(2022-08) FAQ E-mail templates

Hoe kan ik nieuwe e-mail templates vastleggen?

In ' Beheer > Document management > Templates > Nieuw' kun je e-mail templates vastleggen. Bij 'Template type' kies je voor 'E-mail template flexwerker' of 'E-mail template relatie'. Vervolgens kun je een 'Template naam' geven aan het document, het bestand dat je als e-mail template wilt gebruiken importeren en de juiste opmaak selecteren. Het is mogelijk om meerdere e-mail templates vast te leggen.

Kan ik mergefields gebruiken in mijn e-mail template?

Ja, dat is mogelijk. Je kunt zowel attributen, procedures als lijsten gebruiken in je e-mail template. Klik hier voor de volledige lijst van mergefields die je kunt gebruiken.

Kan ik per locatie een ander e-mail template gebruiken voor het verzenden van loonspecificaties, jaaropgaven en facturen?

Ja, dat is mogelijk. In ' Beheer > Locaties > Lay-outs en templates' kun je per locatie een afwijkende e-mail template vastleggen voor zowel de U- vorm als de Jij-vorm. Indien hier geen afwijkende e-mail template is vastgelegd, wordt de e-mail template uit ' Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen', ' Beheer > Bedrijfsinstellingen > Jaaropgaven' of ' Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties' gehanteerd.

Waar kan ik terugzien welke e-mailberichten ik met behulp van e-mail templates verzonden heb aan een flexwerker of relatie?

In 'Frontoffice > Flexwerker > Berichten logboek' en 'Frontoffice > Relatie > Berichten logboek' is terug te zien welke e-mailberichten er met behulp van een e-mail template verzonden zijn. Je filtert dan op 'Type bericht: E-mail'. In het berichtenvenster wordt de inhoud van het bericht als platte tekst getoond, dus zonder opmaak van een e-mail template. 

Is het mogelijk om een nieuwsbrief aan al mijn flexwerkers te verzenden?

Ja, dat is mogelijk. Je kunt een match aanmaken via ' Frontoffice > Matching'. Wanneer je vervolgens kiest voor 'Batch actie > Document e-mailen' kun je de nieuwsbrief die je opgeslagen hebt als 'E-mail template flexwerker' selecteren bij het venster 'E-mail'.

Welke opmaak wordt gebruikt voor het verzenden van facturen voor de relatie?

Indien er een contactpersoon geselecteerd is bij 'Frontoffice > Relatie > Facturatie > Adressen > Factuur t.a.v.' wordt de opmaak van deze contactpersoon gehanteerd voor de e-mail template. Indien er geen contactpersoon geselecteerd is, wordt de e-mail template met de opmaak 'U-vorm' gehanteerd. 

Kan ik een logo meesturen in de e-mail template?

Indien je een logo mee wilt sturen bij de e-mail template dien je dit logo in het bestand voor de e-mail template op te nemen. 

Hoe komt het dat ik een bepaalde e-mail template niet kan kiezen?

1. Bij het vastleggen van een e-mail template in de module Beheer kun je kiezen onder welke opmaak de e-mail template gebruikt mag worden. Als de flexwerker of relatie een ander 'Briefhoofd' ('Frontoffice > Flexwerker/Relatie > Algemeen') heeft dan wat vastligt bij de 'Opmaak' van de e-mail template in 'Beheer' komt de e-mail template niet beschikbaar. 
2. Je kunt controleren of de template per locatie is afgeschermd. Dit kan gecontroleerd worden bij 'Beheer > Locaties > Toegang tot templates'. Alleen als de e-mail template terug te vinden is onder het kopje 'Locatie heeft beschikking over templates' kun je de e-mail template gebruiken. Wanneer de e-mail template onder de 'Beschikbare templates' staat kun je middels de pijl naar links de e-mail template beschikbaar stellen, zodat jouw locatie ook toegang heeft tot deze template.

Zijn er ook voorbeeld templates?

Hieronder vindt je een vijftal voorbeeld templates:
E-mail template flexwerker formeel
E-mail template flexwerker informeel
E-mail template relatie formeel
E-mail template relatie informeel
E-mail template Flexwrapp informeel