(2022-04) Inrichting Document Management

Wanneer je gebruik gaat maken van Document management wordt er een basisinrichting gedaan. Hierop kun je een controle uitvoeren en evt. aanpassingen doen. 

Rollen 
Instellingen 
Scanner 
Overzicht Documentsignalering 
Berichtgeving 
Templates uitbreiden met QR code 

Stap 1: Het aanmaken en toekennen van rollen 

Er is een nieuwe rol aangemaakt in 'Beheer > Programmarechten'. Deze heet Document management. Deze rol geeft toegang tot de Beheersinstellingen van Document management. 
Actie: Ken de rol Document management toe aan de medewerker(s) die toegang mogen krijgen tot de volgende tabbladen in Beheer: 
- 'Beheer > Document management > Templates'
- 'Beheer > Document management > Document beheer'
- 'Beheer > Document management > Scanners'
- 'Beheer > Document management > Mappen'

Er zijn een aantal nieuwe tabbladen in Frontoffice beschikbaar. Deze zijn toegekend aan de rol Intercedent. Het gaat om de volgende tabbladen: 
- 'Frontoffice > Documentenbeheer > Signalering' 
- 'Frontoffice > Documentenbeheer > Nog te behandelen documenten' * 
- 'Frontoffice > Documentenbeheer >Historie' * 
- 'Frontoffice > Relaties > Aanvragen en plaatsingen > Vereiste documenten'  
- 'Frontoffice > Relaties > Aanvragen en plaatsingen > Plaatsing > Vereiste documenten' 
- 'Frontoffice > Relaties > Aanvragen en plaatsingen > Plaatsing > Accorderen' 
- 'Frontoffice > Relaties > Aanvragen en plaatsingen > Plaatsing > Documentafhandeling' 
- 'Frontoffice > Relaties > Documenten > Vereist' 
- 'Frontoffice > Flexwerkers > Documenten > Vereist' 
Actie: Controleer in 'Beheer > Programmarechten' of er een rol Intercedent is. Zo niet, dan dien je bovenstaande tabbladen toe te kennen aan een rol die toegang heeft tot Frontoffice.

Let op: Wanneer er Vaste medewerkers verloond worden, of dit in de toekomst gedaan zal worden, zijn deze documenten ook zichtbaar tussen de documenten van flexwerkers. Wanneer je dit niet wil zet je bij de rol Intercedent de volgende tabbladen uit en bij de rol Vaste medewerker aan: 
- 'Frontoffice > Documentenbeheer > Nog te behandelen documenten’ 
- 'Frontoffice > Documentenbeheer > Historie’

Stap 2: Instellingen Document Management

Je kunt bepalen wie er documenten uit het archief mogen verwijderen. Wanneer je niets instelt kan iedereen documenten verwijderen. 
Actie: Mocht je niet willen dat iedereen documenten kan verwijderen kun je een rol toekennen in ‘Beheer > Document management > Document beheer > Instellingen’. De medewerkers met deze rol kunnen documenten dan wel verwijderen, en de rest niet. Tevens kan je bepalen of het BSN getoond moet worden op de QR code. 
Actie: Mocht je niet willen dat het BSN getoond wordt op de QR code (bijvoorbeeld in verband met de Wet Bescherming Persoonsgegevens) zet dan het vinkje uit.

Stap 3: Stel je scanner in

Om QR codes in te scannen voor Document management dient je scanner gekoppeld te worden aan je werkmaatschappij binnen Easyflex. Vanuit de basisinrichting is er al een scanner toegevoegd in 'Beheer > Document management > Scanners’. Deze is dan voor alle werkmaatschappijen en locaties aangezet. 

Actie: Bekijk of het gewenst is om voor alle werkmaatschappijen en locaties hetzelfde e-mailadres te hebben. Wanneer je dit niet wil kun je een nieuwe scanner toevoegen. 
Actie: Vanuit de aanmaak van de scanner is een e-mailadres/token gegenereerd. Hier stuur je de documenten naartoe waardoor ze automatisch gearchiveerd worden. Tip: maak hiervoor een contactpersoon aan op je scanner, zodat je niet elke keer dit adres hoeft in te typen wanneer je een document wilt archiveren in Easyflex. Wanneer je gebruik maakt van ‘Toshiba eBridge capture & store’, stelt Toshiba het token voor je in.

Scanner toevoegen: 
Er wordt onderscheid gemaakt tussen 'Scan to mail' en ‘Toshiba eBridge capture & store’. De reden hiervoor is dat Easyflex een samenwerking heeft met Toshiba. Wanneer de software van Toshiba niet op je scanner geïnstalleerd is óf wanneer je een scanner van een ander merk gebruikt, kies je voor de optie ‘Scan To Mail’. 
Wanneer je gebruik wilt maken van de Toshiba software kun je contact opnemen met Toshiba. 

Voor het toevoegen van een scanner klik je op de knop ‘Nieuw’. Vervolgens dien je in het veld ‘Identificatie’ een interne naam voor je scanner in te voeren. Bij ‘Soort scanner’ maak je de keuze voor ‘Scan To Mail’ of ‘Toshiba eBridge capture & store’. Wanneer er geen software van Toshiba op je scanner geïnstalleerd is dien je altijd de keuze te maken voor ‘Scan To Mail’. Indien je voor de optie ‘Scan To Mail’ hebt gekozen kun je tevens het merk en serienummer van je scanner invullen. Als je voor de optie ‘Toshiba eBridge capture & store’ hebt gekozen ben je verplicht het serienummer in te voeren. 

In het veld ‘Beschikbaar voor locaties’ dien je in te stellen door welke locaties de scanner gebruikt wordt. Je hebt enkel de keuze uit actieve locaties en je dient minimaal één locatie te selecteren. In het veld ‘Beschikbaar voor werkmaatschappijen’ kun je de scanner eventueel koppelen aan werkmaatschappijen waar je een samenwerking mee hebt. 
Wanneer je op de knop ‘Opslaan’ klikt verschijnt er vervolgens een e-mailadres/token. Wanneer je gebruik maakt van ‘Scan To Mail’ dien je het e-mailadres in te stellen op je scanner. Wanneer je een document wilt archiveren in Easyflex, stuur je dit naar het Easyflex e-mailadres. Tip: maak hiervoor een contactpersoon aan op je scanner, zodat je niet elke keer dit adres hoeft in te typen wanneer je een document wilt archiveren in Easyflex. Wanneer je gebruik maakt van ‘Toshiba eBridge capture & store’, stelt Toshiba het token voor je in. 

Het is mogelijk om meerdere scanners aan Easyflex te koppelen. Per scanner krijgt je een apart e-mailadres/token.

Stap 4: Overzicht Documentsignalering

Vanuit de basisinrichting is het overzicht Documentsignalering is aangezet voor de modules 'Mijn gegevens', 'Frontoffice' en 'Backoffice' voor alle niveaus. Wanneer dit niet gewenst is kun je hierop een aanpassing doen in ‘Beheer > Aansturing overzichten’ en/of een rol toekennen wanneer je af wilt schermen voor medewerkers met een andere rol.

Stap 5: Stel berichtgeving in       

In 'Beheer > Berichtgeving' kan ingesteld worden wie er een melding ontvangt van een document dat niet herkend wordt. 

Stap 6: Templates uitbreiden met QR code 

Wanneer je als nieuwe klant bent gestart met Easyflex worden er templates toegevoegd inclusief het mergefield voor QR code op alle Plaatsingsbevestigingen en Overeenkomsten. Wanneer je al klant bent bij Easyflex en later de uitbreiding van Document management is gedaan, kun je de bestaande templates zelf uitbreiden met het mergefield voor QR code. 

Eigen templates 
Voor de herkenning van documenten maak je gebruik van een mergefield waarmee een QR code wordt gegenereerd. Plaats het mergefield altijd op de eerste pagina van een document. Wanneer deze onderaan wordt geplaatst is het belangrijk om erop te letten dat het mergefield na het genereren niet op de tweede pagina komt te staan i.v.m. de grootte van het veld. 

Nb. Het is niet mogelijk om een mergefield in een tekstvak te plaatsen. Ze worden dan niet gevuld. Je kunt het mergefield wel in een tabel (van 1x1 vakje) plaatsen. De rand van de tabel kun je dan uitzetten zodat deze niet zichtbaar is. 

Mergefield: 
(EF:qrcode) of (EF:qrcode[mm-mm])

Stap 7: Inrichting vaste documenten

‘Vaste documenten’ zijn documenten waarvoor je de bijbehorende gegevens in Easyflex vastlegt. De volgende documenten zijn aangemerkt als vaste documenttypen:

• Identiteitsbewijs
• Loonbelastingverklaring
• VAR-verklaring
• Rijbewijs
• Tewerkstellingsvergunning
• Verblijfsvergunning

Vanuit de basisinrichting zijn in ‘Beheer > Document management > Document beheer > Vaste documenten’ een aantal documenten vastgelegd en ingesteld. ‘Vaste documenten’ zijn documenten waarvoor de bijbehorende gegevens in Easyflex zijn vastgelegd. De standaard instelling is dat er 0 dagen vanaf datum indiensttreding wordt gesignaleerd of dat het document in het documentenarchief aanwezig is. Let op dat je hiervoor dan wel aangegeven moet hebben op tabblad ‘Documenten > Vereiste documenten’ dat je op dit document wilt signaleren. 
De QR code voor de vaste documenten kunnen geprint worden op het dashboard bij de flexwerker.
Actie: Wanneer je hier standaard op wilt signaleren geef je een datum in bij ‘Verplicht genereren voor flexwerkers ingeschreven vanaf’. Ook kun je evt. een blokkade aanzetten voor wanneer een document nog niet in je bezit is. 
Actie: Bekijk of de standaard ingevoerde gegevens voldoende zijn. Wanneer je op bepaalde documenten niet wilt signaleren kun je deze op Passief zetten.

Bovenstaande documenten worden alleen gesignaleerd op afwezigheid indien de bijbehorende gegevens zijn vastgelegd in Easyflex. Het ontbreken van een rijbewijs zal bijvoorbeeld enkel gesignaleerd worden wanneer op het tabblad ‘Frontoffice > Flexwerkers >Identiteitsgegevens’ gegevens van een rijbewijs ingevoerd zijn. Uiteraard is het mogelijk om hier van af te wijken. Wanneer je op het tabblad ‘Frontoffice > Flexwerkers > Documenten > Vereist’ of ‘Frontoffice > Relaties > Documenten > Vereist’ de optie ‘Vereist’ aanvinkt dient het document te allen tijde aanwezig te zijn. In dit geval is het niet nodig om vooraf de bijbehorende gegevens in te vullen om toch een signalering te krijgen. 

Voorbeeld van instelling:
We leggen het proces uit aan de hand van een voorbeeld, het documenttype ‘Identiteitsbewijs’.

Documenttype
Zet het vinkje aan bij ‘Verplicht voor flexwerkers ingeschreven vanaf’ en geef een datum in per wanneer je dit in wilt laten gaan. 

Signaleren vanaf
Vink de optie '... dagen na datum indiensttreding' aan en geef 0 dagen in. Dit houdt dus in dat voor de flexwerkers waar je een datum indiensttreding ingeeft (wat je pas doet wanneer je ze tewerkstelt) er direct een signalering komt wanneer het kopie ID niet aanwezig is in digitale archief. 

Blokkeren bij
Omdat je niet het risico wil lopen dat tijdens een controle blijkt dat de signalering van het ontbreken van het document genegeerd is, stellen we in dat het accorderen van de plaatsing geblokkeerd wordt wanneer de kopie van het identiteitsbewijs niet in het digitale archief aanwezig is. Het instellen doen we door de optie ‘Definitief accorderen plaatsing’ aan te vinken. Daarnaast is het ook mogelijk om op andere momenten of juist helemaal niet te blokkeren. Afhankelijk van je bedrijfsprocessen vink je de optie aan als deze van toepassing is. Deze genoemde optie zorgt ervoor dat je niet door kan vanuit het maken van een plaatsing. Als je dit proces door wil laten lopen, kun je er voor kiezen om de blokkade op de accordering van urendeclaratie te zetten zodat er niet verloond en gefactureerd kan worden, maar het proces hieraan vooraf wel door kan. 

Beleid voor ‘Wijzigen bijbehorende gegevens’
Wanneer bij de flexwerker op het tabblad ‘Identiteitsgegevens’ de gegevens voor het identiteitsbewijs worden gewijzigd is het mogelijk om een controlevraag te krijgen. Deze controlevraag zorgt ervoor dat we kunnen controleren of het bijbehorende ingescande document correspondeert met de ingevoerde gegevens. Je kunt er ook voor kiezen dat het document verplicht opnieuw ingescand moet worden of dat er geen actie plaatsvindt. Afhankelijk van je bedrijfsprocessen selecteer je één van de opties. Wij selecteren de optie ‘Controlevraag stellen’.

Stap 8: Inrichten overeenkomsten en bevestigingen

In ‘Beheer > Document management > Document beheer > Overeenkomsten en bevestigingen’ liggen de uitzendovereenkomsten, bepaalde- en onbepaalde tijd overeenkomsten en plaatsingsbevestigingen vast voor het gebruik van Document management. 

Vanuit de basisinrichting is ingesteld dat er na het genereren van het document na 3 dagen wordt gesignaleerd of het document in het documentenarchief aanwezig is. Wanneer je dit wil hanteren is het nodig om een optie te kiezen bij 'Verplicht genereren'. Dit zorgt er dan voor dat je het document eerst moet genereren voordat je de plaatsing kunt accorderen. evt. aanvullen met een blokkade. Zo kun je er hierna dan ook een signalering op ontvangen. Je kunt evt. ook nog een blokkade op de urendeclaratie zetten voor wanneer het document niet retour is. 

Actie: Wil je dat er een signalering komt wanneer het document niet retour is? Zet dan bij 'Verplicht genereren' aan dat je deze stap moet doen. Hierna kan dan de signalering plaatsvinden. 
Actie: Wil je dat er een blokkade komt op de urendeclaratie totdat het document retour is? Geef dit dan aan bij 'Blokkeren bij'. 

Voorbeeld van instelling:
Als voorbeeld gaan we het genereren van een plaatsingsbevestiging voor flexwerkers die werkzaam zijn in NBBU Fase 1/ABU fase A (met uitzendbeding) verplicht stellen. 

Documenttype
Door de filter ‘Documenttype’ op ‘Plaatsingsbevestiging flexwerker’ te zetten kunnen we snel de juiste plaatsingsbevestiging vinden. We selecteren het documenttype ‘Plaatsingsbevestiging flexwerker NBBU 1/ABU A (Uitzendbeding)’. De status van het documenttype zetten we op ‘Actief’. Wanneer het documenttype ‘Plaatsingsbevestiging’ de status ‘Passief’ heeft, hoeft het documenttype nooit verplicht te worden gegenereerd en kan er ook niet worden gesignaleerd. Wanneer een ‘Overeenkomst’ door de cao verplicht gegenereerd dient te worden maar de instelling op ‘Passief’ staat, ben je nog steeds verplicht om het document te genereren bij het aanmaken van de overeenkomst. Er wordt echter niet gesignaleerd en/of geblokkeerd.

Verplicht genereren
Wanneer een flexwerker tewerkgesteld wordt in NBBU Fase 1/Fase A (met uitzendbeding) willen we dat de bijbehorende plaatsingsbevestiging verplicht moet worden gegenereerd. We vinken de optie ‘Bij accorderen plaatsingen vanaf’ aan. Om te voorkomen dat documenten die in het verleden in het papieren archief zijn gearchiveerd ook worden gesignaleerd, kiezen we in het datumveld de huidige systeemdatum. Er zal dus enkel een signalering plaatsvinden voor plaatsingen die vanaf vandaag worden aangemaakt. 

Daarnaast willen we dat er bij het aanmaken van een nieuwe loon- en tariefafspraak in de plaatsing ook een nieuwe plaatsingsbevestiging wordt gegenereerd. In de nieuwe loon- en tariefafspraak kan het loon van de flexwerker immers zijn gewijzigd. We willen dat voor alle nieuwe loon- en tariefafspraken die vanaf heden worden aangemaakt het genereren van de plaatsingsbevestiging verplicht is. We vinken de optie ‘Bij aanmaken loon- en tariefafspraken vanaf’ aan én voeren wederom de huidige systeemdatum in. 
Let erop wanneer je deze laatste optie ook aanzet het dus altijd verplicht is om de plaatsingsbevestigingen opnieuw te genereren. Ook wanneer je bv. een collectieve loonsverhoging doet waardoor er een nieuwe loon- en tariefafspraak in de plaatsing wordt gemaakt. Wanneer je dit niet verplicht wilt stellen zet je het vinkje bij deze tweede optie niet aan.

Signaleren vanaf
Nadat het document is gegenereerd willen we deze uiteraard ook ondertekend retour ontvangen. Omdat je de documenten doorgaans misschien niet direct dezelfde dag ondertekend retour ontvangt, zetten we de signalering op 3 dagen na het genereren van het document. Vink de optie ‘... dagen na genereren document’ aan én het aantal dagen zetten we op ‘3’.

Blokkeren bij
We willen er zeker van zijn dat de flexwerker akkoord gaat met de gegevens uit de plaatsingsbevestiging. Daarom stellen we in dat het accorderen van de urendeclaratie geblokkeerd wordt wanneer de plaatsingsbevestiging niet getekend retour is in het digitale archief. Dit doen we door de optie ‘accorderen urendeclaratie’ aan te vinken.

Digitale handtekening
Met Digitale handtekening kun je gegenereerde documenten digitaal ter ondertekening aanbieden op Flexwrapp. Om de optie aan te zetten kies je voor ‘Verplicht’ of ‘Optioneel’.

* Verplicht
Documenten worden altijd aangeboden via Flexwrapp voor digitale handtekening. In 'Documentafhandeling’ is de optie 'Aanbieden voor digitaal ondertekenen’ aangevinkt en niet uit te zetten.

* Optioneel
Documenten kunnen worden aangeboden via Flexwrapp voor digitale handtekening. In 'Documentafhandeling’ is de optie 'Aanbieden voor digitaal ondertekenen’ aangevinkt. De optie is uit te zetten wanneer je de flexwerker niet digitaal wilt laten ondertekenen.
> Deze tweede optie wordt door Easyflex geadviseerd

Per documenttype kan worden vastgelegd wie het document digitaal moet ondertekenen. Je hebt de keuze uit:

• Alleen persoon
• Persoon en daarna uitzendbureau
  Bij deze optie moet de flexwerker als eerste het document digitaal ondertekenen. Een medewerker van het uitzendbureau kan het document pas ondertekenen als deze digitaal ondertekend retour is door de flexwerker.

Stap 9: Inrichten eigen documenttypen

Waarschijnlijk zijn er nog meer documenten van flexwerkers en relaties die je verplicht in het digitale archief aanwezig wilt hebben, maar die niet tot de ‘Vaste documenten’ of 'Overeenkomsten en bevestigingen' behoren. Voor al deze documenten kun je 'Eigen documenttypen' inrichten. ‘Eigen documenttypen’ kunnen zowel documenten zijn die je in Easyflex wilt genereren of die je wilt importeren. Er is geen maximum gesteld aan het aantal ‘Eigen documenttypen’. 

Voorbeelden van eigen documenttype zijn: 
- Certificaten 
- Inschrijfformulier voor de flexwerker 
- Document met de huisregels 
- Overeenkomsten voor huisvesting of auto 
- Sollicitatiebrief 
- VOG

Gegenereerd: Een template vanuit Easyflex die gegeneerd moet worden. Deze moet dan nog wel vastgelegd worden in ‘Beheer > Document management > Templates’. 
Geïmporteerd: Een document dat niet in Easyflex staat, maar wat geïmporteerd moet worden. 

Voorbeeld van instelling: 
Om de verschillende mogelijkheden van ‘Eigen documenttypen’ toe te lichten hebben we 2 voorbeelden opgesteld. Allereerst zullen we uitleggen hoe je afdwingt dat een ARBO checklist voor de flexwerker wordt gegenereerd en in het digitale archief aanwezig is. Als tweede voorbeeld nemen we een uittreksel uit de KVK dat verplicht geïmporteerd dient te worden voor relaties.

Voorbeeld 1: ARBO checklist flexwerker (gegenereerd document)

Documenttype
Geef een duidelijke naam aan het documenttype. In dit voorbeeld gebruiken we ‘ARBO checklist’. Omdat we een template gemaakt hebben voor deze ARBO checklist kiezen we bij de optie ‘Herkomst document’ voor ‘Gegeneerd’. Het betreft een document voor de flexwerker. We kiezen dus bij het veld ‘Soort type’ voor de optie ‘Flexwerker’. Hierna zetten we de status van het document op ‘Actief’.

Verplicht
Omdat de ARBO checklist pas gegenereerd hoeft te worden wanneer de flexwerker wordt tewerkgesteld, stellen we in dat het genereren verplicht is voor plaatsingen met een ingangsdatum vanaf vandaag. Dit doe je door de optie ‘voor plaatsingen met ingangsdatum vanaf’ aan te vinken en in het bijbehorende datumveld de ingangsdatum op de dag van vandaag te zetten. Je kunt er tevens voor kiezen om documenten als vereist aan te merken bij de inschrijving. Je kiest dan de optie ‘voor flexwerkers ingeschreven vanaf’. Ook bij deze optie dien je op te geven vanaf welke datum de optie geldt.

Einddatum document
Dit document heeft geen einddatum. Wanneer je document wel een einddatum heeft zet je een vinkje bij ‘document heeft einddatum’.

Signaleren vanaf
Omdat we er zeker van willen zijn dat de ARBO checklist ondertekend in het documentenarchief wordt gearchiveerd stellen we een signalering in. We willen de signalering ontvangen direct nadat we het document hebben gegenereerd. We vinken de optie ‘dagen na genereren document’ aan en het aantal dagen zetten we op '0'. Het is mogelijk om meerdere signaleringen voor één documenttype in te stellen. Je vinkt de gewenste optie(s) aan en stelt het aantal dagen in om het moment van signaleren te bepalen. Je bepaalt zelf wat het aantal dagen is.

Blokkeren bij
De ARBO checklist moet voorafgaand aan de eerste werkdag te worden ondertekend. We stellen daarom in dat we de plaatsing niet kunnen accorderen zolang de ondertekende versie ontbreekt in het digitale archief. We zetten dus een vinkje bij de optie ‘definitief accorderen plaatsing’.

Digitale handtekening
Met Digitale handtekening kun je gegenereerde documenten digitaal ter ondertekening aanbieden op Flexwrapp. Om de optie aan te zetten kies je voor ‘Verplicht’ of ‘Optioneel’.

* Verplicht 
Documenten worden altijd aangeboden via Flexwrapp voor digitale handtekening. In 'Documentafhandeling’ is de optie 'Aanbieden voor digitaal ondertekenen’ aangevinkt en niet uit te zetten.

* Optioneel 
Documenten kunnen worden aangeboden via Flexwrapp voor digitale handtekening. In 'Documentafhandeling’ is de optie 'Aanbieden voor digitaal ondertekenen’ aangevinkt. De optie is uit te zetten wanneer je de flexwerker niet digitaal wilt laten ondertekenen. 

Per documenttype kan worden vastgelegd wie het document digitaal moet ondertekenen. Je hebt de keuze uit:

• Alleen persoon
• Persoon en daarna uitzendbureau 
  Bij deze optie moet de flexwerker als eerste het document digitaal ondertekenen. Een medewerker van het uitzendbureau kan het document pas ondertekenen als deze digitaal ondertekend retour is door de flexwerker.

Template koppelen en mergefield toevoegen 
Omdat we aangegeven hebben dat dit eigen documenttype verplicht dient te worden gegenereerd bij het aanmaken van een plaatsing, dienen we het documenttype nog te koppelen aan een template. Wanneer je dit niet doet kan Easyflex niet herkennen dat de gegenereerd template betrekking heeft op je documenttype. Om de template en het documenttype te koppelen ga je naar ‘Beheer > Document management > Templates > Overzicht’. Je selecteert de betreffende template en kiest voor ‘Wijzigen’. In het veld ‘Documenttype’ selecteer je het zojuist aangemaakt documenttype.

Om de gegenereerde template na ondertekening door de flexwerker gemakkelijk te kunnen inscannen nemen we het mergefield (EF:qrcode) op in de template. Dit mergefield wordt automatisch op de template gevormd naar een QR Code bij het aanmaken van het document. Als het document vervolgens wordt ingescand, herkent Easyflex direct om welk documenttype het gaat én bij welke flexwerker dit behoort. Het document kan daardoor direct worden gearchiveerd in het documentenarchief van de flexwerker.

Voorbeeld 2: Uittreksel KVK relatie (geïmporteerd document)

Documenttype
Geef een duidelijke naam aan het documenttype. In dit voorbeeld gebruiken we ‘Uittreksel KVK’. Omdat we dit document aangeleverd krijgen van onze relatie kiezen we bij het veld ‘Herkomst document’ de optie ‘Geïmporteerd’. Het betreft een document voor de relatie. We kiezen daarom bij het veld ‘Soort type’ voor de optie ‘Relatie’. Daarna zetten we de status van het document op ‘Actief’.

Verplicht
Omdat we bij de inschrijving van de relatie een uittreksel uit de KVK willen archiveren zetten we een vinkje bij de optie ‘voor relaties ingeschreven vanaf’ en vullen de datum met de huidige systeemdatum.  

Einddatum document
Dit document heeft geen einddatum. Indien het document wel een einddatum heeft zet je een vinkje bij de optie ‘document heeft einddatum’.

Signaleren vanaf
Omdat we er zeker van willen zijn dat het uittreksel uit de KVK in het documentenarchief gearchiveerd wordt stellen we een signalering in. We willen de signalering direct nadat we de relatie hebben ingeschreven ontvangen. We zetten dus een vinkje bij de optie ‘dagen na inschrijfdatum’. Het aantal dagen zetten we op ‘0’.

Blokkeren bij
Omdat het voor controles niet verplicht is een uittreksel KVK van de relatie in ons bezit te hebben, stellen we geen blokkade in. We vinken dus niets aan bij het onderdeel voor ‘Blokkeren bij’.