(2021-02) Management dashboard

Voor het raadplegen van de verschillende managementgegevens heb je de beschikking over het management dashboard. Wanneer je het management dashboard opstart vanuit de module 'mijn gegevens' kun je alleen gegevens opvragen die betrekking hebben op jezelf en op de relaties en flexwerkers waarvan jij de relatiebeheerder bent. De managementgegevens kunnen zowel cijfermatig als grafisch worden gepresenteerd. Door het selecteren van rapportinstellingen kan de selectie worden verfijnd. Bijvoorbeeld op sector of soort uren (uitzenden, doorlenen en ZZP). Alle overzichten kun je afdrukken en zijn ook te exporteren. Door het activeren van de 'Presentatie-modus' is het management dashboard uitstekend te gebruiken voor presentaties.   

De gegevens die worden getoond in het management dashboard zijn gebaseerd op de gegevens uit de tabbladen 'Resultaten'. ('Frontoffice > Flexwerkers > Resultaten' en 'Frontoffice > Relaties > Resultaten'). Deze zijn ook per relatie en flexwerker op te vragen.

Management dashboard vergelijken met andere rapportages

Rapportages detail welke zijn aangemaakt met de rapportstatus 'Verloond en/of gefactureerd' kan worden vergeleken met het management dashboard, met uitzondering van de rapportkeuze 'Commercieel'. Om de rapportkeuze 'Commercieel' van het management dashboard te vergelijken met rapportage detail dien je de totalen van de rapportstatus 'Nog te verlonen / te factureren (prognose)' en 'Verloond en/of gefactureerd' bij elkaar op te tellen. De verdeelsleutel is bepalend of de omzet/uren op de relatiebeheerder van de flexwerker of relatie worden geboekt. Als je een relatie of flexwerker hebt geselecteerd wordt de verdeelsleutel niet meegenomen in het getoonde resultaat.

Rapportperiode en filterinstellingen

Rayon

Wanneer de werkmaatschappij één of meerdere rayons heeft kun je hier een keuze maken van welk rayon je de gegevens wenst te bekijken. Selectie is alleen mogelijk indien je rayonmanager bent.

Locatie 

Wanneer de werkmaatschappij meerdere locaties heeft kun je hier een keuze maken van welke locatie je de gegevens wenst te bekijken. Indien je ook een rayon hebt geselecteerd kun je alleen een locatie kiezen die hoort bij het gekozen rayon. Selectie is alleen mogelijk indien je rayonmanager bent.

Medewerker

Je kunt een keuze maken uit de medewerkers van de werkmaatschappij. Als je ook een rayon en/of locatie heeft geselecteerd, kun je alleen medewerkers selecteren die bij het geselecteerde rayon en/of de locatie horen. Indien de eigenaarsrechten van een medewerker zijn overgezet, worden de resultaten zoals de omzet niet mee over genomen. Het resultaat blijft bij de oorspronkelijke medewerker staan. Ook als de desbetreffende medewerker verwijderd is. Er wordt dan in het management dashboard achter de naam van de verwijderde medewerker de tekst 'Verwijderd' getoond.

Flexwerker/relatie

Je kunt een flexwerker of relatie selecteren. De resultaten die hierop betrekking hebben worden getoond. Indien je geen keuze wenst te maken kies je voor 'N.v.t.'. Standaard is deze optie geselecteerd. Met behulp van de pijltjestoets kunt je je keuze wijzigen. 

Business unit

Je kunt een business unit selecteren. De resultaten van de geselecteerde business unit worden getoond. Let op: Wanneer er bij een relatie meerdere business units vastgelegd zijn wordt de handmatige omzet tot de business unit gerekend die bovenaan de factuur staat. 

Dashboardobjecten

De wijze waarop de management informatie wordt getoond bepaal je met het selecteren van de dashboardobjecten. Je hebt de keuze uit: 

• Omzet/marge
  gegevens van de relatie en/of flexwerker (dit is afhankelijk van je filterinstellingen). Het betreft gefactureerde en/of verloonde gegevens en het uiteindelijke resultaat. Met behulp van de rapportinstellingen kun je de gegevens verder specificeren.
• Aandeel
  resultaten van rayons, locaties en medewerkers kunnen met elkaar vergeleken worden.
• Status/cont. (contact)
  toont cijfers omtrent flexwerkers/relaties op basis van de status en de kwalificatie, bijvoorbeeld ingeschreven, actief, passief e.d.

Rapportinstellingen

De beschikbare rapportinstellingen zijn afhankelijk van het geselecteerde dashboardobject. Hieronder wordt beschreven welke instellingen je kunt kiezen in combinatie met de verschillende dashboardobjecten.

Dashboardobject: Omzet / marge

Het dashboardobject 'omzet/marge' kan gebruikt worden om inzicht te krijgen in je resultaten. De gegevens die worden getoond zijn:

• Tijdvak
  het gekozen tijdvak wordt getoond
• Sector
  de geselecteerde sector. Indien je hebt gekozen voor 'Alle sectoren' blijft dit veld leeg
• Uren RL (relatie)
  het totaal aantal uren dat is gefactureerd aan je relaties
• Omzet
  de gerealiseerde omzet
• Uren FW (flexwerker)
  het totaal aantal uren dat is verloond aan je flexwerkers
• Kosten belast
  de belaste kosten
• Kosten onbel. (onbelast)
  de onbelaste kosten
• Totale kosten
  het totaal van de belaste en onbelaste kosten
• Marge
  de marge in geld
• Marge %
  de marge in een percentage van de omzet

Presentatievorm

De vorm waarop het rapport wordt gepresenteerd. Je hebt de keuze uit:

• Cijfers
• Lijndiagram 
• Staafdiagram

Rapportkeuze

Je kunt een keuze maken voor de rapportage. Je kunt kiezen voor 'Commercieel', 'Financieel' of 'Werkmoment' . Klik hier voor een uitgebreide uitleg omtrent de verschillende rapportkeuzes.

Dashboardobject: Aandeel (omzet en marge)

Met het dashboardobject 'aandeel' kun je de resultaten van rayons, locaties en medewerkers met elkaar vergelijken. De gegevens die worden getoond zijn:

• Uren RL (relatie)
  het totaal aantal uren dat is gefactureerd aan je relaties
• Omzet
  de gerealiseerde omzet
• Uren FW (flexwerker)
  het totaal aantal uren dat is verloond aan je flexwerkers
• Kosten belast
  de belaste kosten
• Kosten onbel. (onbelast)
  de onbelaste kosten
• Totale kosten
  het totaal van de belaste en onbelaste
• Marge
  de marge in geld
• Marge %
  de marge in een percentage van de omzet

Presentatievorm

De vorm waarop het rapport wordt gepresenteerd. Je hebt de keuze uit:

• Cijfers
• Staafdiagram 
• Taartdiagram 

Dashboardobject: Status / cont. (statussen en contacten)

Het dashboardobject 'statussen en contacten' geeft de resultaten die betrekking hebben op de contacten en statussen vastgelegd bij flexwerkers en/of relaties. Ook kun je gegevens opvragen die betrekking hebben op de vastgelegde aanvragen en plaatsingen. Wat was bijvoorbeeld de beginstand van het totaal aantal aanvragen/plaatsingen in een bepaald tijdvak en hoeveel nieuwe plaatsingen er zijn gerealiseerd in het opgegeven tijdvak. Ook is het mogelijk inzichtelijk te maken hoeveel contactmomenten er zijn geweest met flexwerkers en relaties. Dit kunt hierbij inzoomen op de medewerker. Ook kan met dit dashboardobject inzichtelijk worden gemaakt hoeveel sms berichten er zijn verzonden en wanneer je werkmaatschappij werkt met een CTI server kun je ook zien hoeveel gesprekken (inkomend en uitgaand) er werden gevoerd.

Presentatievorm

De vorm waarop het rapport wordt gepresenteerd. Je hebt de keuze uit:

• Cijfers
• Lijndiagram 
• Staafdiagram 
• Verloopdiagram (alleen beschikbaar indien bij Presentatie wordt gekozen voor 'Verloop flexwerkers' of 'Verloop relaties')

Presentatie

Alleen wanneer je hebt gekozen voor het dashboardobject 'Status/cont.' heb je de mogelijkheid een keuze in te geven, de keuzes zijn:

• Aanvragen
• Plaatsingen
• Status flexwerkers (relatiebeheerder)
  totaal aantal flexwerkers met de status 'Ingeschreven', 'Actief', 'Passief' en 'Uitgeschreven' op de laatste dag van het gekozen tijdvak.
• Status relaties (relatiebeheerder)
  totaal aantal relaties met de status 'Doelgroep', 'Prospect', 'Actief', 'Passief' en 'Verloren' op de laatste dag van het gekozen tijdvak.
• Verloop flexwerkers
  toont de wijzigingen die hebben plaatsgevonden in de diverse stadia van flexwerkers .
• Verloop relaties
  toont de wijzigingen die hebben plaatsgevonden in de diverse stadia van relaties.
• Contact flexwerkers (relatiebeheerder)
  overzicht van het totaal aantal acties binnen het tijdvak, welke zijn vastgelegd voor flexwerkers. Zo kan inzichtelijk worden gemaakt hoeveel afspraken een medewerker heeft gehad.
• Contact relaties (relatiebeheerder)
  overzicht van het totaal aantal acties binnen het tijdvak, welke zijn vastgelegd voor relaties. Zo kan bijvoorbeeld inzichtelijk worden gemaakt hoeveel bezoeken een medewerker heeft gehad.
• SMS berichten
  - Flexwerker (persoonlijk): het totaal aantal sms berichten binnen het tijdvak, die verstuurd zijn vanuit het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Algemeen'. Ook sms'jes die via 'Frontoffice > Matching' als persoonlijk bericht zijn verstuurd worden in het totaal meegenomen.
  - Flexwerker (mailing): het totaal aantal sms berichten binnen het tijdvak, die verstuurd zijn door middel van een mailing (Frontoffice > Matching als mailing bericht).
  - Relatie (persoonlijk): het totaal aantal sms berichten binnen het tijdvak, die verstuurd zijn vanuit het tabblad 'Frontoffice > Relaties > Algemeen'. Ook sms'jes die via 'Frontoffice > Matching' als persoonlijk bericht zijn verstuurd worden in het totaal meegenomen.
  - Relatie (mailing): het totaal aantal sms berichten binnen het tijdvak, die verstuurd zijn door middel van een mailing (Frontoffice > Matching als mailing bericht).
  - Overige: het totaal aantal sms berichten binnen het tijdvak, die verstuurd zijn aan derden. Denk hierbij aan sms'jes die worden verstuurd vanuit de communicatiemodule of sms'jes die verzonden worden wanneer een overzicht gereed is.
• Sollicitaties
  totaal aantal sollicitatieprocessen met de status 'Aanbieden', 'Voorgesteld', 'Op (sollicitatie)gesprek', 'Flexwerker ziet er vanaf', 'Afgewezen', 'Geplaatst' en 'Overige' binnen het gekozen tijdvak. In de kolom 'Overige' worden de totalen verzameld die horen bij processtatussen die je zelf hebt aangemaakt (Zie 'Beheer > Selectietabellen >Sollicitatiestatus')
  Let op, als je in de filterinstellingen een medewerker hebt geselecteerd, dan wordt er gefilterd op de medewerker aan wie de sollicitatie is toegewezen.
• Telefoonregistratie via CTI
  er worden alleen gegevens getoond wanneer je telefooncentrale is gekoppeld aan een CTI server. 
  - Flexwerkers (inkomend): het totaal aantal inkomende telefoongesprekken met flexwerkers binnen het gekozen tijdvak.
  - Gem. duur: de gemiddelde duur van deze gesprekken.
  - Flexwerkers (uitgaand): het totaal aantal uitgaande telefoongesprekken met flexwerkers binnen het gekozen tijdvak.
  - Gem. duur: de gemiddelde duur van deze gesprekken.
  - Relaties (inkomend): het totaal aantal inkomende telefoongesprekken met relaties binnen het gekozen tijdvak.
  - Gem. duur: de gemiddelde duur van deze gesprekken.
  - Relaties (uitgaand): het totaal aantal uitgaande telefoongesprekken met relaties binnen het gekozen tijdvak.
  - Gem. duur: de gemiddelde duur van deze gesprekken.
  - Overige (inkomend): het totaal aantal overige inkomende telefoongesprekken met derden binnen het gekozen tijdvak.
  - Gem. duur: de gemiddelde duur van deze gesprekken.
  - Overige (uitgaand): het totaal aantal overige uitgaande telefoongesprekken met derden binnen het gekozen tijdvak.
  - Gem. duur: de gemiddelde duur van deze gesprekken.

Uitleg rapportkeuzes

Commercieel

Bij de rapportkeuze commercieel zijn alle gegevens gebaseerd op de laatst liggende verwerkingsdatum. Als een urendeclaratie nog niet volledig is verwerkt wordt de prognose erbij getoond zodat het resultaat altijd evenredig is. Wanneer een urendeclaratie wel is verloond maar nog niet is gefactureerd, wordt de prognose van de facturering van een eerdere datum bij de resultaten van de verloning getoond, zodat er geen onevenredige resultaten worden getoond (bijv. 100% kosten omdat al wel verloond is maar nog niet gefactureerd). Andersom is dit ook het geval; wanneer een urendeclaratie wel is gefactureerd maar nog niet is verloond, wordt de prognose van de verloning van een eerdere datum bij de resultaten van de facturering getoond zodat er geen onevenredige resultaten worden getoond (bijv. 100% marge omdat er al wel gefactureerd is maar nog niet verloond). Deze rapportkeuze zorgt ervoor dat een eventueel tijdsverschil tussen accorderen, verlonen en factureren nihil wordt. Let op: Wanneer je later hebt gefactureerd dan verloond maar een afwijkende factuurdatum heeft gehanteerd welke weer eerder is dan de verloningsdatum, worden de resultaten overgeheveld naar de verloningsdatum. Bijvoorbeeld: je verloond op 18 maart, je factureert op 20 maart maar met een factuurdatum van 16 maart. De commerciële gegevens bij elkaar geheveld met als datum 18 maart omdat op 18 maart alles was verloond en gefactureerd.

Financieel

Bij de rapportkeuze financieel wordt getoond wat er in het rapportage tijdvak is verloond en/of gefactureerd. Hierbij wordt er gekeken naar de administratiedatum van de factuur of de loonspecificatie. Als een urendeclaratie alleen nog maar verloond is worden alleen de verloonde financiële gegevens getoond. Is een urendeclaratie alleen nog maar gefactureerd worden alleen de gefactureerde financiële gegevens getoond. Er kunnen dus resultaten worden getoond waarbij meer kosten zijn dan omzet of andersom. Als er in het rapportage tijdvak is verloond en gefactureerd zijn deze gegevens gelijk. Wanneer je dit soort resultaten wilt voorkomen, dien je bij rapportkeuze 'Commercieel' te selecteren.

Werkmoment

Bij de rapportkeuze werkmoment wordt getoond wat er is verloond en / of gefactureerd op het werkmoment. Als een urendeclaratie van week 2 verloond en / of gefactureerd wordt in week 5 worden deze resultaten alleen getoond als je bij het rapportagetijdvak week 2 selecteert. De datum waarop is gewerkt is hiervoor bepalend.

Wanneer je een herrekening hebt uitgevoerd wordt dit ook meegenomen in de statistieken van het management dashboard. Hoe deze herrekening wordt getoond is afhankelijk van de rapportkeuze. Bij de rapportkeuze werkmoment wordt de herrekening meegenomen in de weken die herrekend zijn (dit kunnen ook meerdere weken zijn). Bij de rapportkeuze financieel wordt de herrekening meegenomen in de week dat de herrekening is uitgevoerd.

Uitleg verloopdiagram

Ingeschreven:
Er zijn 22 flexwerkers 'ingeschreven'. 10 flexwerkers hebben de status 'actief' gekregen en 10 hebben de status 'uitgeschreven' gekregen. Van de flexwerkers met de status 'uitgeschreven' waren hebben er 3 die de status 'ingeschreven' gekregen. Er zijn in deze periode per saldo 5 flexwerkers bijgekomen die de status 'ingeschreven' hebben gekregen.

Actief:
Er zijn 10 flexwerkers waarvan de status 'ingeschreven' is gewijzigd zijn naar 'actief'. Van 13 flexwerkers met de status 'actief' is de status gewijzigd in 'passief' en 1 'actieve' flexwerker heeft de status 'uitgeschreven' gekregen. Tevens is van 5 flexwerkers de status 'uitgeschreven' gewijzigd in 'actief' en 7 'passieve' flexwerkers zijn weer 'actief' geworden. Er zijn in deze periode per saldo 8 flexwerkers bijgekomen die uiteindelijk de status 'actief' hebben gekregen.

Passief:
Er zijn 13 flexwerkers die van 'actief' zijn gewijzigd in 'passief' en 8 flexwerkers met de status 'uitgeschreven' zijn 'passief' geworden. 7 'passieve' flexwerkers zijn weer 'actief' geworden en 24 'passieve' flexwerkers hebben de status 'uitgeschreven' gekregen. Het aantal 'passieve' flexwerkers is per saldo verminderd met 10.

Uitgeschreven:
Er zijn 10 flexwerkers die van 'ingeschreven' zijn gewijzigd naar de 'uitgeschreven', 1 flexwerker met de status 'actief' heeft de status 'uitgeschreven' gekregen en 8 flexwerkers die 'uitgeschreven' waren hebben de status 'passief' gekregen. 3 flexwerkers die de status 'uitgeschreven' hadden zijn gewijzigd naar 'ingeschreven' en 5 zijn er gewijzigd in 'actief'. Het aantal flexwerkers met de status 'uitgeschreven' is per saldo met 9 toegenomen.