10-03-2023 - Versie 2023-05

Bekijk hier de opname van deze Easy update: https://easyflex.webinargeek.com/watch/replay/2049660/155cc5934fb7b469860d39f98239b804/

Belangrijke mededelingen

'Frontoffice > Correcties' vanaf 7 april niet meer beschikbaar in de Easyflex applicatie

Het onderdeel 'Frontoffice > Correcties', dat nu alleen nog beschikbaar is voor oudere werkmaatschappijen, zal op 7 april definitief verdwijnen uit de Easyflex applicatie. Correcties kunnen vanaf nu gemaakt worden in 'Frontoffice > Urendeclaraties'. Functionaliteiten die alleen beschikbaar waren in 'Frontoffice > Correcties' (zoals het eenvoudig kunnen aanpassen van het uurloon en tarief, maar ook het kunnen terugboeken van een declaratie die op ‘In bewerking’ staat) zijn toegevoegd aan 'Frontoffice > Urendeclaraties'. Sommige functionaliteiten zullen niet meer ondersteund worden (o.a. het kunnen terugboeken van afzonderlijke declaratieregels), omdat ze tot ongewenste situaties leiden die later voor onherstelbare fouten kunnen zorgen.

Overzicht 'Urendeclaraties verwerkt' wordt uitgebreid met een extra kolom in de export

Het exportbestand van het overzicht 'Urendeclaratie verwerkt' wordt binnenkort uitgebreid met een extra kolom waarin het plaatsingsnummer wordt vermeld. Deze kolom zal als laatste / meest rechtse kolom worden toegevoegd. Gebruik je dit exportbestand om te importeren in een ander systeem, dan kun je hier alvast rekening mee houden. Houdt de Easy update pagina de komende weken in de gaten zodat je weet wanneer deze wijziging in productie genomen is.

Nieuwe wachtwoordeisen Easyflex en Easyflex webservice

Module: Beheer
Onderdeel: Medewerkers
Tabblad: Licenties
Melding: 539117

Vanaf nu geldt er voor nieuw aangemaakte wachtwoorden een hogere eis. Het wachtwoord dient minimaal 12 tekens, maximaal 32 tekens, 1 speciaal teken, 1 cijfer en 1 hoofdletter te bevatten (geen spaties toegestaan). De wijziging is van toepassing op de Easyflex connector en de webservice (flexwerker.com en inlener.com). Hetzelfde geldt voor EF2GO. Bestaande wachtwoorden kunnen worden blijven gebruikt. Pas op het moment dat het bestaande wachtwoord wordt gewijzigd, is de nieuwe wachtwoordeis van toepassing.

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Automatisch doorvoeren van signaleringen m.b.t. StiPP-pensioen

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Tabblad: Signaleringen
Melding: 539284

Met het overzicht 'Signaleringen' kan o.a. worden gesignaleerd op welke flexwerker recht heeft op StiPP-pensioen of juist niet meer. Vanaf nu is het mogelijk om de signaleringen automatisch door te laten voeren. Naast het bestaande veld 'Basis/plus pensioen (StiPP)' is een veld toegevoegd genaamd 'Aut. doorvoeren'. Deze optie is beschikbaar indien enkel 'Basis/plus pensioen (StiPP)' is aangevinkt en de controleperiode 'Vandaag' is.

Advies is het overzicht 'Signaleringen' eerst aan te maken zonder het automatisch doorvoeren, zodat nog terug kan worden teruggekeken wat de signalering was. Als het overzicht 'Signaleringen' periodiek is ingepland, is het in het licht van voorgenoemde dan ook raadzaam om voor een tweede keer het overzicht met de beschreven instellingen automatisch in te plannen. Bijvoorbeeld: zonder automatisch doorvoeren (het bestaande ingeplande overzicht) in de ochtend en aan het einde van dezelfde dag het automatisch doorvoeren toepassen (het nieuw ingeplande overzicht met een vinkje bij de nieuwe instelling).

Indien regelmatig positief wordt afgeweken en signaleringen zoals 'Flexwerker heeft vervroegd pluspensioen, maar heeft 26 weken niet gewerkt en mag terug naar basispensioen.' bewust worden genegeerd, is het beter om geen gebruik te maken van de nieuwe feature. Alle signaleringen worden namelijk automatisch doorgevoerd.

Wijzigen van contractloon en contracturen in bestaande arbeidsovereenkomst

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Cao-overig
Melding: 538243

Wijzigingen van het loon en contracturen in een bestaande arbeidsovereenkomst kunnen vanaf nu apart worden vastgelegd, zonder dat je de eerdere gegevens verliest. Binnen hetzelfde contract kan een nieuwe situatie worden opgeslagen waarbij je de ingangsdatum, het contractloon en de contracturen ingeeft. Denk bijvoorbeeld aan een contract dat loopt van 1 januari t/m 31 december. Per 1 oktober is afgesproken dat de werknemer meer uren gaat werken. Je legt dan binnen dat contract een nieuwe ingangsdatum vast. In de loonaangifte worden de nieuwe gegevens vanaf die betreffende ingangsdatum meegestuurd. De mutatiedatum is enkel bedoeld voor de wijziging van loon en uren; niet voor andere velden in het contract. Meer informatie is te lezen op de pagina-informatie van 'Cao-overige'. 

Status kunnen toevoegen aan reserveringsschema's

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Reserveringsschema's
Melding: 539361

Het is mogelijk om in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema's' een reserveringsschema de status 'Operationeel' en 'Niet operationeel' te geven. Alle reserveringsschema's hebben nu nog de status 'Operationeel'. In het reserveringsschema zelf, kan bij de instelling 'Schema operationeel' voor 'ja' of 'nee' worden gekozen. De niet-operationele reserveringsschema's worden niet getoond in het scherm met de lijst van alle reserveringsschema's. Door middel van de checkbox 'Toon alle reserveringsschema's onder in het scherm kunnen ze zichtbaar worden gemaakt.

Een reserveringsschema dat nog actief is bij een of meer werknemers kan op niet-operationeel worden gezet; dit blokkeert dus niet de verloning. Zodra een reserveringsschema de status 'Niet operationeel' heeft, kan dit schema niet meer worden geselecteerd bij het aanmaken van nieuwe sectoren. In bestaande sectoren blijven de niet-operationele reserveringsschema's staan. Daarnaast zijn niet-operationele reserveringsschema's roodgekleurd bij de flexwerker in 'Cao-overig > Afwijkende reserveringspercentages'.

Wissen journaalposten verkopen

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Wissen journaalposten verkopen
Melding: 537495

Met dit overzicht kun je de journaalposten verkopen wissen die zijn aangemaakt. Dit is alleen mogelijk voor loonjaren vanaf 2009. Als dit overzicht aangemaakt is kun je de journaalposten verkopen opnieuw aanmaken voor het loonjaar tot en met de meest recente verkoopgegevens. Het overzicht kan beschikbaar worden gesteld via 'Beheer > Aansturing overzichten'. 

Zichtbaar wie handmatige factuurregel heeft vastgelegd

Module: Frontoffice
Onderdeel: Relaties
Tabblad: Facturatie > Handmatige facturen
Melding: 539604

Vanaf nu kun je zien wie een handmatige factuurregel heeft vastgelegd en/of gewijzigd. Dit is te zien bij 'Relatie > Facturatie > Handmatige facturen' bij 'Laatst gewijzigd door'. Voor meer informatie over handmatige facturen klik hier.

Zoeken op e-mailadres flexwerker in zoekbalk

Module: Zoekbalk
Onderdeel: Flexwerkers
Melding: 539598

Vanuit de zoekbalk (rechtsboven in Easyflex) is het nu ook mogelijk om te zoeken op het e-mailadres van de flexwerker. Om een resultaat te krijgen geef je het volledige e-mailadres in van de flexwerker. Bekijk deze pagina voor meer handige zoektips.

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je hier in ons online handboek terugvinden.

Verbeterd

Fase-advies voor AOW'ers verbeterd

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Cao-overig
Melding: 523592

Zodra een flexwerker de AOW-leeftijd bereikt, vindt een nieuwe bepaling van de rechtspositie plaats. In Easyflex is het advies en de signalering hiervoor verbeterd.

Verduidelijking m.b.t. bepaalde tijd contracten in overzicht 'Herziening lage premie'

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Tabblad: Herziening lage premie
Melding: 539388

In het overzicht 'Herziening lage premie' worden voor de berekening van het totaal aantal contractuur ook de bepaalde tijd contracten meegenomen. Als de WW-premie moet worden herzien, stond in de kolom 'Herzien' bij zowel het bepaalde tijd als het onbepaalde tijd contracten de waarde 'Ja' terwijl alleen de WW-premie voor het onbepaalde tijd contract hoeft te worden herzien aangezien voor het bepaalde tijd contract al de hoge WW-premie is toegepast.. Daarom staat vanaf nu bij bepaalde tijd contracten de waarde 'Nee'.

Declaraties uit overzicht 'PAWW compensatie' met vaste beloning werden soms niet afgewikkeld

Module: Frontoffice
Onderdeel: Urendeclaraties
Melding: 539440

Met het overzicht 'PAWW compensatie' kunnen declaraties worden aangemaakt. Als het urendeclaratie betrof met daarin een vaste beloning en de betreffende declaratie werd geopend en vervolgens gesloten, werd de declaratie niet afgewikkeld. Vanaf nu kunnen automatisch gegeneerde declaraties vanuit het overzicht niet meer worden bewerkt. Dit betekent ook dat als de declaratie de status Wachten wordt gegeven, deze niet meer kan worden geaccordeerd en het overzicht 'PAWW-compensatie' nogmaals moet worden aangemaakt voor die werknemer.

Export overzicht 'Premies en grondslagen' uitgebreid met AZV-premie

Module: Frontoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Premies en grondslagen
Melding: 538738

Het overzicht 'Premies en grondslagen' is uitgebreid met de volgende kolommen:

• Kolom AC: Premie AZV wn = Hier wordt de premie AZV van de werknemer getoond.

• Kolom AD: Premie AZV wg = Hier wordt de premie AZV van de werkgever getoond.

Aanpassingen in SFU overzicht

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Tabblad: Overzicht SFU
Melding: 539444

Het overzicht 'Overzicht SFU' kan per loonjaar worden aangemaakt. Waar eerder voor loonjaar 2023 de grondslag is veranderd van brutoloon naar SV-loon is de grondslag SV-loon nu ook toegepast voor loonjaar 2022.

Met ingang van 2022 werd gerekend met het oog op de duur van fase A/1-2 gerekend met 52 weken. Echter, er was nog sprake van een overgangsregeling. Daarom is de wekentelling aangepast. Als de startdatum van fase A/1-2 vóór 3 januari 2022 ligt, wordt gerekend met maximaal 78 weken. Als de startdatum van fase A/1-2 op of na 2 januari 2023 ligt, wordt er geteld met 52 weken.

Indien het overzicht is aangemaakt op detailniveau, is het exportbestand veranderd. Waar eerst de loonspecificaties werden getoond die grondslag waren voor SFU, worden nu de begin- en einddata van de loontijdvakken getoond.

Opgelost

Statusdatum van flexwerker en relatie wijzigt weer

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers / Relaties
Tabblad: Algemeen
Melding: 538945

De statusdatum van een flexwerker en relatie wijzigt weer zodra er nieuwe declaraties zijn aangemaakt.

Uitbetaalde vakantiedagen i.c.m. andere reserveringen tellen mee voor wekentelling

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Cao-overig
Melding: 539619

Voor de wekentelling dienen 'vakantiedagen' te worden geteld indien deze zijn uitbetaald via het tabblad 'Urenspecificatie'. Ingeval in de betreffende declaratie een andere reservering werd opgenomen die niet meetelt voor de wekentelling (zoals ADV-uren), dan telden de 'vakantiedagen' niet meer mee als gewerkte week. Dit is opgelost.

In exportbestand APG werd gerekend met franchise en maximum grondslag van 2022 i.p.v. 2023

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Tabblad: Pensioenaanleveringen
Melding: 539533

Onder andere in het geval van flexwerkers met APG-pensioen waarbij het premieloon hoger is dan de maximum grondslag, werd in het exportbestand van de APG-aanlevering gerekend met de franchise en maximum grondslag van 2022 i.p.v. 2023. Dit is opgelost. Door middel van een handmatige aanlevering van de betreffende periode wordt de berekening opnieuw en correct uitgevoerd. De verloning zelf is wel juist. Deze hoeft dus niet herrekend te worden.

EF2GO

Verschillende inschrijfformulieren en aanmeldformulieren door relatie laten gebruiken

Module: beheer
Onderdeel: registraties
Melding: 1339

Vanaf nu is het mogelijk meerdere inschrijfformulieren en aanmeldformulieren beschikbaar te stellen aan relaties. Ga naar beheer > registraties en kies in het overzicht het gewenste inschrijfformulier of aanmeldformulier. Klik op het potloodje om de beschikbaarheid te wijzigen. Voor de beschikbaarheid zijn diverse keuzes:

- Niemand: Het inschrijf- of aanmeldformulier is niet beschikbaar voor relaties
- Alle relaties: Alle relaties kunnen het inschrijf- of aanmeldformulier gebruiken
- Specifieke relaties: Het inschrijf- of aanmeldformulier is alleen beschikbaar voor de ingestelde relaties. Alle relatie-gebruikers waaraan de betreffende relaties gekoppeld zijn kunnen de formulieren kiezen. Voorbeeld: aan het formulier zijn relatie A en B gekoppeld. Aan de relatie gebruiker zijn relatie B en C gekoppeld. De relatie kan het formulier nu kiezen, maar alleen gebruiken voor relatie B (en niet voor relatie C).

Voor intercedenten zijn alle formulieren standaard beschikbaar. Dit is niet aan te passen.

Let op: in de bedrijfsinstellingen kun je instellen of de zijmenu-items 'inschrijvingen' en 'aanmeldingen' beschikbaar zijn voor relaties. De relatie kan de formulieren alleen gebruiken wanneer inschrijvingen en aanmeldingen beschikbaar zijn gesteld in het zijmenu.

Digitale handtekening beschikbaar voor de flexwerker in EF2GO en de EF2GO app

Module: ondertekeningen
Onderdeel: ondertekeningen
Melding: 3531

Maak je gebruik van de digitale handtekening in EF2GO? Dan kan de flexwerker vanaf nu ook de openstaande ondertekeningen inzien en ondertekenen in EF2GO. In het zijmenu van de flexwerker is hiervoor het menu-item 'mijn ondertekeningen' toegevoegd. Maken de flexwerkers al gebruik van de EF2GO app? Dan kunnen zij ook de openstaande ondertekeningen inzien en ondertekenen via de app.

Onderteken via de link in de e-mail blijft ook mogelijk, dit is niet gewijzigd.

Naam flexwerker toegevoegd aan de mobiele weergave van het overzicht loonspecificaties (intercedenten)

Module: flexwerkers
Onderdeel: loonspecificaties
Melding: 4234

Op de mobiele weergave van het overzicht loonspecificaties is voor intercedenten vanaf nu de naam van de flexwerker toegevoegd. Ook is een zoekfilter toegevoegd waarmee op de naam van de flexwerker kan worden gezocht.

Naam loonschema en tariefschema toegevoegd

Module: plaatsingen
Onderdeel: plaatsing
Melding: 3888

Vanaf nu zijn de velden loonschema en naam tariefschema toegevoegd aan het tabblad 'loon- en tariefafspraken' op de plaatsingskaart. Wanneer gebruik is gemaakt van een loonschema en/of tariefschema wordt in deze velden de naam van het gebruikte schema getoond.

Validatie btw-nummer in het inschrijfformulier, inschrijfformulier relaties en aanmeldformulier

Module: inschrijving, aanmelding, inschrijving relatie
Onderdeel: inschrijving, aanmelding, inschrijving relatie
Melding: 4224

In de inschrijf- en aanmeldformulieren kan het basisveld 'btw-nummer' worden toegevoegd. Zo kan de flexwerker of relatie zelf het btw-nummer opgeven. Voorheen werd dit nummer gevalideerd bij het opslaan van de inschrijving of aanmelding. Vanaf nu vindt deze validatie al plaats in het inschrijf- of aanmeldformulier zodat de relatie of flexwerker het nummer indien nodig zelf kan aanpassen.