Document toolboxDocument toolbox

(2021-24) 26-11-2020 - Versie 2020-24

Owned by Dennis Taapken (Deactivated)
Dec 02, 2021
8 min read

Belangrijke mededelingen

Wijzigingen m.b.t. extra controle op inschrijver/relatiebeheerder i.c.m. koppeling Plan4Flex zijn teruggedraaid

Onlangs zijn er extra controles toegevoegd aan de koppeling met Plan4Flex betreft de inschrijver en relatiebeheerder die geselecteerd zijn op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Inschrijven'. De medewerker die op dit tabblad geselecteerd is moest een actieve licentie hebben in de betreffende werkmaatschappij, en mocht niet geblokkeerd zijn. Deze wijziging hebben we teruggedraaid, omdat hierdoor foutmeldingen konden ontstaan in Plan4Flex bij het exporteren van de medewerkers. Deze foutmeldingen zullen nu niet meer voorkomen. 

De stappen voor jaarwissel 2020-2021 zijn toegevoegd aan de procesbeschrijvingen in het handboek

De Procesbeschrijving voor jaarwissel 2020-2021 is toegevoegd aan het handboek. Je kunt op basis van deze procesbeschrijving een inschatting maken van de tijd die je nodig hebt om de stappen van de jaarwissel uit te voeren. Let op: De informatie die hierin wordt vermeld zal de komende tijd nog aangevuld, en waar nodig aangepast worden. Wanneer je de stappen gaat uitvoeren (dit kan pas wanneer loonjaar 2021 beschikbaar is, we streven ernaar om het loonjaar in week 51 beschikbaar te stellen) adviseren we je om op dat moment opnieuw de stappen in het handboek te raadplegen. Het kan namelijk zo zijn dat er in de tussentijd iets is aangepast.

Nieuw / gerealiseerde wensen

Nieuwe lay-out en verbeterd gedrag van scherm Urendeclaraties

Module: Frontoffice
Onderdeel: Urendeclaraties
Melding: 532935

Het scherm 'Urendeclaraties' is vernieuwd. Er zijn een aantal dingen verbeterd om sneller te kunnen werken. Hieronder de belangrijkste punten:

1. Het openingsscherm toont meer declaraties en minder filters. Extra filters zijn aan te roepen door bij 'Filter declaratiestatus' op 'Aan' te klikken;
2. Bij het bewerken van een declaratie kreeg je een melding als een uurloon van een plaatsing en een arbeidsovereenkomst verschilde. Deze signalering kun je nu uitzetten in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Declaratiesignaleringen';
3. Bij het bewerken van een declaratie kreeg je een melding als een declaratie nog niet was ondertekend/geaccordeerd door de flexwerker/relatie Deze signalering kun je nu uitzetten of er een waarschuwing of blokkade voor instellen in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Declaratiesignaleringen';
4. Je kunt nu declaraties bewerken (of raadplegen in geval dat de declaratie al is verloond en/of gefactureerd) door middel van een dubbelklik op de status van de declaratie;
5. Als je in de declaratie op de knoppen 'Wachten' en 'Vervallen' klikt, wordt er geen controlevraag meer gesteld;
6. In de declaratie was de zondag niet altijd direct zichtbaar. Vanaf nu is dat wel het geval;
7. De schermen voor het invoeren/wijzigen van uren/vergoedingen/inhoudingen zijn vergroot. Aan de linkerkant staan de looncomponenten en aan de rechterkant kun je de bijbehorende gegevens invullen;
8. Als je eenmaal een looncomponent hebt geselecteerd in een dialoog voor het invoeren van een vergoeding/inhouding, dan kon je geen ander looncomponent selecteren zonder het scherm te sluiten. Vanaf nu hoef je het scherm niet meer te sluiten. Je kunt op een ander looncomponent klikken en opnieuw beginnen met de invoer van gegevens.

Overzicht ‘Verrekeningen’ uitgebreid met filter op ‘Flexwerkers niet gewerkt in periode’

Module: Backoffice
Tabblad: Overzichten
Overzicht: Verrekeningen
Melding: 533591

Het overzicht ‘Verrekeningen’ is uitgebreid met een filter op ‘Flexwerkers niet gewerkt in periode’ Na het selecteren van deze filter kun je het aantal weken invoeren waarin de flexwerker niet gewerkt moet hebben. Voor de telling van ‘niet gewerkte weken’ wordt gekeken naar de wekentelling van de fases. Dit betekent onder andere dat de instelling ‘Tellen uren voor de fasetelling’ van het looncomponent (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten) invloed heeft op het aantal gewerkte weken.

Looncomponenten ET-uitruil kunnen ook worden toegepast voor flexwerkers met een Nederlands domicilieadres

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Vaste beloningen
Melding: 534109

Vanaf nu is het mogelijk om voor flexwerkers met een Nederlands domicilieadres, looncomponenten van het type 'ET-uitruil' vast te leggen. Voorheen kon dit alleen bij flexwerkers met een buitenlands domicilieadres. Bij flexwerkers met een Nederlands domicilieadres kan er alleen voor gekozen worden om het bedrag netto in te houden, omdat er geen uitruil van toepassing is. Om de ET-uitruil netto in te houden dient er in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten' in ieder geval de rekeninggroep 'Correctie WAS' te zijn ingericht.

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je in ons online handboek terugvinden bij 'Documenten > Easyflex documenten'.

Verbeterd

Signaleringsdata voor StiPP aangepast

Module: Backoffice / Frontoffice
Onderdeel: Overzichten / Urendeclaraties
Tabblad: Signaleringen
Melding: 533962

Bij een signalering op een flexwerker die terugvalt van plus naar basis, werd de signaleringsdatum gebruikt die 26 weken na de laatste gewerkte week voor het wekengat ligt. Als je de signaleringsdatum voor basispensioen hanteerde, kreeg je vervolgens de signalering “Flexwerker is teruggezet naar vervroegd basispensioen vanuit pluspensioen, maar er is geen sprake van 26 niet-gewerkte weken.” Dit is niet terecht.

Vanaf nu krijg je deze laatste signalering niet meer als de flexwerker daadwerkelijk tussen de 26 en 52 weken niet heeft gewerkt heeft. De signaleringsdatum wordt de eerst daadwerkelijk gewerkte week na het wekengat. Bijvoorbeeld: als een flexwerker met pluspensioen voor het laatst in week 3-2020 heeft gewerkt en weer in dienst komt in week 47-2020, dan wordt week 47 gebruikt als uitgangspunt voor de signaleringsdatum. Als de flexwerker uit dienst is of niet aan het werk is, worden wel de 26 weken toegepast. Zodra de flexwerker weer in dienst komt, dan zal de signaleringsdatum verschuiven naar een datum binnen de eerste declaratieperiode.

Productloon APG niet meer gemaximeerd en vakantietoeslagfactor plus cao-uren in te stellen

Module: Beheer / Backoffice
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen / Overzichten
Tabblad: Aftrekposten / Pensioenaanleveringen
Melding: 532253 + 533482

In de aanlevering van APG werd tot op heden zowel de premiegrondslag als het productloon gemaximeerd. Het productloon hoeft echter niet te worden gemaximeerd. Bij flexwerkers die met hun loon hier boven uitkomen, werd het productloon afgekapt, hetgeen foutcode 113 opleverde. Vanaf nu is er geen maximum productloon meer.

Daarnaast kun je vanaf nu bij de betreffende APG-aftrekpost in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten' de cao uren en de vakantietoeslagfactor instellen t.b.v. de berekening van het productloon. Er wordt standaard gerekend met 8 cao-uren en een factor van 1,08. Als er eerder een afwijkend aantal cao-uren is ingegeven, wordt dit niet overschreven. De vakantietoeslagfactor van 1,08 komt overeen met voorgaande pensioenaanleveringen, maar niet met voorgaande verloningen, omdat in de verloning rekening wordt gehouden met de factor 1,0833 zoals die is opgenomen in het reserveringsschema. Je kunt dit per flexwerker herrekenen met het overzicht 'Herrekenen verloningen'.

Betere notificaties van wijzigingen looncomponenten

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Notificaties
Melding: 533202

Als je de instellingen van een looncomponent wijzigde, werden alleen de nieuwe instellingen genotificeerd. Hierdoor was niet meer te achterhalen wat de eerdere instellingen waren. Vanaf nu worden zowel de oude als de nieuwe instellingen getoond in de notificaties.

Handboek web- en dataservice aangepast

Het handboek van web- en dataservice heeft vanaf heden per service een pagina gekregen. Voorheen stond alles op 1 pagina en dit werkte vertragend.
Het is echter nog wel mogelijk om in de hoofdoperatie te zoeken, je wordt daarna doorverwezen naar de pagina van de service.

Opgelost

Geen verloningsfouten meer bij bepaalde combinaties reserveringen en looncomponenten met statistiek op 'nee'

Module: Frontoffice
Onderdeel: Urendeclaraties
Melding: 534024

Als er in een urendeclaratie een combinatie was van opname van bepaalde reserveringen en een ander looncomponent waarbij de instelling 'in statistiek opnemen' op nee' staat terwijl van dit zelfde type component ook andere looncomponenten zijn waarbij 'in statistiek opnemen' op 'ja' staat , dan kreeg je een foutmelding bij het openen van de pro forma en het verlonen. Dit is opgelost.

Indien alleen loon met afwijkend lage premie in een aangiftetijdvak wordt toegepast, worden de velden met lage premies in de loonaangifte weer gevuld

Module: Backoffice
Tabblad: Loonaangiften
Melding: 533016

Als bij een flexwerker een hoge WW-premie vastligt en je betaalt in een aangiftetijdvak alleen loon uit waarbij is ingesteld dat er altijd lage premie moet worden toegepast, dan werden in de loonaangifte de velden voor de hoge premie in plaats van de lage premie gevuld. Dit veroorzaakte foutcode L2061. Dit is opgelost. De juiste gegevens worden als correctiebericht meegestuurd in de eerstvolgende loonaangifte.

Bovenwettelijke vakantiedagen werden niet altijd uitgeruild. Dit is opgelost.

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Urendeclaraties
Melding: 533246

Als bij een flexwerker het automatisch uitbetalen van bovenwettelijke vakantiedagen is aangevinkt en de ET-regeling is van toepassing, dan werden de automatisch uitbetaalde bovenwettelijke vakantiedagen niet uitgeruild als je in één declaratie een combinatie van normale uren en opgenomen vakantiedagen had. Dit is nu opgelost.

Achtergrond lay-outs van alleen eigen locatie zichtbaar bij importeren document bij flexwerker

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Documenten importeren
Melding: 533080

Indien je gebruik maakt van het afschermen van locaties en het afschermen van templates per locatie, werkte dit niet goed voor achtergrond lay-outs van documenten. Bij het importeren van documenten (Flexwerker > Documenten > Importeren) zag je ook achtergrond lay-outs die niet aan jouw locatie beschikbaar gesteld waren. Dit probleem is opgelost. Je ziet nu alleen nog de achtergrond lay-outs die voor jouw locatie beschikbaar gesteld zijn.

Bepaling van signalering voor maximaal aantal uur bij flexwerker met lage premie én studentenbaan was niet correct. Dit is opgelost.

Module: Frontoffice
Tabblad: Urendeclaraties
Melding: 533444

De signalering op het maximaal aantal uren bij het toepassen van studentenbaan was niet correct. Dit is opgelost. Vanaf nu wordt er gekeken naar de uren die meetellen in de aangifte op basis van het loontijdvak van de flexwerker. Als de laatste dag van een loontijdvak binnen een aangifteperiode valt, dan telt het gehele loontijdvak mee en als de laatste dag van een loontijdvak eindigt in een het daaropvolgende aangiftetijdvak, dan tellen alle uren van dat loontijdvak mee met die periode.

EF2GO

Mogelijk om account aan te maken met zelfde gegevens wanneer account is verwijderd

#955
Wanneer een account is verwijderd, bleven de gebruiksnaam en e-mail onthouden zodat deze niet opnieuw gebruikt konden worden. Dit is opgelost. 

Mogelijk om einddatum vast te leggen bij bestaande plaatsing

#1124
Voorheen was het alleen mogelijk om een einddatum aan een plaatsing te geven wanneer je de plaatsing aanmaakte. Vanaf heden kan dit ook door de plaatsing te bewerken en de einddatum vast te leggen.

De weergave van de releasenotes is gewijzigd

#1178
De weergave van de releasenotes is gewijzigd en komt nu overeen met de vernieuwde FAQ pagina.

Afschermen van uurloon en/of tarief per (relatie)gebruiker instellen

#1124
Vanaf nu is het mogelijk om per gebruiker in te stellen of het uurloon en/of tarief wordt getoond. In de bedrijfsinstellingen kan worden ingesteld voor welke rollen het tarief en uurloon zichtbaar is. Daarnaast kan door de intercedent én door de inlener per gebruiker worden ingesteld of deze het uurloon en/of tarief mag zien. Hierbij geldt altijd dat de meest beperkende instelling geldt.

Als is ingesteld dat uurloon en/of tarief zichtbaar zijn voor de relatie, dan kan dus per gebruiker worden ingesteld of dit wel of niet zichtbaar is. Als is ingesteld dat het uurloon en/of tarief niet zichtbaar is voor de relatie, dan zal dit niet worden getoond. Ook niet wanneer de instelling op gebruikersniveau op ja staat. Wanneer op gebruikersniveau niets is ingesteld, gelden altijd de bedrijfsinstellingen.

Automatische e-mail wanneer een relatie een extra gebruiker aanmaakt

#1124-2 
Vanaf nu kan vanuit EF2GO een e-mail worden gestuurd met daarin de gebruikersnaam en het wachtwoord van de nieuwe gebruiker. Deze kan vervolgens zelf de inloggegevens aanpassen.
Het verzenden van de e-mail kan middels een knop in het scherm waarin de gebruiker is aangemaakt.

Planning

Instelling toegevoegd zodat de flexwerker de werkagenda kan accepteren of weigeren

Melding 533538
In de instellingen app is de instelling voor het accepteren/weigeren van de werkagenda toegevoegd. Wanneer deze is ingeschakeld kan de flexwerker een dienst accepteren of weigeren. In de totaalplanning is een filter toegevoegd zodat hier makkelijk op gefilterd kan worden.

Flexwrapp

Mogelijk om werkagenda te accepteren of weigeren 

Melding 533538
Een flexwerker kan (indien de instelling aan staat voor de werkmaatschappij) de ingeplande diensten makkelijk weigeren of accepteren.

Keyboard niet meer actief wanneer er geen inputveld aanwezig is 

Melding 533340
Het kon voorkomen dat het keyboard actief bleef als er geen input veld actief was. Dit is opgelost.

Pop-up valt niet meer voor navigatiebalk

Melding 533650
Het kon voorkomen dat de popup van het uren-type selectie scherm over de navigatie balk getoond. Dit is opgelost.