(2021-23) FAQ Algemeen Jaarwissel 2019-2020

Algemeen

Geven jullie ook webinars over de jaarwissel?

Ja, tijdens de webinars 'Easy overgaan naar 2020' informeren wij je over de belangrijkste wijzigingen op het gebied van wet- en regelgeving voor 2020. Vervolgens doorlopen we de drie stappen die je in Easyflex dient te doorlopen, zodat het loonjaar 2020 operationeel wordt. Op de website vind je de actuele trainingsdata terug en kun je je aanmelden. Deelname bedraagt € 95,- per persoon. Klik hier voor meer informatie.

Kan ik de jaarwissel uitbesteden?

Het is mogelijk om de werkzaamheden voor stap 1 van de jaarwissel aan BRO Administraties uit te besteden. BRO Administraties is een Certified Professional van Easyflex. Door de jarenlange samenwerking met Easyflex heeft BRO Administraties uitgebreide kennis van de applicatie. BRO rekent hier € 112,50 per uur voor. Heb je interesse in de diensten van BRO Administraties, neem dan contact op via niels@bro-administraties.nl, pieter@bro-administraties.nl of bel (0172) 78 21 60.

Waarvoor kan ik bij het Service Center terecht?

Het Service Center ondersteunt in vragen omtrent de jaarwissel. Het doorlopen van alle stappen behoort niet tot deze ondersteuning. Hiervoor kun je de procesbeschrijving raadplegen en de Easyvideo bekijken. Voor vragen omtrent percentages kun je je branche-organisatie (ABU/NBBU) of de Belastingdienst raadplegen. 

Ik wil de jaarwissel gaan doen, maar ik heb geen rechten voor de module 'Beheer'. Wat nu?

Om de jaarwissel te kunnen uitvoeren, heb je toegang nodig tot de module 'Beheer'. Je kunt met een collega overleggen om deze rechten toe te kennen via 'Beheer > Programmarechten'.

Wij hebben nog geen beschikkingen van de Belastingdienst voor 2020 ontvangen. Wat nu?

Je kunt hiervoor contact opnemen met de Belastingdienst.

Als ik in 2019 een nieuwe plaatsing voor 2020 aanmaak, welke kostprijs wordt er dan gebruikt?

Als het loonjaar 2020 nog niet is ingericht, wordt de kostprijs van 2019 toegepast. Voor het toepassen van de kostprijs voor 2020 dien je eerst stap 1 van de procesbeschrijving van de jaarwissel te hebben doorlopen.

Is het mogelijk om al eerder arbeidsovereenkomsten vast te leggen voor loonjaar 2020?

Ja, dit is mogelijk. Het vastleggen van plaatsingen voor loonjaar 2020 is echter pas mogelijk wanneer het nieuwe loonjaar operationeel is.

Hoe voer ik de eindcontrole uit? 

Na het uitvoeren van alle stappen uit de procesbeschrijving, kun je een eindcontrole uitvoeren. Dit doe je door de overzichten 'Bedrijfsinstellingen' en 'Kostprijzen' aan te maken. Hierop kun je zien welke instellingen in 'Beheer' zijn vastgelegd en hoe de nieuwe kostprijzen zijn opgebouwd.

Verlonen/factureren

Kan ik in 2020 nog urendeclaraties uit 2019 corrigeren?

Ja, dit kan zolang het loonjaar 2019 nog operationeel is. Om deze reden adviseren wij ook om tot zeker de derde week van januari te wachten met het afsluiten van het vorige loonjaar. Zodra het loonjaar is afgesloten, zijn correcties voor de flexwerker en de relatie op deze urendeclaraties niet meer mogelijk vanwege de loontechnische gevolgen die hieruit voortvloeien.

Welke factuurdatum wordt er gebruikt voor de facturen van week 52?

Wanneer in 2020 de factuur voor week 52 wordt gemaakt, dan is de factuurdatum 31-12-2019. Ook wanneer je in 'Beheer' aangegeven hebt dat de aanmaakdatum vermeldt wordt als factuurdatum, wordt de factuurdatum van 31-12-2019 op de factuur meegegeven. Het is wel belangrijk om bij het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' de factuurdatum op 'Automatisch' te laten staan.

Ik wil graag dat de omzet van week 1 wordt gesplitst. Kunnen 30 en 31 december 2019 apart gefactureerd worden?

Bij het aanmaken van het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' kun je facturen antidateren. Wanneer je bij 'Factuurdatum' kiest voor 'Handmatig' en de datum 31-12-2019 ingeeft, zullen de facturen op deze datum worden geadministreerd. Let op: Als de flexwerker ook andere dagen in week 1 heeft gewerkt, dan komen deze uren niet op de betreffende factuur te staan. Om hiervoor wel een factuur te maken, maak je opnieuw het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan met de factuurdatum op 'Automatisch'.

Let op: wanneer je dit doet komt je omzet niet overeen met je loonkosten. Loonkosten kunnen namelijk niet gesplitst worden.

Ik wil graag dat de loonkosten van week 1 worden gesplitst. Kunnen 30 en 31 december 2019 apart verloond worden?

Je kunt de loonkosten van week 1 niet splitsen bij een loontijdvak van een week of 4-weken. Deze loonkosten komen in 2020. Bij een loontijdvak van een maand wordt dit automatisch gesplitst, omdat je periode loopt t/m 31-12-2019.

Waarom kan ik geen handmatige factuur meer maken in 2020?

Je kunt in 2020 pas een handmatige factuur maken wanneer het loonjaar 2020 operationeel is. Het maakt hiervoor niet uit of de factuurdatum in 2019 of 2020 ligt. 

Fiscaal-sociaal

Wordt er automatisch een nieuw jaarloon berekend voor de toepassing van de bijzondere beloningen tabel?

Bij de eerste verloning in het nieuwe loonjaar wordt er een nieuw jaarloon voor de flexwerker berekend. Dit wordt gedaan aan de hand van het laatst bekende uurloon x 2250. Het nieuwe jaarloon wordt op het tabblad 'Fiscaal-sociaal' bij 'Gegevens voor loonopgave' pas zichtbaar wanneer er een nieuwe ingangsdatum in 2020 wordt ingegeven. 

Waarom kan ik op het tabblad 'Fiscaal-sociaal' en bij 'Pro forma loon' geen ingangsdatum voor 2020 ingeven?

Dit is pas mogelijk als in Easyflex het loonjaar is geactiveerd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'. Hoe je dit doet lees je in stap 1 van de procesbeschrijving. Mocht je toch al een plaatsing, eventueel ook met een arbeidsovereenkomst, willen maken voor 2020 kun je het volgende doen: Leg de gegevens op tabblad 'Fiscaal-sociaal' vast met ingang van 2019. Hierna kun je wel de plaatsing aanmaken per de juiste startdatum in 2020.

Wat moet ik doen wanneer een flexwerker België, Aruba en Suriname als domicilieland heeft?

Voor flexwerkers met één van deze drie landen als domicilieland adviseren we om een nieuwe situatie vast te leggen op tabblad 'Fiscaal-sociaal > Gegevens voor loonopgave > Fiscaal woonland', waarbij het juiste fiscale woonland wordt geselecteerd. Wanneer je een nieuwe flexwerker inschrijft en je kiest één van deze drie landen als domicilieland, dan wordt het fiscale woonland automatisch goed gevuld wanneer je een situatie vastlegt bij 'Gegevens voor loonopgave'. 

Wijzigingen

• CAO

Kun je de fase indeling hercoderen als je van fasesystematiek wijzigt?

Nee, het is niet mogelijk om de fase indeling te hercoderen. Je zult de historie zelf handmatig per flexwerker moeten aanpassen.

Wat moet ik doen wanneer de relatie geen CAO heeft?

Er is een code 999 voor ‘Geen reguliere CAO van toepassing’. Deze code/CAO kun je selecteren bij de relatie(s) waarvoor geen CAO van toepassing is.

Moet ik een CAO selecteren bij reeds bestaande payrollplaatsingen?

Omdat de CAO code een verplicht onderdeel is in de loonaangifte, is het CAO veld vanaf 30-12-2019 een verplicht veld in payrollplaatsingen (zowel bij de relatie als in de plaatsing). Het is niet mogelijk om een verloning uit te voeren als de velden niet gevuld zijn! In bestaande payrollplaatsingen (met een ingangsdatum voor 30-12-2019) is het geen verplicht veld. Er moet echter wel een CAO zijn om mee te kunnen sturen in de loonaangifte. Daarom is het advies om bij alle inleners waar je payrollplaatsingen hebt, de CAO te vullen bij de relatie. We adviseren je om deze CAO vervolgens ook te selecteren in de plaatsingen. Selecteer je geen CAO in de plaatsing, dan wordt de hoofd CAO van de inlener meegestuurd.

Kan ik verlonen wanneer er geen CAO is vastgelegd?

Vanaf 2020 is het in het geval van payroll verplicht om de CAO code van de inlener te vermelden in de loonaangifte. Daarom moeten klanten bij elke payroll inlener een CAO gaan vastleggen. Deze moet ook verplicht gevuld worden voordat je kunt verlonen. Bij plaatsingen met leveringswijze 'Payroll' moet handmatig de CAO code toegevoegd worden.

Zijn er mergefields die ik kan gebruiken om de CAO te tonen? 

Ja, er zijn nieuwe mergefields beschikbaar om de CAO te tonen, namelijk RL:cao (om de CAO te tonen die vastgelegd is bij de relatie) en PL:cao (om de CAO te tonen die vastgelegd is in de plaatsing).

• IBAN nummer

Wordt er nog wel een controle uitgevoerd op de geldigheid van een IBAN nummer wanneer de elfproef verdwijnt?

Alle geldige IBAN nummers voldoen reeds aan een zogeheten MOD-97 controle, die de elfproef overbodig maakt. In Easyflex zal daarom wel nog een MOD-97 controle worden uitgevoerd.

• Loonaangifte

Welke reden uit dienst wordt meegestuurd in de loonaangifte?

De ‘Reden UWV’ wordt meegestuurd in de loonaangifte. Indien er sprake is van een plaatsing en een contract is de ‘Reden UWV’ in het contract leidend.

Hoe worden de contracturen bepaald die meegestuurd gaan worden in de loonaangifte?

De contracturen die worden meegestuurd in de loonaangifte komen uit de vastgelegde arbeidsovereenkomst bij de flexwerker.

• Overeenkomsten en plaatsingen 

Kun je aangeven welk soort contract je standaard wilt selecteren?

Ja. Op tabblad ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Dienstverbanden’ kun je instellen welk soort contract je standaard wilt selecteren; uitzendovereenkomst of payrollovereenkomst. Ook kun je op dit tabblad de standaard instelling aangeven voor 'Oproepovereenkomst' en 'BBL'. Je kunt dit natuurlijk nog altijd handmatig wijzigen bij het aanmaken van een overeenkomst. 

Wat moet ik doen wanneer er nog plaatsingen zijn waar 'Instroomtabel' of 'Overige' is geselecteerd? 

Voor plaatsingen die nu op 'Instroomtabel' of 'Overige' staan moet een nieuwe loon- en tariefafspraak vastgelegd worden m.i.v. een nieuwe datum, waarbij de 'Inlenersbeloning' wordt geselecteerd. Je kunt via 'Matching' middels het selectieobject 'Plaatsingen' de tabel in de plaatsing controleren. Alleen 'Inlenersbeloning' is nog van toepassing. 'Instroomtabel' of 'Overige' gaat helemaal weg. 

Hoe kan ik het soort overeenkomst vastleggen? 

Vanaf 1 januari 2020 is het soort overeenkomst dat je aangaat met je medewerkers van groot belang voor de WW-premie en daarmee ook voor de loonaangifte. Bij het aanmaken van een nieuwe arbeidsovereenkomst of nieuwe loon- en tariefafspraak met ingangsdatum 01-01-2020 wordt voorafgaand aan het tonen van de contractadviezen een scherm getoond waarin een aantal keuzes gemaakt moeten worden. Op basis van de gemaakte keuzes worden de hierbij passende contractadviezen getoond en worden de juiste waardes meegestuurd in de loonaangifte. Je dient het volgende aan te geven:

• Of het gaat om een uitzendovereenkomst, payrollovereenkomst of overeenkomst volgens het wettelijk periode/keten systeem
• Of er sprake is van een oproepovereenkomst en of er sprake is van een jaarurennorm
• Of er sprake is van BBL of leeftijdseis overeenkomst

• Oproep

Waar moet ik aangeven dat het oproep betreft?

In elke plaatsing en in elke overeenkomst moet worden aangegeven of het al dan niet om oproep gaat. Je kunt eventueel een match aanmaken om te controleren bij welke flexwerkers dit van toepassing is. In de loonaangifte wordt de instelling m.b.t. oproep uit de arbeidsovereenkomst op tabblad 'CAO-overige' gehaald. Wanneer er geen arbeidsovereenkomst vastligt op tabblad 'CAO-overige' zal de instelling bij oproep vanuit de plaatsing worden meegestuurd. 

Waarom moet ik een keuze maken bij oproep?

Het is belangrijk om 'Ja' of 'Nee' in te geven bij oproep, omdat dit meegestuurd wordt in de loonaangifte, het op de loonspecificatie wordt getoond en dit invloed heeft op het toepassen van de hoge of lage WW-premie. 

Moeten er nieuwe arbeidsovereenkomsten worden aangemaakt om 'Oproep' aan te passen van 'Nee' naar 'Ja'?

Voorheen was het mogelijk om bij het aanmaken van een arbeidsovereenkomst een vinkje te zetten bij 'Oproepovereenkomst'. Wanneer je dit niet hebt gedaan zal nu bij oproep 'Nee' worden getoond. Indien dit niet juist is dien je een nieuwe arbeidsovereenkomst vast te leggen, waar bij oproep voor 'Ja' wordt gekozen. Eventueel kun je het volgnummer van de overeenkomst aanpassen. 

Zijn er mergefields die ik kan gebruiken om de keuze bij oproep te tonen? 

Ja, er zijn 2 nieuwe attributen beschikbaar voor 'oproep', namelijk PL:oproep (voor het veld oproep in de plaatsing) en AO:oproep (voor het veld oproep in de arbeidsovereenkomst). 

Kan ik een overzicht maken waarop te zien is of er sprake van oproep per flexwerker?

Ja, je kunt via 'Frontoffice > Matching' de kolom 'Oproepkracht' aanvinken bij 'Uitvoer samenstellen'. Je kunt dan per flexwerker inzien hoe het veld 'Oproep' is gevuld in de plaatsing. 

• Jaarurennorm

Waarom moet ik aangeven of er sprake is van een jaarurennorm?

De jaarurennorm valt niet onder de definitie van oproepovereenkomst, omdat het aantal uren per tijdvak van één jaar is vastgelegd. Omdat bij toepassing van de jaarurennorm geen sprake is van een oproepovereenkomst, wordt de lage WW-premie toegepast. De arbeidsovereenkomt moet wel voor onbepaalde tijd en schriftelijk overeengekomen zijn. 

• Loonspecificatie

Hoe wordt in Easyflex bepaald of er sprake is van een schriftelijke overeenkomst m.b.t. het tonen van deze gegevens op de loonspecificatie? 

Wanneer er een arbeidsovereenkomst vastligt op tabblad 'CAO-overige > Arbeidsovereenkomsten' wordt op de loonspecificatie bij schriftelijk 'Ja' getoond. Een uitzendovereenkomst met uitzendbeding leidt altijd tot 'Nee' op de loonspecificatie.

• WW-premie

Kan de WW-premie worden herrekend indien verkeerd toegepast?

Ja, dit is mogelijk. Je kunt de situatie wijzigen op tabblad 'CAO-overige' bij de flexwerker en vervolgens via het overzicht 'Herrekenen verloningen' ('Backoffice > Overzichten') de reeds uitgevoerde verloningen herrekenen.

Kan er een autorisatie worden ingesteld voor het wijzigen van de WW-premie bij de flexwerker? 

Iedere medewerker kan bij een flexwerker een nieuwe situatie vastleggen voor de WW-premie. Wanneer er nog geen verloning heeft plaatsgevonden voor de flexwerker kan de vastgelegde situatie ook door iedere medewerker gewijzigd worden. Het is alleen mogelijk om een autorisatie in te stellen voor het wijzigen van de WW-premie voor een tijdvak dat reeds verloond is. Je kunt deze autorisatie vastleggen op tabblad ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie flexwerkers’.

Hoe werkt de hoge en lage WW-premie bij studentenbaan i.v.m. de urennorm?

Staat bij een medewerker de studentenbaan op ‘ja’ en staat de ww-premie op ‘laag’ (tabblad ‘cao-overige’) dan signaleert Easyflex in de urendeclaratie vanaf nu op het verloonde aantal uren. Op het moment dat je de declaratie accordeert (of een proforma urendeclaratie aanmaakt) en je gaat over de urennorm heen dan geeft Easyflex een foutmelding. Je dient dan eerst de ww-premie aan te passen naar de hoge premie voordat je de urendeclaratie kunt accorderen.

Voor welke aangifteperiode tellen de uren t.b.v. de urennorm voor de studentenbaan mee als er in een loontijdvak een nieuwe aangifteperiode start?

De boekingsdatum van het loontijdvak is aan het einde van het loontijdvak. De uren worden geboekt in de aangifteperiode waarin de boekingsdatum valt. Bijvoorbeeld: Er is sprake van een maandaangifte en in week 5 gaat januari over naar februari. Indien er sprake is van een loontijdvak van een week dan is de boekingsdatum de zondag van dat loontijdvak, bijvoorbeeld zondag 2 februari. De uren tellen mee voor de aangifteperiode van de maand februari.

Wanneer je BBL selecteert bij het aanmaken van een overeenkomst, wordt dan automatisch de lage WW-premie toegepast?

Ja, wanneer er sprake is van een BBL overeenkomst wordt automatisch de lage WW-premie ingesteld op tabblad ‘CAO-overige’ bij de flexwerker.

Wordt er als er sprake is van 'Studentenbaan' met de lage WW-premie via massamutaties een nieuwe WW-premie bij de flexwerker vastgelegd?

Nee, dit is niet het geval. Als bij de flexwerker de studentenbaan aanstaat met een lage premie dan wordt er bij het aanmaken van een nieuwe plaatsing of loon- en tariefafspraak in de plaatsing via een massamutatie geen nieuwe WW-premie vastgelegd voor die nieuwe situatie. Maak je handmatig een nieuwe plaatsing of nieuwe loon- en tariefafspraak aan dan krijg je bij het accorderen een controle vraag hiervoor. Onder massamutaties vallen onder andere urenbestanden, collectieve loon- en tariefaanpassing en sector hercoderen.

Wordt er bij het bewerken van declaraties gesignaleerd op de WW-premie?

Bij het bewerken van een declaratie krijg je een signalering te zien wanneer er voor één of meer dagen binnen het betreffende declaratietijdvak op tabblad 'CAO-overige' het vinkje bij 'Studentenbaan' aan staat én de WW-premie op 'Hoog' staat. De waarschuwing luidt als volgt: 'Let op! Bij deze flexwerker staat de optie 'Studentenbaan' aan en staat WW-premie op 'Hoog'. Controleer of dit juist is en pas de premie desgewenst aan.'

Wordt de instelling bij WW-premie toegepast vanaf 30 december? 

De eerst mogelijke ingangsdatum die vastgelegd kan worden is 01-01-2020. De premie die wordt vastgelegd voor 01-01-2020 wordt (in het geval van een loontijdvak van een week of 4-weken) toegepast vanaf maandag 30 december. 

Kan ik bij looncomponenten instellen dat altijd de lage WW-premie van toepassing is? 

Het is mogelijk om bij looncomponenten van het type 'Loon arbeidsongeschiktheid' en 'Vast loon arbeidsongeschiktheid' in te stellen dat altijd de lage WW-premie wordt toegepast, ongeacht de instelling bij de flexwerker op tabblad 'CAO-overige'. De standaard instelling van alle looncomponenten is 'Automatisch bepalen'. 

Kan ik onderscheid maken tussen de hoge en lage WW-premie in de kostprijs? 

Ja, bij het raadplegen van de kostprijzen op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Kostprijzen' kan er een keuze gemaakt worden tussen het raadplegen van de kostprijs met de hoge of de lage WW-premie. Ook bij het aanmaken van het overzicht 'Kostprijzen' kan er gekozen worden of het overzicht aangemaakt moet worden voor de hoge, de lage of voor beide WW-premies. 

Kan ik een overzicht maken waarop de instelling m.b.t. de WW-premie te zien is per flexwerker?

Ja, je kunt via 'Frontoffice > Matching' matchen op de WW-premie die is vastgelegd bij de flexwerker. Je kunt tevens aangeven of je de flexwerkers waarbij de studentenbaan aan staat in het resultaat wilt opnemen of niet. Ook zijn er 3 kolommen beschikbaar gesteld bij 'Uitvoer samenstellen': 'Datum WW-premie', 'Studentenbaan' en 'WW-premie instelling'.