(2021-11) Memovelden toepassen

Easyflex biedt je de mogelijkheid om onbeperkt memobladen te ontwerpen. Je kunt de memobladen geheel zelf samenstellen. Zo kun je informatie vastleggen die niet standaard door Easyflex wordt voorzien. Je hebt voor de indeling van de memobladen de beschikking over een aantal soorten componenten en bij sommige van deze componenten heb je ook de mogelijkheid om hierop controles te laten uitvoeren.

Op deze pagina vind je voorbeelden van veelvoorkomende onderwerpen en hoe je deze toepast. 

• Terugkomende flexwerker
• Memovelden aanmaken
• Formulier als template genereren
• Controleren welke velden wel of niet gevuld zijn via 'Matching'

Terugkomende flexwerker

'Een flexwerker is langer dan 6 maanden uit dienst en wordt weer opnieuw geplaatst. Voordat de flexwerker opnieuw geplaatst wordt wil ik nagaan of het dossier nog klopt. Hoe kan hier een waarschuwing op komen?'

Voor bovenstaande kun je een memoveld aanmaken met blokkade voor plaatsing. Bij het 'uit dienst' treden van de flexwerker dien je het memoveld uit te zetten. Dan komt bij het aanmaken van een nieuwe plaatsing de blokkade en/of waarschuwing omhoog. Bij blokkade kan de plaatsing niet worden aangemaakt. Bij een waarschuwing kan er wel verder worden gegaan tot en met de verloning.

Memovelden aanmaken

Memovelden aanmaken voor controle of het dossier compleet is. In dit voorbeeld leggen we uit hoe je een dossier op kunt bouwen voor de flexwerker met een controle. We leggen verschillende PBM's (Persoonlijke Beschermingsmiddelen) vast als afvinkveld. 

In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Ontwerp memobladen' kunnen er memovelden worden aangemaakt die bij de flexwerker op het tabblad 'Memo' worden getoond.

Bij het aanmaken van een nieuw memoveld zijn er verschillende opties die gekozen kunnen worden. Afhankelijk van de keuze van 'Soort Rubriek' kan er hierna een controlemoment aangegeven worden.



Zoals bij een afvinkveld kan het volgende worden aangegeven:



In het screenshot hierboven is te zien dat er een keuze wordt geboden om het maken van een plaatsing te blokkeren (Proces beëindigen) of alleen een waarschuwing te geven (Proces continueren).
Voor het compleet maken van een dossier kun je een extra afvinkveld aanmaken en hier een controlemoment selecteren. Een voorbeeld hiervan is te zien in het screenshot hieronder. Wanneer een flexwerker dan 'uit dienst' gaat, dan kan dat vinkje worden uitgevinkt waarna bij de volgende plaatsing er een blokkade of waarschuwing op wordt gemaakt.

Formulier als template genereren

Het memoveld kan beschikbaar worden gemaakt voor een template (het Word document dat te genereren is voor een flexwerker).

In het screenshot hieronder is te zien dat wanneer de instellingen zijn ingegeven en opgeslagen er een rubrieknummer beschikbaar komt.



In een template kunnen de volgende mergefields (procedures) worden gebruikt:

• (FW:memorubriek_naam[nummer memorubriek])
• (FW:memorubriek_waarde[nummer memorubriek])

Het [nummer memorubriek]  zou in dit voorbeeld dus worden: 15842
In het Word document wordt bij een mergefield van een memoveld 'Afvinkveld' als resultaat 'Ja' of 'Nee' getoond.

Voorbeeld:
«(FW:memorubriek_waarde[15842])»
/
{ MERGEFIELD (FW:memorubriek_waarde[15842]) \* MERGEFORMAT }

Voorbeeld onderdeel van Checklist:

Gevuld zou dat het volgende resultaat geven:

Controleren welke velden wel of niet gevuld zijn via 'Matching'

Hieronder vind je een uitleg over een specifiek voorbeeld vanuit 'Matching'. 
Zoals te zien in het screenshot hieronder krijg je als resultaat een lijst met flexwerkers waarbij 'Dossier compleet?' aan- of uitgevinkt is.

Je kunt ook een match maken met als resultaat alle flexwerkers. Om dit te doen kiest je geen 'Selectieobjecten', maar klik je meteen op 'Starten'. Vervolgens kun je via 'Uitvoer samenstellen' de resultaten van de memovelden tonen.

Via 'Batch actie' kan het resultaat naar CSV worden geëxporteerd.
Via 'Batch actie' kan het resultaat ook naar een document met mergefields (template) worden geëxporteerd. Zo kan de checklist voor alle flexwerkers in één keer worden afgedrukt, gearchiveerd en/of gemaild.