
Deze toepassing is alleen mogelijk met behulp van CTI-software.
SMS berichten
Wanneer je bij een mobiel nummer een van de twee keuzes van 'SMS berichten' hebt aangevinkt, kun je met behulp van de knop 'SMS' een SMS bericht opstellen en versturen. Dit is echter alleen maar mogelijk wanneer de werkmaatschappij hiervoor 'Credits' heeft gekocht. Wanneer er geen credits zijn gekocht óf alle credits zijn verbruikt dan ontvang je hierover een melding.
Soort bericht
Beide berichtsoorten worden getoond: Persoonlijk en Mailing. Afhankelijk van het programmaonderdeel waarin je op dat moment werkzaam bent, kun je deze berichtsoorten aan- en uitzetten. Wil je een SMS bericht verzenden naar één persoon, bijvoorbeeld vanuit een flexwerkerkaart, is de berichtsoort 'Persoonlijk' actief en is wijzigen niet mogelijk. Je kunt dan alleen naar de betreffende flexwerker een SMS bericht verzenden. Echter heb je vanuit een aanvraag een matchopdracht uitgevoerd, kun je naar alle geselecteerde flexwerkers een SMS bericht verzenden. Je kunt dan de berichtsoort 'Mailing' activeren. De optie 'Mailing' gebruik je wanneer het een mailingactie betreft. Bij een persoonlijk bericht, wat naar meerdere ontvangers gestuurd kan worden, selecteer je de optie 'Persoonlijk'.
Afzender (verplicht)
Automatisch wordt als afzender de naam getoond die is ingegeven binnen de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstelling > Webservicediensten). Deze kun je eventueel wijzigen.
Bericht (verplicht)
In dit veld kun je het bericht ingeven. Het bericht kan uit totaal 160 tekens bestaan, de naam van de afzender wordt hierin niet meegenomen. Ook spaties worden als teken geteld. Er is een teller die laat zien hoeveel tekens er gebruikt zijn. Bepaalde tekens tellen dubbel voor SMS berichten, dit zijn de volgende tekens:
^ (Caret / Circumflex)
{ (Left curly bracket)
} (Right curly bracket)
\ (Backslash)
[ (Left square bracket)
~ (Tilde)
] (Right square bracket)
| (Vertical bar)
€ (Euro sign)
Verzenden naar (verplicht)
Wanneer je een persoonlijk bericht verstuurt, wordt in dit veld altijd maar één telefoonnummer getoond, namelijk het telefoonnummer dat is ingegeven bij het communicatiemiddel 'Mobiel'. Wanneer je een mailing bericht verstuurt, worden in dit veld alle telefoonnummers getoond waarnaar het bericht verzonden gaat worden.
Log
Alle verzonden SMS berichten worden gelogd binnen de database. Bij een flexwerker en/of relatie wordt deze log bewaard in het tabblad 'Berichten logboek' (Frontoffice > Flexwerker > Berichten logboek of Frontoffice > Relatie > Berichten logboek). Hierin worden alleen de succesvol verzonden SMS berichten getoond.
Verzenden SMS bericht
Met de knop 'Verzenden' geef je de opdracht voor verzending van het SMS bericht. Wanneer het verzenden succesvol verloopt, sluit het venster automatisch. Wanneer het verzenden niet succesvol verloopt, toont Easyflex naast het telefoonnummer de reden waarom het bericht niet verzonden is.
Er kunnen twee soorten meldingen worden getoond:
- Je hebt niet voldoende SMS credits om een SMS te versturen. Neem contact op met het Service Center om nieuwe SMS credits te kopen.
De credits van de werkmaatschappij zijn op, je kunt contact opnemen met onze Administratie afdeling om nieuwe credits te kopen. - Technisch probleem code .. (nummer van foutcode)
Je kunt contact opnemen met het Service Center. Je dient dan het code nummer van het technisch probleem door te geven en Easyflex zal onderzoeken wat het probleem is.
Wil je een SMS bericht niet verzenden, kun je de knop 'Sluiten' selecteren.
In dit veld kun je een e-mailadres ingeven. Easyflex controleert of het e-mailadres voldoet aan de standaard eisen, dus inclusief @ (apenstaartje) en TLD (top level domain, het meest rechtse gedeelte van het e-mail adres: bijvoorbeeld .nl of .be).
Wanneer je in het communicatieveld het communicatiemiddel 'E-mail' selecteert, toont Easyflex de knop 'E-mail', zo kun je rechtstreeks vanuit het algemene scherm een e-mail versturen naar het betreffende e-mailadres.
Deze toepassing is alleen beschikbaar mits dit is toegestaan vanuit het e-mailbeleid (Beheer > Bedrijfsinstellingen > E-mailbeleid).
Website
In dit veld kun je een websiteadres ingeven.
Wanneer je in het communicatieveld het communicatiemiddel 'Website' selecteert, toont Easyflex de knop 'Website', zo kun je rechtstreeks vanuit het algemene scherm naar de betreffende website surfen.
Fax
In dit veld kun je een fa nummer ingeven. Dit faxnummer kun je op de volgende manieren ingeven: 076-5145895 / 0765145895 / +3176-5145895 / +31765145895 / 0031765145895 / 003176-5145895. Faxnummers afkomstig uit België en Duitsland kun je ook invoeren.
Wanneer je in het communicatieveld het communicatiemiddel 'Fax' selecteert, toont Easyflex de knop 'Fax', zo kunt je rechtstreeks vanuit het algemene scherm faxen naar het betreffende faxnummer.
Skype gesprek
Wanneer je gebruik maakt van Skype, kun je in dit veld het Skype adres ingeven. Dit adres bestaat uit minimaal 6 en maximaal 32 karakters.
Wanneer je in het communicatieveld het communicatiemiddel 'Skype gesprek' selecteert, toont Easyflex de knop 'Skype', zo kun je rechtstreeks vanuit het algemene scherm verbinding zoeken met het Skype adres.
Deze toepassing is alleen mogelijk wanneer op de werkplek waar je werkzaam bent het programma Skype is geïnstalleerd.
In dit veld kun je een Facebook account ingeven. Dit kun je ingeven als URL of alleen de gebruikersnaam.
Wanneer je in het communicatieveld het communicatiemiddel 'Facebook' selecteert, toont Easyflex de knop 'Facebook', zo kun je rechtstreeks vanuit het algemene scherm verbinding zoeken met het Facebook adres.
In dit veld kun je een Twitter account ingeven. Dit kun je ingeven als URL of alleen de gebruikersnaam.
Wanneer je in het communicatieveld het communicatiemiddel 'Twitter' selecteert, toont Easyflex de knop 'Twitter', zo kun je rechtstreeks vanuit het algemene scherm verbinding zoeken met het Twitter adres.
Google+
In dit veld kun je een Goolge+ account ingeven. Dit kun je ingeven als URL of alleen de gebruikersnaam.
Wanneer je in het communicatieveld het communicatiemiddel 'Google+' selecteert, toont Easyflex de knop 'Google+', zo kun je rechtstreeks vanuit het algemene scherm verbinding zoeken met het Google+ adres.
