FAQ Urenbestanden

Algemeen

Eisen

Er zijn een aantal punten die erg belangrijk zijn om een urenbestand in Easyflex te kunnen verwerken;

1. De uren moeten per datum in het urenbestand worden opgenomen, het is dus niet mogelijk om een totaal per week te verwerken;

2. De uren moeten (indien van toepassing) opgesplitst worden per uurlooncomponent. Heeft een flexwerker bijvoorbeeld 8 normale uren en 2 overwerkuren op één dag gewerkt, dan moet dit in het urenbestand apart benoemd worden. Dit kan alleen wanneer dit op een aparte regel wordt gedaan, dus in dit geval:

   1. Regel 1: Flexwerker 'A', Relatie 'B', 21-02-2022, Normale uren, 8

   2. Regel 2: Flexwerker 'A', Relatie 'B', 21-02-2022, Overwerkuren, 2

3. We zien regelmatig dat de verschillende uurlooncomponenten per kolom in een bestand worden weergegeven. Dit kan in Easyflex echter niet verwerkt worden. Dit komt doordat in Easyflex de veldnaam 'Looncomponentcode' (waarmee Easyflex kan achterhalen op welk looncomponent de uren verwerkt moeten worden) maar aan één kolom kan worden toegekend. Dit in combinatie met de manier van verwerken in Easyflex - per regel - zorgt ervoor dat dit niet mogelijk is. Het is dus noodzakelijk om deze informatie per regel in het urenbestand op te nemen (zie ook punt 2). Met Urenbestanden Premium kun je doormiddel van een Excel bestand wel meerdere looncomponenten selecteren voor één regel. Je krijgt dan in het voorbeeld van punt 2 maar één regel met daarin twee kolommen, één met Normale uren; 8, en één met Overwerkuren; 2, op de zelfde datum.

Twijfel je hierna of het bestand voldoet om te worden verwerkt in Easyflex? Voor al je vragen kun je terecht bij het Service Center. Daarnaast is het ook mogelijk om op basis van consultancy een urenbestand-definitie te laten maken voor het verwerken van jouw bestand (indien het in elk geval voldoet aan bovenstaande punten). 

Welke gegevens zijn noodzakelijk?

Om de urenregels uit een urenbestand te kunnen verwerken is het belangrijk dat Easyflex weet om welke flexwerker het gaat, om welke relatie het gaat (deze kan eventueel ook als standaard worden ingesteld in de urenbestand-definitie op tabblad 'Algemeen'), op welke datum de uren verwerkt moeten worden, om welke uursoort het gaat (deze kan eventueel ook als standaard worden ingesteld in de urenbestand-definitie op tabblad 'Algemeen') en het aantal dat verwerkt moet worden. Zonder deze gegevens kan een urenbestand niet verwerkt worden. 

Stel dat je alleen de relatie, de flexwerker, de datum, het looncomponent en het aantal in het urenbestand opneemt, dan moet het betreffende looncomponent wel in de plaatsing van de betreffende flexwerker zijn toegevoegd, zodat Easyflex het juiste uurloon en tarief kan bepalen. 

Natuurlijk is het mogelijk om nog meer waardes (zoals loon, tarief, kostenplaats e.d.) te verwerken middels een urenbestand. Alle opties kun je raadplegen op tabblad 'Bestandsformaat' in de urenbestand-definitie. 

Hoe verwerk je een urenbestand?

Om een urenbestand te kunnen verwerken moet er een urenbestand-definitie worden aangemaakt via 'Beheer > Urenbestand-definities'. Deze definitie moet overeenkomen met het format van het urenbestand dat je wilt verwerken. Daarnaast kun je allerlei instellingen ingeven in de definitie. 

Wanneer de urenbestand-definitie is aangemaakt kun je het urenbestand importeren via 'Backoffice > Urenbestanden' middels de knop 'Toevoegen'. Zodra je het juiste urenbestand hebt geselecteerd moet je vervolgens de juiste urenbestand-definitie selecteren in het scherm 'Selecteer definitie'. Vervolgens druk je op 'Verwerken'. In het geval van Urenbestanden Premium kun je het urenbestand direct mailen naar het vastgelegde mailadres wat gekoppeld is aan de urenbestand definitie. Het selecteren van een urenbestand definitie is dan niet meer nodig, dit gaat automatisch.

Wat houdt hercoderen in?

Wanneer een waarde in het urenbestand niet bekend is (en in sommige andere gevallen, welke hieronder zullen worden benoemd) in Easyflex zal er eenmalig een hercodering moeten worden vastgelegd. Dit wil eigenlijk zeggen dat je de waarde uit het urenbestand koppelt aan een waarde in Easyflex. Dit kan indien gewenst al voor het verwerken van het urenbestand worden vastgelegd op tabblad 'Hercoderen' in de urenbestand-definitie. Wanneer je dit niet doet en je gaat het bestand verwerken, zal Easyflex automatisch om de hercodering vragen en je kunt deze ook meteen vastleggen. Hieronder een aantal voorbeelden van hercoderingen die moeten worden vastgelegd:

Flexwerker

Wanneer het bestand het Easyflex registratienummer, het Plan4Flex nummer (indien deze koppeling aanwezig is), het dossiernummer of het BSN bevat is het niet nodig om te hercoderen. Is er echter sprake van een flexwerker naam of flexwerker extern nummer, dan moeten deze namen of nummers altijd eenmalig aan de juiste flexwerker worden gekoppeld. 

Relatie

Wanneer het bestand het Easyflex registratienummer, het Plan4Flex nummer (indien deze koppeling aanwezig is) of het debiteurennummer bevat is het niet nodig om te hercoderen, Is er echter sprake van een relatie naam of relatie extern nummer, dan moeten deze namen of nummers altijd eenmalig aan de juiste relatie worden gekoppeld. 

Functie

Elke unieke functienaam uit het bestand moet eenmalig gekoppeld worden aan een bestaande functie in Easyflex, behalve wanneer je gebruik maakt van de veldnaam 'Functie idnr'. 

Looncomponentcode

Elke unieke looncomponentcode uit het bestand moet eenmalig gekoppeld worden aan een bestaand looncomponent in Easyflex. Wanneer je een looncomponentcode moet hercoderen zijn er een paar extra velden: indien je de tekst op de loonspecificatie of factuur wilt aanpassen kun je dat hier meteen vastleggen, de juiste eenheid moet worden geselecteerd ('Minuten', 'Uren (decimaal)' of 'Uren (tijdnotatie)') en in geval van 'Loon overwerkuren' en 'Loon onregelmatige uren' kan worden ingesteld of deze gespaard (TVT) of uitbetaald moeten worden. Indien gewenst is ook in te stellen dat per individuele flexwerker naar de instellingen op tabblad 'Betalingen' bij het sparen van 'Loon overwerkuren' en 'Loon onregelmatige uren' wordt gekeken.

Het is niet belangrijk welke code in het bestand wordt toegepast, zolang elke uursoort maar een unieke looncomponentcode heeft. Je zou zelfs met cijfers '1', '2', '3' etc. kunnen werken en deze aan het looncomponent naar wens kunnen koppelen.  

Het is mogelijk om meerdere looncomponentcodes te koppelen aan één looncomponent. Indien er een verkeerde hercodering vast is gelegd kun je deze altijd nog wijzigen op tabblad 'Hercoderen' van de urenbestand-definitie. 

Welk uurloon is leidend?

Het uurloon uit het urenbestand is altijd leidend. Wanneer er geen uurloon in het urenbestand staat, wordt het uurloon uit de plaatsing toegepast. Staat er wel een uurloon in het urenbestand? Dan zal dit uurloon altijd worden toegepast.

Wanneer het uurloon uit Easyflex toegepast moet worden (en dus niet het uurloon uit het urenbestand) kun je het volgende doen:

1. Ga naar de urenbestand-definitie waarmee je het urenbestand verwerkt;

2. Ga naar tabblad 'Bestandsformaat';

3. Selecteer de kolom waarin het uurloon is opgenomen en zorg ervoor dat de veldnaam op 'N.v.t.' wordt gezet.

Op deze manier wordt er niets gedaan met het uurloon uit het urenbestand en wordt altijd het uurloon uit de plaatsing toegepast.

Wordt er rekening gehouden met declaratiesignaleringen?

Ja, wanneer je in Easyflex bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Declaratiesignaleringen' een waarschuwing of blokkade hebt ingesteld of bij 'Beheer > Document management > Documentbeheer' signaleringen hebt ingesteld zullen deze ook zichtbaar worden bij het verwerken van een urenbestand. Verwerk je een urenbestand en krijgt dit de status 'Verwerkt (!)' dan kun je via de de knop 'Resultaten' controleren welke declaraties niet geaccordeerd konden worden. Je kunt vervolgens het probleem oplossen en de declaraties alsnog handmatig accorderen.

Kun je ook vergoedingen en inhoudingen verwerken? 

Ja, dat is mogelijk. Wanneer je bijvoorbeeld een bedrag wilt verwerken kun je in de kolom 'Uurloon' het bedrag noteren en in de kolom 'Aantal' een 1 ingeven. 

Wanneer kies je voor 'Opnieuw verwerken'?

Wanneer een urenbestand de status 'Deels verwerkt' heeft zijn er wat problemen die eerst opgelost moeten worden. Deze problemen kun je raadplegen via tabblad 'Backoffice > Urenbestanden > Resultaten' of 'Backoffice > Urenbestanden > Detail'. Als je deze problemen hebt opgelost kun je de nog niet verwerkte regels verwerken door op de knop 'Opnieuw verwerken' te drukken. Alleen de regels die nog niet verwerkt zijn zullen dan worden verwerkt. Het is dus niet zo dat er dan regels dubbel verwerkt worden!

Waar kan ik zien welke regels wel of niet zijn verwerkt?

Via 'Backoffice > Urenbestanden' kun je via tabblad 'Detail' per regel zien wat de status is. Staat er 'Verwerkt', dan is de regel al verwerkt in een urendeclaratie (dit kun je ook meteen raadplegen door op de knop 'Urendeclaratie' te drukken). Staat er 'Gereed', dan zal de regel verwerkt worden in een urendeclaratie zodra je het bestand opnieuw verwerkt. Is de status 'Fout' te zien? Dan moet de fout eerst opgelost worden, voordat de regel opnieuw verwerkt kan worden. 

Via 'Frontoffice > Urenbestand details' worden alle urenregels weergegeven die de status 'Fout' hebben. Via dit scherm kun je de fouten ook oplossen. 

Wanneer je een niet-verwerkte regel niet meer wilt verwerken kun je op de knop 'Negeren' drukken. Er wordt dan niets meer met de betreffende regel gedaan.

Kan ik een reeds ingelezen urenbestand verwijderen?

Dit kan sowieso wanneer er nog geen enkele regel is verwerkt. Zodra één of meerdere regels zijn verwerkt kan het bestand niet verwijderd worden wanneer het jonger dan één jaar is. 

Waarom wordt er soms wel en soms niet een extra urendeclaratie aangemaakt bij het verwerken van een urenbestand?

Wanneer er een vergoeding/inhouding en/of standaard uren zijn ingegeven in de plaatsing worden deze overgenomen in de urendeclaratie. Als het urenbestand wordt verwerkt wordt er gezocht naar een lege declaratie. Als er geen lege declaratie aanwezig is (door bijvoorbeeld standaard uren, een vergoeding of een inhouding), dan wordt er een extra declaratie aangemaakt.

Eventuele vergoedingen/inhoudingen die in de plaatsing zijn ingegeven worden pas toegevoegd in de urendeclaratie wanneer je de urendeclaratie bewerkt. Dit betekent dat wanneer je de declaratie niet van tevoren bewerkt, er geen extra declaratie wordt aangemaakt bij het verwerken van het urenbestand. Bewerk je de declaratie wel van tevoren, dan is de vergoeding/inhouding reeds toegevoegd in de declaratie en zal er dus wel een extra declaratie worden aangemaakt. 

Plaatsingen aanmaken middels een urenbestand

Hoe wordt bepaald of een plaatsing reeds bestaat?

Op tabblad 'Algemeen' van de urenbestand-definitie kun je bij 'Plaatsingen bepalen' aanvinken welke criteria van belang zijn voor het bepalen van de juiste plaatsing. Je kunt hier 'Flexwerker', 'Relatie', 'Functie', 'Datum' en 'Kostenplaats' aanvinken. Er wordt gecontroleerd op de criteria die je hier aanvinkt.

Wat is de startdatum van de plaatsing?

Op tabblad 'Algemeen' van de urenbestand-definitie kun je bij 'Plaatsing startdatum' een keuze maken uit 2 opties: 'Maandag van de week' en 'Datum van eerste urenregel'. Wanneer je voor de laatste optie kiest zal de plaatsing worden aangemaakt met als startdatum de datum van de eerste urenregel uit het bestand. Als je voor de eerste optie kiest zal de startdatum van de plaatsing de maandag worden voorafgaand aan de datum van de eerste urenregel. Let op: kies je voor 'Maandag van de week', dan is het van belang dat je op tabblad 'Fiscaal-sociaal' van de flexwerker een situatie bij 'Loontijdvak', 'Gegevens voor loonopgave' en 'Datum indiensttreding' vastlegt m.i.v. van de maandag van de week. 

Waarom moet ik een hoofdfunctie ingeven bij het automatisch aanmaken van plaatsingen?

Indien er geen functie in het urenbestand is opgenomen zal de hoofdfunctie zoals ingegeven op tabblad 'Algemeen' worden toegepast in de plaatsing. Als er wel een functie in het urenbestand staat (en de veldnaam 'Functiecode' is ook toegekend aan de juiste kolom op tabblad 'Bestandsformaat') zal deze functie worden toegepast, en dus niet de hoofdfunctie. 

Kan ik automatisch plaatsingen aanmaken met verschillende leveringswijzen?

Ja, dat is mogelijk, maar hou er rekening mee dat er maar één leveringswijze ingesteld kan worden op tabblad 'Algemeen'. Wanneer je met één bestand zowel ZZP plaatsingen als uitzendplaatsingen wil aanmaken, dan kun je het bestand opsplitsen en deze bestanden apart verwerken met een aparte urenbestand-definitie. Op die manier kun je in één urenbestand-definitie de leveringswijze op ZZP zetten, en in de andere urenbestand-definitie de leveringswijze op 'Uitzendwerk'. 

Je zou eventueel ook op tabblad 'Instellingen' per relatie afwijkende instellingen kunnen ingeven. Hierbij kun je ook de juiste leveringswijze selecteren. 

Uurloon en tarief bij automatisch aanmaken plaatsingen

Om automatisch definitieve plaatsingen aan te kunnen maken moet Easyflex weten welke sector, welk uurloon en welk tarief moet worden toegepast, zodat tabblad 'Lonen en tarieven' in de plaatsing gevuld kan worden. Wanneer deze gegevens ontbreken zal er wel een plaatsing worden aangemaakt, maar kan deze nog niet de status 'Definitief (en geaccordeerd)' krijgen, omdat de gegevens op tabblad 'Lonen en tarieven' ontbreken. Dit tabblad zul je dan eerst handmatig moeten instellen, zodat de plaatsing daarna geaccordeerd kan worden en de uren uit het urenbestand verwerkt kunnen worden.

Als je een volledig geaccordeerde plaatsing wilt aanmaken kun je op tabblad 'Algemeen' in de urenbestand definitie bij 'Lonen en tarieven' ingeven welke sector, welk tarievenschema en welk loonschema moet worden toegepast. Wanneer je kiest voor de optie 'Urenbestand' verwacht Easyflex dat deze waardes (sectorcode, tariefschemacode en loonschemacode) in het urenbestand zijn opgenomen. Let erop dat je deze kolommen in dat geval op tabblad 'Bestandsformaat' ook de juiste veldnaam geeft. 

Wanneer er sprake is van een koppeling met Plan4Flex zal voor het automatisch aanmaken van plaatsingen de sectorcode en de tariefschemacode in het urenbestand leidend zijn. De loonschemacode ontbreekt in het urenbestand, maar er zijn 2 opties om toch het juiste uurloon in de plaatsing te krijgen:

• In Easyflex worden alle tarievenschema's gekoppeld aan een loonschema. In de urenbestand definitie op tabblad 'Algemeen' kies je bij 'Tarievenschema' voor 'Urenbestand' en bij 'Loonschema' voor 'Automatisch'. Op die manier weet Easyflex a.d.h.v. de tariefschemacode in het urenbestand welk loon toegepast moet worden, omdat er aan dat tarievenschema een loonschema is gekoppeld in Easyflex.

• Wanneer in Easyflex de tarievenschema's niet gekoppeld zijn aan een loonschema kun je er ook voor kiezen om het vinkje aan te zetten bij 'Uurloon plaatsing a.d.h.v. eerste urenregel in urenbestand'. Met deze instelling wordt het uurloon uit het urenbestand overgenomen als uurloon in de plaatsing.
  Let op:

  • Het uurloon dat op de eerste urenregel in het urenbestand staat zal worden toegepast. Stel dat er voor één flexwerker 2 urenregels aanwezig zijn in het urenbestand, en op de eerste regel staat een uurloon van 10,- en op de tweede regel een uurloon van 15,-, dan zal het 'Uurloon voor plaatsing' 10,- worden bij het automatisch aanmaken van plaatsingen. 

  • Het uurloon uit een loonschema heeft voorrang op het uurloon uit het urenbestand. Stel dat er in het urenbestand een loonschemacode is opgenomen, en het vinkje bij 'Uurloon plaatsing a.d.h.v. eerste urenregel in urenbestand' staat ook aan, dan zal in de plaatsing het uurloon uit het uurloonschema worden overgenomen en dus niet het uurloon uit het urenbestand.

  • Indien er in de urenbestand-definitie op tabblad 'Instellingen' afwijkende instellingen vastliggen voor één of meerdere relaties krijgen deze instellingen voorrang. Dit betekent dat wanneer het vinkje aan staat bij 'Uurloon plaatsing a.d.h.v. eerste urenregel in urenbestand', maar er voor de relatie in het urenbestand afwijkende instellingen vastliggen, het uurloon uit het urenbestand niet wordt overgenomen bij het automatisch aanmaken van plaatsingen. 

Hoe wordt het tarief berekend?

Op tabblad 'Algemeen' van de urenbestand definitie kun je bij 'Tariefberekening met uurloon uit' kiezen voor 'Urenbestand' en 'Plaatsing'. Stel dat je bijvoorbeeld in de plaatsing (handmatig of middels een tarievenschema) een factor hebt ingegeven voor het bepalen van het tarief, dan kun je met deze instelling bepalen of deze factor toegepast moet worden over het uurloon uit het urenbestand, of over het uurloon uit de plaatsing. Wanneer beide uurlonen overeenkomen maakt dat niets uit, maar wanneer het uurloon in het urenbestand afwijkt van het uurloon in de plaatsing, dan is deze instelling erg belangrijk indien het tarief niet is toegevoegd in het urenbestand. 

Urenbestanden Premium

Naast bovenstaande vragen zijn er nog een aantal FAQ’s die alleen betrekking hebben op Urenbestanden premium.

Waar kan ik het e-mailadres vinden waar de relatie het urenbestand naar toe moet sturen?

Je kan het e-mailadres vinden via ‘Beheer > urenbestand-definitie > Selecteer urenbestand definitie > Wijzigen > e-mail instellingen’. In het vakje E-mailadres staat het e-mail adres waar de relatie het urenbestand naar toe moet sturen.

De relatie geeft aan dat het urenbestand is verstuurd maar deze is niet zichtbaar bij ‘Backoffice > Urenbestanden’, hoe kan dit?

Dit kan meerdere oorzaken hebben. E-mails die zijn verstuurd zijn pas zichtbaar na ongeveer 5 minuten. Wanneer de e-mail nog niet binnen is na deze tijd controleer dan eerst of het e-mailadres of domein van de relatie is gewhitelist. Dit kun je zien via ‘Beheer > urenbestand-definitie > Selecteer urenbestand definitie > Wijzigen > e-mail instellingen’. Het e-mailadres of domein moet hier te zien zijn. Wanneer dit niet het geval is dien je het emailadres en/of domein van de relatie te whitelisten. Een domein kun je whitelisten door alleen een sterretje (*) voor het apenstaartje (@) te typen en vervolgens de rest van het emailadres, bijvoorbeeld: ‘*@easyflex.nl’.
Wanneer de relatie wel al is gewhitelist kun je controleren via ‘Backoffice > E-mails urenbestanden’ of de mail daadwerkelijk is binnengekomen. Aan de rechterkant kun je zien vanuit waar het urenbestand is verstuurd en in de tabel kun je zien wat de status van de e-mail is. Mocht het zo zijn dat de relatie naar het juiste e-mailadres heeft gemaild en de relatie is gewhitelist maar de mail is niet zichtbaar na 5 minuten in ‘Backoffice > E-mails urenbestanden’ kun je contact opnemen met het Easyflex Service Center.

Mijn flexwerker heeft meerdere plaatsingen, hoe kan ik er voor zorgen dat er automatisch de juiste plaatsing word gekozen tijdens het automatisch verwerken van het urenbestand via e-mail?

Dit kun je doen aan de hand van een memoveld in de plaatsing. Hiervoor dien je eerst een memoveld aan te maken via ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Ontwerp memovelden > Plaatsing’. Maak hier een nieuw memoveld aan met als type ‘Getalveld’ of ‘Tekstveld', andere type memovelden zijn niet zichtbaar in de urenbestanden-definitie. Ga vervolgens naar de plaatsing van de FW en vul in het memoveld een uniek nummer of woord in wat correspondeert met de specifieke plaatsing. Wellicht kun je hier een nummer of woord voor gebruiken dat je al gebruikt tijdens de communicatie met de relatie. Vraag de relatie om een nieuwe kolom toe te voegen aan de urenbestandtemplate waarin de relatie dit unieke nummer of woord in moet vermelden. Definieer de kolom in het bestandsformaat met het veld: 'Plaatsing memoveld’. Selecteer het aangemaakte memoveld. Sla het aangepaste bestandformaat op. Wanneer de relatie nu een urenbestand verstuurd naar het e-mailadres van de urenbestanddefinitie wordt de plaatsing automatisch geselecteerd en zullen de uren bij deze plaatsing worden weggeschreven.

Mogelijke foutmeldingen bij het verwerken van urenbestanden

Melding 'Tarief onbekend'

Wanneer de melding 'Tarief onbekend' voorkomt kan Easyflex a.d.h.v. het urenbestand en de betreffende plaatsing niet achterhalen welk tarief moet worden toegepast. Er zijn verschillende manieren om dit op te lossen:

• Voeg het juiste tarief toe aan het urenbestand (indien deze ontbreekt in het urenbestand). Let wel op dat wanneer je hiervoor een extra kolom toevoegt, je dit ook aan moet passen in de urenbestand-definitie op tabblad 'Bestandsformaat'; pas het aantal kolommen aan (het aantal kolommen in het urenbestand moet altijd overeen komen met het aantal kolommen op tabblad 'Bestandsformaat' bij de urenbestand-definitie) en ken de veldnaam 'Tarief' toe aan de betreffende kolom. Staat het tarief wel in het urenbestand, maar krijg je alsnog deze melding? Dan is het waarschijnlijk zo dat de veldnaam 'Tarief' niet is toegekend aan de betreffende kolom. 

• Voeg het betreffende looncomponent toe aan de betreffende plaatsing incl. het juiste tarief; wanneer in een urenbestand alleen de looncomponentcode + het uurloon zichtbaar is, en dit looncomponent ontbreekt in de plaatsing, dan kan Easyflex het juiste tarief niet bepalen. Voeg het looncomponent daarom toe in de plaatsing (incl. het juiste tarief), zodat op basis van de looncomponentcode het juiste tarief bepaald kan worden.

Melding 'Coderingsfout in urenregel'

Wanneer je de melding 'Coderingsfout in urenregel' ziet is het meestal zo dat het aantal kolommen in het urenbestand niet overeenkomt met het aantal kolommen dat is vastgelegd op tabblad 'Bestandsformaat' bij de urenbestand-definitie. Dit moet exact overeenkomen; dus zijn er bijvoorbeeld 12 kolommen met informatie in het urenbestand, dan moet op tabblad 'Bestandsformaat' ook 12 worden ingegeven.

Melding 'Coderingsfout in veld aantal'

Dubbele punten of komma's worden niet verwerkt door Easyflex. Wanneer er bijvoorbeeld 8,5 uur is gewerkt, dan moet dit in het urenbestand als '8.5' worden weergegeven om correct verwerkt te kunnen worden.

Daarnaast kan het ook zo zijn dat de eenheid bij de hercodering van het looncomponent niet correct is vastgelegd. Voor elke looncomponentcode moet in de urenbestand-definitie op tabblad 'Hercoderen' een hercodering worden vastgelegd. Hierbij moet ook de juiste 'Eenheid' worden geselecteerd. Je hebt hierbij de keuze uit 'Minuten', 'Uren (decimaal)' en 'Uren (tijdnotatie)'. Zijn de uren in het bestand weergegeven als decimalen, en bij de hercodering is bijvoorbeeld gekozen voor 'Minuten', dan kan de foutmelding 'Coderingsfout in kolom aantal' ook voorkomen. Je kunt in dat geval de eenheid aanpassen bij de betreffende hercodering. 

Melding 'Dubbel looncomponent op datum'

Wanneer er in één urenbestand 2 regels zijn voor dezelfde flexwerker, voor dezelfde plaatsing, op dezelfde datum en op hetzelfde looncomponent, dan wordt de melding 'Dubbel looncomponent op datum' zichtbaar. In Easyflex wordt regel voor regel van het urenbestand verwerkt, en er wordt niets opgeteld, dus vandaar dat deze melding verschijnt. Dit is op te lossen door het urenbestand opnieuw te verwerken door op de knop 'Opnieuw verwerken' te drukken. Er zal dan een extra declaratie worden aangemaakt voor de 2e regel. 

Melding 'Plaatsing kon niet gekozen worden'

Wanneer je deze melding krijgt zijn er meerdere plaatsingen gevonden waar de uren op verwerkt kunnen worden. Je kunt dan via 'Backoffice > Urenbestanden > Resultaten' kiezen voor 'Selecteren', om zo handmatig de juiste plaatsing te selecteren. Natuurlijk is het ook mogelijk om een plaatsing af te sluiten, zodat deze melding niet meer voorkomt.  

Melding 'Plaatsing aanmaken mislukt, druk op de knop 'Controlelijst' hieronder'

Wanneer je bij de urenbestand-definitie hebt ingesteld dat er automatisch plaatsingen aangemaakt moeten worden indien deze niet bestaan, kan het gebeuren dat de melding 'Plaatsing aanmaken mislukt, druk op 'Controlelijst' hieronder' voorkomt. In dat geval druk je op de knop 'Controlelijst' via 'Backoffice > Urenbestanden > Resultaten' en worden de problemen zichtbaar die eerst opgelost moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan het ontbreken van een betaalwijze, loontijdvak etc. 

De instelling 'Plaatsing startdatum' op tabblad 'Algemeen' bij de urenbestand-definitie kan hierin ook nog van invloed zijn. Heb je gekozen voor 'De datum van de eerste urenregel'? Dan moet er op de datum van de eerste urenregel uit het urenbestand een situatie vastliggen voor de 'Gegevens voor loonopgave', 'Loontijdvak' en 'Datum in dienst' op tabblad 'Fiscaal-sociaal' van de flexwerker. Heb je gekozen voor 'Maandag van de week'? Dan is het van belang dat er een situatie bij 'Gegevens voor loonopgave', 'Loontijdvak' en 'Datum in dienst' op tabblad 'Fiscaal-sociaal' van de flexwerker vastligt m.i.v. de maandag voorafgaand aan de datum in het urenbestand. 

Melding 'Hercodering ontbreekt'

Elke unieke looncomponentcode en functie uit het urenbestand moet eenmalig gehercodeerd worden in Easyflex. Dit houdt in dat de waarde in het urenbestand eenmalig gekoppeld moet worden aan de juiste functie of aan het juiste looncomponent in Easyflex. Deze hercodering kun je voor het verwerken van het urenbestand vastleggen op tabblad 'Beheer > Urenbestand-definities > Hercoderen' of tijdens het verwerken van het urenbestand via tabblad 'Resultaten'. 

Let er bij de hercodering van de looncomponentcodes op dat de juiste 'Eenheid' wordt geselecteerd ('Minuten', 'Uren (decimaal)' of 'Uren (tijdnotatie)'). Daarnaast heb je bij de looncomponenten 'Loon overwerkuren' en 'Loon onregelmatige uren' ook de mogelijkheid om in te geven of deze uren gespaard of uitbetaald moeten worden. Tevens kun je instellen dat er per flexwerker gekeken wordt naar de instelling op tabblad 'Betalingen' omtrent het sparen of uitbetalen van 'Loon overwerkuren' en/of 'Loon onregelmatige uren'. 

Wanneer je de veldnaam 'Flexwerker naam' of 'Flexwerker extern nummer' hebt toegekend in de urenbestand-definitie, dan zal ook per flexwerker een hercodering vastgelegd moeten worden. Dit geldt ook voor de relaties indien is gekozen voor veldnaam 'Relatie naam' of 'Relatie extern nummer'.

De hercodering moet eenmalig per urenbestand-definitie worden vastgelegd. Heb je dit eenmaal gedaan en verwerk je een volgend urenbestand met dezelfde urenbestand-definitie, dan zal er alleen nog een hercodering worden gevraagd bij waardes die nog niet eerder zijn voorgekomen. 

Melding 'Looncomponent ontbreekt'

Wanneer de melding 'Looncomponent ontbreekt' zichtbaar wordt bij het verwerken van een urenbestand betekent dit dat er geen looncomponentcode op de betreffende urenregel is ingegeven. Zonder looncomponentcode weet Easyflex niet op welk looncomponent de uren/aantallen verwerkt moeten worden. Je kunt de betreffende regels 'Negeren', een nieuw urenbestand maken met alleen deze regels inclusief looncomponentcode, en dit bestand verwerken. Wanneer er nog geen regels zijn verwerkt kun je het urenbestand verwijderen en opnieuw verwerken inclusief looncomponentcode. 

Melding 'Flexwerker/Relatie Plan4Flex nummer met waarde .... bestaat niet'

Wanneer je een koppeling met Plan4Flex hebt en je tijdens het verwerken van het Plan4Flex urenbestand de melding 'Flexwerker/Relatie Plan4Flex met waarde .... bestaat niet' krijgt, wil dit zeggen dat de Plan4Flex waarde van de flexwerker of relatie niet bekend is in Easyflex.

Als er sprake is van een koppeling met Plan4Flex is het nodig om voor het verwerken van het urenbestand eerst de (nieuwe) relaties en flexwerkers te exporteren vanuit Plan4Flex naar Easyflex, zodat in Easyflex op tabblad 'Webservices' de Plan4Flex waarde wordt toegevoegd. Aan de hand van deze Plan4Flex waarde herkent Easyflex om welke flexwerker of relatie het gaat. Indien deze waarde ontbreekt wordt bovenstaande melding getoond. Je kunt dit oplossen door eerst een export van flexwerkers/relaties te doen vanuit Plan4Flex, en vervolgens het urenbestand opnieuw te verwerken. 

Melding 'Coderingsfout in veld 'Datum'

Het is belangrijk dat de datumnotatie in het urenbestand overeenkomt met de datumnotatie zoals is ingegeven op tabblad ‘Bestandsformaat' in de urenbestand-definitie. Wordt in het urenbestand YYYY-MM-DD toegepast, dan zul je deze notatie ook moeten selecteren op tabblad ‘Bestandsformaat' bij de veldnaam ‘Datum'. Wanneer de notatie in het urenbestand niet overeenkomt met de notatie op tabblad ‘Bestandsformaat' krijg je bovenstaande foutmelding. Bij Urenbestanden Premium kun je een ‘custom’ datumnotatie vermelden in het veld ‘Formaat’. Het datum formaat moet altijd beschikken over ‘DD’, ‘MM’ en minimaal 'YY’. Je kan bijvoorbeeld een Datum formaat ingeven van YY.MM.DD indien de datum staat weergegeven als 24.02.28 in het urenbestand. Bij urenbestanden premium is het verder mogelijk om de datum ook te definiëren aan de hand van de velden 'Jaar’, 'week nummer’ en 'Dag v/d week’. Easyflex kan met deze informatie bepalen welke datum er bij de desbetreffende regel hoort.

Melding 'Het uurloon bevindt zich onder het minimum (CAO) uurloon'

Wanneer er geen uurloon is opgenomen in het urenbestand wordt het uurloon uit de plaatsing toegepast. Krijg je bovenstaande melding terwijl dit het geval is? Dan zal het loon in de plaatsing moeten worden opgehoogd. Staat het uurloon wel in het urenbestand? In dat geval bevindt het uurloon in het urenbestand zich onder het minimumloon en zul je het uurloon in het urenbestand moeten aanpassen.