02-12-2022 - Versie 2022-24

Bekijk hier de opname van deze Easy update: https://easyflex.webinargeek.com/watch/replay/1835150/c61de110a1f5b9a4f17319540cff7217/

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Vertaling loonspecificaties en jaaropgaven

Vanaf nu is het mogelijk om naast facturen ook loonspecificaties en jaaropgaven in een andere taal te versturen. Dit komt bijvoorbeeld van pas als je werkt met arbeidsmigranten. In het scherm 'Beheer > Vertalingen' (vergeet niet om het eerst beschikbaar te maken via 'Beheer > Programmarechten') kun je zelf talen en de bijbehorende vertalingen vastleggen.

Vanuit ‘Beheer > Vertalingen’ is het mogelijk om andere talen vast te leggen en voor elk woord en elke zinsnede die voor kan komen op een factuur, loonspecificatie of jaaropgave een vertaling te maken. Daarbij kun je denken aan het eenvoudige woord ‘factuur’ of 'loonspecificatie', maar ook functies, looncomponenten en het omzetten van de datumnotatie. Maak ook gebruik van de zoekbalk om bijvoorbeeld de functies te zoeken die je vertaald wil hebben. Als je tussendoor wil kijken hoe de vertaalde factuur eruit komt te zien, dan kun je de voorbeeldknop gebruiken. Eenmaal je vertalingen ingegeven en de taal ingesteld bij de locatie, relatie en/ of flexwerker kun je bij de urendeclaraties en de handmatige facturen de vertaalde facturen als pro forma inzien.

In deze procesbeschrijving wordt stap voor stap uitgelegd wat er voor nodig is om vertalingen vast te leggen in Easyflex.

Collectief ophogen van onbelaste reiskostenvergoeding m.i.v. 01-01-2023

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Collectieve loon/tariefaanpassingen
Melding: 538839

Vanaf 1 januari 2023 wordt de belastingvrije reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer verhoogd naar € 0,21 per kilometer. Met het overzicht 'Collectieve loon/tariefaanpassingen' is het mogelijk om het onbelaste bedrag van de reiskostenvergoeding per kilometer in de plaatsing aan te passen naar € 0,21 (het onbelaste bedrag zal altijd worden aangepast naar € 0,21; een procentuele ophoging is dus niet mogelijk). Hiervoor is de optie 'Aanpassing reiskosten: Ophogen onbelast bedrag tot wet. maximum' toegevoegd aan het overzicht. Deze optie is voor het ophogen van de kilometervergoeding voor de flexwerker. Wil je ook de kilometervergoeding voor de relatie ophogen? Kies dan bij 'Aanpassing tarief' voor één van de volgende opties: 'Bedrag gelijk aan loonaanpassing' of 'Procentueel gelijk aan loonaanpassing'.

Indien er in de plaatsing geen gebruik wordt gemaakt van loon- en/of tarievenschema's kun je met deze nieuwe optie de aanpassing doorvoeren. Let op: dit kun je pas doen zodra loonjaar 2023 beschikbaar is! Wanneer er wel sprake is van een loon- en/of tarievenschema, kun je de wijziging doorvoeren in het schema, en de wijziging vervolgens collectief doorvoeren in de plaatsingen met het overzicht. Meer informatie omtrent het doorvoeren van de wijziging kun je hier vinden.

Overzicht om te kunnen signaleren op fasewijzigingen voor flexwerkers in de overgangsregeling

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Signalering overgangsregeling
Melding: 538906

Met het overzicht 'Signaleringen' kan er niet gesignaleerd worden op fasewijzigingen voor de flexwerkers die zich bevinden in de overgangsregeling van fase A / 1 en 2. Daarom is hiervoor een nieuw overzicht beschikbaar, genaamd 'Signalering overgangsregeling'. Dit overzicht kun je gebruiken voor het signaleren op fasewijzigingen voor de flexwerkers die in de overgangsregeling van fase A / 1 en 2 zitten:

Vanaf 3 januari 2022 geldt voor de uitzendkracht die op of na 3 januari 2022 start met de telling van de gewerkte weken in fase A / 1 en 2 een termijn va 52 gewerkte weken in plaats van 78 gewerkte weken. Voor de uitzendkracht die al voor 3 januari 2022 met de telling van de gewerkte weken in fase A / 1 en 2 is gestart (al dan niet op grond van opvolgend werkgeverschap) en waarbij geen sprake is van een onderbreking van meer dan zes maanden geldt vanaf 2 januari 2023 een termijn van 52 gewerkte weken in plaats van 78 gewerkte weken.

Dit betekent dat:
- De uitzendkracht die op 2 januari 2023 in fase A / 1 en 2 52 weken of meer heeft gewerkt in fase B instroomt;
- De uitzendkracht die op 2 januari 2023 in fase A / 1 en 2 nog geen 52 weken of meer heeft gewerkt in fase B instroomt op de datum waarop het aantal gewerkte weken na 2 januari 2023 52 weken bedraagt en het dienstverband wordt voortgezet.

Het overzicht kan beschikbaar worden gesteld via 'Beheer > Aansturing overzichten'. Bij het aanmaken van het overzicht moet een peildatum worden ingegeven (bijvoorbeeld 02-01-2023). Alle flexwerkers die zich in de overgangsfase bevinden, en die op de ingegeven peildatum 52 of meer gewerkte weken hebben in fase A / 1 en 2, worden getoond op het rapport. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat een flexwerker later dan op 02-01-2023 52 gewerkte weken in fase A / 1 en 2 bereikt. In dat geval kun je het overzicht opnieuw aanmaken met een andere peildatum. Meer informatie omtrent het overzicht kun je hier vinden.

XAS 2023 beschikbaar

Module: Backoffice
Onderdeel: Audit
Tabblad: XML Auditfile Salaris
Melding: 538962

Ter voorbereiding op de jaarwissel is loonjaar 2023 beschikbaar gesteld voor de auditfile salaris. Vanaf dit loonjaar kunnen de gegevens aangemaakt worden via 'Backoffice > Audit > XML Auditfile Salaris (XAS)'.

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je hier in ons online handboek terugvinden.

Verbeterd

Controle op geldigheid van de cao in payrollplaatsingen

Module: Frontoffice
Onderdeel: Plaatsingen
Tabblad: Werk en personeel
Melding: 538947

In payrollplaatsingen wordt vanaf nu een controle uitgevoerd op de geldigheid van de cao. Dit betekent het volgende:

Ligt de einddatum van de cao voor de aanvangsdatum van de plaatsing? Dan kan de cao niet geselecteerd worden in de plaatsing.
Is er sprake van een plaatsing zonder einddatum, en verloopt de cao gedurende deze periode? Dan wordt er een waarschuwing getoond in de urendeclaratie.
Wordt er een einddatum (definitief of voorlopig) geselecteerd in een plaatsing die later ligt dan de einddatum van de cao? Dan wordt er een melding getoond in de plaatsing.

Opgelost

Kredietbeperking werd niet altijd goed toegepast bij handmatige facturen. Dit is opgelost.

Module: Frontoffice
Onderdeel: Relaties
Tabblad: Facturatie
Melding: 539073

Op het moment dat er op Beheer niveau (tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Debiteuren') bij 'Kredietbeperking' is gekozen voor 'Niet berekenen’, en op Relatie niveau is gekozen voor 'Berekenen’ dan wordt de instelling op Relatie niveau bij het maken van een handmatige factuur genegeerd, waardoor de kredietbeperking onterecht niet wordt toegepast op de handmatige factuur. Dit is opgelost.

Incasso's onterecht vermeld op overzicht 'Betalingen (saldilijst)'

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Betalingen (saldilijst)
Melding: 539068

Het overzicht 'Betalingen (saldilijst)' bevatte onterecht ook incasso opdrachten. Dit is opgelost. Incasso's worden niet meer op dit overzicht vermeld.

Vergoeding met eenheid 'Per gewerkte dag' werd niet altijd goed aangepast bij het wijzigen van het aantal gewerkte dagen

Module: Frontoffice / Backoffice
Onderdeel: Urendeclaraties / Verloning
Melding: 538900, 537993 en 538085

Als een urendeclaratie een vergoeding bevat met de eenheid 'Per gewerkte dag' en er wijzigt iets in het aantal 'gewerkte dagen', dan werd het 'aantal' van de vergoeding niet altijd juist bijgewerkt. Hierdoor kon het voorkomen dat de vergoeding onterecht voor teveel dagen werd toegepast. Dit probleem is opgelost.

Pro forma ZZP'er in geval van reverse billing weer in te zien

Module: Frontoffice
Onderdeel: Urendeclaraties
Melding: 539089

Wanneer je een urendeclaratie van een ZZP'er bewerkte, was het niet mogelijk om een pro forma in te zien in geval van reverse billing. Dit is opgelost.

EF2GO

Nieuwe relatie gebruiker: wijzigen en accorderen urendeclaraties standaard toestaan

Module: Beheer
Onderdeel: Gebruikers
Melding: 3630

Wanneer bij het aanmaken van een nieuwe relatiegebruiker de instellingen voor wijzigen en accorderen van de urendeclaraties niet worden ingesteld, zal vanaf nu deze gebruiker standaard wel urendeclaraties mogen wijzigen en goedkeuren. Voorheen mocht dit standaard niet.

Voor alle relatie-gebruikers die voor de wijziging van 25-11 zijn aangemaakt en bij wie deze instellingen niet waren ingesteld, is de waarde automatisch aangepast naar 'nee'. Daardoor is er voor bestaande relatie gebruikers niets gewijzigd.