Stap 3 2024- 2025

Afsluiten loonjaar 2024

Wanneer je stap 1 en 2 goed hebt doorlopen, kun je in januari het oude loonjaar gaan afsluiten (stap 3). Ons advies is om dit vanaf de derde week van januari te doen. Je kunt namelijk nog tot het afsluiten van het loonjaar 2024 gegevens verwerken over loonjaar 2024; denk hierbij aan nabetalingen en correcties. 

Indien je het gehele loonjaar niet hebt verloond en/of loonaangifte hebt gedaan, bijvoorbeeld omdat je enkel ZZP’ers in dienst hebt, is het mogelijk om het loonjaar af te sluiten. Je kan het loonjaar afsluiten in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren’ indien het loonjaar de fase ‘Operationeel’ of ‘In afsluitfase’ heeft.

Heb je nog vragen over deze stap? Er is een FAQ beschikbaar voor stap 3 en je kunt het door Easyflex georganiseerde webinar terugkijken. 

3.1 'Backoffice > Overzichten > Werkkostenregeling'

Pas je de werkkostenregeling in Easyflex toe? Maak dan het overzicht 'Werkkostenregeling' aan voor loonjaar 2024. Controleer het rapport, voordat je de laatste loonaangifte van 2024 aanmaakt. Hierop kun je namelijk zien of je binnen de vrije ruimte bent gebleven. Wanneer dit niet het geval is en je dus eindheffing gaat betalen, wordt dit in de laatste loonaangifte van 2024 meegestuurd naar de Belastingdienst.

Pas je de werkkostenregeling buiten Easyflex toe en moet je eindheffing betalen? Ga dan naar ‘Backoffice > Loonaangiften'. Kies bij 'Betreft' voor 'Nog aan te geven loonaangifte', loonjaar 2024 en selecteer het laatste aangiftetijdvak. Klik op 'Wijzigen’ en voer bij 'Eindheffing overschr. forfait. werkkostenregeling' in de kolom mutatie het bedrag van de eindheffing in.

3.2 'Backoffice > Overzichten > Loonaangiften (historisch)'

Om te controleren wat er aan te geven staat op de loonaangifte kun je het overzicht 'Loonaangiften (historisch)' aanmaken voor 2024. Zet het vinkje aan bij de optie 'Nog aan te geven'.

Let op: Op dit rapport staan geen gegevens van de werkkostenregeling (als deze in Easyflex wordt toegepast). Controleer het rapport, voordat je de laatste loonaangifte van 2024 definitief aanmaakt. Heb je handmatig een eindheffing bij 'Backoffice > Loonaangiften' ingevoerd? Dan komt deze wel op het overzicht 'Loonaangifte (historisch)' bij de optie 'Nog aan te geven'. 

3.3 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'

Het loonjaar kan door verschillende redenen op 'Afgesloten' komen te staan. Dit is daarna niet meer aan te passen. Bekijk de FAQ om te voorkomen dat het loonjaar per ongeluk al eerder afgesloten wordt dan dat de bedoeling is.

De status van het loonjaar 2024 is 'Operationeel'. Wijzig deze naar 'In afsluitfase' op het moment dat je daadwerkelijk onderstaande stappen gaat doen. Wanneer het 'Fiscaal loon' voor dit jaar afwijkt van het door Easyflex bepaalde loon (van vorig jaar), krijg je een melding bij het opslaan. Deze melding is puur ter informatie dat het bedrag afwijkt. Je kunt hier kiezen voor 'Doorgaan > Ja'.

3.4 'Backoffice > Overzichten > Loonaangifte'

De loonaangifte voor de laatste aangifteperiode van 2024 kan pas worden gedaan als de status van het loonjaar 2024 'In afsluitfase' staat (stap 3.3). Let erop dat na het uitvoeren van stap 3.4 het loonjaar 2024 definitief afgesloten wordt en er geen correcties op dit loonjaar meer kunnen plaatsvinden. Over het algemeen zal de loonaangifte automatisch ingesteld staan om aan te maken. Dat geldt niet voor de laatste loonaangifte van 2024. De laatste loonaangifte van 2024 moet je handmatig aanmaken. Zo kun je zelf bepalen wanneer je het loonjaar definitief wil afsluiten. Na het aanmaken van de laatste loonaangifte van 2024 is het loonjaar 'Afgesloten'. Dit is terug te zien in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'.

3.5 'Backoffice > Overzichten > Pensioenaanleveringen'

Easyflex past voor de StiPP pensioenaanlevering de 'Loon over' systematiek toe. Dit betekent dat urendeclaraties van december 2024 in de pensioenaanlevering van periode 12-2024 worden aangeleverd.

Daarin geldt het volgende advies: Maak de pensioenaanlevering van december 2024 pas aan, zodra je alle urendeclaraties van loonjaar 2024 verloond hebt. Als je na het aanmaken van de pensioenaanlevering van periode 12 (bijvoorbeeld omdat je deze automatisch hebt ingepland) nog urendeclaraties van 2024 hebt verwerkt, dan is het advies om de pensioenaanlevering van december 2024 nogmaals aan te maken. Bij de pensioenaanlevering kies je dan bij ‘Periode selectie' voor 'Handmatig’. Bij 'Aanleveren over periode' kies je voor 2024 en periode 12. 

Bovenstaande geldt ook voor de pensioenaanlevering van APG. Heb je na het aanmaken van de laatste APG pensioenaanlevering van loonjaar 2024 nog urendeclaraties van 2024 verwerkt of correcties uitgevoerd? Maak dan het overzicht 'Pensioenaanleveringen' nogmaals handmatig aan voor de laatste periode van 2024.

3.6 'Backoffice > Overzichten > PAWW aangifte'

Maak het overzicht ‘PAWW aangifte’ voor periode 12 of 13 van 2024 pas aan, zodra je alle urendeclaraties van loonjaar 2024 verloond hebt. Als je na het aanmaken van het overzicht ‘PAWW aangifte’ (bijvoorbeeld omdat je deze automatisch hebt ingepland) nog urendeclaraties van 2024 hebt verwerkt, dan is het advies om het overzicht nogmaals aan te maken. Bij de instellingen kies je voor ‘Rapportagetijdvak > Automatisch' en 'Loonjaar’ en selecteer je loonjaar 2024.

3.7 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'

In stap 1.1 heb je als schatting het fiscaal loon ingevoerd voor 2025. Ons advies is om nu nogmaals het ingevoerde geschatte fiscaal loon voor 2025 te controleren. Nu heb je namelijk je gehele verloning van 2024 gedaan. Je kunt aan de hand van deze gegevens je schatting voor het huidige jaar maken. Je kunt het fiscaal loon nog aanpassen, mocht dit wenselijk zijn. Wanneer het 'Fiscaal loon' voor dit jaar afwijkt van het door Easyflex bepaalde loon (van vorig jaar), krijg je een melding bij het opslaan. Deze melding is puur ter informatie dat het bedrag afwijkt. Je kunt hier kiezen voor 'Doorgaan > Ja'.

3.8 'Backoffice> Overzichten > Jaaropgaven'

Voor het loonjaar met de status 'In afsluitfase' of 'Afgesloten' kun je éénmalig de jaaropgaven van 2024 voor de flexwerkers en vaste medewerkers aanmaken en versturen. Voor iedere flexwerker die in dat jaar arbeid heeft verricht, wordt een jaaropgave geproduceerd. De jaaropgaven worden op dezelfde wijze als de loonspecificaties afgewikkeld. Er wordt dus per flexwerker gekeken naar deze instelling voor het versturen van de jaaropgaven.

Als de jaaropgaven op een ander portaal, zoals EF2go of Plan4flex, dienen te komen, dan is het raadzaam om te kiezen voor ‘Alles afdrukken’. De jaaropgaven komen dan wel bij de flexwerker te staan, maar worden niet ook nog gemaild vanuit Easyflex Connector.

Tip: Wil je een logo op de jaaropgaven? Dit kun je instellen in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Jaaropgaven'. Selecteer hier de achtergrond lay-out die van toepassing is. 
Tevens is het vanaf 2019 niet meer verplicht om het adres van de medewerker op de jaaropgave te tonen. Dit wordt in Easyflex wel standaard gedaan. Wil je dit niet? Dan kun je dit op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Jaaropgaven' wijzigen.

3.9 'Backoffice > Overzichten > Jaaropgaven administratie' (optioneel)

Wil je voor je eigen administratie een rapport met alle jaaropgaven? Maak dan dit overzicht aan. Het is niet nodig dit rapport te printen, maar door de aanmaak kun je deze wel altijd weer ophalen vanuit 'Backoffice > Exporteren en printen'.

3.10 'Backoffice > Overzichten > Loonstaat'

Je kunt de verzamelloonstaat en/of de historische loonstaat op elk gewenst moment laten samenstellen. Wanneer het loonjaar de status 'Afgesloten' heeft, hoef je dit slechts één keer uit te voeren. Je selecteert hier dan jaar 2024. 

3.11 'Backoffice > Overzichten > Reserveringen'

Als je een overzicht wil van de stand van de reserveringen per einde loonjaar, dan kun je deze aanmaken met dit overzicht. Je kunt dit overzicht te allen tijde voor de gewenste datum aanmaken. Omdat dit overzicht ook in stap 2 is aangemaakt, kun je het resultaat van dit overzicht met het vorige vergelijken. Zo ondervang je eventuele correcties en herwaarderingen die nog zijn doorgevoerd.

3.12 'Backoffice > Overzichten > Journaalposten lonen en Journaalposten verkopen/inkopen'

Om te voorkomen dat er boekingen in de financiële administratie ontbreken, na bijvoorbeeld het verwerken van het overzicht 'Reserveringen herwaarderen', kun je de 'Journaalposten lonen' en de 'Journaalposten verkopen/inkopen' aanmaken. Net zoals bij de loonaangifte maak je dit overzicht handmatig aan, zodat je zelf kunt bepalen wanneer je de laatste journaalpost van 2024 aan wilt maken.

Met het afronden van deze stap zijn alle stappen van de jaarwissel afgerond!