Document toolboxDocument toolbox

(2021-05) Teruggaaf premies werknemersverzekeringen

Owned by Joyce van de Geijn
Mar 28, 2019
7 min read

Te veel betaalde premies werknemersverzekeringen

Let op: Vanaf 2013 zijn er wijzigingen in deze procedure. Alleen de Gedifferentieerde premie WGA is nog een werknemerspremie. De overige premies zijn premies voor de werkgever. De Gedifferentieerde premie WGA wordt berekend over het netto loon van de werknemer. Een eventuele teruggaaf kan verwerkt worden via een netto vergoeding, zie 'Welke stappen moet u ondernemen voor het verwerken van een correcte teruggaaf van te veel betaalde WAO/WGA premie' voor het verwerken hiervan.

Wanneer je te veel premies werknemersverzekeringen hebt betaald krijg je hierover automatisch een brief van de belastingdienst. Je krijgt de teruggaaf ook in december uitbetaald. Het is de bedoeling dat je de teruggaaf verrekent met het loon van de werknemer. Het kunnen de volgende premies betreffen:

  • premie WW
    deze premie is gesplitst in een deel premie WW-Awf en in een deel sectorpremie.
  • basispremie WAI/WGA
  • gedifferentieerde premie WAO/WGA

De premies werknemersverzekeringen die je te veel hebt betaald in een bepaald loonjaar kun je niet verrekenen met de verschuldigde premies werknemersverzekeringen over een ander loonjaar. Nadat het totale premieloon van een loonjaar is vastgelegd stelt de belastingdienst vast hoeveel premies werknemersverzekeringen jij (en de eventuele andere werkgevers) voor jouw werknemer hebt betaald. Daarna verdeelt de belastingdienst het maximumpremieloon en de franchise voor de premie WW-Awf evenredig over iedere werkgever. Daarna worden de nieuwe berekende franchisebedragen afgetrokken van de nieuw berekende premielonen en stelt de belastingdienst vast hoeveel premies werknemersverzekeringen jij en de eventueel overige werkgever moesten betalen. Ten slotte wordt vastgesteld hoeveel premies werknemersverzekeringen je te veel of te weinig hebt betaald en hoeveel je terugkrijgt. De eventuele heffingsrente die je ontvangt, hoef je niet door te betalen aan jouw werknemer. Je verwerkt deze in jouw financiële administratie.

Wanneer je recht hebt op een teruggaaf ontvang je van de belastingdienst een brief. Hierin staan de volgende gegevens vermeld:

  • wie van jouw werknemers of uitkeringsgerechtigden van meerdere werkgevers of uitkeringsinstanties inkomen ontvingen;
  • voor ieder van deze werknemers de volgende gegevens
    - het totaal toegepaste premieloon
    - het maximumpremieloon
    - het totaal van het te veel toegepaste premieloon
    - het door u toegepaste premieloon
    - het voor de berekening van de teruggaaf toegepaste premieloon
    - het totaal van de teruggaaf premies werknemersverzekeringen
    - de teruggaaf van het werknemersdeel in de premie WW-Awf, dat onderdeel uitmaakte van de totale teruggaaf
    - de heffingsrente die u krijgt
  • hoeveel premie sectorfonds je over het betreffende loonjaar in totaal voor deze werknemers terugkrijgt
  • hoeveel premie WW-Awf je over het betreffende loonjaar in totaal voor deze werknemers terugkrijgt
  • hoeveel basispremie WAO/WGA je over het betreffende loonjaar in totaal voor deze werknemers terugkrijgt
  • hoeveel gedifferentieerde premie WAO/WGA je over het betreffende loonjaar in totaal voor deze werknemers terugkrijgt
  • hoeveel heffingsrente je over het betreffende loonjaar in totaal voor deze werknemers krijgt

Hieronder een voorbeeld van de brief over de teruggaaf:

De bedragen in de regel 'Waarvan teruggaaf werknemersdeel premie WW' leg je vast bij teruggaaf premie WW-Awf en de bedragen in de regel 'Waarvan teruggaaf gedifferentieerde premie WGA' legt u vast bij teruggaaf premie WAO/WGA'.

Welke stappen moet je ondernemen voor het verwerken van een correcte teruggaaf van de te veel betaalde WW-Awf premie (geldig tot en met het loonjaar 2012)?

Stap 1: Maak een looncomponent aan
Voordat je een teruggaaf kunt verwerken dien je eerst het looncomponent aan te maken. Hiervoor selecteer je 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten'. Bij het looncomponent 'Loon uitsluitend voor zvw/lb/ph' selecteert u de optie 'Teruggaaf premie WW-Afw' en kies je voor 'Onderhoud'. Vervolgens kies je voor 'Nieuw' en Easyflex toont de gegevens voor het looncomponent. Je selecteert wederom de knop 'Onderhoud' en kiest de juiste aansluitingsgegevens voor uw financiële administratie. 

Stap 2: Draai de controlelijst
Wanneer je het looncomponent hebt vastgelegd dien je een controlelijst te draaien in de module 'Beheer'. Hierdoor wordt gecontroleerd of alle gegevens volledig zijn vastgelegd.

Stap 3: Selecteer het looncomponent in de urendeclaratie
Je kunt het looncomponent 'Teruggaaf Ww-Awf premie' nu selecteren in een door jou te verwerken urendeclaratie. In 'Frontoffice > Urendeclaraties' selecteer je de flexwerker voor wie je de teruggaaf wilt vastleggen.

Je dient het bedrag van de teruggaaf vast te leggen in de eerstvolgende urendeclaratie die je gaat verwerken. Wanneer de flexwerker op dit moment niet meer voor je werkt kan je het beste een extra urendeclaratie aanmaken voor de week waarin de flexwerker het laatst voor je heeft gewerkt. De teruggaaf van de te veel betaalde premie is gewoon belastbaar loon. In deze situatie selecteer je dus de laatst verwerkte urendeclaratie waarin de flexwerker heeft gewerkt en activeert de knop 'Extra'. Er wordt dan een extra urendeclaratie aangemaakt waarin je het bedrag van de teruggaaf kunt opnemen. Wanneer de flexwerker in het betreffende loonjaar helemaal niet voor jouw werkmaatschappij werkzaam is geweest, dien je een nieuwe plaatsing aan te maken voor deze flexwerker. Wij adviseren je een relatie aan te maken onder uw eigen bedrijfsnaam of bijvoorbeeld met de naam 'Teruggaaf WW-Awf-premie' en de flexwerker te plaatsen. De functie in deze nieuwe plaatsing kan je gelijk houden aan de functie waarin de flexwerker eerder voor je heeft gewerkt. Je hoeft geen looncomponenten vast te leggen, deze selecteer je pas in de urendeclaratie. Easyflex zal hierover een waarschuwing tonen, deze kan je gewoon negeren. Bij het aanmaken van een nieuwe plaatsing wordt automatisch een urendeclaratie gegenereerd. In alle situaties open je de betreffende urendeclaratie met de knop 'Bewerken'.

Je selecteert vervolgens het onderdeel 'Vergoedingen'. Door het activeren van de knop 'Nieuw' kan je een keuze maken uit alle beschikbare looncomponenten. Hier wordt nu ook het nieuw toegevoegde looncomponent 'Teruggaaf WW-Awf (XXXX)' getoond. Dit looncomponent selecteer je en bij 'Eenheid' kies je voor de optie 'Bedrag'. Vervolgens activeer je de knop 'Selecteren'. Bij de gegevens voor de flexwerker kan je nu het bedrag van de teruggaaf ingeven. Dit bedrag is dus vermeld in de brief van de belastingdienst. Nadat je dit bedrag hebt ingegeven kies je voor 'Opslaan'. De urendeclaratie kan je afsluiten door het activeren van de knop 'Gereed' en daarna 'Ok'.

Stap 4: Draai het verloningsproces
Door het starten van het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' worden de gegevens verwerkt. De flexwerker zal de teruggaaf als belast loon op de loonspecificatie terug vinden en er een netto bedrag aan overhouden.

Welke stappen moet je ondernemen voor het verwerken van een correcte teruggaaf van te veel betaalde WAO/WGA premie?

Stap 1: Maak een looncomponent aan
Voordat je een teruggaaf kunt verwerken dien je eerst een looncomponent aan te maken. Hiervoor selecteer je 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten'. Bij het looncomponent 'Vergoedingen/inhoudingen onbelast' selecteer je de optie 'Vergoedingen (overige)' en kies je voor 'Onderhoud'. Vervolgens activeer je de knop 'Nieuw' voor het aanmaken van een nieuw looncomponent. Bij 'Omschrijving loonspecificatie' leg je vast 'Teruggaaf WAO/WGA'. Easyflex adviseert je om naast deze omschrijving het loonjaar te benoemen waarover de teruggaaf wordt berekend, bijvoorbeeld ''Teruggaaf WAO/WGA (2006)'. Bij 'Factureren' kies je voor 'Nee'. Bij 'In statistiek opnemen' selecteer je de mogelijkheid 'Nee'. Je selecteert wederom de knop 'Onderhoud' en specificeert de juiste rekeningen voor de koppeling met jouw financieel administratiepakket. 

Stap 2: Draai de controlelijst
Wanneer je het looncomponent hebt vastgelegd dien je een controlelijst te draaien in de module 'Beheer'. Hierdoor wordt gecontroleerd of alle gegevens volledig zijn vastgelegd.

Stap 3: Selecteer het looncomponent in de urendeclaratie
Je kunt het looncomponent 'Teruggaaf WAO/WGA' nu selecteren in een urendeclaratie. In 'Frontoffice > Urendeclaraties' selecteer je de flexwerker voor wie je de teruggaaf wilt vastleggen.

Je dient het bedrag van de teruggaaf vast te leggen in de eerstvolgende urendeclaratie welke je gaat verwerken. Wanneer de flexwerker op dit moment niet meer voor je werkt kunt je het best een extra urendeclaratie aanmaken voor de week waarin de flexwerker het laatst voor je heeft gewerkt. De teruggaaf van de te veel betaalde premie mag je netto vergoeden, omdat je deze destijds ook netto heeft ingehouden. In deze situatie selecteert dus de laatst verwerkte urendeclaratie waarin de flexwerker heeft gewerkt en activeert de knop 'Extra'. Er wordt dan een extra urendeclaratie aangemaakt waarin je het bedrag van de teruggaaf kunt opnemen. Wanneer de flexwerker in het betreffende loonjaar helemaal niet voor jouw werkmaatschappij werkzaam is geweest, dien je een nieuwe plaatsing aan te maken voor deze flexwerker. Wij adviseren je een relatie aan te maken onder jouw eigen bedrijfsnaam of bijvoorbeeld met de naam 'Teruggaaf WW-Awf-premie' en de flexwerker te plaatsen. De functie in deze nieuwe plaatsing kun je gelijk houden aan de functie waarin de flexwerker eerder voor je heeft gewerkt. Je hoeft geen looncomponenten vast te leggen, deze selecteer je pas in de urendeclaratie. Easyflex zal hierover een waarschuwing tonen, deze kun je gewoon negeren. Bij het aanmaken van een nieuwe plaatsing wordt automatisch een urendeclaratie gegenereerd. In alle situaties open je de betreffende urendeclaratie met de knop 'Bewerken'.

Je selecteert vervolgens het onderdeel 'Vergoedingen/inhoudingen onbelast'. Door het activeren van de knop 'Nieuw' kun je een keuze maken uit alle beschikbare looncomponenten. Hier wordt nu ook het nieuw toegevoegde looncomponent 'Teruggaaf WAO/WGA (XXXX)' getoond. Dit looncomponent selecteer je en bij 'Eenheid' kies je voor de optie 'Bedrag'. Vervolgens activeer je de knop 'Selecteren'. Bij de gegevens voor de flexwerker kun je nu het bedrag van de teruggaaf ingeven. Dit bedrag is dus vermeld in de brief van de belastingdienst. 

Stap 4: Draai het verloningsproces
Door het starten van het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' worden de gegevens verwerkt. De flexwerker zal een extra netto bedrag uitbetaald krijgen als gevolg van de teruggaaf.