(2021-05) Flexwerker invoeren

Wanneer je een nieuwe flexwerker wilt invoeren selecteer je de module 'Frontoffice', daarna het tabblad 'Flexwerkers' en vervolgens de knop 'Nieuw'. Vervolgens kun je het volgende stappenplan volgen:

Stap 1: Vul de algemene gegevens van de flexwerker in op het tabblad 'Algemeen'.

Als eerste voer je de algemene gegevens van de flexwerker in op het tabblad 'Algemeen'. Dit tabblad opent automatisch wanneer je de knop 'Nieuw' hebt geselecteerd. Het tabblad bestaat uit diverse onderdelen. Niet alle onderdelen zijn verplicht bij het invoeren van een flexwerker. De verplichte velden worden op het scherm geel getoond. In deze stap worden de verplichte velden beschreven. 

Binnen het onderdeel 'Identificatie' worden een aantal velden automatisch gevuld.

• Het registratienummer wordt automatisch bepaald en vastgelegd. Dit wordt toegekend wanneer je de algemene gegevens van de flexwerker bewaart middels de knop 'Opslaan'.
• Bij 'Ingeschreven door/op' wordt automatisch de naam waarmee je bent ingelogd vermeldt. Ook de inschrijfdatum wordt door Easyflex gevuld. Deze gegevens kun je niet meer wijzigen.
• Bij de locatie wordt automatisch de locatie weergegeven waaraan je als medewerker bent gekoppeld. Ook bij relatiebeheerder wordt automatisch de naam waarmee je bent ingelogd vermeld. Deze gegevens kun je, indien gewenst, wijzigen.

Zowel het domicilieadres als het woon- en correspondentieadres dienen te worden ingegeven. Wanneer het domicilieadres hetzelfde is als het woon- en correspondentieadres kun je deze gegevens gemakkelijk kopiëren met behulp van de knop 'Kopiëren'. Je klikt met de muis op de kopieerknop van het domicilieadres en sleept deze naar de kopieerknop van het woon- en correspondentieadres en alle gegevens worden in de juiste volgorde geplaatst. Let op! Het woonland van het domicilieadres is bepalend voor het fiscaal woonland. 

Of het onderdeel 'Marketing' dient te worden ingegeven is afhankelijk van de beheerinstellingen. Zijn er selectietabellen vastgelegd voor deze gegevens, dan ben je verplicht om een keuze te maken. Zijn er geen selectietabellen vastgelegd, dan hoef je niets in te geven. Easyflex geeft je automatisch een melding wanneer een verplicht marketing veld niet is ingevuld. 

Stap 2: Leg de identiteitsgegevens van de flexwerker vast.

Nadat de algemene gegevens van de flexwerker zijn ingevoerd kun je de 'Identiteitsgegevens' van de flexwerker vastleggen. Het is alleen mogelijk om geen identiteitsgegevens in te voeren wanneer het anoniementarief wordt toegepast bij de flexwerker.

Je vult de gegevens van het geboorteregister van de flexwerker in. Deze gegevens bestaan uit geboortedatum, geboorteland en geboorteplaats. Het geboorteland en de geboorteplaats worden automatisch gevuld met de gegevens welke zijn ingegeven bij het domicilieadres. Deze gegevens kun je indien gewenst wijzigen.

Je kunt van het identificatiebewijs, de verblijfs- en tewerkstellingsvergunning en het rijbewijs ook afbeeldingen vastleggen. Je kunt deze direct vastleggen middels een scanner of webcam (het document wordt direct in Easyflex geïmporteerd), of een afbeelding plakken of importeren vanaf de harde schijf. Tevens is het mogelijk om vastgelegde afbeeldingen te verplaatsen naar het documentenarchief van de flexwerker of terug naar de harde schijf, waardoor je deze ook kunt afdrukken. Middels de knoppen 'importeren- en exporteren bestand' heb je de mogelijkheid om documenten vast te leggen en/of te exporteren.

Bij het maken van een eerste plaatsing bij een flexwerker heb je een geldig ID bewijs nodig, uitgezonderd als je het anoniementarief hebt geselecteerd.  Indien de flexwerker binnen de afgelopen 5 jaar is verloond, dan is er geen geldig ID bewijs nodig. Als de flexwerker langer dan 5 jaar geleden verloond is,  dan is weer een geldig ID bewijs nodig. 

Stap 3: Vul het tabblad 'Betalingen' in.

Voordat een flexwerker geplaatst kan worden of voordat er een arbeidsovereenkomst met de flexwerker kan worden opgesteld, is het belangrijk dat de betaalgegevens van de flexwerker bekend zijn.

Betaalfrequentie: Hier vul je de 'Betaalfrequentie' in. Je kunt binnen Easyflex diverse betaalfrequenties selecteren. Easyflex stelt de betaalfrequentie automatisch in op 'wekelijks'. Je kunt deze betaalfrequentie wijzigen door het activeren van de pijltjestoets.

Betaalwijze: Easyflex stelt de betaalwijze automatisch in op 'N.v.t.'. Je dient deze betaalwijze te wijzigen door het activeren van de pijltjestoets. Wanneer je eenmaal een betaalwijze hebt gekozen is het niet meer mogelijk om de keuze 'N.v.t.' te selecteren. Wanneer de betaalwijze 'ING giro', 'Bank binnenland', 'Bank wereldwijd' of 'Bank EU' is ben je verplicht om een rekeningnummer in te geven. Easyflex controleert de nummers op echtheid. 

Betaalinstelling II: Je kunt de betaling aan de flexwerker, indien gewenst, verdelen. Dit betekent dat je een bepaald bedrag of percentage van het bedrag op een andere rekening kunt storten of contant kunt uitbetalen.

Stap 4: Vul het tabblad 'Fiscaal-sociaal' in.

Het is van belang dat de fiscale gegevens van de flexwerker zijn vastgelegd. Dit doe je op het tabblad 'Fiscaal-sociaal'. Bij de uitbetaling van o.a. loon aan de flexwerker dienen er bepaalde gegevens te worden vastgelegd omtrent fiscale- en sociale inhoudingen. 

Burgerservicenummer: Easyflex controleert dit nummer op bestaanbaarheid aan de hand van de elfproef. Elk burgerservicenummer kan maar éénmalig worden ingegeven. Er kunnen dus geen meerdere flexwerkers met hetzelfde burgerservicenummer worden ingevoerd. Ook deze controle voert Easyflex uit. Het is alleen mogelijk om geen burgerservicenummer in te voeren wanneer het anoniementarief wordt toegepast bij de flexwerker. 

Gegevens voor loonopgave: Deze zijn van belang voor de loonopgave en vermelding op de jaaropgave en kunnen meerdere keren per jaar wijzigen. Je kunt de gegevens voor de loonopgave pas invoeren wanneer je bij inhoudingsplichtige een loonheffingennummer hebt geselecteerd. Je kiest de knop 'Nieuw' en Easyflex toont bij de ingangsdatum automatisch de huidige systeemdatum. Deze kun je wijzigen indien gewenst. Alle velden binnen de gegevens voor loonopgave worden nu automatisch gevuld. Wanneer er velden zijn die niet de juiste informatie omvatten kun je deze aanpassen. Vervolgens kies je voor 'Opslaan'. Het fiscaal woonland wordt bij een nieuwe flexwerker gevuld op basis van het land van het domicilieadres. Bij het vastleggen van een nieuwe ingangsdatum wordt het 'vorige' fiscaal woonland overgenomen.

Loontijdvak: Binnen het loonjaar zijn verschillende loontijdvakken mogelijk omdat Easyflex je de mogelijkheid wil bieden om zelf te bepalen of er per week, per 4-weken of per maand moet worden verloond. Deze informatie is van belang voor de loonberekeningen. Zonder loontijdvak kan de flexwerker niet tewerkgesteld worden. Je kunt de loontijdvakken op elk moment wijzigen, echter adviseert Easyflex je (om belastingtechnische redenen) om de wijziging in te laten gaan op de eerste dag van de periode welke je selecteert. Wanneer je bijvoorbeeld loontijdvak 'Week' selecteert geef je bij de ingangsdatum de eerste dag van de week in, bij loontijdvak '4-weken' de eerste dag van de 4-weken periode en bij loontijdvak 'Maand' de eerste dag van de maand. Is dit niet het geval, dan geeft Easyflex je een controle melding en vraagt of je wil doorgaan. Je kunt het loontijdvak pas invoeren wanneer je bij inhoudingsplichtige een loonheffingennummer hebt geselecteerd. 

Na het invullen van de bovenstaande stappen (1 t/m 4) kun je de flexwerker gaan plaatsen. De volgende stappen zijn optioneel:

Stap 5: Vul het tabblad opleidingen in.

Je kunt onbeperkt opleidingen vastleggen bij de flexwerker via 'Frontoffice > Flexwerker > Opleidingen'.

Voor het invoeren van een nieuwe opleiding selecteer je de knop 'Nieuw'. Je kunt de opleiding selecteren binnen de detailgegevens door het activeren van de knop 'Zoeken'. Het zoeken van de betreffende opleiding kan op drie verschillende manieren; via de boomstructuur, via de namenlijst of via een zoekopdracht. Het selecteren van een opleiding is het enige verplichte veld bij het invoeren van een nieuwe opleiding. Echter kun je de opleiding completeren door ook de overige velden in te geven. 

Binnen het veld 'Vakkenpakket / Specialisatie' kun je vrije tekst ingeven en zo het gehele vakkenpakket en/of een specialisme dat op de betreffende opleiding gevolgd is noteren. In het veld 'Gevolgd in de periode van' kun je de periode opgeven waarin de opleiding gevolgd is. Wanneer je de knop 'Zoeken' selecteert wordt een 'Periode venster' geopend. In dit venster kun je de aanvangsdatum en de einddatum ingeven. De datum geef je als volgt in: Jaar-Maand-Dag.

Ook is het mogelijk om aanvullende gegevens voor het CV vast te leggen. In dit veld kun je aanvullende gegevens noteren welke op het curriculum vitae van de flexwerker getoond dienen te worden. Bij het veld 'Opleiding meenemen in' kun je vastleggen of de opleiding meegenomen dient te worden in het selectieproces, Tevens kun je aangeven of de opleiding meegenomen dient te worden in het curriculum vitae van de flexwerker. 

Stap 5: Vul het tabblad werkervaring in.

Op dit tabblad (Frontoffice > Flexwerkers > Werkervaring) kun je de werkervaring van de flexwerker ingeven. 

In het veld 'Werkgeversnaam' vul je de naam in van de werkgever waar de flexwerker gewerkt heeft. Mocht deze werkgever een bestaande relatie van de werkmaatschappij zijn, dan kun je met de knop 'Zoeken' de relatie opzoeken en selecteren. De adresgegevens worden dan automatisch gevuld.

In het veld 'Gewerkt in de periode van' kun je de periode opgeven waarin de flexwerker bij de vorige werkgever gewerkt heeft. Wanneer je de knop 'Zoeken' selecteert wordt een 'Periode venster' geopend. In dit venster kun je de aanvangsdatum en de einddatum ingeven. De datum geef je als volgt in: Jaar-Maand-Dag. Het is niet verplicht om alle drie de velden in te geven. Je kunt bijvoorbeeld ook alleen een jaar of alleen een jaar en een maand ingeven. 

Binnen Easyflex kun je registreren waarom de flexwerker bij eerdere werkgevers ontslag heeft gekregen of genomen. Deze selectietabellen zijn onbeperkt in te geven ('Beheer > Selectietabellen'). Wanneer je de pijltjestoets selecteert zie je de top 10 van de ingevoerde selectietabel. Wanneer er meer dan 10 keuzes zijn ingevoerd kun je met de knop 'Zoeken' de overige selectietabellen selecteren. Wanneer de selectietabel 'Reden ontslag' binnen 'Beheer' gevuld is dien je dit veld verplicht in te vullen. Is de selectietabel binnen 'Beheer' niet gevuld, dan hoef je niets in te geven in dit veld.

Stap 6: Vul het tabblad beschikbaarheid in.

Je kunt de beschikbaarheid van een flexwerker heel gemakkelijk en overzichtelijk vastleggen. Bij het invoeren van een nieuwe flexwerker wordt de beschikbaarheid getoond in het huidige loonjaar. Alle feestdagen (volgens de CAO van de werkmaatschappij) worden getoond middels gele blokjes. De rest van het beschikbaarheidsrooster is nog blanco. 

Weekschema beschikbaarheid: Je selecteert in het hoofdschema de week waarin je de beschikbaarheid van de flexwerker wenst in te geven of wijzigen. De geselecteerde week verschijnt nu in het veld 'Weekschema beschikbaarheid'. Je kunt daarna ingeven of de beschikbaarheid geldig is vanaf de opgegeven week of alleen voor de opgegeven week. Wanneer je kiest voor 'Geldig vanaf de opgegeven week' wordt het beschikbaarheidsschema automatisch gekopieerd naar alle weken welke volgen op de ingegeven week bij 'Weekschema beschikbaarheid'. Wanneer je kiest voor 'Geldig voor de opgegeven week' wordt het schema alleen getoond in de week welke je hebt opgegeven bij 'Weekschema beschikbaarheid'.

Met de 'Stempelfunctie' kunt je de dagdelen welke de flexwerker beschikbaar is groen maken. Met het dubbelklikken van de 'Stempelfunctie' wordt het dagdeel weer 'wit' (niet beschikbaar).

Verhinderd in de week van: Wanneer een flexwerker heeft aangegeven een bepaalde tijd niet beschikbaar te zijn kun je deze verhindering ook vastleggen. Je selecteert eerst in het schema de week waarin de verhindering dient te worden vastgelegd. Automatisch verschijnt deze week in het veld 'Verhinderd in de week van'. Je selecteert het pijltje < om de betreffende week te activeren. Het is niet mogelijk om feestdagen op 'verhinderd' te zetten. 

Met de 'Stempelfunctie' kun je de dagdelen welke de flexwerker niet beschikbaar is rood maken. Met het dubbelklikken van de 'Stempelfunctie' wordt de verhindering ongedaan gemaakt.

Je kunt alleen dagdelen selecteren waarop de flexwerker beschikbaar of geplaatst is. Je kunt geen feestdagen en ziektedagen activeren. Tevens kun je geen dagdelen activeren welke reeds zijn aangemerkt als 'niet beschikbaar' (witte of rode blokjes). Ook dagen in het verleden kun je niet meer op 'Verhinderd' zetten.

Stap 7: Vul het tabblad reisbereidheid in.

Je kunt hier reisbereidheid van de flexwerker vastleggen. Zo weet je exact in welk postcodegebied de flexwerker geplaatst kan/wil worden. Easyflex geeft deze gebieden weer in een landkaart. Je kunt de kaart van Noord Nederland opvragen, of de kaart van Zuid Nederland. Met een dubbelklik van de muis op een bepaald postcodegebied kun je deze postcode activeren, of je kunt de postcode deactiveren. Ook kun je postcodegebieden zoeken in het venster 'Postcodegebieden'. 

Het is ook mogelijk de maximale reisafstand en de maximale reisduur van de flexwerker op te geven, in respectievelijk kilometers en minuten. Easyflex rekent dan de postcodegebieden uit waarbinnen deze reisafstand en/of reisduur vallen. Deze worden berekend vanaf de postcode van het woon- en correspondentieadres van de flexwerker. Easyflex kleurt deze gebieden automatisch blauw in op de landkaart.