(2021-11) Business units 1

Met business units kun je een verdeling maken van de omzet en kosten voor verschillende specialisaties. Bij specialisaties kun je denken aan 'installatietechniek' of 'financiële dienstverlening'. Je kunt zelf bepalen of het verplicht is om gebruik te maken van business units. 

Je kunt relaties, flexwerkers, aanvragen en plaatsingen aan één of meerdere business units koppelen. Het koppelen van relaties en flexwerkers aan business units is om hierop te kunnen matchen in 'Frontoffice > Matching' en om hierop te filteren in het 'selectiescherm'. Resultaten voor de omzet en kosten zijn afhankelijk van de geselecteerde business units in de plaatsing. Business units zijn in de aanvraag al vast te leggen en worden automatisch overgenomen in de plaatsing. Deze zijn na het aanmaken van de plaatsing nog te wijzigen. 

Hieronder een uitgebreide beschrijving over het werken met business units en hoe je kunt matchen op business units.

Inrichting business units in Beheer

Stap 1: Leg je business unit(s) vast in de bedrijfsinstellingen

Ga naar 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Businessunits'. Wanneer je het tabblad opent kies je voor de knop 'Nieuw'. Je kunt nu een nieuwe business unit invoeren. Je legt de naam van de business unit vast, de status (beschikbaar of niet beschikbaar) en de kostensoort.

Stap 2: Koppel kostensoorten aan je business unit(s)

Bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Rekeningschema' kun je kostensoorten toevoegen welke je aan een business unit kunt koppelen.

Bij de journaalrekeningen van looncomponenten (kosten/opbrengsten) kun je bij 'kostensoort' kiezen voor: 'Zie businessunit'. De kosten/opbrengsten zullen dan worden geboekt op de kostensoort die is gekoppeld aan de gekozen business unit. 

Sla de gegevens op en keer terug op tabblad 'Business units'. 

Stap 3: Richt de business units verder in via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Businessunits'

Je kunt nu aangeven of het gebruiken van business units wel of niet verplicht is voor de aanvraag, plaatsing, flexwerker of relatie. Ook stel je in of het verdelen van omzet en kosten over business units wel of niet mogelijk is. 

Het toepassen van business units

Na het inrichten van de business units kunnen deze gekoppeld worden aan de flexwerkers, relaties, aanvragen en plaatsingen. In het onderstaande beschrijving leggen we uit hoe dit werkt:

Optie 1: Het koppelen van een business unit aan een flexwerker

Dit leg je vast op tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Algemeen > Kwalificatie'. Je kunt één of meerdere business units selecteren. Om een business units te selecteren activeer je de zoek-knop. Easyflex toont je het scherm 'Business units toekennen'. In de rechter kolom worden alle beschikbare business units getoond. Wil je deze koppelen aan een flexwerker of relatie, dan selecteer je de business unit en verplaats deze met de pijltjestoets naar links. Om de gegevens op te slaan activeer je de knop 'Ok'. Om de gegevens te annuleren activeer je de knop 'Annuleren'. De business units die hier worden vastgelegd, worden niet automatisch overgenomen in de aanvraag en/of plaatsing. 

Het selecteren van een business unit bij een flexwerker en relatie is om ermee te kunnen matchen of om er op te zoeken met de filterinstellingen.

Optie 2: Het koppelen van een business unit aan een aanvraag

Nadat er business units zijn aangemaakt, kun je deze per aanvraag selecteren. Je kunt één of meerdere business units per aanvraag vastleggen. Je kunt in het onderdeel 'Algemeen' van de aanvraag business units toekennen aan de aanvraag. De business units die hier vastgelegd worden, worden overgenomen in de plaatsing. 

Om een business unit toe te kennen, activeer je de 'zoekknop'. Er verschijnt een tabel bestaande uit twee blokken. In het rechter blok zie je de beschikbare business units staan. Met de liggende pijltjestoetsen kun je deze business units horizontaal overzetten. In het linker blok staan de toegekende business units. Wanneer er twee of meer business units worden gebruikt zal er een verdeling in percentages worden gemaakt. Easyflex maakt zelf deze verdeling. Je kunt deze handmatig aanpassen. 

Optie 3: Het koppelen van een business unit aan een plaatsing

In het onderdeel 'Periode en locatie' in de plaatsing worden de toegekende business units uit de aanvraag overgenomen. Deze zijn handmatig te wijzigen of te verwijderen. Je kunt op dit tabblad in de plaatsing ook handmatig business units toevoegen.

Het bekijken van de resultaten en matchen

Management dashboard

In 'Frontoffice' en 'Backoffice' is het mogelijk om management informatie in te zien per business unit op het management dashboard. Bij de filterinstellingen kun je 'Business unit' aanvinken en dan kun je de business unit selecteren waarvan je het resultaat wilt zien. 

Overzichten
Je kunt in de overzichten 'Rapportage detail' en 'Rapportage globaal' een overzicht aanmaken per business unit. 

Matching

In 'Frontoffice > Matching' is het selectieobject 'Business units' beschikbaar. Hiermee kun je matchen op flexwerkers, relaties, contactpersonen en aanvragen waar business units zijn vastgelegd. Bijvoorbeeld als je een match maakt voor een flexwerker en je selecteert een business unit, dan matcht Easyflex op alle flexwerkers waar die business unit is geselecteerd. Zo kun je makkelijk een overzicht genereren met daarop alle flexwerkers, relaties, contactpersonen of aanvragen die zijn gekoppeld aan een business unit.