(2022-02) FAQ Stap 3 Jaarwissel 2018-2019

Formeel gezien kan het afsluiten van 2018 uitgesteld worden tot eind januari 2019, omdat de loonaangifte uiterlijk op de laatste dag van het aangiftetijdvak ingediend moet zijn. Uiteraard kun je het loonjaar ook eerder afsluiten. Wij adviseren om dit in ieder geval uit te stellen tot de derde week van januari in verband met eventuele correcties voor 2018.

Waar moet ik rekening mee houden bij het afsluiten van het loonjaar 2018?

Wij adviseren je dringend te wachten met het afsluiten van 2018 tot alle urendeclaraties die betrekking hebben op dit loonjaar zijn verwerkt. Zolang je het loonjaar 2018 op de status 'Operationeel' laat staan, worden de urendeclaraties van 2018 nog in dat loonjaar afgewikkeld. Zodra het loonjaar 2018 op 'In afsluitfase' staat, worden de urendeclaraties van 2018 afgewikkeld in 2019.

Kan ik urendeclaraties van 2018 nog corrigeren als ik het loonjaar afsluit?

Na het afsluiten van het loonjaar 2018 kun je geen urendeclaraties meer corrigeren van oude loonjaren.

Wanneer komt het loonjaar 2018 op 'Afgesloten' te staan?

Wanneer je de status van het loonjaar op 'In afsluitfase' hebt gezet, komt deze op de status 'Afgesloten' door één van volgende acties: Door het aanmaken van de laatste loonaangifte voor 2018, door het aanmaken van het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' en door het aanmaken van overzicht 'Aanmaken jaaropgaven'. Zolang je loonjaar 2018 op de status 'Operationeel' laat staan kun je gewoon blijven verlonen/factureren zonder dat er iets veranderd aan de status van het loonjaar.

Waarom moet ik de laatste loonaangifte handmatig aanmaken?

Het aanmaken van de laatste loonaangifte betekent dat het loonjaar 2018 wordt afgesloten. Dit heeft consequenties voor de verloningen die eventueel nog in 2018 uitgevoerd hadden moeten worden. Easyflex heeft er als beveiliging voor gezorgd dat de laatste loonaangifte niet automatisch wordt uitgevoerd, zodat je zelf kunt bepalen welk moment hiervoor geschikt is.

Waarom kan ik mijn laatste loonaangifte van loonjaar 2018 niet doen?
Om de laatste loonaangifte te kunnen doen, moet de status van het loonjaar 2018 op 'In afsluitfase' staan. Dit kun je controleren in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'. Wanneer dit niet het geval is, kun je controleren of alle wijzigingen van stap 1 van de jaarwissel succesvol zijn doorgevoerd.

Waarom is het nodig om het fiscaal loon van 2019 nogmaals te controleren?

Wanneer je het loonjaar 2019 activeert, wordt het fiscaal loon van 2019 op het fiscaal loon van 2018 gebaseerd. Indien je hierna nog verloningen of correcties uitvoert, wordt hierdoor nog het fiscaal loon van 2018 gewijzigd. Als dit het geval is, kun je het fiscaal loon van 2019 nog bijwerken.

Moet ik het overzicht 'Werkkostenregeling' aanmaken?

Wij adviseren je om bij het afsluiten van het loonjaar 2018 het overzicht 'Werkkostenregeling' aan te maken, zodat je hier alle gegevens van het loonjaar 2018 op ziet met de actuele gegevens en het evt. bedrag dat tot de eindheffing behoort.

Hoe kan ik een achtergrond lay-out toevoegen aan onze jaaropgaven?

Een achtergrond toevoegen kan in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen> Jaaropgaven'. Let erop dat het logo eerst toegevoegd moet zijn als 'Afbeelding achtergrond' bij de templates. Wanneer je meerdere locaties hebt, kan er ook een afwijkende achtergrond lay-out gekozen worden per locatie. Dit doe je in 'Beheer > Locaties > Lay-outs en templates > Afwijkende achtergrond lay-outs'.

Waarom kan ik het loonjaar 2018 niet selecteren bij het overzicht 'Aanmaken jaaropgaven'?

Wanneer het loonjaar 2018 niet verschijnt, dan heeft het loonjaar niet de status 'In afsluitfase' of 'Afgesloten'. Dit kun je controleren in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'.

Kan ik met dit overzicht de jaaropgaven ook printen of e-mailen?

Nee, met dit overzicht worden de jaaropgaven gegenereerd. Deze zijn vervolgens bij de flexwerker terug te vinden op het tabblad 'Jaaropgaven'. Het printen of verzenden gaat door middel van het overzicht 'Jaaropgaven'.

Ik heb het overzicht 'Jaaropgaven' aangemaakt, maar deze is leeg. Hoe kan dat?

Voordat de jaaropgaven via dit overzicht kunnen worden geprint of gemaild, dienen ze eerst met het overzicht 'Aanmaken jaaropgaven' te zijn aangemaakt. Wanneer dit overzicht nog niet is aangemaakt, zal het overzicht 'Jaaropgaven' geen gegevens tonen.

Kan ik alle jaaropgaven afdrukken?

Bij het aanmaken van het overzicht 'Jaaropgaven' kan er gekozen worden voor 'Alle jaaropgaven afdrukken'. Dit zorgt er voor dat alles wordt geprint. Met de optie 'Afwikkelen volgens opgave bij persoon' gaat Easyflex kijken naar de verzendwijze die bij de flexwerker op het tabblad 'Jaaropgaven' is ingegeven. Wanneer je alle jaaropgaven voor je eigen administratie wilt afdrukken, kun je het overzicht 'Jaaropgaven administratie’ aanmaken. Let erop dat dit overzicht alle jaaropgaven genereert sinds de laatste keer dat het overzicht is aangemaakt. Dus ook van evt. voorgaande jaren.

Kan ik jaaropgaven nog een keer aanmaken? Bijvoorbeeld als de adresgegevens van de flexwerker zijn gewijzigd?

Ja, dat kan. Op het tabblad 'Jaaropgaven' bij de flexwerker, activeer je de knop 'Opnieuw aanmaken'. De jaaropgave wordt dan met de gewijzigde adresgegevens opnieuw aangemaakt. Ook kun je de aangemaakte jaaropgaven onbeperkt afdrukken/mailen of via de website downloaden. De jaaropgaven per flexwerker printen kan vanuit 'Frontoffice > Flexwerkers > Jaaropgaven'. Als je alle jaaropgaven nogmaals wilt afdrukken, doe je dit via 'Backoffice > Exporteren en printen'.

Ik kan het overzicht 'Jaaropgaven administratie' niet aanmaken voor 2018. Hoe kan dat?

Je moet eerst het overzicht 'Aanmaken jaaropgaven' aanmaken. Daarna kun je het overzicht 'Jaaropgaven administratie' aanmaken voor 2018.

Kan ik het overzicht 'Jaaropgaven administratie' meerdere malen aanmaken?

Nee, dit is niet mogelijk. Je kunt het overzicht wel meerdere keren uitprinten. Het reeds aangemaakte overzicht kun je terugvinden via 'Backoffice > Exporteren en printen'.

Is er een overzicht waarop staat welke flexwerkers er in 2018 hebben gewerkt?

Ja, op de verzamelloonstaat kun je zien welke flexwerkers er het afgelopen jaar gewerkt hebben. Je kunt het overzicht aanmaken in 'Backoffice > Overzichten > Loonstaat'.

Ik heb een verschil tussen het overzicht 'Loonaangifte' en 'Loonstaat/verzamelloonstaat'. Hoe kan dat?

Het 'Loon voor sociale verzekeringen' van het overzicht 'Loonaangifte' hoeft niet per definitie overeen te komen met het 'Loon voor de werknemersverzekeringen' op de loonstaat. Dit komt omdat in kolom 8 (Loon voor de werknemersverzekeringen) ook het loon ingevuld moet worden als de werknemer niet- of niet onder alle sociale verzekeringswetten valt. Bijvoorbeeld iemand van AOW gerechtigde leeftijd of ouder. 'Loon voor sociale verzekeringen' is dus niet altijd sluitend te krijgen met een bedrag van de loonstaat. Het loon voor loonbelasting-premieheffing van het overzicht 'Loonaangifte' is vergelijkbaar met kolom 14 (Loon voor de loonbelasting en de volksverzekeringen) van de loonstaat. Hier mag een klein afrondingsverschil in zitten.

Ik ben vergeten om na de laatste verloning in 2018 het overzicht 'Reserveringen' aan te maken met de actuele stand. Kan ik deze alsnog aanmaken?

Ja, dit is mogelijk. Je kunt het overzicht 'Reserveringen' ook aanmaken met de rapportkeuze 'stand op datum'. Je kunt dan de gewenste datum invoeren.

Waarom moet ik het overzicht 'Reserveringen' twee keer aanmaken tijdens de jaarwissel?

Wij adviseren om het overzicht 'Reserveringen' aan te maken na de laatste verloning in 2018 (dit zullen waarschijnlijk de gegevens zijn t/m week 51-2018) én na de eerste verloning in 2019 (dit zullen waarschijnlijk de gegevens zijn t/m week 52-2018). Je kiest dan bij aanmaak van het overzicht voor de rapportkeuze 'Actuele stand'. Op deze manier krijg je een juiste stand van de reserveringen na de jaarafsluiting. Vervolgens kun je het overzicht ook nog aanmaken nadat de laatste loonaangifte van 2018 is gedaan. Bij het aanmaken van het overzicht kies je bij rapportkeuze voor 'Stand op datum' en geef je de gewenste datum in. Zo neem je ook alle correcties en herwaarderingen mee die na het eerste overzicht zijn gedaan.

Ik mis facturen van 2018 op mijn journaalpost verkopen. Hoe kan dat?

Je moet nog een journaalpost voor 2018 aanmaken. Je kunt de journaalpost aanmaken door de selectie voor de boekingsperiode op 'Handmatig' te zetten. Vervolgens kies je voor het loonjaar 2018.