(2021-07) Documentafhandeling

Op meerdere plaatsen binnen Easyflex kun je documenten afhandelen door deze af te drukken, te e-mailen, te archiveren of aan te bieden voor digitale ondertekening.

Wanneer je de knop 'Start bewerken document' selecteert, verschijnt automatisch een nieuw scherm met daarin een aantal velden.

T.a.v.

Voor documenten gericht aan een relatie kun je hier optioneel een keus maken om het document te richten aan een contactpersoon.

Vorm

Wanneer je bij bewerking hebt gekozen voor 'Document importeren en archiveren' wordt dit veld vanuit de eerder ingegeven detailgegevens automatisch gevuld. Ook wanneer je een loonspecificatie, jaaropgave of factuur verwerkt, heb je geen keuze. De vorm is 'Automatisch', het geselecteerde briefhoofd bij de algemene gegevens van de flexwerker is bepalend. Wanneer je echter gekozen hebt voor 'Standaard brief genereren', moet je voordat je een document kunt selecteren eerst een vorm selecteren. Je hebt de keuze uit:

• Automatisch
  De instellingen voor correspondentie zijn bepalend voor de automatische vorm (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Correspondentie). Wanneer de Jij-vorm is toegestaan, worden alle documenten getoond welke zijn aangemaakt in de Jij-vorm. Wanneer de Jij-vorm niet is toegestaan, worden alle documenten getoond welke zijn aangemaakt in de U-vorm. Documenten worden aangemaakt in het onderdeel 'Templates' (Beheer > Document management > Templates).
• Jij-vorm
  Alle documenten, aangemaakt in het onderdeel 'Templates', welke zijn aangemaakt in de Jij-vorm worden getoond (Beheer > Document management > Templates).
• U-vorm
  Alle documenten, aangemaakt in het onderdeel 'Templates', welke zijn aangemaakt in de U-vorm worden getoond (Beheer > Document management > Templates).

Wanneer er bij een flexwerker of contactpersoon relatie geen roepnaam is ingegeven, kun je alleen kiezen tussen 'Automatisch' en 'U-vorm'.
Of documenten in de Jij-vorm ook daadwerkelijk in de Jij-vorm worden aangemaakt, is afhankelijk van de instellingen binnen de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Correspondentie).

Aantal afdrukken

Het aantal afdrukken van het document staat standaard op 1. De mogelijkheid wordt gegeven om het document 9 keer uit te printen.

Document

Wanneer er automatisch een document is geselecteerd kun je geen andere keuze maken, het veld is grijs. Wanneer de regel wit is kan er een keus gemaakt worden uit meerdere documenten vanuit 'Beheer > Document management > Templates'. Door het activeren van de knop 'Print' wordt het scherm 'Documentafhandeling' geopend waarmee je de definitieve opdracht kunt generen.

Meerdere velden worden automatisch gevuld en zijn, in deze situatie, niet meer te wijzigen. Het betreft de velden:

• Soort document
• Onderwerp
• Bestandsnaam
• Documentmap relatie
• Documentmap flexwerker

Voorbereiding

Twee of drie mogelijkheden worden getoond:

• Document anonimiseren (alleen beschikbaar bij loonspecificaties)
  Indien je kiest voor 'Ja' wordt de loonspecificatie geanonimiseerd getoond, afgedrukt of per e-mail verzonden. In dat geval worden de NAW-gegevens, de geboortedatum, het BSN en de burgerlijke staat van de flexwerker niet getoond.
• Toon document
  Als je de pijltjesknop activeert wordt er een keuzevenster getoond met de opties 'Toon document, zonder lay-out' en 'Toon document, met lay-out'.
• Bewerk document

In een aantal gevallen is het mogelijk het document nog te bewerken. Dit is niet het geval bij het opnieuw verzenden van loonspecificaties, facturen en bij documenten waar in de template is aangegeven dat het document niet mag worden bewerkt. Het voordeel van ‘Bewerk document’ is dat je het document aan kunt passen waar nodig. Hierna kies je voor Opslaan (in Word). Bij verdere documentafhandeling wordt nu het aangepaste document gehanteerd.

Acties

In de volgende velden maak je een keuze over de definitieve documentenafhandeling.

Onderwerp

Wanneer je een document hebt geïmporteerd, wordt hier het onderwerp getoond dat is ingegeven binnen de detailgegevens. Wanneer je een standaard document genereert, wordt het onderwerp automatisch overgenomen van het onderwerp van de geselecteerde template. In beide gevallen kun je het onderwerp, indien gewenst, wijzigen.

PDF creëren

Vanuit de instelling in de template wordt hier automatisch aangeven of er een PDF bestand wordt gemaakt van het document. Let op: voor het digitaal aanbieden van een document moet hier voor 'Ja' gekozen worden.

Afdrukken

De optie 'Afdrukken' staat standaard geselecteerd. Afhankelijk van welk document je afdrukt, heb je de keuze uit de opties:

• Met achtergrond
  Deze optie staat standaard geselecteerd, het document wordt afgedrukt met een achtergrond lay-out.
• Zonder achtergrond
  Wanneer je deze optie selecteert wordt het document afgedrukt zonder achtergrond lay-out.

Afhankelijk van welk document je afdrukt, kun je ook de keuze maken uit de volgende opties:

• Voor extern gebruik
  Deze optie staat standaard geselecteerd, het document wordt afgedrukt met de lay-out toepassingen voor uitgaande afdruk zoals deze zijn vastgelegd in de template.
• Voor intern gebruik
  Wanneer je deze optie selecteert, wordt het document afgedrukt met de lay-out toepassingen voor interne afdruk zoals deze zijn vastgelegd in de template.

Printerselectie wijzigen

Wanneer de loonspecificatie niet juist wordt geprint, kun je de printerselectie binnen Easyflex wijzigen. Je activeert de knop 'Printer'.

Instellingen

Voor een correcte afdruk van een loonspecificatie kun je de printerinstellingen wijzigen. Easyflex adviseert een aantal standaard instellingen, deze zijn:

• Papier formaat: A4
• Bron: automatisch
• Marges: allemaal op 0,00 millimeter. De printer stelt nu automatisch de juiste marges in en de loonspecificatie wordt op de juiste manier geprint.

Pas na het activeren van de knop 'Ok' worden de gewijzigde gegevens opgeslagen.

E-mailen

Wanneer e-mailen vanaf je werkplek en/ of vanaf je werkmaatschappij is toegestaan én wanneer er een SMTP adres is opgenomen in de locatiegegevens, kun je deze optie selecteren (Beheer > Bedrijfsinstellingen > E-mailbeleid en Beheer > Locaties). 

Template

Indien er een e-mail template vastgelegd is voor de Loonspecificatie/ Jaaropgave/ Factuur wordt dit veld automatisch gevuld met de standaard e-mail template. Indien er geen standaard e-mail template vastgelegd is, wordt er standaard n.v.t. gekozen. Indien er wel e-mail templates zijn vastgelegd is het mogelijk om de keuze 'N.v.t.' aan te passen. Indien er een e-mail template gekozen is wordt de knop 'Toon document' beschikbaar. Je kunt dan de e-mail template inzien alvorens je de e-mail verstuurd. De knop 'Bewerk document' is enkel beschikbaar wanneer voor de gekozen e-mail template in 'Beheer > Document management > Templates' gekozen is voor de optie 'bewerken van document: toegestaan'.

Aan

Wanneer de ontvanger van de e-mail bij Easyflex bekend is, wordt deze naam getoond. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je een e-mail verstuurd naar een flexwerker, de naam van de flexwerker wordt getoond, of wanneer je een e-mail verstuurd naar een contactpersoon van een relatie. Wordt er echter een document verstuurd naar een relatie waarbij geen contactpersoon wordt geselecteerd, wordt er geen ontvanger genoteerd. In het tweede veld ben je verplicht, wanneer de optie 'E-mailen' is geselecteerd zonder een contactpersoon, een e-mailadres in te geven. Easyflex controleert dit e-mail adres op correcte waarde (is er bijvoorbeeld een @ teken in opgenomen?). Wanneer er bij een flexwerker, contactpersoon en/of relatie een e-mail adres bekend is, wordt deze e-mail automatisch door Easyflex ingegeven. 

Onderwerp

Het onderwerp van de e-mail wordt automatisch overgenomen van het algemene onderwerp.

PDF creëren

Indien je gebruik maakt van document management is het mogelijk een document als PDF te creëren. Afhankelijk van de instelling van de template wordt aangevinkt of een document als PDF gecreëerd moet worden. Als bij de template aangegeven is dat het standaard archief formaat 'PDF' is kan hier niet meer van afgeweken worden. Indien het standaard archief formaat van de template ingesteld is op 'Word' is het wel mogelijk om tijdens het genereren van het document alsnog een PDF te creëren.

Bericht

Easyflex maakt automatisch een bericht melding aan. De standaard melding is:

Dit bericht is bestemd voor:

<NAAM FLEXWERKER/RELATIE>
Onderstaand treft u een document aan welke voor u is bestemd.

Met vriendelijke groeten,

<NAAM MEDEWERKER>
<NAAM WERKMAATSCHAPPIJ>

Afhankelijk van het briefhoofd van de flexwerker en/of briefhoofd van de contactpersoon, wordt deze melding in de U-vorm of in de Jij-vorm getoond. De tekst in het bericht kun je , indien gewenst, wijzigen. Wel adviseren wij om de standaard disclaimer in het bericht te laten staan.

Disclaimer

In elke uitgaande e-mail wordt standaard een disclaimer opgenomen. De tekst van deze disclaimer is:

Disclaimer
De informatie in dit e-mailbericht is vertrouwelijk en uitsluitend bestemd voor de geadresseerde. Wanneer u dit bericht per abuis ontvangt, verzoeken wij u contact op te nemen met de afzender per kerende e-mail. Verder verzoeken wij u in dat geval dit e-mailbericht te vernietigen en de inhoud ervan aan niemand openbaar te maken.

Let op: Indien je gekozen hebt voor een e-mail template wordt het veld 'bericht' leeggemaakt. Een verzonden e-mail met behulp van een e-mail template kun je terugvinden in het 'Berichten logboek' bij de Flexwerker of Relatie.

Bijlage

Het door jou geselecteerde document wordt als bijlage meegestuurd.

Formaat

Wanneer je een document in Word formaat (.doc extensie) of een document in PDF formaat (.pdf extensie) hebt geselecteerd, wordt in dit veld automatisch 'Ongewijzigd' getoond. Dit betekent dat het formaat van het document niet wordt gewijzigd en als Word formaat of PDF formaat wordt gemaild.

Archiveren

Sommige documenten worden standaard gearchiveerd, je kunt geen keuze maken, bijvoorbeeld bij loonspecificaties en facturen of wanneer het archiveren verplicht is gesteld binnen de template (Beheer > Document management > Templates). Wanneer binnen de template gekozen is voor optioneel archiveren, kun je zelf een keuze maken. In beide gevallen toont Easyflex automatisch de documentnaam welke wordt overgenomen vanuit het onderwerp van de template. Deze kun je, indien gewenst, wijzigen. Er kan binnen de template ook gekozen worden voor niet archiveren, dan heb je geen keuze en kan het document niet worden gearchiveerd.

Aanbieden voor digitaal ondertekenen

Wanneer je een document genereert voor de flexwerker en je een licentie hebt voor 'Digitale handtekening' is het mogelijk om documenten aan te bieden voor digitale ondertekening. Indien er in 'Beheer > Document management > Document beheer > Overeenkomsten en bevestigingen' of in 'Beheer > Document management > Document beheer > Eigen documenttypen' is vastgelegd dat een document 'verplicht' digitaal ondertekend moet worden is de optie 'aanbieden voor digitaal ondertekenen' aangevinkt, deze kan dan niet uitgezet worden. Wanneer er in beheer aangegeven is dat het document 'optioneel' digitaal ondertekend mag worden is de optie 'aanbieden voor digitaal ondertekenen' aangevinkt, het is mogelijk om deze uit te vinken. 

Let op: Documenten van het type 'Plaatsingsbevestiging', 'Overeenkomst' en 'Plaatsingsdocument' welke via de plaatsing en/of arbeidsovereenkomst gegenereerd worden, kunnen alleen bij de documentafhandeling van de plaatsing of de arbeidsovereenkomst digitaal aangeboden worden. Het is niet mogelijk om deze documenttypes via 'documentafhandeling' bij het documentenarchief van de flexwerker digitaal aan te bieden. 

Deze optie is alleen beschikbaar voor werkmaatschappijen die gebruik maken van de Digitale handtekening.

Opmerking

Het is mogelijk om bij het aanbieden van een document voor digitaal ondertekenen een opmerking mee te sturen. Dit kan worden ingegeven in het veld 'Opmerking'. Deze opmerking wordt op het portaal van Flexwrapp weergegeven.