02-06-2022 - Versie 2022-10

Belangrijke mededelingen

Verhoging wettelijk minimumloon per 1 juli 2022

De wettelijk minimumlonen zijn per 1 juli 2022 verhoogd. De nieuwe minimumlonen zijn doorgevoerd in Easyflex. Met het overzicht 'Collectieve loon- en tariefaanpassingen' kun je gemakkelijk in één keer alle minimumlonen ophogen. Wil je weten hoe je dit doet, raadpleeg dan de procesbeschrijving 'Collectieve loon- en tariefaanpassingen'.

Connector versie 1, Windows 7 en Windows Server 2008 R2 worden niet meer ondersteund per 1 oktober 2022

Enige tijd geleden hebben we onze nieuwe Easyflex Connector versie 2 gelanceerd. Daarom gaan we de oude Easyflex Connector versie 1 uitfaseren per 1 oktober 2022. Als je momenteel nog gebruik maakt van de Connector versie 1 krijg je bij het openen van de Easyflex Connector automatisch een melding om de software te updaten. Op deze manier kun je heel eenvoudig updaten naar de nieuwste versie. Afhankelijk van hoe je (desktop) computer of laptop is ingericht, kan het zijn dat je voor het installeren van updates contact dient op te nemen met je systeembeheerder. Krijg je de melding niet of ondervind je andere problemen? Neem dan contact met ons op via support@easyflex.nl of de chat. We helpen je graag verder!

Ook ondersteunen we vanaf 1 oktober 2022 het gebruik van Windows 7 of Windows Server 2008 R2 niet meer. Als je deze besturingssystemen nog gebruikt kun je vanaf 1 oktober niet meer inloggen in Easyflex. Microsoft heeft de ondersteuning voor Windows Server 2008 R2 beëindigd per 14 januari 2020 en ook Windows 7 wordt sinds sinds deze datum niet meer ondersteund.

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Mogelijkheid tot zelf resetten gebruikerswachtwoord in Easyflex Connector

Module: Beheer
Onderdeel: Inlogbeleid
Melding: 537921

Vanaf nu is het voor gebruikers van Easyflex mogelijk om in de Easyflex Connector hun eigen wachtwoord te resetten indien dit vergeten is. Het is hiervoor wel nodig dat in 'Beheer > Inlogbeleid' de optie "'Wachtwoord vergeten?' op inlogpagina toestaan" is aangevinkt. Als dit niet gebeurt, ontvangt de aanvrager van het nieuwe wachtwoord namelijk geen e-mail met een link voor het aanmaken van een nieuw wachtwoord. We hebben ervoor gekozen om deze nieuwe optie niet standaard te activeren, omdat we merken dat bij 'Beheer > Medewerkers' regelmatig algemene e-mailadressen vastgelegd worden. We adviseren dus om hier voor elke medewerker zijn of haar persoonlijke e-mailadres vast te leggen.

Mogelijkheid om rapportagetijdvak te selecteren bij 'Kolom 2' op het overzicht 'Rapportage detail'

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Rapportage detail
Melding: 536673

Vanaf nu is het mogelijk om bij het aanmaken van het overzicht 'Rapportage detail' een rapportagetijdvak te selecteren voor de 2e kolom, zodat je bijvoorbeeld de huidige week van dit jaar kunt vergelijken met de vorige week van dit jaar.

Mogelijkheid om tekst over uitruil niet te vermelden op de loonstrook indien er alleen een netto inhouding is ingesteld

Module: Beheer / Frontoffice
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen / Flexwerkers
Tabblad: Loonspecificaties / Vaste beloningen
Melding: 537866

Als je bij de vaste beloningen voor ET-uitruil bij de optie 'Bedrag inhouden' kiest voor 'Ja, alleen netto inhouden' wordt momenteel de volgende tekst getoond onderaan de loonstrook:

'Gebruik van bruto ruimte is niet toegestaan voor huisvesting. De inhouding voor huisvesting is € 100,00.'
of
'Gebruik van bruto ruimte is niet toegestaan voor vervoer en/of overige kosten. De inhouding voor vervoer en/of overige kosten is € 20,00.'

Je kunt er vanaf nu voor kiezen om de eerste zin niet meer te tonen op de loonstrook. In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties' kies je dan bij 'Vermelding bruto uitruil' voor de optie 'Niet vermelden indien geen bruto uitruil'.

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je hier in ons online handboek terugvinden.

Verbeterd

Verbeteringen doorgevoerd in de pensioengrondslag

Module: Backoffice
Onderdeel: Verloning
Melding: 537828, 537566 en 537441

Er zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd in de pensioengrondslag van het StiPP pensioen. Deze verbeteringen hebben betrekking op het aantal pensioenuren. Bij een combinatie van uitbetaalde uren en gespaarde uren (ORT of overwerk) werden de gespaarde uren onterecht als pensioenuren meegeteld. Dit is ook van toepassing op algemene pensioenregelingen. Verder: indien er via het overzicht 'Uitbetalen reserveringen' reserveringen werden uitbetaald die alleen een waarde in geld hebben, werden er onterecht pensioenuren berekend. Looncomponenten die geen 'Verloonde uren' voor de Loonaangifte zijn, werden wel als pensioenuren geteld. Deze punten zijn opgelost.

Startdatum inkomstenverhouding in geval van een overeenkomst met uitzendbeding is gewijzigd

Module: Backoffice
Onderdeel: Loonaangifte
Melding: 536097

De startdatum van de inkomstenverhouding is gewijzigd voor flexwerkers waarbij het uitzendbeding van toepassing is. De startdatum was voorheen de eerste dag van het loontijdvak waarin de eerste gewerkte dag valt. Deze datum is gewijzigd naar de eerste gewerkte dag.

In de loonaangifte levert de werkgever de gegevens van de werknemer per inkomstenverhouding (IKV) aan. Vanaf 1 januari 2024 is in het 'Besluit inkomstenverhouding' geregeld wat een IKV is en wanneer deze start en eindigt. In veel gevallen blijven de regels over de IKV hetzelfde, maar er zijn ook een aantal veranderingen. Deze veranderingen mogen al wel per direct worden doorgevoerd. De komende tijd zul je op de Easy update pagina dus vaker berichten gaan tegenkomen over wijzigingen in de inkomstenverhoudingen. Op de website van de Rijksoverheid kun je het kennisdocument downloaden waarin je kunt lezen wat er straks verandert en wat dat betekent voor je salarisadministratie. In de loop van de tijd komen hier nog geüpdatete versies van, we adviseren de ontwikkelingen in de gaten te houden aangezien een en ander kan leiden tot een ander werkproces.

Waarschuwing bij het wijzigen van de einddatum van de arbeidsovereenkomst

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Cao-overig
Melding: 538067

In het kader van het 'Besluit inkomstenverhouding' dat in 2024 in werking treedt, wordt er vanaf nu een waarschuwing getoond indien de einddatum van de arbeidsovereenkomst wordt gewijzigd. Het wijzigen van de einddatum kan op den duur namelijk gevolgen hebben voor de inkomstenverhouding van de werknemer. Ga bij het wijzigen van de einddatum na of het een wijziging betreft in verband met onjuiste invoer of dat er sprake is van een nieuwe arbeidsovereenkomst. In het laatste geval dien je een nieuwe arbeidsovereenkomst vast te leggen.

Wijziging in terugvalsituatie StiPP pensioen als flexwerker in plusregeling zat

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Tabblad: Signaleringen
Melding: 537936

StiPP heeft een wijziging doorgevoerd in het stroomschema dat weergeeft wanneer en hoe een werknemer terugvalt in de pensioenregeling bij een onderbreking. Easyflex heeft de pensioensignalering aangepast naar aanleiding van deze wijziging. De wijziging heeft betrekking op de situatie dat de flexwerker in de plusregeling zit en tussen de 26 en 52 weken niet heeft gewerkt. Voorheen viel de werknemer dan terug in de basisregeling. Vanaf nu wordt er in deze situatie ook gekeken wanneer het deelnemerschap aan de basisregeling eindigde. Als de werknemer deelnemer was aan de plusregeling en het is korter dan 52 weken geleden dat hij deelnemer was aan de basisregeling, dan blijft de flexwerker in de plusregeling. Als de deelname aan de basisregeling langer dan 52 weken geleden was, dan valt de flexwerker wel terug naar basis.

Afwijkend percentage voor afdrachtsvermindering zeevaart beschikbaar

Module: Frontoffice / Backoffice
Onderdeel: Fiscaal-Sociaal / Overzichten
Overzicht: Afdrachtsvermindering zeevaart
Melding: 530967

Voor het toepassen van afdrachtsvermindering zeevaart zijn er afzonderlijke percentages voor:

• zeevarenden die in Nederland of in een ander EU- of EER-land wonen (40%)
• zeevarenden die niet in Nederland of in een ander EU- of EER-land wonen en loonbelasting of premie volksverzekeringen moeten betalen (10%)

Sinds Brexit valt het Verenigd Koninkrijk (VK) niet meer onder de EU. Voor flexwerkers waarbij de afdrachtsvermindering zeevaart reeds vastligt op het tabblad 'Fiscaal-Sociaal' blijft het percentage van 40% ongewijzigd. Indien de flexwerker niet onder het terugtrekkingsakkoord valt dien je zelf aan te vinken dat het percentage van 10% toegepast moet worden.

Meer informatie over de afdrachtsvermindering zeevaart kun je vinden in het Handboek Loonheffingen (hoofdstuk 26.2) van de Belastingdienst. Het overzicht 'Afdrachtsvermindering zeevaart' is uitgebreid met toegepaste percentage.

Autorisatie voor het inzien van contracten bij het verwerken van een urenbestand

Module: Frontoffice / Backoffice
Onderdeel: Urenbestand details / Urenbestanden
Melding: 537924

Wanneer een medewerker geen toegang heeft tot tabblad 'Cao-overige' (via 'Beheer > Programmarechten') is het voor deze medewerker vanaf nu niet meer mogelijk om via de knop 'Contracten' de arbeidsovereenkomsten van de betreffende flexwerker te raadplegen bij het verwerken van een urenbestand.

Dubbele inhouding houdt rekening met einddatum van plaatsing

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Vaste beloningen
Melding: 537962

Voorheen kon er bij het tabblad 'Vaste beloningen' geen inhouding worden vastgelegd indien de ingangsdatum later ligt dan de einddatum van de plaatsing waar dezelfde inhouding met identieke kenmerken vastligt. Vanaf nu kan dit wel. Let wel: een dubbele inhouding binnen hetzelfde loontijdvak is niet mogelijk. Om een verloningsfout te voorkomen, is het aan te raden om de inhouding bij 'Vaste beloningen' in te laten gaan in een nieuw tijdvak.

Overzicht 'Uitbetalen reserveringen' genereert payrollplaatsing als laatste contract een payrollovereenkomst is

Module: Backoffice / Frontoffice
Onderdeel: Overzichten / Plaatsingen
Tabblad: Uitbetalen reserveringen
Melding: 532680

Bij plaatsingen die met de overzichten 'Automatisch uitbetalen’ en 'Uitbetalen reserveringen’ worden aangemaakt, werd gekeken of er sprake was van een actieve payrollovereenkomst. Als er geen actieve payrollplaatsing was, dan werd er een plaatsing met leveringswijze 'Uitzenden’ gemaakt. Vanaf nu is dat anders. Als het laatste contract een payrollovereenkomst is/was en er geen contract vastligt op het moment dat het overzicht 'Uitbetalen reserveringen' wordt aangemaakt, wordt er vanuit dat overzicht ook een plaatsing met leveringswijze 'Payroll’ aangemaakt. Voor overzicht 'Automatisch uitbetalen' gold dit al. Mocht een plaatsing met leveringswijze 'Uitzendwerk' toch gewenst zijn, dan kun je voorafgaand aan verloning de leveringswijze nog aanpassen in de plaatsing.

Opgelost

Doorleen- en zzp-uren niet meer onterecht in de loonaangifte

Module: Backoffice
Onderdeel: Loonaangifte
Melding: 538070

In sommige gevallen kon het voorkomen dat doorleen- en zzp-uren onterecht als verloonde uren in de loonaangifte meegegeven werden. Indien een flexwerker bijvoorbeeld zowel een uitzendplaatsing had en een doorleenplaatsing dan werden de uren na een correctie of bij een extra declaratie toch meegeteld. Dit probleem is opgelost. Reeds aangegeven uren kunnen gecorrigeerd worden door de flexwerker te herrekenen. Hiervoor gebruik je het overzicht 'Herrekenen verloningen'. in de eerst volgende loonaangifte zal er een correctiebericht worden meegestuurd met het juiste aantal verloonde uren.

Geen onjuiste contractindicaties meer op loonstrook in geval van verloning van afwijkende IKV

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Loonspecificaties
Melding: 536737

Als een werknemer enkel wordt verloond met een looncomponent waarbij een afwijkende soort inkomstenverhouding van toepassing is (bijvoorbeeld 31 bij Ziektewetuitkering of 62 bij een Transitievergoeding), werden voorheen onterecht de indicaties voor schriftelijk, onbepaalde tijd en oproep op de loonspecificatie vermeld. Vanaf nu gebeurt dat niet meer. Bij een combinatie van loon waarbij de indicaties wél nodig zijn en loon met een afwijkende soort inkomstenverhouding, worden de indicaties wel getoond.

Er wordt rekening gehouden met een eventueel deeltijdpercentage bij de berekening van de marge i.g.v. margefacturatie

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Margefacturatie
Melding: 537905

Wanneer er sprake is van een deeltijdpercentage (zoals bijvoorbeeld bij 'Vast loon') werd er geen rekening gehouden met dit percentage in de margefacturatie. Dit is opgelost; vanaf nu wordt er wel rekening gehouden met het deeltijdpercentage in de berekening van de marge.

Een nieuw ongebruikt looncomponent 'Loon Arbeidsongeschiktheid' kan verwijderd worden

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Looncomponenten
Melding: 529394

Een nieuw ongebruikt looncomponent van het type 'Loon Arbeidsongeschiktheid' kon niet verwijderd worden indien in de werkmaatschappij APG was ingericht. Dit is opgelost. Zolang er nog niet is verloond met het betreffende looncomponent kan het weer verwijderd worden.

BSN document kan weer opgeslagen worden en worden gekoppeld aan een flexwerker

Module: Frontoffice
Onderdeel: Documentenbeheer
Tabblad: Nog te behandelen documenten
Melding: 537373

Wanneer een BSN document terecht komt bij 'Frontoffice > Documentenbeheer > Nog te behandelen documenten' is het vanaf nu weer mogelijk om een flexwerker te koppelen en dit op te slaan. Ook kon het voorkomen dat de tabbladen 'Dashboard', 'Algemeen' en 'Controlelijst' van de flexwerker niet geopend konden worden indien het BSN document nog niet retour was. Dit is ook opgelost.

Bijlage #5 kan weer worden geopend in urendeclaratie

Module: Frontoffice
Onderdeel: Urendeclaraties
Tabblad: Bijlagen
Melding: 537968

In de bijlagen van urendeclaraties stond het infoknopje uitgeschakeld bij bijlage 5 waardoor de bijlage niet kon worden ingezien. Dit is opgelost.

Kopiëren van een flexwerker met opvolgend werkgeverschap wekentelling weer mogelijk

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Kopiëren
Melding: 538063

Bij het kopiëren van een flexwerker kwam een foutmelding indien de checkbox ‘Opvolgend werkgeverschap wekentelling’ aanstond. Om de flexwerker te kunnen kopiëren, was het nodig deze optie uit te vinken. Dit is opgelost.

EF2GO

De tabbladen 'Documenten' en 'Notificaties' afschermen per medewerker

#2412

Vanaf nu is het mogelijk om per intercedent-gebruiker de tabbladen 'Documenten' en 'Notificaties' af te schermen. Ga naar 'Beheer > Gebruikers', selecteer de gewenste intercedent-gebruiker en zet de instellingen 'Mag tabblad 'Documenten' inzien' en 'Mag tabblad 'Notificaties' inzien' op 'Nee' om de tabbladen voor deze gebruiker af te schermen. De afscherming werkt zowel op de flexwerkerkaart als op de relatiekaart. Wanneer niets wordt ingesteld blijven de tabbladen zichtbaar. 

Tabblad 'Middelen' beschikbaar voor alle rollen

#2370

Maak je gebruik van middelenregistratie? Vanaf nu is het mogelijk het tabblad 'Middelen' op de flexwerkerkaart ook te tonen aan de intermediair, relatie en flexwerker. In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Algemene instellingen' is onder het kopje 'Flexwerkerkaart' de nieuwe instelling 'Middelen zichtbaar voor rollen' beschikbaar. Met deze instelling kan worden aangegeven voor welke rollen het tabblad zichtbaar is. Het uitgeven en wijzigen van middelen is alleen mogelijk voor de intercedent.

Wanneer niets wordt ingesteld is het tabblad alleen beschikbaar voor de intercedent.

Mogelijkheid om een taal te kiezen op de inlogpagina en bij het aanmaken van een account

#2340

vanaf nu is het mogelijk om ook op de inlogpagina en/of bij het aanmaken van het EF2GO account (eerste inlog) een taal te selecteren. Rechts bovenin kan de taal worden gekozen in een dropdown. In 'beheer > Vertalingen' bij 'Actieve talen' stel je in welke talen beschikbaar zijn. Deze talen zullen dan ook beschikbaar zijn op het inlogscherm.

Oekraïens toegevoegd aan de vertaaltabel

#2366

In de vertaaltabel onder 'Beheer > Vertalingen' is een nieuwe vertaalmogelijkheid toegevoegd: Oekraïens. In deze vertaalvelden kun je je eigen vertalingen opnemen.

Persoonsgegevens van de flexwerker afschermen voor inleners

#135

Vanaf nu is het mogelijk persoonsgegevens van de flexwerkers af te schermen voor inleners.

Ga naar 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Algemene instellingen' of 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Werkmaatschappij - instellingen'. Onder het kopje 'Flexwerkerkaart' is nu de instelling 'Persoonsgegevens afschermen voor rollen' beschikbaar. Onder deze instelling kunnen de gegevens worden afgeschermd voor de intermediair en/of relatie.

Met deze instelling worden de volgende flexwerkergegevens afgeschermd: bank- en/of girorekeningnummer, nationaliteit, geboorteplaats, burgerlijke staat. Als in Easyflex toestemming is gegeven voor het tonen van de persoonsgegevens aan de relatie onder 'Frontoffice > Flexwerker > Webservices' worden de gegevens wel getoond.

Cao tool: Regel vastleggen voor een specifieke datum

#2052

In sommige cao's gelden afwijkende regels voor specifieke dagen die buiten de officiële feestdagen vallen. Bijvoorbeeld kerstavond of oudjaarsdag. Vanaf nu is het mogelijk bij het inrichten van een cao een regel vast te leggen voor een specifieke dag. Kies hiervoor de conditie 'Specifieke dagen'. Het is mogelijk meerdere specifieke dagen vast te leggen waarop een regel wel of juist niet geldig is. De vastgelegde dagen zijn jaaronafhankelijk.

Cao tool: Conditie bepaalde looncomponenten ook mogelijk met percentage 0%

#2237

Bij het vastleggen van een regel met de conditie 'Bepaalde looncomponenten' moest een percentage van ten minste 1% worden opgegeven. Voor het looncomponent 'Loon verlaagde uurlonen' is echter ook een percentage van 0% toegestaan. Vanaf nu kan dit percentage daarom ook worden opgegeven bij de conditie 'Bepaalde looncomponenten'.

Signaal in zijmenu wanneer een mutatie klaarstaat voor goedkeuring

#2330

Wanneer mutaties klaarstaan die kunnen worden goedgekeurd (dus met een ingangsdatum in het verleden of op de huidige dag), wordt dit vanaf nu aangegeven in het zijmenu door middel van een teller naast het menu-item 'Mutaties'. Wanneer de relatie of flexwerker een mutatie doorgeeft voor de huidige dag, wordt dit meteen getoond in het zijmenu van de intercedent.

Mutaties met een ingangsdatum in de toekomst worden in het zijmenu gesignaleerd zodra de ingangsdatum is bereikt. De teller verdwijnt zodra de mutaties worden geopend.

Urendeclaraties filteren op opmerking

#937

Vanaf nu is het mogelijk om de urendeclaraties te filteren op aanwezigheid van een opmerking. Gebruik in 'Urendeclaraties > Uren declareren' en in 'Urendeclaraties > Urenoverzicht' het vinkje 'Opmerking' om alleen declaraties met een opmerking te tonen.

Relatie tonen in de mobiele weergave van tijdsregistratie urendeclaraties

#2279

Vanaf nu wordt in de mobiele weergave van tijdsregistratie urendeclaraties ook de relatie getoond in de samenvatting.

Tekstveld ook tonen bij tijdsregistratie urendeclaraties

#2334

Wanneer een tekst is ingevuld in 'Relatie > Instellingen > Declaraties' bij het label 'Dit tekstveld is zichtbaar op de urendeclaratie' wordt dit vanaf nu ook getoond bij een tijdsregistratie declaratie.

ZZP plaatsingen aanmaken: cao schaal en inlenersbeloning niet verplicht

#2181

Bij het aanmaken van een ZZP plaatsing werd onterecht de melding gegeven dat inlenersbeloning en cao schaal verplicht zijn. Dit is nu opgelost.