(2021-23) FAQ Algemeen Jaarwissel 2020-2021

Algemeen

Geven jullie ook webinars over de jaarwissel?

Ja, tijdens de webinars 'Easy overgaan naar 2021' informeren wij je over de belangrijkste wijzigingen op het gebied van wet- en regelgeving voor 2021. Vervolgens doorlopen we de drie stappen die je in Easyflex dient te doorlopen, zodat het loonjaar 2021 operationeel wordt. Op de website vind je de actuele trainingsdata terug en kun je je aanmelden. Deelname bedraagt € 100,- per persoon. Klik hier voor meer informatie. 

Kan ik de jaarwissel uitbesteden?

Het is mogelijk om de werkzaamheden voor stap 1 van de jaarwissel aan BRO Administraties uit te besteden. BRO Administraties is een Certified Professional van Easyflex. Door de jarenlange samenwerking met Easyflex heeft BRO Administraties uitgebreide kennis van de applicatie. BRO rekent hier € 112,50 per uur voor. Heb je interesse in de diensten van BRO Administraties, neem dan contact op via niels@bro-administraties.nl, pieter@bro-administraties.nl of bel (0172) 78 21 60. 

Waarvoor kan ik bij het Service Center terecht?

Het Service Center ondersteunt in vragen omtrent de jaarwissel. Het doorlopen van alle stappen behoort niet tot deze ondersteuning. Hiervoor kun je de procesbeschrijving raadplegen en de Easyvideo's bekijken. Voor vragen omtrent percentages kun je je branche-organisatie (ABU/NBBU) of de Belastingdienst raadplegen. 

Ik wil de jaarwissel gaan doen, maar ik heb geen rechten voor de module 'Beheer'. Wat nu?

Om de jaarwissel te kunnen uitvoeren, heb je toegang nodig tot de module 'Beheer'. Je kunt met een collega overleggen om deze rechten toe te kennen via 'Beheer > Programmarechten'.

Wij hebben nog geen beschikkingen van de Belastingdienst voor 2021 ontvangen. Wat nu?

Je kunt hiervoor contact opnemen met de Belastingdienst.

Is het mogelijk om al plaatsingen voor 2021 aan te maken?

Ja, dit is mogelijk.

Is het mogelijk om al eerder arbeidsovereenkomsten vast te leggen voor loonjaar 2021?

Ja, dit is mogelijk. 

Hoe voer ik de eindcontrole uit? 

Na het uitvoeren van alle stappen uit de procesbeschrijving, kun je een eindcontrole uitvoeren. Dit doe je door de overzichten 'Bedrijfsinstellingen' en 'Kostprijzen' aan te maken. Hierop kun je zien welke instellingen in 'Beheer' zijn vastgelegd en hoe de nieuwe kostprijzen zijn opgebouwd.

Verlonen/factureren

Kan ik periode 13 ook vóór 4 januari 2021 verlonen?

Ja, dat is mogelijk. Hiervoor zijn in Easyflex twee mogelijkheden:

1. Loon uitbetalen met een voorschot
   Je kunt de flexwerker een voorschot voor periode 13 uitbetalen. De flexwerker krijgt dan nog geen loonspecificatie, maar wel alvast een gedeelte van zijn of haar loon. Dit voorschot leg je vast bij de flexwerker (‘Verrekeningen > Voorschotten’) en koppel je aan een declaratie van periode 13. Dit bedrag moet positief zijn, zodat het bedrag op het loon wordt ingehouden. Op deze manier kun je de flexwerker alvast betalen en wordt het eventuele resterende bedrag na 4 januari 2021, als het loontijdvak is verstreken, aan de flexwerker uitbetaald.
2. Accorderen met de loonafrekening ‘In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken’
   Bij weekdeclaraties binnen een 4-weken loontijdvak moeten alle urendeclaraties vanaf week 49 met de optie ‘In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken’ gereed worden gemeld. Ook bij een 4-weken declaratie kies je bij de loonafrekening voor ‘In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken’. Bij de optie ‘In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken’ kun je de declaraties namelijk al verlonen zonder dat periode 13 verstreken is.
   Houd er hierbij rekening mee dat wanneer je gebruik maakt van vast loon, dit in de urendeclaratie wordt geboekt op de laatste dag van het loontijdvak. In dit geval is dat zondag 03-01-2021. Je kunt vast loon met een boekdatum in 2021 pas verwerken wanneer loonjaar 2021 operationeel is. Indien dit (nog) niet het geval is en je de declaratie toch wil verwerken, pas dan de datum van de vergoeding aan naar een datum in 2020.

Let op: Als een declaratie gefactureerd is en dus in ‘bewerking’ staat, kan de loonafrekening in de urendeclaratie niet meer aangepast worden.

Waarom zijn de reserveringspercentages op de loonspecificatie niet correct?

Op de loonspecificatie kan slechts 1 percentage vermeld worden, dus het percentage van 2020 of 2021. De datum waarop uren worden geboekt bepaald welke percentages getoond worden op de loonstrook. Indien de boekingsdatum in 2020 ligt, worden de percentages van 2020 getoond. Wanneer de boekingsdatum in 2021 valt, zullen de percentages van 2021 getoond worden. Bij de verloning worden uiteraard de juiste percentages toegepast. Onderstaand de verschillende mogelijkheden:

Uren geboekt in 2020 + 2021: Op alle dagen wordt het reserveringspercentage uit 2020 toegepast, maar het percentage voor 2021 wordt getoond onderaan de loonstrook
Alleen uren geboekt in 2020: Op alle dagen wordt het reserveringspercentage uit 2020 toegepast, het reserveringspercentage 2020 wordt getoond onderaan de loonstrook
Alleen uren geboekt in 2021:  Op alle dagen wordt het reserveringspercentage uit 2020 toegepast, maar het percentage voor 2021 wordt getoond onderaan de loonstrook

Let op: Dit speelt alleen bij een week of 4-weken loontijdvak.

Kan ik in 2021 nog urendeclaraties uit 2020 corrigeren?

Ja, dit kan zolang het loonjaar 2020 nog operationeel is. Om deze reden adviseren wij ook om tot zeker de derde week van januari te wachten met het afsluiten van het vorige loonjaar. Zodra het loonjaar is afgesloten, zijn correcties voor de flexwerker en de relatie op deze urendeclaraties niet meer mogelijk. 

Ik wil graag dat de loonkosten van week 53 worden gesplitst. Kunnen de dagen 28 t/m 31 december 2020 apart verloond worden?

Je kunt de loonkosten van week 53 niet splitsen bij een loontijdvak van een week of 4-weken. Deze loonkosten komen in 2020. Bij een loontijdvak van een maand wordt dit automatisch gesplitst, omdat je periode loopt t/m 31-12-2020.

In welk jaar komen 1, 2 en 3 januari op de jaaropgave van de flexwerker en in de loonaangifte?

Als de flexwerker een week of 4-weken loontijdvak heeft, worden deze dagen geboekt in 2020. De dagen behoren dan namelijk tot 'week 53' en deze week hoort bij 2020. Als de flexwerker een maand loontijdvak heeft, worden deze dagen geboekt in 2021. De dagen behoren dan namelijk tot de maand januari en januari hoort bij 2021.

Waarom kan ik geen handmatige factuur meer maken in 2021?

Je kunt in 2021 pas een handmatige factuur maken, als het loonjaar 2021 operationeel is. Het maakt hiervoor niet uit of de factuurdatum in 2020 of 2021 ligt. 

Wat is de berekening van de premie voor HollandZorg?

HollandZorg werkt met een maandpremie. Dit is wat er gecommuniceerd wordt via de polis. Echter, flexwerkers hebben vaak een een verzekering per week. Easyflex werkt met een dagpremie. Om elke maand tot eenzelfde premie te komen, deelt HollandZorg de maandpremie door 30. HollandZorg rekent dus met 360 dagen per jaar, terwijl Easyflex rekent met 365 dagen per jaar. Dit kan op jaarbasis dus voor een verschil zorgen. Om die reden is er in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Verzekeraar > Onderhoud' een nieuwe rekenwijze  voor HollandZorg genaamd 'maandpremie'. Automatisch wordt er dan omgerekend naar de premie per week en dag. De berekening is als volgt:

Dagpremie = maandpremie / 30
Weekpremie = maandpremie x 3 / 13

- Heeft de flexwerker een loontijdvak van een week en is hij een volledige week verzekerd: dan wordt de weekpremie gehanteerd.
- Heeft de flexwerker een loontijdvak van een week en is hij een deel van een week verzekerd: dan wordt de dagpremie gehanteerd x het aantal verzekerde dagen.
- Heeft de flexwerker een loontijdvak van 4-weken en is hij de volledige periode verzekerd: dan wordt 4x de weekpremie gehanteerd
- Heeft de flexwerker een loontijdvak van 4-weken en is hij een deel van de periode verzekerd: dan wordt de dagpremie gehanteerd x het aantal verzekerde dagen. Bij dagpremie in 2020 en maandpremie in 2021 en verloning week 53 wordt dus de dagpremie toegepast.
- Heeft de flexwerker een loontijdvak van een maand en is hij de volledige maand verzekerd: dan wordt de maandpremie gehanteerd
- Heeft de flexwerker een loontijdvak van een maand en is hij een deel van de maand verzekerd: dan wordt de dagpremie gehanteerd x het aantal verzekerde dagen.

- Bij dagpremie in 2020 en maandpremie in 2021 en verloning week 53 wordt met loontijdvak dag, week of 4-weken voor de dagen in december de dagpremie van 2020 en voor de dagen in januari de dagpremie van 2021 toegepast
- Bij dagpremie in 2020 en maandpremie in 2021 en verloning week 53 wordt met loontijdvak 'maand'  voor de dagen in december de dagpremie van 2020 en voor de dagen in januari de maandpremie van 2021 toegepast, tenzij de verzekering niet voor de gehele maand is.

Fiscaal-sociaal

Wordt er automatisch een nieuw jaarloon berekend voor de toepassing van de bijzondere beloningen tabel?

Bij de eerste verloning in het nieuwe loonjaar wordt er een nieuw jaarloon voor de flexwerker berekend. Dit wordt gedaan aan de hand van het laatst bekende uurloon x 2250. Het nieuwe jaarloon wordt op het tabblad 'Fiscaal-sociaal' bij 'Gegevens voor loonopgave' pas zichtbaar wanneer er een nieuwe ingangsdatum in 2021 wordt ingegeven. 

Waarom kan ik op het tabblad 'Fiscaal-sociaal' en bij 'Pro forma loon' geen ingangsdatum voor 2021 ingeven?

Dit is pas mogelijk als in Easyflex het loonjaar is geactiveerd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'. Hoe je dit doet, lees je in stap 1 van de procesbeschrijving. Mocht je toch al een plaatsing, eventueel ook met een arbeidsovereenkomst, willen maken voor 2021 kun je het volgende doen: Leg de gegevens op tabblad 'Fiscaal-sociaal' vast met ingang van 2020. Maak vervolgens de plaatsing aan met de juiste startdatum in 2021.