11-11-2022 - Versie 2022-22

Bekijk hier de opname van deze Easy update: 

Ook zijn de opnames te vinden op onze website https://www.easyflex.nl/easy-update/. Op deze manier kun je de opname(s) terugkijken wann­­­eer dit voor jou het beste uitkomt.

Belangrijke mededelingen

Controleer looncomponent Aanvulling ziektegeld

De Belastingdienst heeft brieven verzonden met foutcodes L2048 en L2263 die betrekking hebben op een bepaalde loonaangifte. Deze ontstaan als er Aanvulling ziektegeld is verloond dat is ingericht met o.a. SV-loon 'Nee', PAWW 'Ja' en soort inkomstenverhouding 61 en in de verloning een verschil is tussen de PAWW-compensatie en de PAWW-bijdrage. In de aangifte leidt dit vervolgens tot een waarde van 0 bij SV-loon maar een waarde anders dan 0 bij de premielonen.

Om dit op te lossen, is het nodig om een nieuw looncomponent voor de aanvulling ziektegeld aan te maken met PAWW 'Nee, de betreffende declaratie(s) terug te boeken met het oude looncomponent en op te boeken met het nieuwe looncomponent.

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Mogelijkheid om licentiegegevens te exporteren

Module: Beheer
Tabblad: Medewerkers
Melding: 538937

Het tabblad 'Beheer > Medewerkers' is uitgebreid met een exporteer knop. Hiermee kunnen de gegevens, zoals getoond in het betreffende tabblad, geëxporteerd worden naar bijvoorbeeld een CSV (Excel) bestand.

Overzicht afwijkende reserveringspercentages

Module: Backoffice / Frontoffice
Onderdeel: Overzichten / Flexwerkers
Overzicht: Afwijkende reserveringspercentages
Tabblad: Cao-overige
Melding: 538896

Er is een nieuw overzicht beschikbaar, genaamd 'Afwijkende reserveringspercentages'. Middels dit overzicht wordt inzichtelijk bij welke flexwerkers een afwijkend reserveringspercentage is vastgelegd op tabblad 'Cao-overige'.

Wanneer er bij een flexwerker een afwijkend reserveringspercentage is vastgelegd op tabblad 'Cao-overige' wordt dit percentage bij de betreffende flexwerker toegepast, totdat er in het reserveringsschema een nieuwe ingangsmaand wordt vastgelegd die later ligt dan de ingangsdatum op 'Cao-overige'. Vanaf dat moment worden de afwijkende percentages niet meer toegepast, maar zullen de percentages uit het reserveringsschema worden toegepast (m.i.v. de ingangsmaand die is vastgelegd). De meest recente situatie is dus leidend. Als er toch een afwijkend percentage moet worden toegepast zul je een nieuwe situatie moeten vastleggen op 'Cao-overige' bij de betreffende flexwerker(s). Middels het overzicht 'Afwijkende reserveringspercentages' kun je controleren bij welke flexwerkers een afwijkende situatie vastlag.

Reverse billing beschikbaar voor ZZP'ers

Het is vanaf nu mogelijk om Reverse billing voor ZZP'ers toe te passen in Easyflex. Reverse billing is een proces waarbij je als werkmaatschappij zelf een factuur opstelt voor de goederen en diensten die een ZZP’er levert. Om hiervan gebruik te kunnen maken dien je contact op te nemen met onze Sales afdeling. Aan het gebruik van Reverse billing zijn extra kosten verbonden. Zodra Reverse billing is geactiveerd voor de werkmaatschappij kun je aan de slag met behulp van de procesbeschrijving.

Overzicht 'Urendeclaraties' is uitgebreid met meerdere statussen

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Urendeclaraties
Melding: 538736

Aan het overzicht 'Urendeclaraties' zijn bij de selectiecriteria twee nieuwe declaratie statussen toegevoegd. Het gaat om de status 'In bewerking' en 'Gereed voor eindaccordering'.

Het exportbestand van het overzicht is uitgebreid met een extra kolom die de status van de declaratie toont.

Contracturen worden weergegeven op het dashboard van de flexwerker

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Dashboard
Melding: 538700

Op het dashboard van de flexwerker is vanaf nu onder het kopje 'Cao-overige' ook het aantal uur te zien dat is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst (indien er een arbeidsovereenkomst is vastgelegd).

Overzicht PAWW compensatie

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: PAWW compensatie
Melding: 538796

Door het toepassen van de VCR-systematiek bij de PAWW-bijdrage enerzijds en het maximeren van de PAWW-compensatie anderzijds, kan er in de loop van het loonjaar een verschil ontstaan wat er in totaal is gecompenseerd en ingehouden bij een flexwerker. Vanaf nu is dit verschil na te kijken in het overzicht 'PAWW Compensatie'. Dit overzicht kun je beschikbaar stellen via 'Beheer > Aansturing overzichten'. Je kunt het meerdere malen raadplegen en indien gewenst kun je het uiteindelijke verschil bij uitdiensttreding van de flexwerker handmatig verrekenen door middel van een vergoeding of inhouding. Meer informatie omtrent het overzicht kun je hier vinden.

Verbeterd

Verlopen cao's kunnen niet meer worden geselecteerd in plaatsingen

Module: Frontoffice
Onderdeel: Relaties
Tabblad: Plaatsingen
Melding: 538870

Jaarlijks zijn er cao's die verlopen. Voorheen konden deze verlopen cao's nog wel worden geselecteerd in plaatsingen bij het tabje 'Werk en personeel'. Vanaf nu is dit niet meer mogelijk. Verlopen cao's kunnen nog wel geselecteerd worden bij de relatie op tabblad 'Overige gegevens', voor het geval er een plaatsing met terugwerkende kracht moet worden aangemaakt. 

Verzekering HollandZorg kan weer verwijderd worden

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Fiscaal-sociaal
Melding: 538877

Het is vanaf nu weer mogelijk om een verzekeringssituatie bij een flexwerker te verwijderen indien de ingangsdatum reeds is gemeld bij HollandZorg. Je kunt dit doen door bij de ingangsdatum op de knop 'Handmatig' te drukken. Vervolgens kan de situatie middels de knop 'Verwijderen' verwijderd worden. Let op: er wordt voor de verwijderde situatie dan niets meer automatisch aangeleverd door Easyflex, ook al is de ingangsdatum reeds gemeld bij HollandZorg. 

Afmelden flexwerkers onder de 18 voor Zorg en Zekerheid

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Fiscaal-sociaal
Melding: 538891

Begin dit jaar heeft Zorg en Zekerheid enkele wijzigingen doorgevoerd. Eén van de wijzigingen is dat jongeren onder de 18 niet meer standaard kunnen worden aangemeld door het uitzendbureau. Dit geldt voor zowel de aanmeldingen via de koppeling in Easyflex als het handmatig aanmelden op het portaal van Zorg en Zekerheid.

In Versie 2022-19 hebben we deze wijzingen doorgevoerd, waardoor het niet meer mogelijk is flexwerkers jonger dan 18 aan te melden voor Zorg en Zekerheid. Echter zorgde dit er ook voor dat reeds aangemelde flexwerkers niet meer afgemeld konden worden. Dit is opgelost en flexwerkers onder de 18 kunnen nu weer afgemeld worden. Let op! aanmelden onder de 18 is niet mogelijk.

Filter in Frontoffice > Urendeclaraties op 'onvolledig geaccordeerde declaraties' verbeterd

Module: Frontoffice
Tabblad: Urendeclaraties
Melding: 538765

In 'Frontoffice > Urendeclaraties' kun je filteren op alle declaratiestatussen. Als je hier filtert op 'Accordering relatie ontbreekt' of 'Accordering flexwerker ontbreekt' werden ook urendeclaraties getoond met de status 'Urendeclaraties ontbreekt'. Dit was niet wenselijk. Je krijgt dan immers veel resultaten van urendeclaraties waarvoor geen actie vereist is. De resultaten van deze twee filters zijn dus verbeterd:

• Accordering flexwerker ontbreekt: toont alle declaraties die zijn geaccordeerd door de relatie maar nog niet door de flexwerker;

• Accordering relatie ontbreekt: toont alle declaraties die zijn geaccordeerd door de flexwerker maar nog niet door de relatie;

• Urendeclaratie ontbreekt: toont alle declaraties die de status 'Urendeclaratie ontbreekt’ hebben.

Opgelost

Bij een eindafrekening wordt er in uitzonderlijke gevallen geen compensatie PAWW berekend. Dit is opgelost.

Module: Backoffice
Onderdeel: Verloning
Melding: 538886

Indien er een eindafrekening gemaakt wordt (alleen verloning van reserveringen via het tabblad 'Reserveringen') en de 'deeltijdbaan' uitstaat werd er geen compensatie PAWW berekend. Dit werd veroorzaakt doordat er in die situatie geen tijdvakloon en geen SVW-dagen zijn en dit leidde tot een onjuiste berekening van het maximum periodeloon. Dit is opgelost.

Afwijkend inkooptarief wordt toegepast in geval van tijdregistratie

Module: Frontoffice
Onderdeel: Tijdberichten
Melding: 538890

Wanneer er in een doorleenplaatsing of ZZP plaatsing een afwijkend inkooptarief is vastgelegd werd het afwijkende inkooptarief overschreven door het uurtarief voor de plaatsing wanneer je gebruik maakt van tijdregistratie. Dit is opgelost; in geval van tijdberichten zal het afwijkende inkooptarief worden toegepast indien daarvan sprake is. 

Geen dubbele records meer via 'Frontoffice > Matching' in geval van zorgverzekering

Module: Frontoffice
Onderdeel: Matching
Melding: 538875

Het kon voorkomen dat er onterecht dubbele records getoond werden in 'Frontoffice > Matching' wanneer je via 'Uitvoer samenstellen' de begin- en einddatum van de verzekering had aangevinkt. Dit is opgelost. 

EF2GO

Let op: belangrijke wijzigingen voor de intermediair

Module: Algemeen
Onderdeel: Algemeen
Melding: 2558

Maak jij gebruik van de intermediair-rol in EF2GO? Vanaf vandaag worden hierin een aantal belangrijke wijzigingen doorgevoerd. We leggen hieronder uit wat er verandert en welke acties jij zelf dient te ondernemen.

• Wat verandert er voor de intermediairs?
  Voor de intermediairs verandert de manier van inloggen. Zij loggen vanaf deze datum namelijk in met de rol ‘relatie’ in plaats van ‘intermediair'. Voorheen was er een aparte rol voor zowel de relatie als voor de intermediair, dit onderscheid komt dus te vervallen. Alle intermediairs worden automatisch omgezet naar relaties, hier hoef je zelf niets voor te doen. Daarnaast wordt automatisch het label ‘intermediair’ toegevoegd aan alle gebruikers die voorheen de rol van ‘intermediair’ hadden.

• Welke acties moet ik zelf ondernemen?
  In ‘beheer > bedrijfsinstellingen > overig’ kan bij de instelling ‘Rollen kunnen niet inloggen’ worden aangegeven welke rollen niet kunnen inloggen. Wanneer voorheen alleen gebruik werd gemaakt van de intermediair-rol is mogelijk de relatie-rol hier uitgeschakeld. Na de wijziging is het noodzakelijk dat de relatie kan inloggen omdat de intermediair-inlog vervalt. Intermediairs moeten na de wijziging inloggen als relatie. Informeer de intermediairs hierover om verwarring te voorkomen (tip: je kunt er ook voor kiezen in ‘beheer > vertalingen’ zelf de naam ‘relatie’ aan te passen naar bijvoorbeeld ‘relatie en intermediair’). Waren er verschillen in de instellingen voor de rollen ‘relatie’ en ‘intermediair'? Controleer dan goed de instellingen op gebruikersniveau voor de gebruikers die voorheen de rol ‘intermediair’ hadden (te herkennen aan het label ‘intermediair’).

• Instellingen aanpassen
  In EF2GO kun je diverse instellingen per rol instellen. Hierbij kon voorheen onderscheid worden gemaakt tussen relaties en intermediairs. Na de wijziging zijn deze rollen echter samengevoegd en is onderscheid per rol niet meer mogelijk. Deze instellingen hebben we daarom ook beschikbaar gemaakt op gebruikersniveau zodat je hier wel onderscheid in kunt blijven maken.

Overkoepelend werken voor relaties

Module: Algemeen
Onderdeel: Algemeen
Melding: 2558

Vanaf vandaag is het mogelijk voor relaties om relatie- en werkmaatschappij overkoepelend te werken. Via 'beheer > gebruikers’ voeg je eenvoudig meerdere relaties toe aan de gebruiker. Dit kunnen ook relaties uit verschillende werkmaatschappijen zijn. Wanneer aan een gebruiker meerdere relaties zijn gekoppeld, kan deze gebruiker o.a. alle plaatsingen, urendeclaraties en flexwerkers van alle gekoppelde relaties inzien en gebruiken met één inlog. Het is dan niet meer nodig om voor elke werkmaatschappij een andere gebruiker met uniek e-mailadres aan te maken. Zo win je snelheid én overzicht terug!

• Wat verandert er voor de relaties?

De relaties die reeds de rol ‘relatie’ hadden kunnen vanaf vandaag zowel met hun gebruikersnaam als met hun e-mailadres inloggen. Nieuwe relaties die worden aangemaakt vanaf vandaag loggen in met hun e-mailadres. Voor relaties met beheersrechten verandert per 8 november het instellingen-menu onder ‘gebruikers’. De instellingen die voorheen op de gebruikerskaart stonden zijn nu te vinden bij ‘instellingen’. De werking van EF2GO zal per vandaag niet direct ingrijpend wijzigen voor de relaties. Op dit moment is aan elke gebruiker namelijk slechts één relatie gekoppeld. Zodra meerdere relaties worden toegevoegd aan de gebruiker zal voor de relatie het volgende wijzigen: Het menu-item ‘mijn gegevens’ zal wijzigen naar ‘mijn relaties’ zodra meerdere relaties gekoppeld zijn. Onder dit menu-item zullen alle gekoppelde relaties worden getoond en kunnen de gegevens per relatie worden ingezien. Alle flexwerkers, plaatsingen, urendeclaraties et cetera van de gekoppelde relaties kunnen worden ingezien en gebruikt in één omgeving.

• Hoe maak ik nieuwe relatie gebruikers aan?

Nieuwe gebruikers werden voorheen aangemaakt door de webservice in te schakelen in Easyflex. Na vandaag is dit niet meer mogelijk en worden deze aangemaakt in EF2GO. Indien je beheer rechten hebt, ga naar ‘beheer > gebruikers’ en kies voor ‘nieuwe gebruiker’ om een gebruiker aan te maken. Het is nu mogelijk om direct meerdere relaties te koppelen aan deze gebruiker. Klik op ‘uitnodiging e-mail versturen’ om de gebruiker uit te nodigen het account te activeren. Wanneer een relatie beheersrechten heeft kan deze zelf ook nieuwe gebruikers aanmaken. De rechten van de relatie stel je in bij ‘instellingen’. Een nieuwe gebruiker aanmaken kan ook vanaf het tabblad 'gebruikers' op de relatiekaart met de knop 'nieuwe gebruiker'. Ook is het mogelijk om intercedenten zonder beheer rechten, nieuwe gebruikers te laten aanmaken. Ga naar de intercedent-gebruiker in ‘beheer > gebruikers’ en zet de instelling ‘Mag gebruikers aanmaken / wijzigen / verwijderen'’ op ‘ja’ om deze rechten toe te kennen. Het kopje "Gebruikers" is nu zichtbaar in het zijmenu.

Het is mogelijk om aan een intercedent beheer rechten te geven. Ga naar de intercedent-gebruiker in ‘beheer > gebruikers’ en zet de instelling ‘Mag in Beheer algemene instellingen bewerken'’ op ‘ja’ om deze rechten toe te kennen. 

• Hoe maak ik meerdere relatie gebruikers tegelijk aan?

Ook is het mogelijk om met batch-acties meerdere gebruikers tegelijk aan te maken. Ga naar de intercedent-gebruiker in ‘beheer > gebruikers’ en zet de instelling‘gebruiker mag batch-acties aanmaken en uitvoeren’ op ‘ja’ om deze rechten toe te kennen. Ga naar ‘batch acties’, kies bij ’kies op welke groep de batch gedaan moet worden’ voor ‘contactpersonen’ en kies voor de actie ‘gebruikers aanmaken’. Selecteer de contactpersonen voor wie je een gebruiker wil aanmaken en rond het proces af. Het is alleen mogelijk een gebruiker aan te maken voor contactpersonen met een e-mailadres. Maak je alleen gebruik van EF2GO en gebruik je geen andere koppelingen of portalen? Dan kun je ervoor kiezen om in Easyflex de programmarechten voor het tabblad ‘frontoffice > relaties > webservice’ uit te schakelen. Dit kun je doen via ‘beheer > programmarechten’. Zo zorg je ervoor dat dit tabblad niet meer kan worden gebruikt.

• Hoe koppel ik relaties aan een relatie gebruiker?

Wanneer een relatie meerdere gebruikers heeft, bijvoorbeeld omdat deze relatie in twee of meer werkmaatschappijen actief is, is het mogelijk deze gebruikers samen te voegen. Ga hiervoor naar ‘beheer > gebruikers’ en open de kaart van de gewenste gebruiker (tip: stem met de relatie af welke inloggegevens zij willen blijven gebruiken voor de overkoepelende gebruiker). Voeg alle relaties toe waartoe de gebruiker toegang moet krijgen. De gebruiker met het gekozen account kan nu de gegevens van alle gekoppelde relaties inzien. De overige accounts zijn nu overbodig en kunnen worden verwijderd of gedeactiveerd.

• Hoe pas ik de instellingen van een gebruiker aan?

In EF2GO was het al mogelijk om diverse instellingen per rol in te stellen, deze instellingen zijn vanaf nu ook beschikbaar op gebruikersniveau zodat hierin onderscheid kan worden gemaakt. Aan alle bestaande gebruikers, die voorheen al de rol ‘relatie’ hadden, is het label ‘relatie’ toegevoegd. Aan alle bestaande gebruikers, die voorheen de rol ‘intermediair’ hadden, is het label ‘intermediair’ toegevoegd. Je kunt ook zelf extra labels aanmaken en toevoegen om onderscheid te maken tussen groepen gebruikers. De instellingen voor een gebruiker kunnen worden aangepast op de gebruikerskaart bij ‘instellingen’.

• Hoe pas ik de instellingen van een groep gebruikers tegelijk aan?

Wanneer je de rechten heb om batch-acties uit te voeren is het ook mogelijk de instellingen voor meerdere gebruikers tegelijk aan te passen. Ga naar de gebruiker in ‘beheer > gebruikers’ en zet de instelling ‘gebruiker mag batch acties aanmaken en uitvoeren’ op ‘ja’ om deze rechten toe te kennen. Ga naar ‘batch acties’, kies bij ’kies op welke groep de batch gedaan moet worden’ voor ‘gebruikers’ en kies voor de actie ‘settings aanpassen’. Selecteer de gewenste gebruikers (tip: maak gebruik van de labels om groepen gebruikers aan te duiden). Je kunt nu voor alle geselecteerde gebruikers tegelijk de instellingen aanpassen.

Plaatsingen aanmaken in batch voor meerdere flexwerkers tegelijk

Module: Batch acties
Onderdeel: Batch acties
Melding: 2558

Wanneer je de rechten heb om batch-acties uit te voeren is het vanaf nu mogelijk om voor meerdere flexwerkers tegelijk een plaatsing aan te maken. Wil je de rechten toekennen aan een andere gebruiker? Ga naar de gebruiker in ‘beheer > gebruikers’ en zet de instelling ‘gebruiker mag batch acties aanmaken en uitvoeren’ op ‘ja’ om deze rechten toe te kennen voor de gebruikers. Ga naar ‘batch acties’, kies bij ’kies op welke groep de batch gedaan moet worden’ voor ‘flexwerkers’ en kies voor de actie ‘plaatsing aanmaken’. Selecteer de gewenste flexwerkers. Kies hierna 1 flexwerker op wie de plaatsing wordt gebaseerd en voer alle gegevens in. Bij verwerking wordt nu voor alle geselecteerde flexwerkers de plaatsing aangemaakt met dezelfde gegevens.

TIP: je kunt ook eerst een batch actie starten voor het aanmaken van contracten. Wanneer deze actie is afgerond kun je vanuit dit scherm een nieuwe batch starten met dezelfde flexwerkers om de bijbehorende plaatsingen aan te maken.