(2021-24) 09-07-2020 - Versie 2020-14

Belangrijke mededelingen

StiPP pensioenaanlevering voor uitzendbureaus die in 2020 met Easyflex gestart zijn

Easyflex hanteert de loon-in systematiek voor de StiPP pensioenaanlevering. Als door deze wijze van aanleveren een periode leeg is, vraagt StiPP om contact met hen op te nemen. Het uitzendbureau kan bij StiPP aangeven dat zij gebruik maken van Easyflex. Na toestemming van StiPP kan een nul-aanlevering via het portaal worden ingediend.

Telefoonnummer StiPP: +31 (0)30 277 2077 

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Vastleggen aanvullend geboorteverlof

Module: Frontoffice / Beheer
Onderdeel: Flexwerkers / Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Arbeidsongeschiktheid / Looncomponenten
Melding: 531651, 532207, 532460 en 533175

Vanaf nu is het mogelijk om met ingang van 1 juli 2020 aanvullend geboorteverlof vast te leggen/aan te vragen en te verlonen in Easyflex. Het vastleggen en aanvragen doe je bij de flexwerker het op het tabblad 'Arbeidsongeschiktheid' en voor de uitbetaling maak je een nieuw looncomponent aan. Voor meer informatie raadpleeg je de procesbeschrijving.

Nieuwe velden in de algemene bedrijfsinstellingen t.b.v. e-facturatie

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Algemeen
Melding: 529236

Momenteel wordt er gewerkt aan de mogelijkheid om gebruik te gaan maken van e-facturatie. Als voorbereiding hierop zijn er in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Algemeen' twee nieuwe velden bijgekomen, te weten 'KvK-nummer' en 'Btw-nummer'. Deze velden zijn verplicht indien je gebruik wil gaan maken van e-facturatie. Zodra e-facturatie klaar is voor gebruik, kun je je facturen als xml-bestand gaan verzenden per e-mail naar relaties. Als je voornemens bent om de e-facturen te verzenden via het PEPPOL-netwerk, adviseren we (voor zover dat er nog niet is) een account bij leverancier Tradeinterop aan te maken. Over een aantal weken kun je in Easyflex de gegevens van 'Clientid', 'Client-secret' en de 'API-key' ingeven en aan de slag gaan met e-facturatie. Meer informatie volgt!

Bekijk de voortgang van het verlonings- en factureringsproces

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Tabblad: Verlonen/factureren urendeclaraties
Melding: 524957

Als je het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' start, kreeg je voorheen te zien dat het proces 'Bezig' was. Vanaf nu krijg je de voortgang te zien in procenten en kun je een inschatting maken wanneer het overzicht 'Gereed' is. 

Bewerken van urendeclaraties kunnen uitzetten per relatie per rol

Module: Beheer / Frontoffice
Tabblad: Programmarechten / Urendeclaraties
Melding: 532459

Vanaf nu is het mogelijk om het bewerken van urendeclaraties per relatie uit te kunnen zetten middels een rol. Op het tabblad 'Beheer > Programmarechten’ is een nieuwe knop toegevoegd, genaamd ‘Urendeclaraties’. Je kunt daar per rol relaties toevoegen. Als er voor een relatie een rol is geselecteerd, dan hebben alleen medewerkers met deze rol de autorisatie om declaraties te mogen bewerken en/of corrigeren. De medewerkers die de betreffende rol niet hebben, kunnen de declaraties raadplegen en de pro forma's inzien.

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je in ons online handboek terugvinden bij 'Documenten > Easyflex documenten'.

Opgelost

Contractindicaties konden niet overeenkomen met bij toegepaste ww-premie wat fouten (o.a. L2061) in de loonaangifte veroorzaakte. Dit is opgelost

Module: Backoffice
Tabblad: Loonaangiften
Melding: 532790

Het kon voorkomen dat de contractindicaties niet overeenkwamen met de toegepaste ww-premie. Dit veroorzaakte fouten in de loonaangifte, bijvoorbeeld foutcode L2061. Voor het mogen toepassen van de de lage ww-premie moet er sprake zijn van een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd welke geen oproep is. Om dit te controleren worden er voor die drie kenmerken indicaties meegestuurd in de loonaangifte. Het bepalen van de indicaties of het toepassen van de goede ww-premie ging, op het moment de situatie wijzigde in een aangiftetijdvak, niet altijd goed. De indicaties kwamen dan niet overeen met de toegepaste ww-premie wat bijvoorbeeld foutcode L2061 van de Belastingdienst veroorzaakte. Dit is opgelost.

Heb je berichten van de Belastingdienst een brief ontvangen met foutcode L2061 (of soortgelijke foutcode) dan kun je vanaf nu deze flexwerkers als volgt corrigeren:
1. De flexwerker herrekenen met het overzicht ‘Herrekenen verloningen’
Met deze optie wordt de flexwerker voor de loonaangifte gecorrigeerd, met de eerst volgende aangifte wordt deze correctie meegestuurd. Voor eventuele wijzigingen in de indicaties, welke ook op de loonspecificatie getoond worden, wordt geen nieuwe loonspecificatie aangemaakt.
2. De verloonde weken corrigeren (terug- en opboeken)
Met deze optie worden naast versturen van een correctie in de volgende loonaangifte ook nieuwe loonspecificaties aangemaakt waardoor eventuele wijzigingen in de indicaties ook op de meest recente loonspecificatie staan vermeld. Let op: je dient alle declaraties die binnen de aangifteperiode vallen te corrigeren, bijvoorbeeld indien er sprake is van een 4-weken aangifteperiode vallen weekdeclaraties van week 5, 6, 7 en 8 in aangifte periode 2. Weet je niet zeker welke declaraties je moet corrigeren, neem dan eerst contact op met het service center.

Bij het invoeren van een belaste reiskostenvergoeding met de eenheid 'kilometer' kan het bedrag weer worden ingegeven in het veld 'Bedrag flexwerker'

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers/Relaties
Tabblad: Plaatsingen/Lonen en tarieven
Melding: 533055

Wanneer je in een plaatsing een 'Reiskostenvergoeding belast/onbelast' toevoegde met de eenheid 'Kilometer' was het niet mogelijk om een bedrag voor de flexwerker in te geven. Dit is opgelost. Wanneer je dit looncomponent nu toevoegt in de plaatsing met de eenheid 'Kilometer' kun je weer een bedrag ingeven voor de flexwerker in het veld 'Bedrag flexwerker', waarna automatisch een verdeling wordt gemaakt tussen 'Belast' en 'Onbelast'.

Met het corrigeren van vakantiegeld en/of vakantiedagen werd in sommige gevallende verkeerde loonheffingentabel of aanduiding gebruikt. Dit is opgelost.

Module: Frontoffice
Onderdeel: Verloning
Melding: 528927

Wanneer je bij in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringenbeleid’ voor automatische uitbetaling vakantiegeld de instelling op 'witte tabel’ hebt staan en in de verloning automatisch uitbetalen bovenwettelijke vakantiedagen en vakantiegeld toepast, kon het voorkomen dat met het corrigeren hiervan de verkeerde tabel werd toegepast. Dit is opgelost.

Voorbeeld: Voor het automatisch uitbetalen staat de instelling op ‘Witte tabel’. De instelling voor de loonbelastingtabel staat bij het looncomponent vakantiedagen ook op witte tabel (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten). Bij de flexwerker staat het vinkje aan bij direct uitbetalen van bovenwettelijke vakantiedagen en vakantiegeld. Bij een verloning van normale uren wordt voor de direct uitbetaalde vakantiedagen en vakantiegeld de witte tabel toegepast. Als je vervolgens terug- en opboeken flexwerker doet, de terugboeking eerst verloond en daarna de opboeking dan werd voor het vakantiegeld de tabel bijzondere beloningen toegepast. Dat was niet goed en is nu opgelost.

EF2GO

Weergave documenten

#1070
Wanneer er meerdere documenten op dezelfde dag zijn aangemaakt kwam het laatst aangemaakte document onderaan te staan. Dit is opgelost.

Taalinstelling ondertekenen portaal

#1113
Standaard werd de Engelse taal gekozen bij het starten van een ondertekening. Vanaf heden wordt er gekeken naar de taalinstelling die vastligt bij de Flexwerker.

Schrijfwijze Oekraïne

#1119
De schrijfwijze van Oekraïne was niet juist. Dit is opgelost..

Volgorde velden in aanmeldformulier

#1118
Het kon voorkomen dat de volgorde van de velden voor het aanmeldformulier veranderde. Dit is opgelost.

Onjuiste melding bij invulveld

#1120
Het kon voorkomen dat er bij een invulveld in het aanmeld of inschrijfformulier onterecht werd aangegeven dat het veld een onjuiste had. Dit is opgelost.

Planning

Selecteren van alle kostenplaatsen

Bij de selectie 'alle kostenplaatsen' kon het in bepaalde situaties voorkomen dat niet alle kostenplaatsen werden meegenomen. Dit is opgelost.

CAO-Tool

Verdeling van flexwerkers met en zonder timesheets in relatie portaal

In het relatie portaal werden alle flexwerkers getoond met een plaatsing, of ze nu wel of geen timesheets hadden. De flexwerkers zonder timesheets worden nu getoond in een apart overzicht welke standaard ingeklapt is, om zo het scherm overzichtelijk te houden.