(2021-16) Tijdregistratie 1

Activeren koppeling Atimo/Nedap

Easyflex biedt je de mogelijkheid om gebruik te maken van een tijdregistratiesysteem. Voordat het tijdregistratiesysteem van je inlener gekoppeld kan worden aan Easyflex dienen jij of je relatie hiervoor contact op te nemen met Atimo of met Easyflex voor de koppeling met een Nedap tijdregistratiesysteem. Atimo of Nedap dienen enkele handelingen op het tijdregistratiesysteem te verrichten om de koppeling tot stand te brengen. Voor de gehele procedure om het tijdregistratiesysteem operationeel te maken in Easyflex klik je hier.

Atimo Personeelstechniek B.V.
Dhr. Coen van Gogh
Planetenlaan 16
3606 AK Maarsen
T: 0346-581870
E: verkoop@atimo.nl
I: www.atimo.nl

Voor een koppeling met een Nedap PEP systeem kun je contact opnemen met het Service Center van Easyflex. Het telefoonnummer is 0162-690410.

De opstartprocedure bij Nedap duurt minimaal 4 weken:

De relatie moet een training volgen bij Nedap. Deze wordt minimaal eens per maand gegeven.
Voor de eerste start moet er een pas worden ontworpen. De relatie krijgt een proefdruk die ze moet goedkeuren. Daarna duurt het gemiddeld 4 weken alvorens de pas gereed is.
Bij de relatie wordt een tijdsregistratiekast opgehangen en moet er een driver worden geïnstalleerd.

Gebruik tijdregistratiesystemen

Wanneer je gebruik gaat maken van het tijdregistratiesysteem vink je deze optie aan.

Autorisatie voor wijzigingen

Autorisatie onderhoud

In dit veld kun je autorisatie verlenen aan een medewerker met een bepaalde rol om wijzigingen bij relaties toe te passen. Wanneer je de optie aanvinkt, ben je verplicht een rol te selecteren. Alleen de medewerker met deze rol is nu geautoriseerd om wijzigingen bij relaties toe te kennen aangaande het wel of niet kunnen aanleveren van uren middels het tijdregistratiesysteem.

Koppeling soort uren

Soort uren

Het soort uren welke men kan aanleveren en dus verwerken middels het tijdregistratiesysteem selecteer je hier. Je hebt hier de volgende mogelijkheden:

ADV
Buitengewoon verlof
Feestdag
Kort verzuim
Leegloop
Normale/standaard uren
Onbetaald verlof
Onregelmatigheidstoeslag
Overuren
Ploegentoeslag
Reisuren
Training/scholing
Verlof
Ziekte/ongeval

Soort vergoedingen (belast)

Het soort vergoedingen welke men kan aanleveren en dus verwerken middels het tijdregistratiesysteem selecteer je hier. De 'soort vergoeding' moet bekend zijn in PEP, je kunt met de relatie overleggen welke soorten vergoedingen de relatie graag wil gebruiken. Het is dan de bedoeling dat bij de loon- en tariefafspraken van de plaatsing het looncomponent aanmaakt wat in de bedrijfsinstellingen is gekoppeld. Zo weet Easyflex welk looncomponent er uiteindelijk in de declaraties moet komen.
Omdat PEP de vergoedingen voor belast en onbelast afsplitst, kunnen er alleen vergoedingen worden gekozen met enkel een belast of onbelast deel. Dit betekent dus ook dat er bij bijvoorbeeld reiskostenvergoeding apart een looncomponent 'Reiskostenvergoeding belast' moet worden aangemaakt. (reiskostenvergoeding onbelast bestaat al in Easyflex).
In de loon- en tariefafspraken is het aan te raden de factor of de marge voor vergoedingen te gebruiken. Het tarief voor de relatie wordt uiteindelijk herberekend op het moment dat het in de declaratie komt. Wanneer 'tarief' wordt gebruikt, wordt dit tarief direct overgenomen onafhankelijk van wat de flexwerker krijgt.
Het is sterk aan te raden om een tarievenschema te handhaven voor de plaatsing als deze met PEP werkt. Anders moet er per plaatsing apart worden ingevuld wat de factor is.
De volgende vergoedingen kunnen worden gekozen:

Kostenvergoeding
Vervoerskosten
Reiskosten
Kilometervergoeding
Reisuren
Verblijfskosten
Maaltijd
Koffiegeld
Toeslag
Toeslag werkomstandigheden
Toeslag loon
Toeslag competentie
Ploegentoeslag
Gereedschap
Kleding
Communicatiekosten
Vergoeding
Uurvergoeding
Dagvergoeding
ADV vergoeding
Dagvergoeding BHV
Bijdrage ziektekosten
Verzekering
Premie
Bonus
Provisie
Stukloon
Overige
Incidentele uitkering/ vergoeding
Loopbaan
Loon
Spaarloon
Reservering

Soort vergoedingen (onbelast)

Kostenvergoeding
Vervoerskosten
Reiskosten
Kilometervergoeding
Benzinekosten
Korting
Parkeergeld
Verblijfskosten
Maaltijd
Koffiegeld
Opleidingskosten
Gereedschap
Kleding
Communicatiekosten
Vergoeding
Dagvergoeding
Overige
Budget
Loopbaan

Looncomponent

Aan elk onderdeel kun je een looncomponent koppelen. Dit zijn de looncomponenten zoals ze zijn vastgelegd onder 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten'. Het vastleggen van het looncomponent volstaat met het selecteren hiervan. Hierna kun je het volgende onderdeel met bijbehorende looncomponent selecteren. Wanneer er voor het gekozen onderdeel geen looncomponenten zijn dan is het ook niet mogelijk hier iets te selecteren. Het veld met blijft grijs met de tekst 'N.v.t.'. Wanneer je alle onderdelen en bijbehorende looncomponenten heeft geselecteerd klikt u op 'Ok'.

Urendeclaraties

Declaratiestatus

Je kunt instellen dat de urendeclaraties met bepaalde instellingen gereed worden gesteld voor de verloning. Je kunt hier een standaard instelling selecteren. In het tabblad ´Frontoffice > Relaties > Overige gegevens´ kun je per relatie de standaard instelling wijzigen. Je hebt de keuze uit:

Gereed voor eindaccordering
Geaccordeerd voor verwerking