(2022-02) FAQ Algemeen Jaarwissel 2021-2022

Algemeen

Verlonen/factureren

Fiscaal-sociaal

Wordt er automatisch een nieuw jaarloon berekend voor de toepassing van de bijzondere beloningen tabel?
Waarom kan ik op het tabblad 'Fiscaal-sociaal' en bij 'Pro forma loon' geen ingangsdatum voor 2022 ingeven?

Wijzigingen

Wat als ik de hoge Aof premie heb geselecteerd, en reeds heb verloond, terwijl eigenlijk de lage Aof premie toegepast moet worden?
Zijn er nieuwe templates beschikbaar i.v.m. de verkorting van fase A/1-2 en B/3?
Is de signalering op de fasewijziging ook aangepast naar de verkorting van de fases?
Voorbeeldsituaties verkorting fase B

Algemeen

Geven jullie ook webinars over de jaarwissel?

Ja, tijdens de webinars 'Easy overgaan naar 2022' informeren wij je over de belangrijkste wijzigingen op het gebied van wet- en regelgeving voor 2022. Vervolgens doorlopen we de drie stappen die je in Easyflex dient te doorlopen, zodat het loonjaar 2022 operationeel wordt. Op de website vind je de actuele trainingsdata terug en kun je je aanmelden. Deelname bedraagt € 99,- per persoon.

Kan ik de jaarwissel uitbesteden?

Het is mogelijk om de werkzaamheden voor stap 1 van de jaarwissel aan BRO Administraties uit te besteden. BRO Administraties is een Certified Professional van Easyflex. Door de jarenlange samenwerking met Easyflex heeft BRO Administraties uitgebreide kennis van de applicatie. BRO rekent hier € 112,50 per uur voor. Heb je interesse in de diensten van BRO Administraties, neem dan contact op via niels@bro-administraties.nl, pieter@bro-administraties.nl of bel (0172) 78 21 60.

Het is ook mogelijk om stap 1 van de jaarwissel door Easyflex uit te laten voeren. Indien je hiervan gebruik wilt maken kun je onderstaande opdrachtbevestiging invullen, ondertekenen en vervolgens sturen naar easy2serve@easyflex.nl. Let op: om stap 1 van de jaarwissel uit te kunnen voeren hebben we per werkmaatschappij de beschikking gedifferentieerde premie Whk 2022 nodig.

Opdrachtbevestiging jaarwissel.docx

Waarvoor kan ik bij het Service Center terecht?

Het Service Center ondersteunt in vragen omtrent de jaarwissel. Het doorlopen van alle stappen behoort niet tot deze ondersteuning. Hiervoor kun je de procesbeschrijving raadplegen. Voor vragen omtrent percentages kun je je branche-organisatie (ABU/NBBU) of de Belastingdienst raadplegen.

Ik wil de jaarwissel gaan doen, maar ik heb geen rechten voor de module 'Beheer'. Wat nu?

Om de jaarwissel te kunnen uitvoeren, heb je toegang nodig tot de module 'Beheer'. Je kunt met een collega overleggen om deze rechten toe te kennen via 'Beheer > Programmarechten'.

Wij hebben nog geen beschikkingen van de Belastingdienst voor 2022 ontvangen. Wat nu?

Je kunt hiervoor contact opnemen met de Belastingdienst.

Is het mogelijk om al plaatsingen voor 2022 aan te maken?

Ja, dit is mogelijk.

Is het mogelijk om al eerder arbeidsovereenkomsten vast te leggen voor loonjaar 2022?

Ja, dit is mogelijk.

Hoe voer ik de eindcontrole uit?

Na het uitvoeren van alle stappen uit de procesbeschrijving, kun je een eindcontrole uitvoeren. Dit doe je door de overzichten 'Bedrijfsinstellingen' en 'Kostprijzen' aan te maken. Hierop kun je zien welke instellingen in 'Beheer' zijn vastgelegd en hoe de nieuwe kostprijzen zijn opgebouwd.

Verlonen/factureren

Waarom zijn de reserveringspercentages op de loonspecificatie niet correct?

Op de loonspecificatie kan slechts 1 percentage vermeld worden, dus het percentage van 2021 of 2022. De datum waarop uren worden geboekt bepaald welke percentages getoond worden op de loonstrook. Indien de boekingsdatum in 2021 ligt, worden de percentages van 2021 getoond. Wanneer de boekingsdatum in 2022 valt, zullen de percentages van 2022 getoond worden. Bij de verloning worden uiteraard de juiste percentages toegepast. Onderstaand de verschillende mogelijkheden:

Uren geboekt in 2021 + 2022: Op alle dagen wordt het reserveringspercentage uit 2021 toegepast, maar het percentage voor 2022 wordt getoond onderaan de loonstrook
Alleen uren geboekt in 2021: Op alle dagen wordt het reserveringspercentage uit 2021 toegepast, het reserveringspercentage 2021 wordt getoond onderaan de loonstrook
Alleen uren geboekt in 2022: Op alle dagen wordt het reserveringspercentage uit 2021 toegepast, maar het percentage voor 2022 wordt getoond onderaan de loonstrook

Let op: Dit speelt alleen bij een week of 4-weken loontijdvak.

Kan ik in 2022 nog urendeclaraties uit 2021 corrigeren?

Ja, dit kan zolang het loonjaar 2021 nog operationeel is. Om deze reden adviseren wij ook om tot zeker de derde week van januari te wachten met het afsluiten van het vorige loonjaar. Zodra het loonjaar is afgesloten, zijn correcties voor de flexwerker en de relatie op deze urendeclaraties niet meer mogelijk.

Ik wil graag dat de loonkosten van week 52 worden gesplitst. Kunnen de dagen 27 t/m 31 december 2021 apart verloond worden?

Je kunt de loonkosten van week 52 niet splitsen bij een loontijdvak van een week of 4-weken. Deze loonkosten komen in 2021. Bij een loontijdvak van een maand wordt dit automatisch gesplitst, omdat je periode loopt t/m 31-12-2021.

In welk jaar komen 1 en 2 januari op de jaaropgave van de flexwerker en in de loonaangifte?

Als de flexwerker een week of 4-weken loontijdvak heeft, worden deze dagen geboekt in 2021. De dagen behoren dan namelijk tot 'week 52' en deze week hoort bij 2021. Als de flexwerker een maand loontijdvak heeft, worden deze dagen geboekt in 2022. De dagen behoren dan namelijk tot de maand januari en januari hoort bij 2022.

Waarom kan ik geen handmatige factuur meer maken in 2022?

Je kunt in 2022 pas een handmatige factuur maken, als het loonjaar 2022 operationeel is. Het maakt hiervoor niet uit of de factuurdatum in 2021 of 2022 ligt.

Wat is de berekening van de premie voor HollandZorg?

HollandZorg werkt met een maandpremie. Dit is wat er gecommuniceerd wordt via de polis. Echter, flexwerkers hebben vaak een een verzekering per week. Easyflex werkt met een dagpremie. Om elke maand tot eenzelfde premie te komen, deelt HollandZorg de maandpremie door 30. HollandZorg rekent dus met 360 dagen per jaar, terwijl Easyflex rekent met 365 dagen per jaar. Dit kan op jaarbasis dus voor een verschil zorgen. Om die reden is er in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Verzekeraar > Onderhoud' een nieuwe rekenwijze voor HollandZorg genaamd 'maandpremie'. Automatisch wordt er dan omgerekend naar de premie per week en dag. De berekening is als volgt:

Dagpremie = maandpremie / 30
Weekpremie = maandpremie x 3 / 13

- Heeft de flexwerker een loontijdvak van een week en is hij een volledige week verzekerd: dan wordt de weekpremie gehanteerd.
- Heeft de flexwerker een loontijdvak van een week en is hij een deel van een week verzekerd: dan wordt de dagpremie gehanteerd x het aantal verzekerde dagen.
- Heeft de flexwerker een loontijdvak van 4-weken en is hij de volledige periode verzekerd: dan wordt 4x de weekpremie gehanteerd
- Heeft de flexwerker een loontijdvak van 4-weken en is hij een deel van de periode verzekerd: dan wordt de dagpremie gehanteerd x het aantal verzekerde dagen. Bij dagpremie in 2021 en maandpremie in 2022 en verloning week 52 wordt dus de dagpremie toegepast.
- Heeft de flexwerker een loontijdvak van een maand en is hij de volledige maand verzekerd: dan wordt de maandpremie gehanteerd
- Heeft de flexwerker een loontijdvak van een maand en is hij een deel van de maand verzekerd: dan wordt de dagpremie gehanteerd x het aantal verzekerde dagen.

- Bij dagpremie in 2021, maandpremie in 2022 en verloning week 52 wordt met loontijdvak dag, week of 4-weken voor de dagen in december de dagpremie van 2021 en voor de dagen in januari de dagpremie van 2022 toegepast
- Bij dagpremie in 2021, maandpremie in 2022 en verloning week 52 wordt met loontijdvak 'maand' voor de dagen in december de dagpremie van 2021 en voor de dagen in januari de maandpremie van 2022 toegepast, tenzij de verzekering niet voor de gehele maand is.

Fiscaal-sociaal

Wordt er automatisch een nieuw jaarloon berekend voor de toepassing van de bijzondere beloningen tabel?

Bij de eerste verloning in het nieuwe loonjaar wordt er een nieuw jaarloon voor de flexwerker berekend. Dit wordt gedaan aan de hand van het laatst bekende uurloon x 2250. Het nieuwe jaarloon wordt op het tabblad 'Fiscaal-sociaal' bij 'Gegevens voor loonopgave' pas zichtbaar wanneer er een nieuwe ingangsdatum in 2022 wordt ingegeven.

Waarom kan ik op het tabblad 'Fiscaal-sociaal' en bij 'Pro forma loon' geen ingangsdatum voor 2022 ingeven?

Dit is pas mogelijk als in Easyflex het loonjaar is geactiveerd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'. Hoe je dit doet, lees je in stap 1 van de procesbeschrijving. Mocht je toch al een plaatsing, eventueel ook met een arbeidsovereenkomst, willen maken voor 2022 kun je het volgende doen: Leg de gegevens op tabblad 'Fiscaal-sociaal' vast met ingang van 2021. Maak vervolgens de plaatsing aan met de juiste startdatum in 2022.

Wijzigingen

Wat als ik de hoge Aof premie heb geselecteerd, en reeds heb verloond, terwijl eigenlijk de lage Aof premie toegepast moet worden?

Dit kan herrekend worden middels het overzicht 'Herrekenen verloningen'.

Zijn er nieuwe templates beschikbaar i.v.m. de verkorting van fase A/1-2 en B/3?

Op dit moment zijn er nog geen nieuwe templates beschikbaar gesteld door ABU en NBBU. Wanneer je de inhoud van de huidige templates wilt wijzen kan dat via 'Beheer > Document Management > Templates'. Exporteer de betreffende template, pas deze naar wens aan, importeer deze weer en sla dit op. Zodra de ABU en NBBU templates beschikbaar zijn zullen we dit vermelden op de Easy Update pagina.

Is de signalering op de fasewijziging ook aangepast naar de verkorting van de fases?

De overzichten zijn aangepast op de fasewijzigingen. Hier wordt rekening gehouden met de nieuwe telling volgens de ABU en NBBU.

Voorbeeldsituaties verkorting fase B

De duur van fase B wordt met ingang van 2022 ingekort:

1. Een fase B contract aangevangen voor 17-11-2021, zowel nieuw gestart als verlengd, met een einddatum na 02-01-2023 mag de volledige looptijd tot 4 jaar uitdienen.

2. Is fase B gestart voor 17-11-2021 en er is sprake van een verlenging vanaf 17-11-2021 dan:
-- tot 02-01-2023 mag fase B 4 jaar duren
-- vanaf 02-01-2023 mag de 3 jaar niet meer overschreden worden en wordt deze afgekapt op 01-01-2023. Vanaf 02-01-2023 geldt dan fase C.

3. Als fase B start vanaf 17-11-2021 dan geldt de nieuwe regeling van 6 contracten in 3 jaar en mag fase B dus maximaal nog maar 3 jaar duren.

Wij hebben diverse situaties voorgelegd aan de ABU. Onderstaand staat per situatie het standpunt van de ABU met betrekking tot de duur van fase B.

Situatie 1:
Fase B start op 16 november 2021 en er wordt 1 contract aangemaakt voor de maximale duur in fase B.
Vraag: Wat is dan de maximale termijn en einddatum van dat contract?

Antwoord:
Als het contract ingaat op 16 november, kun je de uitzonderingsregel toepassen en kan dat ene contract vier jaar duren.

Situatie 2:
Fase B start op 17 november 2021 en er wordt 1 contract aangemaakt voor de maximale duur in fase B.
Vraag: Wat is dan de maximale termijn en einddatum van dat contract?

Antwoord:
Fase B is onder de oude regeling aangevangen. Dan geldt de overgangsregeling: 4 jaar, maar op of na 2 januari 2023 gaan alle contracten waarvan fase B 3 jaar heeft geduurd over naar fase C. In dit voorbeeld kan fase B dus tot en met 17 november 2024 duren.

Situatie 3:
Er is 1 contract in fase B voor de duur van 1 jaar van 16 november 2020 t/m 15 november 2021. Op 16 november 2021 wordt een tweede contract gegeven voor de resterende duur in fase B.
Vraag: Dan geldt de oude regeling van 4 jaar nog en mag er nog een contract voor 3 jaar gegeven worden en is de einddatum 16 november 2024, klopt dat?

Antwoord:
Op 16 november mag je de totale vier jaar van fase B nog volmaken in dat ene contract (dat in dit voorbeeld dus 3 jaar duurt).

Situatie 4:
Er is 1 contract in fase B voor de duur van 1 jaar van 17 november 2020 t/m 16 november 2021. Op 17 november 2021 wordt een tweede contract gegeven voor de resterende duur in fase B.
Vraag: Wat is dan de maximale termijn en einddatum van dat contract?

Antwoord:
Fase B is onder de oude regeling aangevangen. Dan geldt de overgangsregeling: 4 jaar, maar op of na 2 januari 2023 gaan alle contracten waarvan fase B 3 jaar heeft geduurd over naar fase C. In dit voorbeeld kan fase B dus tot en met 16 november 2023 duren.

Situatie 5.
Er is 1 contract in fase B voor de duur van 2,5 jaar van 16 mei 2019 t/m 15 november 2021. Op 16 november 2021 wordt een tweede contract gegeven voor resterende duur in fase B.
Vraag: Dan geldt de oude regeling van 4 jaar nog en mag er nog een contract voor 1,5 jaar gegeven worden en is de einddatum 16 november 2024, klopt dat?

Antwoord:
Op 16 november 2021 mag je de totale vier jaar van fase B nog volmaken in dat ene contract (dus nog 1,5 jaar).

Situatie 6.
Er is 1 contract in fase B voor de duur van 2,5 jaar van 17 mei 2019 t/m 16 november 2021. Op 17 november 2021 wordt een tweede contract gegeven voor resterende duur in fase B.
Vraag: Wat is dan de maximale termijn en einddatum van dat contract?

Antwoord
Fase B is onder de oude regeling aangevangen. Dan geldt de overgangsregeling: 4 jaar, maar op of na 2 januari 2023 gaan alle contracten waarvan fase B 3 jaar heeft geduurd over naar fase C. In dit voorbeeld kan fase B dus tot en met 1 januari 2023 duren.