Document toolboxDocument toolbox

FAQ Correcties

Owned by Sandy van Wezel
Last updated: Apr 25, 2023 by Mark van der Avoird
9 min read

Algemeen

Ik wil iets corrigeren van het vorige loonjaar maar dit is al afgesloten, kan dat?

Het is binnen Easyflex niet mogelijk om correcties op urendeclaraties uit een afgesloten loonjaar te maken. De reden hiervan is dat dit zeer grote loontechnische gevolgen heeft. De flexwerker krijgt hierdoor namelijk een negatief loon wat wordt gecorrigeerd met de gewerkte uren van de declaratie in de week waarin de correctie wordt gemaakt. Echter, als het bedrag zo groot is dat het niet met de betreffende loonbetaling verrekend kan worden dan heeft de flexwerker dus een negatief loon en wordt de loonheffing niet gecorrigeerd.

Ik wil iets verlonen en/of factureren van het vorige loonjaar maar dit is al afgesloten, kan dat?

Het is binnen Easyflex mogelijk om verloningen of facturaties uit te voeren van een afgesloten loonjaar. Let op: wanneer je dit doet zullen de journaalposten en loonkosten in het huidige boekjaar terecht komen!

Een flexwerker moest arbeidsduurverkorting opbouwen, kan dat nog met terugwerkende kracht?

Dit is mogelijk maar je dient wel alle weken handmatig te corrigeren. Lees hieronder hoe je dit moet doen:
Bijvoorbeeld: een flexwerker is de hele maand oktober verloond en moet per 01-10-2022 ADV opbouwen. 

1. Je gaat eerst alle urendeclaraties terug boeken van de weken waarin de arbeidsduurverkorting in had moeten gaan.  
2. Hierna maak je het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan en wacht tot dit klaar is.  
3. Nu kun je de reservering 'Arbeidsduurverkorting' per 01-10-2022 vastleggen in het reserveringsschema waarin de flexwerker werkzaam is ( Flexwerker > CAO-overige)  
4. Hierna boek je alle uren die je hebt gecorrigeerd opnieuw op via een extra urendeclaratie. In de urendeclaratie zet je de overuren op 'Sparen'.  
5. Nadat je nogmaals het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aangemaakt hebt wordt er nu alsnog per 01-10-2022 arbeidsduurverkorting opgebouwd.

Het reserveringssaldo van een flexwerker is negatief, kan ik dit corrigeren en op nul stellen?

Dit is mogelijk. Je kunt het saldo per flexwerker wijzigen en/of verwijderen. Dit kun je doen bij de ' Flexwerker > Saldigegevens > Reserveringen'. Let op: het kan zijn dat niet iedereen dit aan kan passen i.v.m. de vastgelegde autorisatie. Deze vind je in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringenbeleid'. Let op: een handmatige aanpassing op dit tabblad wordt niet gejournaliseerd.

Fiscaal-sociaal

De loonheffing staat verkeerd bij een flexwerker, hoe corrigeer ik dit?

Een correctie op de loonheffing kan op de volgende manier worden gemaakt: 

1. Je dient de loonheffing op de juiste wijze te zetten ('Flexwerker > Fiscaal-sociaal') met de correcte ingangsdatum
2. Vervolgens maak je het overzicht 'Herrekenen verloningen' aan voor deze flexwerker in 'Backoffice > Overzichten'.

Bij de flexwerker stond 'Deeltijdbaan' niet aangevinkt en nu is de dagtabel gebruikt. Kan ik dit corrigeren?

De dagtabel is op de volgende manier te corrigeren:

1. Zorg dat deeltijdbaan aangevinkt is.
2. Vervolgens maak je het overzicht 'Herrekenen verloningen' aan voor deze flexwerker in ' Backoffice > Overzichten'.

Er is geen- of een verkeerd bedrag ingegeven voor de fiscale bijtelling van een zakelijke auto, kan ik dit corrigeren?

Dit is mogelijk. Lees hieronder hoe je dit kunt doen:

1. Vul het juiste bedrag in bij 'Flexwerker > Fiscaal-sociaal' met de correcte ingangsdatum.
2. Vervolgens maak je het overzicht 'Herrekenen verloningen' aan voor deze flexwerker in ' Backoffice > Overzichten'.

Kan ik met terugwerkende kracht de studentenregeling toepassen?

Ja, je kunt in 'Frontoffice > Flexwerkers > Fiscaal-sociaal' de studentenregeling invoeren met de juiste begindatum. Nu kun je voor de flexwerker alle lonen herrekenen. Dit doe je in 'Backoffice > Overzichten'. Hier kies je voor het overzicht 'Herrekenen verloningen'. Na het herrekenen wordt een loonstrook aangemaakt voor de flexwerker met daarop het nog te ontvangen bedrag.

Een flexwerker had recht op premiekorting, kan ik dit nog met terugwerkende kracht invoeren?

Premiekorting kun je op de volgende manier corrigeren:
1. Je vinkt de optie 'Uitkeringsgerechtigde met recht op premiekorting' aan in het tabblad ' Fiscaal - sociaal' van de flexwerker.
2. Vervolgens maak je het overzicht 'Herrekenen verloningen' voor deze flexwerker in ' Backoffice > Overzichten'.

Er is bij een flexwerker premiekorting toegepast maar dit was niet de bedoeling, hoe corrigeer ik dit?

Je kunt dit corrigeren door de optie 'Uitkeringsgerechtigde met recht op premiekorting' uit te vinken in het tabblad ' Fiscaal - sociaal' van de flexwerker. Vervolgens maak je het overzicht 'Herrekenen verloningen' aan voor deze flexwerker in ' Backoffice > Overzichten'.

Er moet bij een flexwerker met terugwerkende kracht een verzekering ingehouden worden, is dat mogelijk?

Dit is mogelijk door de verzekering aan te zetten bij de flexwerker. Het alsnog inhouden op het loon kan dan op twee manieren:

1. Ga in 'Backoffice > Overzichten' naar het overzicht 'Herrekenen verloningen', selecteer de betreffende flexwerker en periode die gecorrigeerd moet worden en vink de checkbox 'Niet herrekenen van verzekeringen' uit. Er wordt/worden nieuwe loonspecificatie(s) gegeneerd waarbij de zorgpremie is ingehouden.
OF
2. Kies bij de declaraties waar de verzekering moet worden gecorrigeerd voor terug- en opboeken flexwerker. In de pro forma van de opboeking is te zien dat de zorgpremie wordt ingehouden. Verloon de correctie indien de pro forma akkoord is. Als je eerst een volledige terugboeking wil, zet je de opboeking op Wachten en verloon je eerst de terugboeking en daarna de opboeking.

Er is bij een flexwerker een verzekering ingehouden maar dit was niet de bedoeling, hoe corrigeer ik dit?

Dit is mogelijk door de verzekering te beëindigen bij de flexwerker. Het terugboeken kan dan op twee manieren:

1. Ga in 'Backoffice > Overzichten' naar het overzicht 'Herrekenen verloningen', selecteer de betreffende flexwerker en periode die gecorrigeerd moet worden en vink de checkbox 'Niet herrekenen van verzekeringen' uit. Er wordt/worden nieuwe loonspecificatie(s) gegeneerd waarbij de inhouding van de zorgpremie is teruggeboekt.
OF
2. Kies bij de declaraties waar de verzekering moet worden gecorrigeerd voor terug- en opboeken flexwerker. In de pro forma van de opboeking is te zien dat de zorgpremie wordt teruggegeven. Verloon de correctie indien de pro forma akkoord is. Als je eerst een volledige terugboeking wil, zet je de opboeking op Wachten en verloon je eerst de terugboeking en daarna de opboeking.

Dubbele huisvesting

Let op: Wij adviseren je om in 'Frontoffice > Urendeclaraties > Corrigeren' de opties 'Terug- en opboeken flexwerker' en 'Terug- en opboeken flexwerker en relatie' niet te gebruiken wanneer je een correctie wilt maken op een declaratie van een flexwerker waarbij de ET-uitruil is toegepast. Het is hierbij namelijk noodzakelijk dat eerst het totaal tijdvak van die periode op 0 komt. Dit kan alleen wanneer er ná de terugboeking en vóór de nieuwe opboeking een verloning wordt gedraaid. Na de verloning kan er door de knop 'Extra' een nieuwe declaratie worden aangemaakt waarin de gegevens voor de nieuwe opboeking kunnen worden ingevoerd.

Een flexwerker moet met terugwerkende kracht dubbele huisvestingskosten hebben, is dat mogelijk? 

Bijvoorbeeld: een flexwerker heeft al 4 weken voor je gewerkt en je hebt geen dubbele huisvesting opgevoerd sinds de 1e week dat de flexwerker heeft gewerkt. 

1. Je voert op het tabblad 'Flexwerker > vaste beloningen' de huisvesting op per de ingangsdatum van de dubbele huisvesting.
2. Vervolgens maak je een extra declaraties aan voor de weken waarin de huisvesting ingehouden dient te worden.
3. Je meldt deze declaraties gereed, zodat ze meegenomen worden in het verlonings/facturatie proces.
4. Tenslotte maak je het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan in 'Backoffice > overzichten'.

Het bedrag voor inhouding dubbele huisvestingskosten is onjuist, hoe kan ik dat corrigeren? 

Een correctie wegens een onjuiste inhouding van de huisvesting doe je op de volgende manier:
1. Zorg ervoor dat de vaste beloning nog op de foutieve instelling staat!
2. Kies via 'Frontoffice > Urendeclaraties' voor 'Terug- en opboeken flexwerker' en accordeer de opboeking. De uren voor de relatie(s) hoeven hiervoor NIET teruggeboekt te worden.
3. Maak daarna het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan met de optie 'Alleen correcties > Alleen terugboekingen verwerken' en wacht tot dit klaar is.
4. Pas via 'Frontoffice > Flexwerkers > Vaste beloningen' de dubbele huisvestingskosten aan.
5. Maak daarna het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' nogmaals aan zonder de optie 'Alleen correcties'.

Het aantal verloonde uren is niet juist maar er is wel huisvesting verrekend, hoe corrigeer ik dit?

Een correctie wegens een onjuiste inhouding van de huisvesting doe je op de volgende manier:
1. Kies via 'Frontoffice > Urendeclaraties' voor 'Terug- en opboeken flexwerker' (als de uren voor de relatie ook niet juist zijn dien je te kiezen voor 'Terug- en opboeken flexwerker en relatie').
2. Pas de uren aan in de opboeking en zet deze op 'Geaccordeerd voor verwerking'.
3. Maak daarna het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan met de optie 'Alleen correcties > Alleen terugboekingen verwerken' en wacht tot dit klaar is.
4. Maak daarna het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' nogmaals aan zonder de optie 'Alleen correcties' zodat de opboekingen verwerkt worden. 

Loon, tarief en/of uren

De instelling voor btw berekenen staat verkeerd, kan ik dit corrigeren?

Dit is mogelijk maar je dient wel alle weken waarin de BTW verkeerd is berekend handmatig te corrigeren. Lees hieronder hoe je dit kunt doen:

1. Zorg ervoor dat de btw nog op de foutieve instelling staat!
2. Kies via 'Frontoffice > Urendeclaraties' voor 'Terug- en opboeken relatie' en accordeer de opboeking. De uren voor de flexwerker(s) hoeven hiervoor NIET teruggeboekt te worden.
3. Maak daarna het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan met de optie 'Alleen correcties > Alleen terugboekingen verwerken' en wacht tot dit klaar is.
4. Voer in het tabblad 'Relaties > Facturatie > Instellingen' de juiste instelling in.
5. Maak daarna het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' nogmaals aan zonder de optie 'Alleen correcties'.

Als ik te weinig uren heb verloond en gefactureerd moet ik dan ook een correctie maken?

Nee, dit is niet nodig. Als je uren, vergoedingen en/of inhoudingen wilt toevoegen maak je een extra urendeclaratie aan voor de betreffende week in 'Frontoffice > Urendeclaraties'. In deze extra urendeclaratie zet je vervolgens de uren, vergoedingen en/of inhoudingen die je alsnog wenst te verlonen en factureren. Het is tevens ook mogelijk om alleen extra uren, vergoedingen en/of inhoudingen te verlonen zonder deze te factureren. Je legt in dit geval alleen gegevens vast voor de flexwerker en niet voor relatie (d.m.v. de knop 'Detail'). Wil je alleen extra uren, vergoedingen en/of inhoudingen factureren zonder deze te verlonen dan leg je alleen gegevens vast voor de relatie en niet voor de flexwerker (d.m.v. de knop 'Detail').

Het uurloon en/of tarief is onjuist, hoe corrigeer ik dit zodat ik een aparte loonspecificatie en credit factuur krijg?

1. Kies via 'Frontoffice > Urendeclaraties' voor 'Terug- en opboeken flexwerker en relatie' of 'Terug- en opboeken flexwerker' of 'Terug- en opboeken relatie'.
2. Je komt meteen in de opboeking terecht, hierin kun je per regel via de knop 'Detail' het uurloon en/of het tarief wijzigen. Zet de urendeclaratie hierna op 'Geaccordeerd voor verwerking'.
3. Maak daarna het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan met de optie 'Alleen correcties > Alleen terugboekingen verwerken' en wacht tot dit klaar is.
4. Controleer nu of er een credit loonspecificatie en factuur zijn gemaakt.
5. Maak hierna het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' nogmaals aan zonder de optie 'Alleen correcties'.

Het uurloon en/of tarief is onjuist, hoe corrigeer ik dit zodat ik één correctie loonspecificatie en factuur krijg?

1. Kies via 'Frontoffice > Urendeclaraties' voor 'Terug- en opboeken flexwerker en relatie' of 'Terug- en opboeken flexwerker' of 'Terug- en opboeken relatie'.
2. Je komt meteen in de opboeking terecht, hierin kun je per regel via de knop 'Detail' het uurloon en/of het tarief wijzigen. Zet de urendeclaratie hierna op 'Geaccordeerd voor verwerking'.
3. Maak daarna het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan.

Het percentage van een overwerkuur/onregelmatig uur is onjuist, hoe corrigeer ik dit zodat ik een aparte loonspecificatie en credit factuur krijg?

1. Kies via 'Frontoffice > Urendeclaraties' voor 'Terug- en opboeken flexwerker en relatie' of 'Terug- en opboeken flexwerker' of 'Terug- en opboeken relatie'.
2. Je komt meteen in de opboeking terecht, hierin kun je per regel via de knop 'Detail' het percentage wijzigen. Zet de urendeclaratie hierna op 'Geaccordeerd voor verwerking'.
3. Maak daarna het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan met de optie 'Alleen correcties > Alleen terugboekingen verwerken' en wacht tot dit klaar is.
4. Controleer nu of er een credit loonspecificatie en factuur zijn gemaakt.
5. Maak hierna het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' nogmaals aan zonder de optie 'Alleen correcties'.

Het percentage van een overwerkuur/onregelmatig uur is onjuist, hoe corrigeer ik dit zodat ik één correctie loonspecificatie en factuur krijg?

1. Kies via 'Frontoffice > Urendeclaraties' voor 'Terug- en opboeken flexwerker en relatie' of 'Terug- en opboeken flexwerker' of 'Terug- en opboeken relatie'. 
2. Je komt meteen in de opboeking terecht, hierin kun je per regel via de knop 'Detail' het percentage wijzigen. Zet de urendeclaratie hierna op 'Geaccordeerd voor verwerking'.
3. Maak daarna het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan.

Pensioen

Een flexwerker had al eerder recht op basispensioen, kan ik dit nog met terugwerkende kracht invoeren?

Bijvoorbeeld: een flexwerker heeft al 9 weken voor je gewerkt en je hebt geen pensioen aangevinkt na de 8e week. 

1. Je voert een nieuwe pensioenregeling in per de ingangsdatum van het basispensioen op het tabblad Flexwerker > 'Fiscaal-sociaal'.

Let op: je moet NIET de huidige gegevens 'Wijzigen' maar echt een nieuwe regeling vastleggen.

2. Vervolgens maak je het overzicht 'Herrekenen verloningen' aan voor deze flexwerker in ' Backoffice > Overzichten'.

Een flexwerker had al eerder recht op pluspensioen, kan ik dit nog met terugwerkende kracht invoeren?

Bijvoorbeeld: een flexwerker heeft al 3 weken recht op pluspensioen maar het basispensioen staat nog aangevinkt.

1. Je voert een nieuwe pensioenregeling in per de ingangsdatum van het pluspensioen op het tabblad Flexwerker > Fiscaal-sociaal.

Let op: je moet NIET de huidige gegevens 'Wijzigen' maar echt een nieuwe regeling vastleggen.

2. Vervolgens maak je het overzicht 'Herrekenen verloningen' aan voor deze flexwerker in ' Backoffice > Overzichten'.

Hoe corrigeer je een pensioenregeling met een vast bedrag?

1. Je voert het juiste bedrag in bij 'Frontoffice > Flexwerkers > Fiscaal - Sociaal' met de correcte ingangsdatum
2. Vervolgens maak je het overzicht 'Herrekenen verloningen' aan voor deze flexwerker in ' Backoffice > Overzichten'. Â