24-02-2023 - Versie 2023-04

Bekijk hier de opname van deze Easy update: https://easyflex.webinargeek.com/watch/replay/2018075/0eb033338fe7bdfe61fb11cdd2e93417/

Belangrijke mededelingen

Nieuwe wachtwoordeisen Easyflex connector en Easyflex webservice

Module: Beheer
Onderdeel: Medewerkers
Tabblad: Licenties
Melding: 539117

Per 10 maart 2023 geldt voor nieuw aangemaakte wachtwoorden een hogere eis. Het wachtwoord dient minimaal 12 tekens, maximaal 32 tekens, 1 speciaal teken, 1 cijfer en 1 hoofdletter te bevatten (geen spaties toegestaan). De wijziging is van toepassing op de Easyflex connector en de webservice (flexwerker.com en inlener.com). Hetzelfde geldt voor EF2GO. Bestaande wachtwoorden kunnen worden blijven gebruikt. Pas op het moment dat het bestaande wachtwoord wordt gewijzigd, is de nieuwe wachtwoordeis van toepassing.

Overzicht 'Urendeclaraties verwerkt' wordt uitgebreid met een extra kolom in de export

Het exportbestand van het overzicht 'Urendeclaratie verwerkt' wordt binnenkort uitgebreid met een extra kolom waarin het plaatsingsnummer wordt vermeld. Deze kolom zal als laatste / meest rechtse kolom worden toegevoegd. Gebruik je dit exportbestand om te importeren in een ander systeem, dan kun je hier alvast rekening mee houden. Houdt de Easy update pagina de komende weken in de gaten zodat je weet wanneer deze wijziging in productie genomen is.

Maak periodiek het overzicht 'Signalering overgangsregeling' aan

Het overzicht 'Signaleringen' signaleert voor fasewijzigingen niet op flexwerkers die in de overgangsregeling vallen (zie hieronder wat deze overgangsregeling inhoudt). Daarom is met de Jaarwissel geadviseerd om voor deze situaties het nieuwe overzicht 'Signalering overgangsregeling' te gebruiken. Omdat er ook na de Jaarwissel nog flexwerkers kunnen zijn die vanwege de overgangsregeling naar fase B of 3 moeten, adviseren we om dit overzicht periodiek aan te maken (net zoals het overzicht 'Signaleringen') zodat je geen signaleringen mist. Let erop dat je steeds een actuele peildatum kiest.

Wat houdt deze overgangsregeling in?
Vanaf 3 januari 2022 geldt voor de uitzendkracht die op of na 3 januari 2022 start met de telling van de gewerkte weken in fase A / 1 en 2 een termijn va 52 gewerkte weken in plaats van 78 gewerkte weken. Voor de uitzendkracht die al voor 3 januari 2022 met de telling van de gewerkte weken in fase A / 1 en 2 is gestart (al dan niet op grond van opvolgend werkgeverschap) en waarbij geen sprake is van een onderbreking van meer dan zes maanden geldt vanaf 2 januari 2023 een termijn van 52 gewerkte weken in plaats van 78 gewerkte weken.

Dit betekent dat:

De uitzendkracht die op 2 januari 2023 in fase A / 1 en 2 52 weken of meer heeft gewerkt in fase B / 3 instroomt;
De uitzendkracht die op 2 januari 2023 in fase A / 1 en 2 nog geen 52 weken of meer heeft gewerkt in fase B / 3 instroomt op de datum waarop het aantal gewerkte weken na 2 januari 2023 52 weken bedraagt en het dienstverband wordt voortgezet.

Het overzicht kan beschikbaar worden gesteld via 'Beheer > Aansturing overzichten'. Bij het aanmaken van het overzicht moet een peildatum worden ingegeven (bijvoorbeeld 02-01-2023).

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Standaarduren toegevoegd aan pro forma loon

Module: Frontoffice / Flexwerkers
Onderdeel: Proforma loon
Melding: 539336

Vanaf nu is het mogelijk om standaarduren te gebruiken voor de pro forma loonberekening voor de flexwerker. Wanneer je de standaard uren per werkdag invoert worden deze automatisch overgenomen in de urenspecificatie zodra je een looncomponent hebt toegevoegd. Voor meer informatie: bekijk de pagina informatie van 'Pro forma loon'.

Telefoonnummer, e-mailadres en website van zzp'er op reverse billing factuur

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: ZZP - reverse billing
Melding: 539101

Bij reverse billing facturen wordt vanaf nu het (mobiele) telefoonnummer, het e-mailadres en de website van de zzp’er vermeldt indien aanwezig. Zodra Reverse billing is geactiveerd voor de werkmaatschappij kun je aan de slag met behulp van deze procesbeschrijving.

Afbeelding achtergrond kunnen vastleggen op persoonsniveau voor reverse billing facturen

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: ZZP - reverse billing
Melding: 539102

In 'Frontoffice > Flexwerker > ZZP' is het vanaf nu mogelijk om een achtergrond te selecteren voor de reverse billing factuur van de ZZP'er. Ook is het mogelijk om al bestaande facturen opnieuw aan te maken met de nieuwe achtergrond. De knop 'Opnieuw aanmaken' is toegevoegd bij 'Facturen'.

Mergefields relatiebeheerder flexwerker

Module: Documentmanagement
Onderdeel: Templates
Melding: 538415

Vanaf nu is het mogelijk om mergefields toe te voegen voor de relatiebeheerder van de flexwerker (afkorting MF). De nieuwe mergefields zijn te vinden in ons handboek onder het kopje 'Templates procedures'. Hierin is ook te vinden welke informatie word getoond wanneer de mergefields worden gebruikt. Verder is er een 'terugval' in gebouwd. Dit betekend als je de MF mergefields gebruikt in een template die bestemd is voor de relatie, dat deze mergefields de informatie tonen van de relatiebeheerder van de relatie als er geen relatiebeheerder van de flexwerker bekend is. Dit werkt ook visa versa.

Flexwerker gegevens kopiëren

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Melding: 539605

Vanaf nu is het mogelijk om de gegevens van de flexwerker die worden weergegeven boven aan ieder tabblad te kopiëren doormiddel van 'ctrl + c'.

Verbeterd

Resultaten overzicht 'Herziening lage premie' verbeterd

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Herziening lage premie
Melding: 539270

Het kon voorkomen dat het overzicht 'Herziening lage premie' niet de juiste resultaten liet zien wanneer er sprake was van verloning op verschillende loonheffingennummers met een afwijkend aangiftetijdvak. Doordat de berekening is verbeterd is dit probleem niet meer aan de orde.

Spaarloonregeling verwijderd

Module: Backoffice / Frontoffice
Onderdeel: Diverse plekken
Melding: 536278

Het kabinet heeft de levensloopregeling op 1 januari 2012 afgeschaft. Er was een overgangsregeling die liep tot 1 januari 2022. De spaarloonregeling is vanaf nu niet meer zichtbaar en vast te leggen in Easyflex.

Opgelost

Vergoeding met eenheid 'relatie uur' werd niet goed verwerkt in margefacturatie; dit is opgelost.

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Tabblad: Margefacturatie
Melding: 539484

In de margefacturatie werd voor vergoedingen met eenheid 'relatie uur' een verkeerde berekening gemaakt. Dit is opgelost.

Overzicht Markmonitor ABU

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Tabblad: Marktmonitor ABU
Melding: 539583

Het overzicht Marktmonitor ABU kan weer zonder problemen worden geraadpleegd.

EF2GO

Planbord en mailings vanuit planning uitschakelen voor de relatie en flexwerker

Module: bedrijfsinstellingen
Onderdeel: algemene instellingen
Melding: 4277

Maak je gebruik van planning? Vanaf heden is het mogelijk om het planbord en de mailings vanuit planning uit te schakelen voor de relatie en/of flexwerker. Hiervoor is een nieuwe instelling toegevoegd. Ga naar 'beheer > bedrijfsinstellingen > algemene instellingen > zijmenu > Planning niet beschikbaar voor rollen' om planning uit te schakelen voor deze rollen. Dit zorgt ervoor dat het planbord niet zichtbaar is voor de betreffende rol(len) en dat aan deze rollen geen mailings worden verstuurd vanuit planning.

Gebruikersinstelling voor het toevoegen en wijzigen van een debiteurennummer

Module: gebruikers / relaties
Onderdeel: instellingen / relatiekaart
Melding: 4217

Vanaf nu is het mogelijk om per intercedent-gebruiker de mogelijkheid tot het toevoegen en wijzigen van een debiteurennummer uit te schakelen. Ga naar 'Beheer > gebruikers > overige instellingen > Mag debiteurennummer toekennen en wijzigen' om deze instelling aan te passen. Wanneer de instelling op 'nee' staat, mag de gebruiker het debiteurennummer niet toekennen of wijzigen. Deze instelling kan ook voor meerdere gebruikers tegelijk worden aangepast met behulp van de batchactie.

Let op: Wanneer de instelling op 'ja' of 'niet ingesteld' staat, mag de gebruiker het debiteurrennummer wel toekennen. Of het nummer ook gewijzigd kan worden is afhankelijk van de volgende instelling in EF (connector): 'beheer > bedrijfsinstellingen > debiteuren > wijzigen mogelijk?'

Eigen velden vast kunnen leggen op Flexwerker, relatie, en dienst

Module: Flexwerkers - Relaties - Planning
Onderdeel: Flexwerkers - Relaties - Planning
Melding: 2651

Vanaf heden is het mogelijk om ‘eigen velden’ vast te leggen op de flexwerker en/of relatie-kaart en op een planning container/dienst. De velden kunnen aangemaakt worden door een intercedent met de beheer rol, en het bewerken of inzien van de velden kan ook bepaald worden.
De ‘eigen velden’ zijn middels de view editor op elk niveau (flexwerker-relatie-container) te activeren in je planning.

Hulp nodig bij het inrichten? Neem dan contact op met sales.

Filter opties beheren

Module: Planning
Onderdeel: View editor
Melding: 3726 - 2651

Vanaf heden is het mogelijk om filters te beheren voor je eigen view.

Wanneer je een eigen view aanmaakt/bewerkt is het tabblad ‘Filtering’ toegevoegd. Hierop kun je filters die je niet wilt gebruiken ‘uit’ zetten door het vinkje uit te zetten. Het filter wordt dan niet meer getoond. Let op, de filters zitten op meerdere niveaus, dus als je ze voor alle niveaus uit wilt zetten kan je dit per groepering/categorie doen.

Bij het inschakelen van tijdsregistratie alleen declaraties aanmaken voor niet-afgewikkelde periodes

Module: urendeclaraties
Onderdeel: urendeclaraties
Melding: 3871

Wanneer je gebruik maakt van urendeclaraties en overschakelt naar tijdsregistratie declaraties, werden automatisch tijdsregistratie declaraties klaargezet voor alle periodes tot 3 en met maanden in het verleden. Vanaf nu worden alleen declaraties klaargezet voor periodes waarvan nog geen afgewikkelde declaraties aanwezig is.

Voorbeeld: er is een plaatsing met maanddeclaraties vanaf januari 2022. Voor alle maanden zijn afgewikkelde declaraties aanwezig, behalve voor november 2022 en februari 2023. In februari 2023 wordt tijdsregistratie ingeschakeld. Voorheen werden declaraties klaargezet voor de maanden november tot en met februari. Vanaf nu worden in deze situatie alleen declaraties klaargezet voor november 2022 en februari 2023. Dit geldt ook voor week- en 4-weken declaraties.

Batchactie voor het toevoegen en verwijderen van locaties

Module: batchacties
Onderdeel: batch
Melding: 4277

Vanaf nu is het mogelijk om met behulp van de batchactie bij meerdere intercedent-gebruikers tegelijk de locaties aan te passen. Ga naar batch acties en kies voor de actie 'locaties aanpassen' op de groep 'gebruiker'. Kies de gewenste intercedent-gebruikers en kies alle locaties die toegevoegd en/of verwijderd moeten worden. De locaties worden nu toegevoegd aan (of verwijderd van) de reeds beschikbare locaties van de gebruiker.

Batchactie voor het aanmaken van plaatsingsdocumenten

Module: batchacties
Onderdeel: batch
Melding: 4277

Vanaf nu is het mogelijk om met behulp van de batchactie voor meerdere plaatsingen tegelijk de plaatsingsdocumenten aan te maken. Ga naar batch acties en kies voor de actie 'plaatsingsdocumenten genereren' op de groep 'plaatsingen'. Kies de gewenste plaatsingen en kies documenten en bijbehorende templates die aangemaakt moeten worden. Het is ook mogelijk om vanuit de batch actie 'plaatsingen aanmaken' met de knop 'nieuwe batch met plaatsingen' deze actie te starten. Zo kun je direct na het aanmaken van de plaatsingen voor diezelfde plaatsingen de documenten genereren.

Let op, de beschikbare templates worden getoond in relatie tot de eerste plaatsing in de lijst. Wanneer de flexwerker die bij deze plaatsing hoort het briefhoofd 'U' heeft, zullen ze templates in 'Jij' vorm niet worden getoond. Wanneer zowel flexwerkers met het briefhoofd 'U' als met het briefhoofd 'Jij' aanwezig zijn, kun je ervoor kiezen alle templates in U-vorm aan te maken of 2 verschillende batch acties uit te voeren.

Batchactie voor het accorderen van plaatsingen

Module: batchacties
Onderdeel: batch plaatsingen
Melding: 4277

Vanaf nu is het mogelijk om met behulp van de batchactie meerdere plaatsingen tegelijk te accorderen. Ga naar batch acties en kies voor de actie 'plaatsingen accorderen' op de groep 'plaatsingen'. Kies de gewenste plaatsingen en start de batch. Het is ook mogelijk om vanuit de batch actie 'plaatsingen aanmaken' of 'plaatsingsdocumenten genereren' met de knop 'nieuwe batch met plaatsingen' deze actie te starten. Zo kun je direct na het aanmaken van de plaatsingen voor diezelfde plaatsingen de documenten genereren en/of vervolgens accorderen.