24-03-2023 - Versie 2023-06

Bekijk hier de opname van deze Easy update: https://easyflex.webinargeek.com/watch/replay/2084168/2d4ce802ca51e76290b4211820ad7846/

Belangrijke mededelingen

Cao wijzigingen juli 2023

Afgelopen dinsdag 21 maart zijn wij als softwareleverancier door ABU en NBBU geïnformeerd over de aanstaande cao wijzigingen die ingaan per juli aanstaande. Het gaat hier onder andere om het feit dat uitzendovereenkomsten met uitzendbeding niet meer automatisch eindigen bij ziekte, dat de wachtdagcompensatie komt te vervallen en dat de AZV premie gaat gelden voor alle uitzendovereenkomsten in fase A/1-2, dus ook voor overeenkomsten zonder uitzendbeding. Dit heeft gevolgen voor de inrichting van het onderdeel Beheer van Easyflex. Zo zullen onder andere reserveringsschema's aangepast moeten worden voor de wachtdagcompensatie. Voor het toepassen van de AZV-premie bij flexwerkers in fase A/1-2 met contract is het nodig dat er nieuwe sectorrisicogroepen en sectoren aangemaakt worden. Dit betekent ook een extra inrichting van het tabblad 'Sociale verzekeringen'. Momenteel zijn wij bezig met de ontwikkelingen van de benodigde aanpassingen. Daarbij streven we er uiteraard naar om de stappen zo eenvoudig mogelijk te houden. Je zal dus als gebruiker zelf wat stappen uit moeten gaan voeren; wij raden aan om hier alvast wat tijd voor te reserveren in je agenda.

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Inhouding per loontijdvak op tabblad 'Vaste beloningen' hoeft niet meer gekoppeld te worden aan een plaatsing

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Vaste beloningen
Melding: 538958

Sinds enige tijd is er de mogelijkheid om vergoeding of inhouding per loontijdvak vast te leggen bij de flexwerker op het tabblad 'Vaste beloningen'. Deze vaste beloning moest gekoppeld worden aan één specifieke plaatsing. Vanaf nu is het niet meer noodzakelijk om de beloning te koppelen aan een plaatsing. Indien je ervoor kiest om de inhouding of vergoeding niet aan een plaatsing te koppelen, wordt deze tijdens de verloning gekoppeld aan een willekeurige urendeclaratie van een willekeurige plaatsing. Er moet minimaal 1 declaratie van het betreffende loontijdvak geaccordeerd zijn om de vaste beloning toe te passen. Meer informatie over deze functionaliteit lees je hier.

Declaratiesignalering toegevoegd voor verlopen verblijfsvergunning

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Declaratiesignalering
Melding: 538065

Bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Declaratiesignaleringen' is de optie 'Verblijfsvergunning is verlopen' toegevoegd. Hierin kun je vanaf nu een waarschuwing of blokkade instellen voor het openen van een urendeclaratie. Wanneer wordt gekozen voor blokkeren, kan een autorisatie worden toegevoegd. Een medewerker met deze rol kan dan alsnog de urendeclaratie bewerken. Indien geen autorisatie wordt ingevuld, kan niemand de urendeclaratie bewerken. Wanneer je kiest voor waarschuwen, krijg je enkel een pop-up melding tijdens het bewerken van de urendeclaratie.

Mogelijkheid om pop-ups niet meer te tonen gedurende de sessie

Module: Connector
Onderdeel: Alle
Tabblad: Alle
Melding: 539338

Je hebt nu de mogelijkheid om bij pop-ups een vinkje te zetten voor 'Niet meer tonen'. Dit zorgt er voor dat deze specifieke pop-up niet meer wordt getoond gedurende de sessie (tot dat je opnieuw inlogt in de connector).

Alternatieve nummerreeks voor automatisch nummeren van Reverse Billing facturen

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Crediteuren
Melding: 539567

Via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Crediteuren' is het vanaf nu mogelijk een nummerreeks te selecteren voor de Reverse Billing facturen. Je hebt de keuze uit 'Standaard' en 'Uniek per crediteur'. Indien je hier kiest voor 'Standaard' zullen de factuurnummers zoals voorheen het geval was oplopen van 1, 2, 3 ect. Indien je kiest voor 'Uniek per crediteur' wordt de nummerreeks aangepast naar: 'Laatste 2 cijfers loonjaar + laatste 3 cijfers registratienummer + 001’ > Bijvoorbeeld 23457001 (23 = Jaar 2023, 457 = laatste 3 cijfers registratienummer, 001 = volgnummer). Zodra 'Uniek per crediteur' wordt ingesteld is het niet meer mogelijk om voor het huidige loonjaar een lager cijfer in te vullen als factuurnummer, een hoger nummer is wel mogelijk.

Overzicht 'Urendeclaraties verwerkt' is uitgebreid met een extra kolom in de export

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Urendeclaraties verwerkt
Melding: 539584

Het exportbestand (.csv) van het overzicht 'Urendeclaratie verwerkt' is uitgebreid met een extra kolom waarin het plaatsingsnummer wordt vermeld. Deze kolom is als laatste / meest rechtse kolom toegevoegd. Gebruik je dit exportbestand om te importeren in een ander systeem, controleer dan of de instellingen van het desbetreffende systeem moeten worden aangepast. 

Autorisatie toegevoegd voor het corrigeren van urendeclaraties

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Autorisatie betalingen
Melding: 539659

In het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie betalingen' is de nieuwe optie 'Autorisatie - correcties' toegevoegd. Met deze optie kun je een rol selecteren die geautoriseerd is om urendeclaraties te corrigeren. De standaard waarde is 'N.v.t.', dit wil zeggen dat alle rollen correcties kunnen uitvoeren.

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je hier in ons online handboek terugvinden.

Verbeterd

Urendeclaraties met de status 'In bewerking' tellen mee met de wekentelling wanneer ze worden gekopieerd naar een andere werkmaatschappij

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Kopiëren
Melding: 538226

Urendeclaraties met de status 'In bewerking' worden in de huidige werkmaatschappij meegeteld als gewerkte week (wanneer ze bijvoorbeeld alleen zijn gefactureerd), echter wanneer je deze flexwerkers kopieerde naar een andere werkmaatschappij werden deze weken niet gezien als gewerkte weken. Dit is aangepast, zodat de werkmaatschappij, waar de flexwerker naar toe wordt gekopieerd, de urendeclaraties met de status 'in bewerking' ook ziet als gewerkte weken. 

EF2GO

Vaste inhouding, vaste beloning en ET-uitruil kunnen worden vastgelegd in EF2GO

Module: flexwerkers
Onderdeel: flexwerkerkaart
Melding: 4185

Vanaf nu is het mogelijk om in EF2GO een vaste beloning, vaste inhouding en ET-uitruil in te zien, vast te leggen en te wijzigen. Op de flexwerkerkaart is hiervoor het nieuwe tabblad 'vaste beloningen' toegevoegd. Dit tabblad is alleen zichtbaar voor intercedenten.

Bijtelling voor auto en fiets meegeven in de loonopgave

Module: flexwerkers
Onderdeel: flexwerkerkaart: fiscaal-sociaal
Melding: 4004

Vanaf nu is het mogelijk om de bijtelling auto/fiets in te zien en in te voeren in de loonopgave in EF2GO. Ga naar het tabblad fiscaal sociaal op de flexwerkerkaart om een nieuwe loonopgave toe te voegen. Hierbij zijn nu velden voor de bijtelling beschikbaar.

Cao tool: mogelijkheid toegevoegd om condities mee te geven voor de waardebepaling van vergoedingen

Module: beheer
Onderdeel: cao tool
Melding: 4082

Vanaf nu is het mogelijk om in de cao tool condities mee te geven voor de waardebepaling van vergoedingen. Ga naar 'beheer > cao tool' en open een cao (of voeg een nieuwe toe). Open het tabblad 'vergoedingen' en voeg een vergoeding toe met een eenheid anders dan 'dag (ma-vr)' of 'gewerkte dag'. Klik nu op het potloodje naast de naam van de vergoeding en stel een waarde in 'gewerkt aantal minuten', 'gewerkt aantal uren', 'gewerkt aantal minuten x waarde' of 'gewerkt aantal uren x waarde'. Je kunt nu condities toevoegen voor de bepaling van de waarde van de vergoeding.

Voorbeeld:

Cao regel: De flexwerker moet een maaltijdvergoeding krijgen over alle gewerkte uren tussen 18:00 en 20:00, maar alleen als zijn dienst begonnen is in de ochtend.

* Voeg een vergoeding toe met een eenheid anders dan 'dag (ma-vr)' of 'gewerkte dag'. Bijvoorbeeld een maaltijdvergoeding met de eenheid stuks.
* Aan deze vergoeding kun je condities koppelen. Bijvoorbeeld 'gewerkt op dag' en 'tijden vallen binnen 0:00-12:00'. Deze condities bepalen of de vergoeding van toepassing is.

Met de inrichting tot nu toe krijgt de flexwerker dus een maaltijdvergoeding wanneer deze gewerkt heeft en uren heeft geboekt voor 12:00 (De dienst is dus begonnen in de ochtend).

* Klik nu op het potloodje achter de vergoeding
* Stel bij 'waarde per dag' in: 'gewerkt aantal uren'

Met de inrichting tot nu toe krijgt de flexwerker een maaltijdvergoeding wanneer deze gewerkt heeft en uren heeft geboekt voor 12:00. De vergoeding is 1 stuk per uur.

* Voeg bij 'condities waardebepaling' een conditie toe: 'tijden - valt binnen - 18:00-20:00'

Met deze inrichting krijgt de flexwerker een maaltijdvergoeding wanneer deze gewerkt heeft en uren heeft geboekt voor 12:00. De vergoeding is 1 stuk per uur, maar alleen over de uren tussen 18:00 en 20:00.

Urendeclaraties: tonen welke relatiegebruiker de uren heeft geaccordeerd

Module: urendeclaraties
Onderdeel: uren declareren
Melding: 4233

In de geschiedenis van de urendeclaratie (knop rechts bovenin de declaratie) is vanaf nu inzichtelijk welke relatie gebruiker uren via EF2GO heeft geaccordeerd. Hiervoor is het veld 'Geaccordeerd door:' toegevoegd. Wanneer de uren door de intercedent zijn geaccordeerd namens de relatie, wordt de naam van de intercedent getoond.
In de tijdsregistratie declaraties was deze informatie reeds beschikbaar onder de knop 'status en opmerkingen', dit is onveranderd.

Inverse filters

Module: Planning
Onderdeel: Filtering
Melding: 4154

Bij de filtering/matching binnen planning is het mogelijk om nu een inverse filtering toe te passen. Hierdoor kun je juist een filter item selecteren die je uitsluit van de filtering. Je kan dus kiezen voor filter op een item, of filteren op alles behalve een item.

Tabbladen contactpersonen en memo's niet meer beschikbaar voor flexwerkers en relaties

Module: flexwerkers, relaties, plaatsingen
Onderdeel: flexwerkerkaart, relatiekaart, plaatsingskaart
Melding: 4231

Vanaf nu is het tabblad 'memo's' op de flexwerkerkaart, relatiekaart en plaatsingskaart niet meer beschikbaar voor flexwerkers en relaties. Ook is het tabblad 'contactpersonen' op de relatiekaart niet meer beschikbaar voor relatie-gebruikers.

Berichtenmodule beschikbaar in de EF2GO app

Module: EF2GO app
Onderdeel: berichtenmodule
Melding: 3803

Maken flexwerkers al gebruik van de EF2GO app? Vanaf nu is de berichtenmodule ook beschikbaar in de app. Bij een nieuw bericht ontvangt de flexwerker een pushnotificatie zodat geen berichten meer gemist worden. 
Maak je nog geen gebruik van de berichtenmodule? Deze kun je eenvoudig aanzetten via 'beheer > bedrijfsinstellingen > algemene instellingen > berichten'. De app is beschikbaar voor flexwerkers in de app store en play store.

Aankondigingen zichtbaar in de EF2GO app

Module: EF2GO app
Onderdeel: aankondigingen
Melding: 4185

Maken flexwerkers al gebruik van de EF2GO app? Vanaf nu zijn de aankondigingen die zijn ingesteld in 'beheer > aankondigingen' ook zichtbaar in de app.