FAQ Controlerende instanties

Overzicht met BSN nummer, naam, geboortedatum, datum in dienst, datum uit dienst en bruto loongegevens

Dit is niet mogelijk in 1 overzicht wat heeft te maken met de Privacy wetgeving. Je kunt deze gegevens verzamelen met meerdere overzichten en het resultaat van deze overzichten zelf samenvoegen tot 1 overzicht. De volgende overzichten kun je hiervoor gebruiken:

1. Matching:
Wel: BSN, naam, geboortedatum en datum in dienst
Niet: Datum uit dienst en bruto loongegevens

2. Overzicht 'Loonstaat' met de selectie 'Verzamelloonstaat'
Wel: Naam en bruto loongegevens.
Niet: Geboortedatum, BSN (staat wel op het export bestand), datum in dienst en datum uit dienst

3. Overzicht premies & grondslagen:
Wel: Naam, geboortedatum en bruto loongegevens.
Niet: BSN, datum in dienst en datum uit dienst.

Overzicht met startdatum pensioen

Met matching kan er een match aangemaakt worden voor Flexwerkers. Via 'Uitvoer Samenstellen' kan er bij 'Fiscaal-Sociaal > Aftrekposten alle heffingen' het vinkje aangezet worden bij 'Ingangsdatum aftrekpost' en bij 'Aftrekpost'. Via het 'Selectieobject > aftrekposten' kun je een selectie in je match aanmaken o.b.v. van de pensioenen. Houdt hierbij wel rekening met de 'Periode' waarvoor je de match maakt.

Overzicht met premielonen per fase uitgesplitst / Overzicht met loon SVW

Een overzicht met premielonen per fase is niet mogelijk. Wel is het mogelijk om een overzicht aan te maken met splitsing op sectorrisicogroep. Hiervoor kun je het 'Overzicht premies en grondslagen' aanmaken. Bij de 'Verwerkingswijze' kies je voor de optie 'Per sectorrisicogroep' en 'Alle sectorrisico groepen'. In het rapport betreft het de kolom 'Loon SVW'.

Overzicht met de parameters van Easyflex

Overzicht 'Bedrijfsinstellingen'

Overzicht verzamelloonstaat van de flexwerkers

Overzicht 'Loonstaat' aanmaken en hierbij kiezen voor de uitvoer 'Verzamelloonstaat'.

Overzicht met de aangegeven loonaangiftes

Overzicht 'Loonaangifte ( historisch)'

Overzicht bij welke flexwerkers de ET- regeling van toepassing is

Overzicht 'Vaste Beloningen'

Nieuw in dienst gekomen flexwerkers sinds de vorige controle

'Backoffice > Audit > Flexwerkers NEN 4400'

Hoe vind ik aansluiting met de loonaangifte, journaalposten en loonstaat?

Vaak wordt er gecontroleerd per periode, maar om de aansluiting te vinden is het belangrijk om de overzicht altijd cumulatief of voor het gehele loonjaar aan te maken. Meer informatie over het vinden van aansluiting vind je terug in ons online handleiding bij: F.A.Q. > Financiële administratie > 'Hoe kan ik de financiële overzichten van Easyflex vergelijken?' en 'Hoe krijg ik aansluiting met de financiële administratie?'

Grondslagen reserveringen

De grondslagen voor de ABU-cao zijn als volgt bepaald:
Reservering vakantiedagen
Grondslag: bruto basisuursalaris + wachtdagcompensatie
Reservering feestdagen:
Grondslag: bruto basisuursalaris + wachtdagcompensatie
Reservering kort verzuim/buitengewoon verlof:
Grondslag: bruto basisuursalaris + wachtdagcompensatie
Reservering vakantiegeld
Grondslag: bruto basisuursalaris + feestdagen(reservering uitbetaald) + ADV indien opgenomen in het reserveringsschema (opgebouwd) + vakantiedagen(reservering opgebouwd / opgenomen*)

De grondslagen voor de NBBU-cao zijn als volgt bepaald:
Reservering vakantiedagen
Grondslag: bruto basisuursalaris + wachtdagcompensatie
Reservering feestdagen
Grondslag: bruto basisuursalaris + wachtdagcompensatie
Reservering kort verzuim/buitengewoon verlof
Grondslag: bruto basisuursalaris + wachtdagcompensatie
Reservering vakantiegeld
Grondslag: bruto basisuursalaris + feestdagen(reservering uitbetaald) + ADV indien opgenomen in het reserveringsschema (opgebouwd) + vakantiedagen(reservering opgebouwd / opgenomen)* 

*De reserveringswijze voor (het vakantiegeld van) de vakantiedagen is voor flexwerkers zonder uitzendbeding ingesteld onder 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwerkers'

Dit zijn reserveringsberekeningen. Op de loonspecificatie van de flexwerker wordt de reserveringen van feestdagen niet meegeteld bij de berekening voor reservering van vakantiegeld. Dit wordt bewust niet gedaan omdat bij de opname van feestdagen er een reservering wordt opgebouwd van vakantiegeld. Als dit bij de reguliere reserveren van vakantiegeld ook al zou gebeuren zou er dubbel worden gereserveerd bij feestdagen. Conclusie: Bij feestdagen met uitzendbeding wordt het vakantiegeld in de kolom FD berekend over de opname. Reserveringen worden opgebouwd over alle uitbetaalde normale uren, onregelmatige uren, verhoogde uren, verlaagde uren, leegloop uren en arbeidsongeschiktheid uren. Indien je reserveren op 'Ja' hebt gezet bij het looncomponent.

Bij het doorbetalen van de feestdagen voor contractanten( zonder uitzendbeding) kán dit via het looncomponent 'Doorbetaling FD/KV' te gebeuren. Er zijn in totaal drie mogelijkheden welke afhankelijk zijn van de situaties die zich voor kunnen doen. Voor meer informatie neem contact op met Easyflex.

ET-uitruil

Als er sprake is van ET-uitruil is de grondslag voor de opbouw van de reserveringen verlaagd met het uitgeruilde bedrag. Komen er uit de controle correcties, of andere wijzigingen naar voren (bijvoorbeeld correctie standaard werkweek) neem dan altijd contact op met Easyflex om de mogelijkheden hier omtrent te bespreken. Bijvoorbeeld: De flexwerker verdient € 10,- per uur, het wettelijk minimumloon voor deze flexwerker is € 9,- per uur. De opbouw van de reserveringen gebeurt dus op basis van € 9,- per uur. Meer informatie over de ET-uitruil en voorbeeld berekeningen vind je in ons online handboek bij 'Procesbeschrijvingen > Algemeen > Dubbele huisvestingskosten'.

Berekening reserveringen

Onderstaand een aantal voorbeeldberekeningen van de opbouw van vakantiedagen. Deze berekeningen kunnen ook als voorbeeld gebruikt worden voor het narekenen van de opbouw van andere reserveringen. Binnenkort volgen ook enkele voorbeeldberekeningen waarbij sprake is van ET-uitruil.

Voorbeeld 1 – Flexwerker in fase A (met beding) in SRG IA – Wk 8

Flexwerker 5167949 heeft een bruto uurloon van € 10,22
De wachtdagencompensatie per uur is 0,71% x 10,22 = € 0,07
De flexwerker heeft 4 dagen (ma – do) 8 uur gewerkt en 1 dag (vr) 6 uur

Allereerst wordt het brutoloon per gewerkte dag berekend, inclusief wachtdagencompensatie:
480 (aantal gewerkte minuten per dag) x ((10,22 + 0,07) / 60 (minuten)) = € 82,32 per dag (ma – do)
360 (aantal gewerkte minuten per dag) x ((10,22 + 0,07) / 60 (minuten)) = € 61,74 per dag (vr)

Het percentage opbouw vakantiedagen is 10,87%
Per dag van 8 uur is de opbouw vakantiedagen in geld als volgt: 10,87% x € 82,32 = € 8,95
Per dag van 6 uur is de opbouw van vakantiedagen in geld: 10,87% x € 61,74 = € 6,71
De opbouw vakantiedagen per week is 4 x € 8,95 + 1 x € 6,71 = € 42,51

Loonspecificatie voorbeeld 1

Voorbeeld 2 – Flexwerker in fase B (zonder beding) in SRG IB+IIB – Wk 9

Flexwerker 5224313 heeft een bruto uurloon van € 13,84.
Er is geen sprake van wachtdagencompensatie.
De flexwerker heeft 5 dagen 8 uur gewerkt

Allereerst wordt het brutoloon per gewerkte dag berekend:
480 (aantal gewerkte minuten per dag) x (13,84 / 60 (minuten)) = € 110,72 per dag

Het percentage opbouw vakantiedagen is 10,87%
Per dag is de opbouw vakantiedagen in geld als volgt: 10,87% x € 110,72 = € 12,035264 en dit wordt rekenkundig afgerond dus € 12,04
Aan de hand van het uurloon wordt dit bedrag teruggerekend naar een opbouw in uren.
€ 12,04 / € 13,84 = 0,8699421965
De opbouw in decimalen wordt teruggerekend naar een opbouw in minuten: 0,8699421965 * 60 = 52,19653179 minuten. Dit aantal wordt rekenkundig afgerond, de flexwerker bouwt 52 minuten op per dag.
De opbouw vakantiedagen per week: 5 * 52 minuten = 260 minuten
Dit wordt omgerekend naar uren is 260/60 = 4,33333333 uur, dit komt overeen met 4:20 uur.

Loonspecificatie voorbeeld 2

Hoe kan ik controleren of de verzonden loonaangifte bij de Belastingdienst correct zijn aangekomen? 

Dit kun je controleren op het tabblad 'Backoffice > Belastingdienst'. Van elke verzonden melding wordt de reactie van de Belastingdienst getoond.