PAWW inrichten

Werknemers van organisaties die zijn aangesloten bij de SPAWW, kunnen aanspraak maken op een PAWW-uitkering. Voorwaarde is dat ze op het moment van ontslag of bij aanvang van een WGA-recht onder een cao vallen waarin hierover een afspraak is gemaakt. Op 1 augustus 2022 gaat de verplichting van de PAWW in werking voor leden van de ABU en NBBU en geldt dan voor alle soorten uitzendovereenkomsten. Hieronder lees je hoe je de inrichting van de PAWW in Easyflex kunt doen. 

De PAWW-bijdrage wordt altijd over het bruto loon berekend. Als brutoloon houdt de SPAWW al het loon in geld (kolom 3 van de loonstaat) aan. Het brutoloon is gemaximeerd op het maximum bijdrageloon werknemersverzekeringen. In 2022 is de hoogte van de bijdrage 0,2% van het brutoloon. Voor leden van de ABU en NBBU wordt de bijdrage die de werknemer betaalt, door de uitzendwerkgever gecompenseerd via een opslag op het brutoloon. 

Registreren bij de stichting PAWW als werkgever doe je via het PAWW-portaal. Daarnaast doe je zelf periodiek aangifte in het PAWW-portaal.

ABU en NBBU cao / Uitzendovereenkomsten 

Op 1 augustus 2022 gaat de verplichting van de PAWW in werking voor leden van de ABU en NBBU. Dit betekent concreet dat je als uitzendondernemer in augustus 2022 de eerste premie-inhoudingen en vergoedingen moet hebben gedaan. En dat je uiterlijk eind september 2022 bij de stichting geregistreerd moet zijn en de eerste PAWW-aangifte en -afdracht moet doen. De sociale partners in de uitzendbranche hebben afgesproken dat de werknemerspremie PAWW door de werkgever vergoed zal worden. ABU en NBBU hebben documentatie opgesteld die ingaat op o.a. de grondslagen voor de bijdrage van de werknemer en de grondslag voor compensatie door de uitzendonderneming. Op de website van de SPAWW vind je ook documentatie met betrekking tot de berekening van de bijdrage.

Om de PAWW bijdrage en compensatie in te richten volg je onderstaande stappen.

1. Grootboeknummers toevoegen

In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Rekeningschema' voeg je de grootboeknummers toe ten behoeve van de journalisering van de afdracht van de ingehouden premie en voor de kosten van de compensatie. Gebruik je het standaard rekeningschema van Easyflex? Dan kun je onderstaande grootboeknummers gebruiken. Maak je gebruik van een eigen rekeningschema, neem dan contact op met je boekhouder.

Flexwerker 4-cijferig
Bijdrage/inhouding: 1572 Te betalen PAWW premies
Compensatie/vergoeding: 7166 Compensatie PAWW werkgever

Flexwerker 5-cijferig
Bijdrage/inhouding: 15072 Te betalen PAWW premies
Compensatie/vergoeding: 71066 Compensatie PAWW werkgever

2. Looncomponenten aanmaken

In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten' maak je twee nieuwe looncomponenten aan.

Het eerste looncomponent voor de inhouding van de bijdrage vind je onder 'Aftrekposten voor alle heffingen' onder het kopje 'PAWW'. Klik op 'Onderhoud' en 'Wijzigen'. Koppel bij de knop 'Flexwerkers' het zojuist aangemaakte grootboeknummer voor de bijdrage/inhouding, kies bij 'Component operationeel' voor 'Ja' en klik op opslaan. Indien gewenst kun je de naam van het looncomponent nog aanpassen. De Stichting PAWW adviseert in haar documentatie om werknemers via de loonspecificatie te informeren over de bron (website) waar de werknemer geïnformeerd wordt over de rechten en plichten behorende bij de PAWW. Daarom heeft Easyflex ervoor gekozen de website te vermelden in de naam van het looncomponent. Uiteraard ben je vrij om de naam aan te passen en deze informatie op een andere plek te vermelden of aan je werknemers te verstrekken.

Let op! Als je het looncomponent voor de compensatie niet aanmaakt, vindt er ook geen compensatie plaats. Het is dus belangrijk dat je beide looncomponenten aanmaakt, wanneer je te maken hebt met flexwerkers die onder de ABU of NBBU cao vallen.

Het tweede looncomponent voor de compensatie vind je onder 'Loon in geld > Vergoedingen/inhoudingen > Compensatie PAWW'. Klik hier op 'Onderhoud' en 'Nieuw' en koppel bij de knop 'Flexwerkers' het zojuist aangemaakte grootboeknummer voor de compensatie/vergoeding. Bij 'Boeken op kostenplaats' kun je kiezen voor 'Zie locatie'. Kies bij 'Component operationeel' voor 'Ja' en klik op opslaan.

3. Percentage voor de bijdrage inrichten

De PAWW-bijdrage is een werknemersbijdrage en het percentage voor 2022 is 0,20%. Het percentage voor de bijdrage leg je vast bij de sociale verzekeringen. We hebben hier o.a. voor gekozen, omdat je dan per sectorrisicogroep kunt instellen of de PAWW al dan niet moet worden toegepast. Heb je bijvoorbeeld een aparte sectorrisicogroep voor payrollkrachten waarbij de PAWW niet van toepassing is, dan hoef je bij deze sectorrisicogroep de PAWW niet in te richten.

Ga naar 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sociale verzekeringen' en selecteer bovenin één voor één de sectorrisicogroepen waarbij je de PAWW wilt toepassen. Aangezien dit onderdeel van de procesbeschrijving bedoeld is voor uitzendovereenkomsten, selecteer je dus de sectorrisicogroepen IA, IIA en IB en IIB en zet je bij elke sectorrisicogroep een vinkje bij 'PAWW'. Je zult zien dat onderin het scherm de optie 'Onderhoud door Easyflex' is geselecteerd. Als je op de knop met de drie puntjes klikt, kun je de percentages controleren.

Omdat het een werknemersbijdrage betreft, zul je zien dat het veld 'Werkgever' gevuld is met 0,00 en het veld 'Werknemer' gevuld is met 0,20. Daarnaast is het veld 'Kostprijs t.b.v. loonsom' gevuld. Het percentage dat hier vastligt, zorgt voor een (fictieve) verhoging van de (voorcalculatorische) kostprijs. Over de PAWW-compensatie ben je natuurlijk ook weer sociale lasten verschuldigd. Ook als je reserveringen uitbetaalt worden de kosten door de PAWW-bijdrage iets hoger en wil je dus je voorziening voor reserveringen wellicht ook iets verhogen. Indien gewenst kun je het kostprijspercentage dus fictief iets ophogen om ook de sociale lasten hierover te dekken. Als je het kostprijspercentage wilt aanpassen, dien je te kiezen voor 'Onderhoud zelf verzorgen' in plaats van 'Onderhoud door Easyflex'.

4. Kostprijzen opnieuw berekenen en doorvoeren in plaatsingen

De compensatie van de PAWW-bijdrage heeft gevolgen voor je kostprijs. Ga naar 'Beheer >  Bedrijfsinstellingen > Kostprijzen' en klik op 'Berekenen' om de kostprijzen opnieuw te berekenen. Via de knop 'Raadplegen' op ditzelfde tabblad kun je de kostprijzen nakijken. Je kunt hiervoor ook het overzicht 'Kostprijzen' aanmaken bij 'Backoffice > Overzichten'.

Met het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen' kun je de (voorcalculatorische) kostprijzen in de plaatsingen ophogen met ingang van 1 augustus. Daarnaast kun je met dit overzicht ook de tarieven van alle plaatsingen in één keer aanpassen, voor het geval je de PAWW-compensatie doorberekent in het tarief aan je relaties.

Klik hier voor een uitgebreide procesbeschrijving van het overzicht.

5. Toepassing in de verloning

Als je beide looncomponenten hebt ingericht en je flexwerker wordt verloond met één van de sectorrisicogroepen waar je de PAWW hebt aangevinkt, dan wordt automatisch zowel de inhouding van de bijdrage als de vergoeding/compensatie van deze bijdrage toegepast op de verloning vanaf 1 augustus. Heb je flexwerkers met een loontijdvak van 4-weken? Lees dan ook de informatie hieronder goed door. Voor de compensatie wordt hetzelfde percentage toegepast als voor de inhouding. Er wordt helemaal geen PAWW toegepast bij vaste medewerkers, artiesten en medewerkers die de AOW-leeftijd bereikt hebben. Wil je nog andere flexwerkers uitzonderen? Dan kun je bij de flexwerker op het tabblad 'Fiscaal-Sociaal' rechts onderin met ingang van de gewenste datum de PAWW uitvinken. Op de websites van ABU, NBBU en Stichting PAWW vind je meer informatie over de grondslag van de bijdrage en grondslag van de compensatie.

Payrollkrachten
Let op! Ook voor plaatsingen met de leveringswijze 'Payroll' wordt de PAWW-bijdrage en -compensatie toegepast. Wil je niet dat er in payrollplaatsingen PAWW wordt toegepast? Dan zijn er 2 mogelijkheden. Als je een aparte sectorrisicogroep hebt voor 'Payroll' kun je bij deze sectorrisicogroep in de sociale verzekeringen de PAWW uitgevinkt laten. De andere mogelijkheid is om op flexwerkerniveau op het tabblad fiscaal-sociaal bij 'Sociale en aanvullende verzekeringen' de PAWW uit te vinken voor payrollkrachten waarbij je geen PAWW wilt toepassen. Wi je in jouw werkmaatschappij zowel PAWW voor uitzendkrachten (met compensatie) als PAWW voor payrollkrachten (zonder compensatie) toepassen? Dan kan er voor payrollkrachten gebruik gemaakt worden van de workaround middels de WIA-hiaat. Wil je hier meer over weten kun je contact opnemen met het Service Center.

Belangrijke informatie voor flexwerkers met een 4-weken loontijdvak en flexwerkers met A1 verloning in combinatie met dagtabel én 4-weken declaratieperiode

• Geef de flexwerkers tijdelijk, voor periode 8 (week 29 t/m 32), 4 weken lang een loontijdvak van een 'Week'. Op het tabblad 'Fiscaal-sociaal' leg je dus een nieuw loontijdvak vast met ingangsdatum 18-07-2022 en de optie 'Week'. Met ingang van periode 9 kun je het loontijdvak weer terugzetten op '4-weken' (of 'dag' in geval van A1 verloning). Dit is dus met ingang van 15 augustus.
• Het gevolg is dat de flexwerker voor periode 8 niet één loonspecificatie voor de gehele 4-wekenperiode krijgt, maar vier aparte loonspecificaties (één loonspecificatie per week) waarop steeds de weektabel toegepast wordt.
• De 'Betaalfrequentie' kun je wel op '4-wekelijks' laten staan, zodat de flexwerker het loon van periode 8 zoals gebruikelijk in één keer krijgt uitbetaald.
• Let op! Als je het loontijdvak voor periode 8 wilt aanpassen, dien je dit te doen vóórdat je de verloning van periode 8 uitvoert. Omdat je het loontijdvak met een ingangsdatum in de toekomst kunt vastleggen, adviseren we je om deze aanpassing direct door te voeren zodat een en ander alvast juist is ingericht.

6. Overzicht PAWW / Aanlevering gegevens bij Stichting PAWW

Als je deelneemt aan de PAWW-regeling ben je verplicht om periodiek aangifte te doen. Dit kun je doen nadat je een account hebt aangemaakt op spaww.nl. Je doet de aanlevering per loonheffingen(sub)nummer en afhankelijk van je aangiftetijdvak voor de loonaangifte doe je dit per 4-weken of per maand. Er geldt een uitzondering voor kleine werkgevers. Kleine werkgevers mogen per kwartaal aangifte doen. Hier vind je een handig filmpje dat meer uitleg geeft over het doen van de aangifte. Je dient de volgende drie gegevens elke periode door te geven aan de Stichting PAWW:

• Totaal grondslagloon van alle medewerkers
• Totaalbedrag van alle ingehouden premie
• Totaal aantal medewerkers

Bovengenoemde informatie vind je in Easyflex in één handig overzicht: het overzicht PAWW dat je aanmaakt in Backoffice > Overzichten. Je selecteert het L-nummer waarvoor je aangifte wilt doen (of alle L-nummers in één keer) en Easyflex maakt het overzicht automatisch aan voor de loonaangifteperiode die is ingesteld bij het betreffende L-nummer. Je kunt het overzicht inplannen, zodat het automatisch na afloop van elke maand of 4-wekenperiode aangemaakt wordt. Hierbij kun je tevens ervoor kiezen om het overzicht inclusief rapport naar jezelf of een collega te laten mailen.

Het is tevens mogelijk om in het portaal van de Stichting PAWW correcties door te geven over voorgaande periodes. Dit kan zolang je nog toegang hebt tot het betreffende account en geldt ook voor voorgaande jaren. Een tip (die we ook zullen vermelden in het stappenplan van de jaarwissel) is om aan het einde van het jaar het overzicht aan te maken voor het gehele voorgaande jaar en te controleren voor welke periode(s) de gegevens zijn gewijzigd. Die kun je dan als correctie doorgeven. Uiteraard kun je er ook voor kiezen om gedurende het jaar correcties over voorgaande jaren door te voeren. Voor de actuele en meest betrouwbare informatie over het doorvoeren van correcties verwijzen we je door naar de website van de Stichting PAWW.

Tips en aandachtspunten

Verschil in bedrag PAWW bijdrage en compensatie

In enkele gevallen zul je zien dat de bijdrage voor de PAWW iets hoger is dan de compensatie. Het gaat om verschillen van 1 cent (en bij zeer hoge uitzondering enkele centen) die ontstaan doordat de bijdrage en compensatie een andere grondslag hebben in combinatie met afrondingsverschillen. Dit staat ook uitgelegd in de documentatie van ABU en NBBU.

De werknemersbijdrage wordt berekend over het Loon in geld (kolom 3 van de loonstaat) inclusief compensatie. De compensatie wordt berekend over het Loon in geld (kolom 3 van de loonstaat) exclusief compensatie.

Voorbeeld 1:

Loon normale uren: 735,68
Vergoeding belast: 26,60
Compensatie PAWW: 1,52 (0,2% van 735,68 + 26,60 = 1,524)
Bijdrage PAWW: 1,53 (0,2% van 735,68 + 26,60 + 1,52 = 1,527)

Voorbeeld 2:

Loon normale uren: 783,60
Wachtdagcompensatie: 9,20
Vergoeding belast: 9,63
Compensatie PAWW: 1,60 (0,2% van 783,60 + 9,20 + 9,63 = 1,604)
Bijdrage PAWW: 1,61 (0,2% van 783,60 + 9,20 + 9,63 + 1,60 = 1,605)

NeWML

De PAWW kan er in sommige gevallen voor zorgen dat de flexwerker 1 cent (of bij zeer hoge uitzondering enkele centen) onder het Netto equivalent van het Wettelijke Minimumloon verloond wordt.

De documentatie van de SPAWW geeft aan dat de bijdrage ook op het minimumloon dient te worden ingehouden. Door de compensatie zal het niet heel vaak voorkomen dat de flexwerker vanwege de PAWW onder het NeWML uitkomt. In enkele gevallen zal er echter een afrondingsverschil ontstaan tussen de inhouding en de compensatie (zie ook voorgaand punt) wat kan leiden tot een uitbetaling onder het NeWML. De cao partijen hebben ons geïnformeerd dat dit niet problematisch is omdat op grond van het Besluit fondsen en spaarregelingen de PAWW-bijdragen behoren tot wettelijk toegestane premies die mogen worden ingehouden op het minimumloon. Er hoeven dus geen correcties gedaan te worden hiervoor. Deze informatie is, in ieder geval door de ABU, gedeeld met hun leden. Mocht je hier meer vragen over hebben kun je contact opnemen met ABU of NBBU.

Herrekenen en corrigeren

Indien je de PAWW wilt herrekenen omdat deze berekend is met een onjuist percentage, kun je na het aanpassen van het percentage een herrekening uitvoeren.

Indien je de PAWW wilt herrekenen omdat deze in eerste instantie niet is toegepast in de verloning en je deze met terugwerkende kracht alsnog wilt toepassen, of vice versa, dan kun je niet herrekenen maar dien je de urendeclaraties die je wilt corrigeren terug- en op te boeken. Je boekt terug met de 'oude' instellingen en verloont de declaraties, past daarna de instellingen aan en boekt vervolgens weer op met de 'nieuwe/juiste' instellingen. Als je in deze situatie alleen zou herreken wordt alleen de bijdrage/inhouding herrekend maar niet de compensatie!

Overzicht PAWW

Boekingsdatum verloning

De boekingsdatum van de loonstrook bepaalt in welke periode van het overzicht de betreffende verloning wordt meegenomen. De boekingsdatum kan in de toekomst liggen waardoor een verloning niet zichtbaar wordt als je het overzicht aanmaakt met de selectie 'huidige' periode. Bijvoorbeeld: stel je bevindt je nu in week 39-2022. Je verloont de declaratie van week 39 voor een flexwerker met een loontijdvak van een week. De boekingsdatum van deze loonstrook wordt dan zondag 2 oktober 2022. Als je het overzicht PAWW aanmaakt voor de periode 'maand' valt deze declaratie in het tijdvak oktober. Als je het overzicht dus aanmaakt voor de 'huidige maand' zal deze verloning niet in het resultaat zitten omdat het momenteel nog september is. In principe maak je het overzicht natuurlijk pas na afloop van de periode aan voor de 'vorige' periode en dan worden alle gegevens dus netjes in de rapportage meegenomen.

Totaal aantal flexwerkers

Als je het overzicht PAWW aanmaakt voor meerdere periodes zie je op het rapport uitgesplitst per periode het totaal aantal flexwerkers én onderin zie je de totalen van alle periodes samen. Het totaal aantal flexwerkers van alle periodes samen betreft het totaal aantal unieke flexwerkers. Dit hoeft dus niet overeen te komen met de optelsom van het totaal aantal flexwerkers per periode omdat 1 flexwerker in meerdere periodes kan voorkomen.

Workaround WIA-hiaat

Pas je de PAWW momenteel al toe voor payrollkrachten door als workaround de WIA-hiaat hiervoor te gebruiken en wil je gaan overstappen naar het looncomponent 'PAWW' adviseren we om dit in verband met VCR rekenen pas te doen met ingang van een nieuw loonjaar.

Payrollkrachten waarbij de PAWW is ingehouden middels de workaround van de WIA-hiaat worden niet opgenomen in het overzicht PAWW.