Loon- en tariefafspraken

Een werkmaatschappij kan met haar relaties vaste afspraken maken over de aan de flexwerker te betalen lonen en de aan de relatie in rekening te brengen tarieven. Deze afspraken zijn zeer divers en kunnen voor een aantal of voor zelfs iedere aanvraag gelden. Easyflex biedt zeer uitgebreide mogelijkheden om deze afspraken te registreren zodat deze bij de plaatsingen (semi)automatisch kunnen worden toegepast. Deze afspraken kunnen op werkmaatschappijniveau vastgelegd worden. Deze afspraken kun je toepassen bij al je relaties of bijvoorbeeld een groep relaties. Hierdoor hoef je algemene afspraken maar éénmaal vast te leggen. Het is mogelijk om een autorisatie rol te selecteren voor het onderhouden van loon- en tariefschema's en voor het verplicht toepassen van deze loon- en tariefschema's ('Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aanvragen en plaatsingen').

Deze schema's worden ook getoond in het tabblad 'Frontoffice > Relaties > Overige gegevens'.

Er worden nieuwe loon- en tariefafspraken gemaakt indien in de plaatsing een loonschema is geselecteerd en de flexwerker wordt een jaar ouder. Dit is alleen van toepassing bij het volgen van de inlenersbeloning. Bij het volgen van de ABU loonschaal wordt het loon op 1 januari verhoogd. Als er aan een loonschema een tarievenschema is gekoppeld wordt ook het tarief aangepast. 

Belangrijk: het collectief aanpassen van lonen en/of tarieven kan te alle tijden. Let erop dat als u dit met terugwerkende kracht doet, alle verloningen die zijn gedaan na de ingangsdatum van de nieuwe loon/tariefafspraken niet worden gewijzigd.

• Loonschema
• Tarievenschema

Loonschema

Kopiëren

Middels de knop 'Kopiëren' kun je één of meerdere loonschema's kopiëren naar een andere werkmaatschappij (indien de samenwerking met deze werkmaatschappij aan staat). 

Code (verplicht)

In dit veld dien je een code in te geven. Deze code mag uit cijfers, letters of een combinatie hiervan bestaan. De letters worden automatisch in hoofdletters geplaatst. Vaak betreft de code een afkorting van de schemanaam.

Schemanaam (verplicht)

In dit veld dien je een schemanaam in te geven. Dit is de volledige naam van het uurloon schema. Deze naam mag uit cijfers, letters of een combinatie hiervan bestaan. De eerste letter van de naam wordt automatisch in een hoofdletter geplaatst.

Niet beschikbaar na

Als je hier een datum invult wordt het scherm na deze datum niet meer getoond in de plaatsing.

Functie

Je kunt aan een uurloon schema een functie koppelen. Zo kun je per functie een apart uurloon schema aanmaken. Dit vereenvoudigt de werkzaamheden bij het plaatsen van flexwerkers. Wanneer je bij een aanvraag een functie selecteert waarvoor ook een uurloonschema is aangemaakt, wordt dit uurloonschema in de plaatsing direct getoond. Afhankelijk van de autorisatie instellingen ben je verplicht om dit uurloon schema te hanteren of niet. 

Functiegroep

Easyflex toont, wanneer je een functie hebt gekozen, een functiegroep, dit alles conform de ABU/NBBU-CAO. 

Loonschaal

De loonschalen worden door Easyflex onderhouden. Standaard is 'Inlenersbeloning' geselecteerd. Het is alleen mogelijk deze te wijzigen als je een functie of functiegroep selecteert. Afhankelijk van de regelgeving welke je volgt, dien je een keuze te maken.

ABU-CAO:

• Instroomtabel
• Normtabel
• Inlenersbeloning
• Loongebouw allocatie
• Loongebouw overige

NBBU-CAO, Wettelijk beding en periode-/ketensysteem en Wettelijk periode-/ketensysteem:

• Minimumlonen
• Inlenersbeloning

Uurlonen

Ingangsdatum

Wanneer je een nieuw uurloon schema wilt aanmaken, selecteer je  de knop 'Nieuw'. Je bepaalt nu de ingangsdatum van het uurloon schema. Het schema is alleen toepasbaar bij plaatsingen die een loon- en tariefafspraak hebben vanaf die datum. 

Looncomponent

Per looncomponent kun je lonen ingeven. Je dient altijd eerst 'Gewerkte uren' te selecteren, voordat je andere kunt selecteren. Je hebt dan de keuze uit de volgende looncomponenten:

• Gewerkte uren
• Vergoedingen belast
• Bonus
• Vergoedingen belast/onbelast
• Reiskostenvergoedingen belast/onbelast
• Vergoedingen in natura
• Vergoedingen / inhoudingen onbelast
  Inhoudingen en vergoedingen worden alleen getoond als u heeft ingesteld dat deze gefactureerd moeten worden.

Let op: Vergoedingen/inhoudingen worden in een urendeclaratie alleen toegepast als deze ook zijn opgenomen in een tarievenschema welke is gekoppeld aan het loonschema.

Leeftijd vaststellen

De leeftijd van de flexwerker kan op verschillende momenten worden vastgesteld. Let op: Wanneer u bij loonschaal kiest voor 'instroomtabel' of 'normtabel' wordt de leeftijd altijd op 31 december vastgesteld.

Loonschaal van

De loonschalen welke zijn aangemaakt door Easyflex worden getoond. Je kunt je keuze maken. Wanneer je de minimumlonen uit de loonschaal wilt overnemen, activeer je de knop 'Toepassen alle leeftijden'. Bij alle uurlonen verschijnt nu automatisch het minimumloon.

Wijzig plaatsingen

Als je nieuwe loonafspraken hebt vastgelegd kun je deze afspraak laten uitvoeren voor alle plaatsingen waar het loonschema wordt toegepast. Middels de knop 'Pro forma' kun je een overzicht genereren, welke is in te zien via 'Backoffice > Exporteren en printen', waarop al deze plaatsingen staan vermeld met de oude en nieuwe lonen. Met de pijltjesknop achter de knop 'Pro forma' kun je de keuze maken of u de wijzigingen in het loonschema definitief wilt uitvoeren.

Leeftijd-minimum-uurloon

Easyflex toont je de minimum uurlonen per leeftijd. Je kunt handmatig de uurlonen ingeven, echter mogen deze nooit lager zijn dan de minimum uurlonen per leeftijd. Wanneer het uurloon lager is dan het minimum, wordt dit uurloon rood getoond. 

Tarievenschema

Code (verplicht)

In dit veld dien je een code in te geven. Deze code mag uit cijfers, letters of een combinatie hiervan bestaan. De letters worden automatisch in hoofdletters geplaatst. Vaak betreft de code een afkorting van de schemanaam.

Schemanaam (verplicht)

In dit veld dien je een schemanaam in te geven. Dit is de volledige naam van het tarievenschema. Deze naam mag uit cijfers, letters of een combinatie hiervan bestaan. De eerste letter van de naam wordt automatisch in een hoofdletter geplaatst.

Standaard geselecteerd

In dit veld geef je aan of je het tarievenschema standaard wilt selecteren.

Beschikbaar vanaf

Hier geef je de datum in vanaf wanneer je het schema beschikbaar wilt stellen.

Niet beschikbaar na

Wanneer je hier een datum ingeeft, zal het tarievenschema na deze datum niet meer actief zijn.

Uurloon schema

Wanneer je een uurloon schema aan het tarievenschema wenst te koppelen, kun je in dit veld het betreffende uurloon schema selecteren.

Functie

Je kunt aan een tarievenschema een functie koppelen. Zo kun je per functie een apart tarievenschema aanmaken. Dit vereenvoudigt de werkzaamheden bij het plaatsen van flexwerkers. Wanneer je bij een aanvraag een functie selecteert waarvoor ook een tarievenschema is aangemaakt, wordt dit tarievenschema in de plaatsing direct getoond. Afhankelijk van de autorisatie instellingen ben je verplicht om dit tarievenschema te hanteren of niet. 

Sector

Je kunt aan een tarievenschema een sector koppelen, dit is echter niet verplicht.

Rooster

Je kunt aan een tarievenschema een rooster koppelen, dit is echter niet verplicht. Door het activeren van de knop 'zoeken' worden door Easyflex alle roosters getoond welke zijn aangemaakt in de bedrijfsinstellingen en de eventueel bij de relatie aangemaakte roosters ('Beheer > Bedrijfsinstellingen > Standaard roosters' en 'Relatie > Roosters'). De roosters aangemaakt in de bedrijfsinstellingen worden lichtgrijs getoond, roosters aangemaakt bij de relatie worden zwart getoond.

Kopiëren

Middels de knop 'Kopiëren' kun je één of meerdere tarievenschema's kopiëren naar meerdere relaties en/of naar een andere werkmaatschappij (indien de samenwerking met deze werkmaatschappij aan staat). Als het tarievenschema reeds bestaat bij de andere werkmaatschappij, wordt het schema daar 'Bijgewerkt'. Als het tarievenschema reeds bestaat bij de relatie, dien je een afwijkende schemacode op te geven en wordt dit dus vastgelegd als nieuw tarievenschema.

Ook is het mogelijk om tarievenschema's te dupliceren binnen de Beheersmodule van de eigen werkmaatschappij. Als je veel te maken hebt met dezelfde cao's (en dus met dezelfde looncomponenten) maar met verschillende tarieven voor groepen relaties, kun je dus een 'model tarievenschema' aanmaken waarin je wel alle betreffende looncomponenten opneemt maar nog geen tarieven. Vervolgens kun je dit 'model tarievenschema' meerdere keren dupliceren en er elke keer een ander tarief of een andere marge aan koppelen. Je dient dan bij het kopiëren steeds een unieke schemacode op te geven. Deze schema's kun je vervolgens weer kopiëren naar relaties waarbij je die betreffende tariefafspraken hanteert.

Let op! eventueel gekoppelde loonschema's worden ontkoppeld van het tarievenschema. De loonschema's kun je namelijk niet kopiëren. 

Importeren / Exporteren tarievenschema's

Het is mogelijk om de tarievenschema's te exporteren en importeren om per een ingangsdatum nieuwe tarieven vast te leggen. Volg de stappen van de procesbeschrijving om deze wijzigingen door te voeren.

Looncomponenten

Looncomponenten

Binnen het tarievenschema kun je looncomponenten met tarieven vastleggen.

Datum

Wanneer je een nieuw schema met looncomponenten aanmaakt, dien je een ingangsdatum te bepalen. Wanneer je in het tabblad 'Algemeen' hebt gekozen voor een 'Beschikbaar vanaf' datum, dan moet de ingangsdatum op of na de reeds ingevoerde datum liggen.

Wijzig plaatsingen

Als je nieuwe tariefafspraken hebt vastgelegd kun je deze afspraak laten uitvoeren voor alle plaatsingen waar het tarievenschema wordt toegepast. Middels de knop 'Pro forma' kun je een overzicht genereren, welke is in te zien via 'Backoffice > Exporteren en printen', waarop al deze plaatsingen staan vermeld met de oude en nieuwe tarieven. Met de pijltjesknop achter de knop 'Pro forma' kun je de keuze maken of je wijzigingen in het tarievenschema definitief wilt uitvoeren.

Let op: Vergoedingen/inhoudingen worden in een urendeclaratie alleen toegepast als deze ook zijn opgenomen in een tarievenschema welke is gekoppeld aan het loonschema.

Je kunt nu per looncomponent tariefgegevens voor de relatie vastleggen. Wanneer er een plusteken voor een looncomponent staat, betekent dit dat er uitbreidingen zijn. Je kunt het plusteken activeren en alle onderliggende looncomponenten worden getoond. Je selecteert het betreffende looncomponent en activeert de knop 'Nieuw'.

Wanneer je een rooster aan het tarievenschema hebt gekoppeld, worden bij de diverse lonen de percentages getoond welke in het betreffende rooster zijn opgenomen. Wanneer deze percentage grijs worden getoond, betekent dit dat deze percentages wel zijn opgenomen in het rooster, maar er zijn binnen het tarievenschema nog geen tarieven aan gekoppeld. Wanneer deze percentages  zwart  worden getoond, betekent dit dat deze percentages zijn opgenomen in het rooster én dat er aan deze percentages reeds tarieven in het tarievenschema zijn gekoppeld. Wanneer deze percentages rood worden getoond, betekent dit dat deze percentages niet zijn opgenomen in het rooster, maar wel in het huidige tarievenschema.

Eenheid

Als je een looncomponent voor uren hebt gekozen is de eenheid na het opslaan standaard 'Uur'. Heb je gekozen voor een vergoeding dan kun je hier een keuze maken:

Percentage flexwerker

Wanneer je gekozen hebt voor het looncomponent 'Loon voor normale uren' hoef je in deze velden niets in te geven. Bij alle andere looncomponenten dien je in elk geval het percentage voor de flexwerker in te geven. (m.u.v. vergoedingen).

Percentage relatie

Wanneer je gekozen hebt voor het looncomponent 'Loon voor normale uren' hoef je in deze velden niets in te geven. Bij alle andere looncomponenten dien je in elk geval het percentage voor de flexwerker in te geven. (m.u.v. vergoedingen).

%uurloon

Beschikbaar bij looncomponenten van type 'Vergoedingen belast'.  Wanneer je hebt gekozen voor eenheid 'Uur' kan optioneel een percentage van het uurloon worden toegevoegd.

Afw. BTW tarief (afwijkend BTW tarief)

In dit veld kun je, indien gewenst, per looncomponent afwijken van het standaard BTW tarief dat is geselecteerd bij de relatie op het tabblad 'Factuurgegevens'. Je hebt de keuze uit: hoog, laag, vrij en verlegd. De keuze die je standaard hebt geselecteerd bij de relatie zal hier echter niet zichtbaar zijn.

Basisdeel

De gegevens in dit veld zijn van toepassing op alle uren tot 100%.

Rekenwijze

Je dient een rekenwijze te selecteren;

• Factor
• Marge
• Tarief

Factor

Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Factor', dien je in dit veld de tarieffactor in te geven. Deze bestaat uit X,XXXX. Je kunt ook kiezen voor een combinatie met een marge in Euro's. Met deze factor wordt het uurloon van de flexwerker vermenigvuldigt om zo tot een factuurtarief voor de relatie te komen.

Marge euro

Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Marge', kun je kiezen voor een marge in Euro's of een marge in percentage. Easyflex berekent nu het door jou ingegeven marge bedrag bovenop de kostprijs van het basisdeel. Aan de hand van deze gegevens wordt het factuurtarief voor de relatie berekend.

Marge %

Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Marge', kun je kiezen voor een marge in Euro's of een marge in percentage. Easyflex berekent nu het door u ingegeven marge percentage over het factuurbedrag van het basisdeel. Aan de hand van deze gegevens wordt het factuurtarief voor de relatie berekend. Het totale factuurbedrag mag echter nooit hoger zijn dan € 999,99. Is dit wel het geval, toont Easyflex je een melding en dien je het percentage zo aan te passen dat de het factuurtarief niet hoger is dan € 999,99.

Tarief

Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Tarief', dien je in dit veld het factuurtarief in te geven. Er vindt nu geen berekening meer plaats, het factuurtarief wordt rechtstreeks overgenomen. Dit bestaat uit XXXX,XX.

Toeslagdeel

De gegevens in dit veld dienen alleen maar te worden ingegeven wanneer je bij het toeslagpercentage voor de relatie niets hebt ingegeven. Je selecteert in deze velden de berekening voor het toeslaggedeelte. Wanneer je het toeslagpercentage voor de relatie wel heeft ingegeven wordt dit veld gevuld met N.v.t. Het toeslaggedeelte wordt automatisch berekend op basis van het eerder ingegeven percentage.

Tekst Loonslip

In dit veld kun je een afwijkende naar voor het looncomponent ingeven welke op de loonspecificatie voor de flexwerker wordt getoond. 

Tekst Factuur

In dit veld kun je een afwijkende naar voor het looncomponent ingeven welke op de factuur voor de relatie wordt getoond.