ORANJE = linkjes toevoegen
BLAUW = nog controleren
| Table of Contents |
|---|
Elk jaar wil Easyflex de jaarwissel zo gemakkelijk mogelijk maken. Easyflex bereidt je hierop voor met behulp van webinars en het van webinars en het stappenplan in dit handboek. Deze hulpmiddelen hebben één gezamenlijke basis: De procesbeschrijving. Deze bestaat uit 3 korte stappen en eventuele acties vanuit wettelijke wijzigingen. De stappen voor een Easy jaarwissel bestaan uit:
Deze stappen richten zich op de handelingen die je in Easyflex moet doen om het loonjaar 2024 2025 operationeel te maken en uiteindelijk het loonjaar 2023 2024 af te sluiten. Aanvullende informatie en veel voorkomende vragen vind je gemakkelijk terug in de doorverwijzingen of in de FAQ. Klik hier voor een overzicht van alle downloads.
...
Terugkijken webinar Jaarwissel 2024/2025
Dinsdag 10 december heeft Easyflex een online webinar georganiseerd waarin alle wettelijke wijzigingen en stap 1 t/m 3 van de jaarwissel uitgebreid zijn besproken. Wil je dit webinar terugkijken? Dat kan via onderstaande video.
| Widget Connector | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Tip: Stel de kwaliteit in YouTube in op 1080p (HD) voor de beste kijkervaring.
Wanneer je met stap 1 van de jaarwissel bezig bent, is het niet mogelijk om pro forma's te maken en is het niet mogelijk om te verlonen en/of te factureren. Bedenk om deze reden goed wanneer je aan deze stap gaat beginnen. Nadat stap 1 is afgerond, kun je de eventuele acties uitvoeren die voortkomen uit de wettelijke wijzigingen, zoals hieronder beschreven. De aanmaak van verschillende overzichten die hier betrekking op hebben, worden beschreven in stap 2. Stap 1 kan vanaf vrijdag 8 13 december uitgevoerd worden.
...
De beschikking van de Belastingdienst met hierop de gedifferentieerde premies Whk en de te betalen Aof-premie;
Premie voor de AZV (wanneer je flexwerkers in fase A/1-2 tewerkstelt);
Pensioengegevens (wanneer je een ander pensioen dan StiPP en/of APG cao codes 17 UTA en 92 Bpf Middelloon toepast) of gegevens van andere aftrekposten zoals Cao-fonds, VUT regeling of WIA hiaat regeling;
Rechten in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen' + 'Beheer > Aansturing overzichten' + 'Backoffice > Overzichten'.
Daarnaast wijzen wij je erop dat alle in dit document opgenomen variabelen zijn verzameld uit de diverse documenten zoals wij deze van de Belastingdienst, de ABU, de NBBU, StiPP en APG hebben mogen ontvangen. Easyflex aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de juistheid van deze variabelen. Voor het verkrijgen van de juiste voor jullie van toepassing zijnde variabelen verwijzen wij je naar de daarvoor verantwoordelijke instanties.
...
Dat kan met de Sandbox die Easyflex sinds dit jaar beschikbaar heeft. De Easyflex Sandbox is een testomgeving in Easyflex met de data van gisteren. In deze omgeving kun je zorgeloos situaties nabootsen en testen zonder dat dit consequenties heeft. Veilig complexe situaties testen zonder risico! Zo kun je dus aan de slag in je eigen vertrouwde Easyflex omgeving, zonder dat dit gevolgen heeft. Je bepaalt zelf welke medewerkers je toegang geeft tot deze omgeving en de data wordt elke nacht om 00:00 uur bijgewerkt. We activeren jouw testomgeving voor slechts De kosten hiervoor bedragen € 25,- per week (per werkmaatschappij).
De Sandbox omgeving kan geactiveerd worden via'Beheer > Administratie > Sandbox'. Zie
Heb je vragen over de Easyflex Sandbox of wil je jouw testomgeving activeren? Neem dan contact met ons op via relatiebeheer@easyflexsales@easyflex.nl of bel +31(0)162 – 690 410.
Overzicht van de belangrijkste wijzigingen vanaf
...
Voor flexwerkers met uitzendbeding (IA en IIA) wordt vakantiegeld altijd opgebouwd over de opbouw van vakantiedagen. Voor flexwerkers zonder uitzendbeding (IB en IIB) heb je de keuze of het vakantiegeld moet worden opgebouwd over de opbouw van vakantiedagen of over de opname van vakantiedagen (zie Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwerkers). Wij zien dat een groot deel van de klanten ervoor kiest om vakantiegeld op te bouwen over de opbouw van vakantiedagen.
Flexwerkers zonder uitzendbeding (IB en IIB) reserveren vakantiedagen in uren. Deze uren hebben een geldwaarde, afhankelijk van het uurloon van de flexwerker. Bij een loonsverhoging krijgen de opgebouwde vakantiedagen in feite dus een hogere geldwaarde en zou het vakantiegeld ook gereserveerd moeten worden over deze hogere geldwaarde; oftewel bij de opname/uitbetaling van de vakantiedagen en niet bij de opbouw van de vakantiedagen.
Het gevolg van de ingestelde methode die Easyflex op dit moment veel terugziet (opbouw vakantiegeld bij de opbouw van vakantiedagen) is dus dat het vakantiegeld niet gereserveerd wordt over het feitelijk loon. Daarom heb je in Easyflex dus ook de instelling/keuze om vakantiegeld te reserveren over de opgenomen vakantiedagen. Kijkend naar de cao tekst van de ABU en NBBU waar te lezen valt dat de grondslag voor het vakantiegeld het feitelijk loon is, zou je dus beter deze instelling kunnen hanteren.
Overweeg je om deze instelling aan te passen? Lees dan eerst goed de informatie op deze pagina. Het omzetten van de instelling heeft namelijk een aantal directe gevolgen voor het saldo vakantiegeld van je flexwerkers en ook gevolgen voor de procedure die je hanteert bij de overgang van een contract. Ook zou je kunnen overwegen om de instelling met ingang van het nieuwe jaar aan te passen. Zo pas je in ieder geval voor een heel kalenderjaar dezelfde methodiek toe.
...
Op 1 januari 2024 wijzigt de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag. Vanaf dan is het verplicht om werknemers per uur minimaal het wettelijke minimumuurloon te betalen. Er geldt altijd één vast minimumuurloon voor alle werknemers van 21 jaar en ouder. Voor werknemers onder de 21 jaar gelden vaste minimumjeugdlonen per uur. De actuele bedragen staan op de site van de rijksoverheid.
De invoering van het minimumuurloon op 1 januari 2024 betekent dat er geen vaste minimum dag-, week- en maandlonen meer voorgeschreven worden door de wet. Per sector kan de omvang van een voltijds dienstverband verschillen (bijvoorbeeld 36, 38 of 40 uur per week). Onder de ‘oude’ wettelijk minimum loon was in die gevallen eenzelfde minimum maandbedrag van toepassing. Dat leidde er in de praktijk toe dat bij een dienstverband van 40 uur feitelijk een lager uurloon gold dan bij een dienstverband van bijvoorbeeld 36 uur. Door de invoering van het wettelijk minimumuurloon op 1 januari 2024 geldt voor werknemers in alle sectoren één uniform minimumuurloon. Vanaf 2024 wordt het minimumuurloon op de loonspecificatie getoond.
Voor meer informatie en voorbeeld berekeningen kun je onze FAQ raadplegen.
...
Met ingang van 01-01-2024 gaat de onbelaste kilometervergoeding van € 0,21 naar € 0,23. Bij het looncomponent 'Reiskostenvergoeding belast/onbelast' met eenheid 'Kilometer' wordt door Easyflex automatisch een splitsing gemaakt tussen het onbelaste en belaste deel. Als momenteel een reiskostenvergoeding van meer dan € 0,21 wordt toegepast, is het verschil dus zichtbaar vanaf de declaratie van week/periode 1/ januari.
Als € 0,21 per kilometer wordt gehanteerd en je wilt dit ophogen naar € 0,23 per kilometer, dan kun je met het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen' de reiskostenvergoeding van alle plaatsingen in één keer aanpassen naar het wettelijke maximum van € 0,23 op voorwaarde dat het looncomponent 'Reiskostenvergoeding belast/onbelast' met eenheid 'Kilometer' wordt gebruikt. In stap 2 van deze jaarwissel procesbeschrijving komt dit aan bod.
...
De overheid wil zoveel mogelijk werkenden pensioen laten opbouwen. Daarom wordt vanaf 1 januari 2024 de toetredingsleeftijd verlaagd van 21 naar 18 jaar. Dit betekent dat jongere werknemers vanaf 18 jaar starten met pensioen opbouwen bij StiPP. Heb je al werknemers in dienst die tussen de 18 en 20 jaar oud zijn? Voor hen start de wekentelling vanaf 1 januari 2024. De in 2023 gewerkte weken tellen dus niet mee.
...
De vaste eindejaarsuitkering is vanaf 01-01-2023 onderdeel van de ABU- en NBBU-cao. Deze is onderdeel van de inlenersbeloning.
Onder vaste eindejaarsuitkeringen worden alle inkomensbestanddelen verstaan die jaarlijks dan wel anders periodiek repeterend worden uitgekeerd, zoals een 13de maand, eindejaarsuitkering en kerstgratificatie.
Toekenning vindt plaats volgens de bij de opdrachtgever geldende afspraken, zoals het moment van uitbetalen (bepaalde datum en/of bij einde dienstverband) en de voor de toekenning geldende voorwaarden.
Als bij de opdrachtgever afspraken zijn gemaakt om de vaste eindejaarsuitkering onder te brengen in een systeem van uitruil van arbeidsvoorwaarden zoals een individueel keuzebudget (IKB) en dat (deel van de) uitruilregeling niet reeds aan de flexwerker wordt uitbetaald, dan wordt de vaste eindejaarsuitkering herleidbaar in de uitruilregeling bij de opdrachtgever toegekend aan de flexwerker onder dezelfde voorwaarden als van toepassing bij de opdrachtgever.
Uitgangspunt is dat de hoogte, tijdstip en voorwaarden door de opdrachtgever worden bepaald. Er zijn twee manieren om deze vaste eindejaarsuitkering mee te nemen in de kostprijs:
Een voorziening treffen in de reserveringsschema's zodat het onderdeel wordt van de kostprijs
Op het moment van uitbetaling van de vaste eindejaarsuitkering aan de flexwerker dit als looncomponent opnemen in de factuur
Uitbreiding naar flexibel in te richten vaste eindejaarsuitkering (lopend project)
...
Vanaf 2024 kunnen ook andere inhoudingsplichtigen dan de SVB de alleenstaande-ouderenkorting (AOK) toepassen. Daarom is het vanaf 2024 ook mogelijk om bij ‘Frontoffice > Flexwerker > Fiscaal-Sociaal > Gegevens voor loonopgave > Loonheffing berekenen’ bij de flexwerker te kiezen uit drie nieuwe opties. Je krijgt de alleenstaande-ouderenkorting als:
het hele kalenderjaar of een deel daarvan een AOW-uitkering voor een alleenstaande krijgt of daar recht op hebt
in het kalenderjaar geen of een gedeeltelijke AOW-uitkering voor een alleenstaande krijgt, omdat u vóór de AOW-leeftijd in het buitenland woonde of erkend gemoedsbezwaarde bent en daarom geen (volledig) recht op een AOW-uitkering hebt opgebouwd
Je dient zelf na te gaan of de flexwerker voldoet aan de voorwaarden.
De nieuwe ‘Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ is toegevoegd aan de templates onder ‘Beheer > Document management > Templates > Bibliotheek. Gebruik je een eigen loonbelastingverklaring met mergefields, vergeet deze dan niet aan te passen.
...
De nominale premie voor de zorgverzekering is voor 2024 vastgesteld op € 1792. Dit betekent dat tot en met dit bedrag onder NeWML mag worden ingehouden. Indien de premie hoger uitvalt, mag het verschil niet meer onder NeWML worden ingehouden. Eenmaal de grens van € 1792 bereikt, is het nodig dat de inhouding zorgverzekering wordt gecorrigeerd door middel van de Correctie WAS indien er sprake is dat de werknemers anders onder het minimumloon komt. Advies is om naast het reguliere looncomponent voor de inhouding zorgverzekering een nieuwe inhouding voor de zorgverzekering aan te maken dat is ingesteld met 'NeWML: Ja' en de correctie WAS rekeninggroep toe te voegen. Bij de vaste beloningen of in de plaatsing/ urendeclaratie kan de instelling bij 'Inhouden' worden gezet op 'Ja, tot toegestaan minimum zodat de Correctie WAS wordt toegepast. Met het overzicht 'Ingehouden premie verzekeringen' kan worden bijgehouden hoeveel premie er reeds is ingehouden.
...
Het jeugd-LIV wordt afgeschaft per 1 januari 2024. Dit betekent dat een werkgever vanaf 2024 geen jeugd-LIV krijgt over de verloonde uren van werknemers in de leeftijd van 18, 19 en 20 jaar die het minimumjeugdloon verdienen. In 2024 vindt nog wel de betaling plaats van het jeugd-LIV over de verloonde uren in 2023.
Werkkostenregeling
...
2025
Herziening lage premie: urengrens van 35 naar 30
De regels rond WW-premiedifferentiatie bij overwerk door werknemers met een vast contract worden aangepast. Tot en met 2024 ligt de grens waarbij geen premiedifferentiatie wordt toegepast op 35 uur of meer. Die wordt verlaagd naar meer dan 30 uur. Hierdoor krijgen werkgevers achteraf minder vaak te maken met de hogere WW-premies als er gemiddeld over het hele jaar meer is overgewerkt dan 30% van de contracturen. Deze aanpassing is doorgevoerd in het overzicht ‘Herziening lage premie’.
Lage inkomensvoordeel (LIV) voor werkgevers vervallen
Het Lage-inkomensvoordeel voor werkgevers vervalt per 1 januari 2025. In 2025 wordt nog wel de tegemoetkoming over het jaar 2024 uitgekeerd aan de werkgevers die hier recht op hebben. Deze aanpassing is doorgevoerd in het overzicht ‘Tegemoetkomingen Loondomein’.
Loonkostenvoordeel oudere werknemers (LKV) wijzigt
Voor dienstbetrekkingen die zijn begonnen vóór 1 januari 2024 wordt overgangsrecht geregeld. Het LKV oudere werknemer wordt niet verlaagd en niet in duur beperkt indien de dienstbetrekkingen vóór 1 januari 2024 is aangevangen. Voor dienstbetrekkingen die beginnen op en ná 1 januari 2024 wordt het LKV oudere werknemer wel verlaagd (per 1 januari 2025) en afgeschaft (per 1 januari 2026). Deze aanpassing is doorgevoerd in het overzicht ‘Tegemoetkomingen Loondomein’.
ET-regeling aanpassing
De ruilvoet voor de ET (Extraterritoriale kosten) van 81/100 vervalt. Voor alle looncomponenten geldt voortaan de ruilvoet van 100/100. Waar eerder bijvoorbeeld normale uren tot het minimumuurloon konden worden uitgeruild met de factor 0,81 geldt vanaf 2025 een factor 1,00.
Een voorbeeld om het verschil te duiden:
Huur is €100,- per week
Minimumuurloon is €14,-
Uurloon is €15,-
Er is per uur €1,- ruimte om bruto uit te ruilen. Stel, er worden 40 normale uren verloond.
In 2024 is de bruto uitruil €40,- die 40/0,81=49,38 waard is. Netto houd je dan nog 100-49,38=50,62 in.
In 2025 is de bruto uitruil €40,- die 40/1,00=40,00 waard is. Netto houd je dan nog 100-40,00=60,00 in.
De wijziging houdt tevens in dat voor de opbouw en uitbetaling van reserveringen het feitelijk loon (plaatsingsuurloon) van toepassing is. De flexwerker bouwt dus geen reserveringen meer op over het verlaagde uurloon en de opname is niet meer gelijk aan het minimumloon. Het veld ‘Uurloon reserveringen’ bij de flexwerker op het tabblad ‘Vaste beloningen’ is daarmee niet meer van toepassing. Voor alle vaste beloningen met een ingangsdatum vanaf 30-12-2024 wordt dit veld niet meer getoond. Voor bestaande vaste beloningen zonder einddatum of een einddatum in 2025 waar een uurloon reserveringen instaat, geldt dat dat uurloon niet meer wordt toegepast bij verloningen vanaf 30-12-2024.
Daarnaast zorgt Easyflex ervoor dat er in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwerkers’ een nieuwe ingangsdatum van 01-01-2025 staat bij werkmaatschappijen waar de ADV-vergoeding werd uitgeruild tegen 81%. Met de nieuwe situatie is dit gewijzigd naar 100%. Alle andere waardes zijn gelijk gebleven.
Prijs-kwaliteitsysteem (PKS) voor arbeidsmigranten
De uitzendonderneming kan voor het gebruik van huisvesting kosten in rekening brengen bij de flexwerker. De maximale in rekening te brengen totale kosten voor huisvesting worden vanaf 2025 bepaald aan de hand van het Prijs-kwaliteitsysteem (PKS). Het PKS bepaalt aan de hand van kwaliteitsnormen de maximale in rekening te brengen totale kosten voor de huisvesting. Afhankelijk van het loon van de flexwerker en of het PKS is geïmplementeerd wordt een maximum bepaald.
Bij de invoer van ‘ET-uitruil huisvesting’ (op tabblad ‘Vaste beloningen’) is het mogelijk om het vinkje aan te zetten bij ‘Prijs-kwaliteitssysteem’. Dit doe je uiteraard alleen wanneer de huisvesting voor deze flexwerker aan de voorwaarden voldoet.
Voor alle details kun je
Verrekenen schuld tot max. 4 weken
Inhoudingen zoals voor huisvesting die met het oog op het NeWML niet volledig kunnen plaatsvinden, komen in een schuldenpot. Zodra er ruimte is, wordt deze schuld (gedeeltelijk) verrekend. Momenteel kan die schuld worden blijven verrekend. Per 30-12-2024 verandert de schuldensystematiek. Eerst voor de volledigheid: de schuldensystematiek m.b.t. huisvesting gaat veranderen. Schulden voortkomend uit inhouding huisvesting uit verloningen van tijdvakken vanaf 30-12-2024 mogen binnen de betreffende 4-wekenperiode worden verrekend. Elke 4-wekenperiode begint de teller weer op nul. Per 4-wekenperiode kan er dus een schuldenpotje zijn. Schulden voortkomend uit huisvesting die zijn opgebouwd vóór 30-12-2024 blijven staan en mogen dus nog wel worden verrekend; hetzelfde geldt voor alle andere schulden zoals een inhouding voor een boete.
Let op: de Belastingdienst heeft het standpunt ingenomen dat het kwijtschelden van schulden loon is. Het is nog niet bekend of kwijtgescholden schulden mogen worden aangemerkt voor de werkkostenregeling. Het bruteren is een optie die op een later moment in Easyflex beschikbaar wordt. Eenmaal gekozen voor bruteren, mag je op een later moment niet meer switchen naar de werkkostenregeling. En andersom. Ons advies is daarom om te wachten met kwijtschelden van schulden totdat hier duidelijkheid over is. Los van deze reden is het wellicht sowieso het overwegen waard om niet direct schulden kwijt te schelden, aangezien je de schuld nog wel mag verrekenen bij correcties in de betreffende 4-wekenperiode.
Voor alle details kun je deze FAQbekijken.
Toetsing van inkomensgarantie
Vanaf 2022 geldt dat arbeidsmigranten de eerste 2 maanden/9 weken recht hebben op het voltijdsminimumloon. Als de flexwerker een arbeidsmigrant is, kan dit worden vastgelegd op het tabblad ‘Fiscaal-sociaal’. De toetsing hiervan vond plaats na die tijd. Dit verandert. Gedurende de volledige inkomensgarantie van 2 maanden/9 weken is het nodig om iedere week op het voltijdsminimum te toetsen: als de flexwerker te weinig loon krijgt, moet voor de betreffende week een aanvulling worden verstrekt. In dat kader is het het overwegen waard om voor arbeidsmigranten een loontijdvak ‘Week’ en wekelijkse betaalfrequentie toe te passen. Per 4 weken maak je de balans op en kan een eventueel verstrekte aanvulling worden verrekend. Uitgangspunt is dat de arbeidsmigrant wekelijks het voltijdsminimum krijgt. Het voltijdsminimum bedraagt 36 uur * minimumuurloon, tenzij bij de relatie een standaard werkweek vastligt die meer uren heeft dan 36 uur.
Om hierop beter te controleren, wordt een nieuw overzicht beschikbaar gesteld, genaamd ‘Inkomensgarantie arbeidsmigranten’. In dit overzicht, dat wekelijks kan worden ingepland, staan alle arbeidsmigranten met een einddatum in 2025 met daarbij het loon dat werkelijk is betaald, wat zij hadden moeten krijgen en wat het verschil is zodat direct zichtbaar is hoeveel er moet worden aangevuld. Voor de aanvulling kun je een looncomponent aanmaken onder ‘Loon in geld > Vergoedingen / inhoudingen > Vergoedingen belast’. Het bedrag van deze verstrekte aanvulling wordt meegenomen in de kolom ‘Pensioengevend loon’ op het overzicht waardoor het verschil dus '0' wordt (indien er voldoende aanvulling is betaald). Voor meer informatie over de inkomensgarantie en de aanvulling van loon verwijzen wij je naar de ABU of NBBU cao.
Zwaarwerkregeling APG
Het APG-pensioen wordt per 2025 uitgebreid met het deelfonds ‘Zwaarwerkregeling’ voor Bouw (code 92) en UTA (code 17). Dit is een werkgeverspercentage; de werknemer draagt hier dus niet aan bij. Wel komt het deelfonds op de loonstrook te staan.
Dit deelfonds wordt door Easyflex ingericht. Dit houdt in dat in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten > Aftrekposten voor alle heffingen > Pensioen’ twee nieuwe looncomponenten worden aangemaakt genaamd ‘Zwaarwerkregeling Bouw’ en ‘Zwaarwerkregeling UTA’. Vervolgens wordt onder ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten’ twee categorieën toegevoegd genaamd ‘Zwaarwerkregeling (cao code 92)’ en ‘Zwaarwerkregeling (cao code 17)’ welke zijn ingericht volgens de gegevens aangeleverd door APG.
Dit deelfonds kan enkel door Easyflex worden ingericht als het loonjaar 2025 operationeel is. Zorg er daarom voor dat je stap 1 van de jaarwissel zeker voor het einde van week 1 van 2025 hebt afgerond!
Let op! Aan de nieuw aangemaakte looncomponenten zijn de grootboeknummers vanuit ons standaard rekeningschema gekoppeld. Wijk je af van ons standaard rekeningschema dien je deze zelf te wijzigen.
Werkkostenregeling
Voor 2025 is het percentage van de vrije ruimte gewijzigd. De vrije ruimte per 1 januari 2025 is 2,00% voor de eerste €400.000 van de fiscale loonsom. Boven een fiscale loonsom van € 400.000 geldt blijft 1,18% . Easyflex heeft dit aangepast.
...
Per 1 januari 2024 is de AOW-leeftijd 67 jaargelden. Easyflex heeft dit aangepast.