2022-11 FAQ Medewerkers in Easyflex

Ik heb een nieuwe medewerker die de licentie van een oude medewerker krijgt, hoe doe ik dit?

Voor je de licentie over kunt zetten van de oude medewerker naar de nieuwe medewerker moet je de volgende stappen volgen:

1. De eigenaarsrechten van de oude medewerker overzetten naar jezelf of een collega. Dit doe je door de medewerker te selecteren en naar het tabblad 'Eigenaarsrechten' te gaan. Je kunt bij 'Betreft medewerker' de medewerker selecteren die de rechten krijgt. Je selecteert dan links onderin bij 'Toegekende eigenaarsrechten van medewerker' de naam van de medewerker en door middel van de bovenste zwarte pijl naar rechts zet je de rechten over naar jezelf of een collega.
2. Heb je meerdere werkmaatschappijen in Easyflex dan kun je eerst de toegang tot deze werkmaatschappijen verwijderen bij de oude medewerker. Dit doe je op het tabblad 'Licenties'. Onder 'Toegang tot' staan de werkmaatschappijen waar de oude medewerker toegang voor heeft. Deze kun je door middel van de dubbele zwarte pijl naar rechts in één keer verwijderen.
3. Nu heb je alle eigenaarsrechten en toegang tot alle werkmaatschappijen verwijderd. Je kunt nu de licentie vrijgeven bij de oude medewerker. Dit doe je op het tabblad 'Licenties'. Je ziet bij 'Licentiesleutel' de knop 'Vrijgeven' staan, deze selecteer je en dan verwijder je de licentie definitief bij deze medewerker.
4. Je kunt nu de nieuwe medewerker selecteren en in het tabblad 'Licenties' de vrijgekomen licentie toekennen. Dit doe je door de knop 'Toevoegen' te selecteren.
5. De eigenaarsrechten kunnen nog teruggezet worden naar de nieuwe medewerker. Dit doe je op het tabblad 'Eigenaarsrechten'. Je selecteert bij 'Betreft medewerker' de naam waar je net de eigenaarsrechten van de oude medewerker op heeft gezet. Je ziet bij 'Oorspronkelijke medewerker' de naam van de oude medewerker staan, deze selecteer je en door middel van de zwarte pijl naar links zet je deze over naar de nieuwe medewerker.

Heeft een oude medewerker toegang gehad tot meerdere werkmaatschappijen dan moet je bij alle werkmaatschappijen de eigenaarsrechten overzetten en de toegang tot de overige werkmaatschappijen verwijderen.

Waarom moet ik de eigenaarsrechten overzetten als ik een medewerker van onze locatie wil verwijderen?

Wanneer één van de medewerkers uit dienst treedt zul je de eigenaarsrechten van deze medewerker over moeten hevelen naar een andere medewerker. Dit kan aan een bestaande medewerker zijn of aan een nieuwe medewerker. Als de eigenaarsrechten overgedragen worden aan een nieuwe medewerker adviseren wij om deze medewerker ook daadwerkelijk in te voeren in Easyflex en niet alleen de naam van de oude medewerker te overschrijven. Hiermee voorkom je namelijk dat alle notificaties van de oude medewerker op naam komen te staan van de nieuwe medewerker.

Als het echter om de beheerdersrol van Easyflex gaat is het niet mogelijk om de medewerker te verwijderen en moet je de naam wel overschrijven. De reden dat je de licentie van de beheerder niet kunt afnemen is om te voorkomen dat iemand zich van al zijn rechten zou ontdoen. Hierdoor zou het mogelijk zijn dat niemand meer in de module Beheer kan om daar aanpassingen te maken.

Ik heb de eigenaarsrechten overgezet maar nu wil ik nog weten welke flexwerkers en relaties bij de oude medewerker hoorden. Kan ik dat nog terug zien?

Ja, je kunt dit doen met behulp van het onderdeel 'Frontoffice > Matching'. Binnen het matchobject 'Filter' selecteer je de optie 'Voorlaatste relatiebeheerder'. Met behulp van de zoek-knop kun je een medewerker selecteren welke uit dienst is. Het match-resultaat toont nu flexwerkers of relaties waarvan de geselecteerde medewerker voorheen relatiebeheerder van was.