Document toolboxDocument toolbox

(2022-02) Plaatsing invoeren

Owned by Sanne Bisschop
Jan 27, 2022
23 min read

Stap 1: Periode en locatie

Bij het invoeren van een plaatsing, worden er zeven tabbladen getoond. Het eerst tabblad 'Periode en locatie' wordt direct geopend. Niet alle velden zijn verplicht bij het invoeren van een nieuwe plaatsing. Binnen deze stap worden in ieder geval de verplichte velden beschreven, voor meer informatie omtrent het tabblad 'Aanvragen en plaatsingen' , verwijzen wij u naar de referentiegids (Frontoffice > Relatie > Aanvragen en plaatsingen).

Plaatsingsnummer

Wanneer een plaatsing wordt opgeslagen, krijgt deze automatisch een plaatsingsnummer. Dit nummer wordt toegekend door Easyflex wanneer je de knop 'Opslaan' activeert en is door jou niet meer te wijzigen.

Datum/tijd

In dit veld wordt automatisch de huidige systeemdatum en systeemtijd getoond. Deze gegevens worden gevuld wanneer je de knop 'Opslaan' activeert en kun je niet wijzigen.

Geplaatst door

In dit veld wordt automatisch de naam van de medewerker getoond die de plaatsing invoert. Deze gegevens kun je niet wijzigen.

Status (verplicht)

Bij een nieuwe aanvraag, is dit het eerste veld dat je dient in te vullen. Je kunt een keuze maken uit:

  • Voorlopig
    De plaatsing wordt voorlopig vastgelegd
  • Op (sollicitatie) gesprek
    De flexwerker gaat eerst op (sollicitatie) gesprek bij de relatie
  • Definitief (nog niet geaccordeerd)
    De plaatsing wordt definitief vastgelegd, maar nog niet volledig

Een plaatsing krijgt pas de status Definitief (en geaccordeerd) wanneer er binnen het tabblad 'Lonen en tarieven' gekozen is voor 'Accorderen'.

Wanneer binnen de aanvraag is aangegeven dat een sollicitatiegesprek gewenst is en je kiest niet voor status: op (sollicitatie) gesprek, toont Easyflex je een waarschuwing: 'Bij de aanvraag is afgesproken dat een sollicitatiegesprek gewenst is... Wilt u deze afspraak negeren?'

Aanvangsdatum

Hier vul je de datum in dat de flexwerker start met de werkzaamheden. Het is mogelijk om in te typen of middels de kalender te selecteren. Deze datum mag echter nooit voor de aanvangsdatum van de aanvraag liggen en nooit na een eventueel ingevulde einddatum. Wanneer de status van de plaatsing 'Definitief (en geaccordeerd)' is, kun je deze datum niet meer wijzigen.

Meld- en werkadres

In eerste instantie toont Easyflex automatisch het meld- en werkadres dat is opgenomen in de aanvraag. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren. Je selecteert dan de knop 'Zoeken' waardoor je het scherm activeert met de meld- en werkadressen (Frontoffice > Relatie > Meld- en werkadressen). Wanneer je de knop 'Basis' activeert, wordt het algemene adres van de relatie geselecteerd. Wanneer je meer informatie wenst over het betreffende adres, selecteer je de knop 'Locatie informatie'. De gegevens van het door jou geselecteerde meld- en werkadres (indien volledig ingevuld met postcode én huisnummer) worden binnen de locatie informatie als 'Locatie A' vermeld.

Melden bij

Wanneer er bij de aanvraag een contactpersoon is geselecteerd waar de flexwerker zich dient te melden, wordt deze contactpersoon in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen (knop 'Zoeken') of verwijderen (knop 'Prullenbak'). Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren. Je selecteert dan de knop 'Zoeken' waardoor je  het scherm activeert met contactpersonen (Frontoffice > Relatie > Contactpersonen).

Bereikbaarheid

Wanneer er bij de aanvraag informatie omtrent de bereikbaarheid van het meld- en werkadres is ingegeven, worden deze gegevens in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren.

Melden om

Wanneer er bij de aanvraag gegevens ingevuld zijn omtrent het tijdstip waarop de flexwerker zich de eerste dag moet melden, worden deze gegevens in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren.

Aanwezigheidscontrole uitvoeren

Wanneer je een controle wenst uit te voeren op de aanwezigheid van de flexwerker op de eerste werkdag, kun je deze optie aanvinken. De medewerker die de berichtgeving ontvangt krijgt een pop-up met daarin de melding dat de controle uitgevoerd kan worden. Ook wordt er automatisch een notificatie vastgelegd bij de relatie. Je kunt in 'Beheer > Berichtgeving' bij 'Aanwezigheidscontrole flexwerker' aangeven wie de pop-up voor de controle mag ontvangen.

Rooster

Wanneer er bij de aanvraag gegevens ingevuld zijn omtrent het rooster, worden deze gegevens in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen (knop 'Zoeken' of verwijderen (knop 'Prullenbak'). Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren. Je activeert de knop 'Zoeken' en alle algemene roosters van de werkmaatschappij worden getoond, deze zijn aangemaakt binnen de bedrijfsinstellingen en worden grijs getoond. Ook alle roosters welke bij de relatie zijn aangemaakt worden getoond, deze zijn zwart.

Uren per week (verplicht)

Wanneer er bij de aanvraag gegevens ingevuld zijn omtrent de uren per week, worden deze gegevens in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren.

Werktijden

Wanneer er bij de aanvraag gegevens ingevuld zijn omtrent de werktijden, worden deze gegevens in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren.

Declaratie vullen en accorderen

Er kan worden aangegeven dat de urendeclaraties standaard worden klaargezet voor de verloning en facturatie. Hier wordt aangegeven dat de urendeclaraties worden gevuld met het 'Standaard uren' patroon en direct de status 'Geaccordeerd voor verwerking' krijgen. Dit zijn de reeds bestaande urendeclaraties van een open loonjaar met de status 'Urendeclaratie ontbreekt' en periodiek de nieuwe urendeclaraties.

Zodra de functie wordt aangezet start een proces om de urendeclaraties met de status 'Urendeclaratie ontbreekt te vullen met de uren en de urendeclaraties de status 'geaccordeerd voor verwerking' te geven. De loonafrekeningsmethode die wordt gebruikt is voor flexwerkers de standaard die is aangegeven in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces'. Voor vaste medewerkers wordt altijd de loonafrekenmethode 'In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken' gebruikt.

Deze functie is uitstekend toe te passen bij flexwerkers en vaste medewerkers met een periodiek terugkerend patroon.

Let op! Alle urendeclaraties worden klaargezet voor de verloning en zullen worden verwerkt met het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties'. 

Dagdelen

De dagdelen welke in de aanvraag zijn geselecteerd door middel van de 'Stempelfunctie', worden in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen.

Einddatum

Wanneer er bij de aanvraag een einddatum is ingegeven, wordt deze in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer er bij de aanvraag geen einddatum is ingegeven en deze is voor de plaatsing wel bekend, kun je deze in dit veld ingeven. Je kunt handmatig een datum ingeven of je kunt de knop 'Standaarddatum' selecteren, Easyflex toont je dan de huidige systeemdatum. 
Achter de einddatum wordt de status van de einddatum getoond. Deze status staat standaard op 'Voorlopig'. Wanneer de einddatum echter definitief is, kun je de status wijzigen in 'Definitief'.

Reden

Bij het beëindigen van een plaatsing, dien je in dit veld de reden van beëindiging in te geven. Dit is echter afhankelijk van de gegevens welke zijn ingegeven in de selectietabel (Beheer > Selectietabellen). Wanneer deze selectietabel is ingevuld, is dit veld verplicht. Is deze selectietabel niet ingevuld, hoef je in dit veld niets in te vullen.

De ingevoerde gegevens op dit tabblad, worden bewaard door het activeren van de knop 'Opslaan'. Wil je de gegevens niet opslaan, kies je voor de knop 'Annuleren'.

Reden UWV

De reden UWV moet je verplicht invullen bij het beëindigen van de plaatsing. Deze reden wordt bij het eindigen van de inkomstenverhouding meegestuurd in de loonaangifte. De te selecteren redenen  zijn conform de richtlijnen van de Belastingdienst en als volgt:

  • Opzegging WG proeftijd = 01 Opzegging door de werkgever binnen de proeftijd 
  • Opzegging WG UWV = 02 Opzegging door de werkgever met toestemming van UWV 
  • Ontbinding rechter WG = 03 Ontbinding door rechter op verzoek van de werkgever 
  • Wederzijds goedvinden WG = 04 Beëindiging arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden op initiatief van de werkgever 
  • Beëindigd door WN = 20 Einde arbeidsovereenkomst door opzegging werknemer, door toedoen werknemer of op initiatief van de werknemer 
  • Op staande voet = 21 Opzegging door werkgever om dringende reden (ontslag op staande voet) 
  • Einde arbeidsovereenkomst = 30 Einde van rechtswege vanwege verstrijken duur arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd 
  • Van rechtswege overig = 31 Einde van rechtswege, om een andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden, e.d.)
  • Uitzendbeding ziekte = 40 Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener vanwege ziekte uitzendkracht 
  • Uitzendbeding andere reden = 41 Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener om een andere reden 
  • Overige reden = 99 Een andere, hiervoor niet genoemde reden

Stap 2: Werk en personeel

Nadat de periode en locatie gegevens van de plaatsingen zijn ingegeven, kun je de flexwerker gaan selecteren welke wordt geplaatst bij de aanvraag. Deze stappen worden uitgevoerd op het tabblad 'Werk en personeel'. Niet alle velden zijn verplicht bij het invoeren van een nieuwe plaatsing. Binnen deze stap worden in ieder geval de verplichte velden beschreven, voor meer informatie omtrent het tabblad 'Aanvragen en plaatsingen' , verwijzen wij je naar de referentiegids (Frontoffice > Relatie > Aanvragen en plaatsingen).

Werk en personeel

Het selecteren van de flexwerker voor de plaatsing, gebeurt op dit tabblad. Een aantal gegevens in dit tabblad worden overgenomen uit de gegevens welke reeds zijn ingegeven in de aanvraag. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Vervolgens selecteer je de flexwerker welke tewerkgesteld wordt.

Hoofdfunctie (verplicht)

De hoofdfunctie welke door jou is ingegeven binnen de aanvraag, wordt in dit veld getoond. Indien gewenst, kun je deze nog wijzigen (knop 'Zoeken'). Wanneer je de gegevens verwijderd (knop 'Prullenbak') moet je een nieuwe hoofdfunctie selecteren, deze is namelijk verplicht binnen een plaatsing.

Functienaam (verplicht)

De naam van de functie, welke automatisch aan de hoofdfunctie is gekoppeld, wordt in dit veld getoond. Indien gewenst, kun je deze nog wijzigen.

Functiegroep (verplicht)

Naar aanleiding van de ingegeven hoofdfunctie, toont Easyflex de geadviseerde functiegroep, hetzelfde niveau wordt automatisch getoond bij 'Toegepast'. Wanneer je het toegepaste niveau wenst te wijzigen, selecteer je bij 'Functiegroep' de knop 'Zoeken'. Easyflex toont je de beslissingsboom voor de functiegroepen en je kunt, door middel van het beantwoorden van de vragen, het niveau wijzigen. Voor uitgebreide informatie omtrent deze beslissingsboom, verwijzen wij je naar de algemene beschrijvingen (Algemene beschrijvingen > Beslissingsboom).

Werkzaamheden

Wanneer er bij de aanvraag gegevens omtrent de werkzaamheden zijn ingegeven worden deze in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer je op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aanvragen en plaatsingen' hebt aangegeven dat het veld 'Werkzaamheden' verplicht moet worden ingevuld in de plaatsing zal het veld 'Werkzaamheden' in de plaatsing lichtgeel gekleurd zijn, wat betekent dat het veld gevuld moet worden. 

Bijzonderheden

Wanneer er bij de aanvraag bijzonderheden zijn ingegeven worden deze dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen.

Leveringswijze

Het selecteren van de leveringswijze is o.a. belangrijk voor de opbouw van reserveringen (vakantiewerk/uitzendwerk) of het wel of niet verlonen/factureren (ZZP/werving & selectie/doorlenen). Automatisch wordt de keuze getoond welke is geselecteerd in de aanvraag. Deze keuze kun je nog wijzigen behalve wanneer je een aanvraag voor 'Werving & selectie' hebt gemaakt. Indien de flexwerker een arbeidsovereenkomst heeft van het type 'Payrollovereenkomst' dient de leveringswijze van de plaatsing ook 'Payroll' te zijn.

Je hebt de keuze uit:

  • Detacheren
    Wanneer een flexwerker wordt gedetacheerd dien je deze keuze te selecteren;
  • Doorlenen
    Wanneer een flexwerker wordt doorgeleend dien je deze keuze te selecteren;
  • Payroll
    Wanneer het een payroll uitzending betreft dien je deze keuze te selecteren;
  • Uitzendwerk
    Regulier werk voor een flexwerker;
  • Vakantiewerk
    Wanneer een flexwerker conform de CAO voldoet aan vakantiewerk dien je deze keuze te selecteren. Bij het selecteren van vakantiewerk toont Easyflex altijd een extra waarschuwing;
  • Werving & selectie
    Wanneer een flexwerker op basis van werving en selectie te werk wordt gesteld dien je deze keuze te selecteren;
  • ZZP
    Wanneer je een ZZP'er te werk stelt dien je deze keuze te selecteren.

Deze keuzes worden onderhouden door Easyflex.

Let op: Vanaf het loonjaar 2020 geldt dat als een flexwerker een arbeidsovereenkomst heeft met aard arbeidsverhouding 'Payrollovereenkomst', er ook alleen plaatsingen kunnen worden aangemaakt met leveringswijze 'Payroll'. Indien er geen arbeidsovereenkomst is en alleen maar een payroll plaatsing (leveringswijze in plaatsing) dan wordt het ook payroll, maar als er geen arbeidsovereenkomst is en zowel payroll als uitzenden vastligt als leveringswijze wordt het uitzenden. Dit omdat de Belastingdienst specifieke eisen stelt aan wanneer iemand wordt gepayrolld.

Oproep

Je hebt de keuze tussen 'Ja', 'Nee',  en 'Jaarurennorm'. Of er sprake is van 'oproep' of 'jarenurennorm' is vanaf 1-1-2020 belangrijk voor het toepassen van de juiste ww-premie en wordt meegestuurd in de loonaangifte. 

CAO

Indien er gekozen is voor leveringswijze 'Payroll' dien je vanaf 30-12-2019 in dit veld een CAO te selecteren welke je bij de relatie op het tabblad 'Overige gegevens' hebt gekozen.  Hier kun je meerdere  CAO's selecteren en de 'hoofd cao' wordt als standaard geselecteerd in de plaatsing. 

Onregelmatige dien. (Onregelmatige diensten)

Wanneer het een plaatsing met onregelmatige diensten betreft, bijvoorbeeld ploegendiensten, dan kun je dat aangeven door hier een vinkje te plaatsen. Tijdens het matchen wordt er gecontroleerd of deze optie ook is aangevinkt in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Beschikbaarheid'.

Flexwerker (verplicht)

In dit veld dien je een flexwerker te selecteren. Door het activeren van de knop 'Zoeken' wordt het zoekscherm voor flexwerkers geopend en kun je de betreffende flexwerker opzoeken en vervolgens selecteren. Wil je meer informatie omtrent de flexwerker welke je hebt geselecteerd? Dan selecteer je de knop 'Informatie'. 

Je kunt de gegevens van de flexwerker nog wijzigen en/of verwijderen wanneer de status van de plaatsing 'Voorlopig', 'Op (sollicitatie) gesprek' of 'Definitief (maar onvolledig)' is. Wanneer de status van de plaatsing 'Definitief (en geaccordeerd)' is, kun je de flexwerker gegevens niet meer wijzigen. 

Wanneer je voor een geselecteerde flexwerker reeds loon- en tariefspecificaties heeft vastgelegd en je wil de flexwerker gegevens wijzigen en/of verwijderen, toont Easyflex je de volgende waarschuwing: Er zijn voor deze plaatsing op basis van de geselecteerde flexwerker reeds tariefafspraken vastgelegd. Indien je door gaat worden deze tariefafspraken verwijderd... Wilt u doorgaan? Je hebt de keuze uit 'Ja' (alle loon- en tariefspecificaties worden verwijderd) of 'Nee' (er wordt niets gewijzigd en/of verwijderd, alle bestaande specificaties blijven bewaard inclusief de reeds geselecteerde flexwerker).

Bestemming

Zodra je een flexwerker hebt geselecteerd, rekent Easyflex direct de globale reisafstand in kilometers en de reistijd in minuten uit. Deze gegevens worden berekend volgens de postcodetabel (van postcode A naar postcode B). Indien je een exacte routebeschrijving wenst (van postcode + huisnummer A naar postcode + huisnummer B) kun je de knop 'Locatie informatie' activeren.

Reisafstand

De reisafstand in kilometers wordt berekend volgens de postcodetabel en wordt getoond wanneer er een flexwerker is geselecteerd. Het betreft de afstand van het woon- en correspondentieadres van de flexwerker tot het meld- en werkadres binnen de plaatsing.

Reistijd 

De reistijd in minuten wordt berekend volgens de postcodetabel en wordt getoond wanneer er een flexwerker is geselecteerd. Het betreft de afstand van het woon- en correspondentieadres van de flexwerker tot het meld- en werkadres binnen de plaatsing.

Wanneer je meer informatie wenst over de bestemming of je wil een exacte routebeschrijving, selecteer je de knop 'Locatie informatie'. De gegevens van het woon- en correspondentieadres van de flexwerker (indien volledig ingevuld met postcode én huisnummer) worden binnen de locatie informatie als 'Locatie A' vermeld. De gegevens van het door jou geselecteerde meld- en werkadres worden (indien volledig ingevuld met postcode én huisnummer) binnen de locatie informatie als 'Locatie B' vermeld.

Uren 

Het totaal aantal uren dat in deze plaatsing is verloond wordt getoond. 

Totaal

Hier wordt het aantal gewerkte uren aangegeven die voor deze flexwerker bij de relatie zijn verloond. Je kunt op de 'informatieknop' klikken om de verdeling van deze gewerkte uren te kunnen zien over bijvoorbeeld: normale- en overwerkuren.

Signaleren bij / actief

Wanneer je bij een bepaald aantal gewerkte uren een signalering wil ontvangen dan geef je hier aan bij hoeveel gewerkte uren je deze signalering wilt ontvangen. Klik ook het vakje 'actief' aan. Wanneer je tijdens het invoeren van een urendeclaratie op dit aantal uren komt, krijg je een waarschuwing te zien. Ook het draaien van het overzicht 'Signaleringen' geeft deze signaleringen aan.

De ingevoerde gegevens op dit tabblad, worden bewaard door het activeren van de knop 'Opslaan'. Wil je de gegevens niet opslaan, activeer je de knop 'Annuleren'.


Stap 3: Lonen en tarieven

Voor elke plaatsing dienen lonen en tarieven te worden vastgelegd. Dit tabblad kun je alleen maar activeren wanneer je reeds een flexwerker hebt geselecteerd in het tabblad 'Werk en personeel'. Is er nog geen flexwerker geselecteerd, toont Easyflex je een melding en wordt het tabblad niet geactiveerd. 
Na de controle of er een flexwerker is geselecteerd, wordt de status van de plaatsing gecontroleerd. Wanneer de status 'voorlopig' of 'op (sollicitatie) gesprek' is, biedt Easyflex aan om de plaatsing 'definitief (maar onvolledig)' te maken. Wanneer je hiermee akkoord gaat, wijzigt Easyflex de status van de plaatsing in 'Definitief (maar onvolledig)' en wordt het tabblad 'Lonen en tarieven' geopend. Wanneer je hiermee niet akkoord gaat, wordt het tabblad 'Lonen en tarieven' niet geopend. 
Het is dus niet mogelijk om lonen en tarieven in te geven wanneer de status van de plaatsing 'voorlopig' of 'op (sollicitatie)gesprek' is.

Aanmaken nieuwe loon- en tariefspecificatie

Wanneer het tabblad geactiveerd wordt, opent het scherm met lonen en tarieven. Wanneer er nog geen loon- en tariefspecificaties zijn vastgelegd, kies je voor 'Nieuw'. Wanneer er reeds loon- en tariefspecificaties zijn ingegeven, kun je alleen nieuwe loon- en tariefspecificaties aanmaken, wanneer alle overige specificaties 'geaccordeerd' zijn. Er kan namelijk maar één loon- en tariefspecificatie de status hebben 'nog niet geaccordeerd' (zie hiervoor ook 'Ingangsdatum'). Easyflex voert een conflictcontrole uit wanneer je een nieuwe loon- en tariefspecificaties wilt ingeven. Deze conflictcontrole controleert of er arbeidsovereenkomsten zijn vastgelegd welke mogelijk kunnen conflicteren met de plaatsing. Controleer of alle loongegevens, start- en einddata van deze arbeidsovereenkomst OF plaatsing correct zijn. Wanneer deze melding wordt getoond, vraagt Easyflex: 'Wilt u doorgaan?'. Wanneer je 'Ja' selecteert kun je verder met de loon- en tariefafspraken. Wanneer je 'Nee' selecteert kun je niet verder met de loon- en tariefafspraken.

Ingangsdatum

Easyflex toont je een scherm waarin de ingangsdatum dient te worden ingegeven voor nieuwe loon- en tariefspecificaties. Wanneer er meerdere loon- en tariefspecificaties zijn aangemaakt, worden, door het activeren van de pijltjestoets, alle aanwezige ingangsdatums getoond. Door middel van een zgn. 'hint' wordt de status van de loon- en tariefspecificatie getoond (geaccordeerd - nog niet geaccordeerd). Wanneer er loon- en tariefspecificaties aanwezig zijn welke nog niet zijn geaccordeerd, wordt de datum van deze loon- en tariefspecificaties gevolgd door een pijltje. Er kan maar één loon- en tariefspecificatie de status 'nog niet geaccordeerd' hebben. Pas wanneer deze ook geaccordeerd is, kun je een nieuwe loon- en tariefspecificaties aanmaken.

Bij het aanmaken van de eerste loon- en tariefspecificaties wordt automatisch als ingangsdatum de datum van de aanvraag getoond, deze kun je niet wijzigen. Bij eventuele volgende loon- en tariefspecificaties, dien je zelf een ingangsdatum in te geven. Easyflex toont een venster met de reeds aanwezige loon- en tariefspecificaties. De in te brengen datum van de nieuwe loon- en tariefspecificaties moet altijd later liggen dan de datum van de laatst geaccordeerde loon- en tariefspecificaties.

Elke keer wanneer je nieuwe loon- en tariefspecificaties aanmaakt, toont Easyflex een CAO-advies voor de reeds eerdere geselecteerde flexwerker. Hierin wordt een advies gegeven en er worden alternatieven geboden. Je kunt het advies opvolgen of een alternatief selecteren. Voor meer informatie omtrent het CAO advies, verwijzen wij je naar de referentiegids van de flexwerker (Frontoffice > Flexwerker > Cao - overige).

Wanneer je bij 'soort werk' heeft gekozen voor doorlenen, werving en selectie of ZZP'er zijn er een aantal uitzondering met betrekking tot het tabblad lonen en tarieven. 

Sector (verplicht)

In dit veld selecteer je de sector waaronder de flexwerker verloond dient te worden. Door het activeren van de knop 'Zoeken' kun je een keuze maken uit de sectoren die overeenkomen met de aanvangsdatum van de plaatsing. Welke sectoren dit zijn is afhankelijk van de functie waarin de flexwerker geplaatst is. Wanneer de functie bijvoorbeeld 'Secretaresse' is, worden alleen de administratieve sectoren aan je getoond. Is de functie 'Heftruckchauffeur', worden alleen de productie- en technische sectoren aan je getoond. De koppeling van functies aan bepaalde sectoren, wordt door Easyflex onderhouden. Wanneer je een verkeerde sector is geselecteerd, kun je deze gegevens verwijderen door het activeren van de knop 'Prullenbak'.

Beloningssysteem (verplicht)

Je dient een keuze te maken voor een beloningssysteem. De keuzes welke je in dit veld kunt maken, zijn afhankelijk van de bedrijfsinstellingen van de werkmaatschappij. Easyflex toont standaard de beloning welke is ingegeven binnen de algemene gegevens van de aanvraag. Je kunt deze keuze nog wel wijzigen. 
Wanneer binnen de bedrijfsinstellingen is aangegeven dat de regelgeving van de ABU wordt gevolgd, kun je kiezen uit 'Inlenersbeloning' of 'Uitzend CAO'. Is aangegeven dat de regelgeving van de NBBU wordt gevolgd, kun je geen keuze maken. Standaard wordt 'Inlenersbeloning' getoond, je kunt dit niet wijzigen. 
Is aangegeven dat de regelgeving wordt gevolgd via Wettelijk beding en periode-/ketensysteem of Wettelijk periode-/ketensysteem, kun je geen keuze maken, standaard wordt N.v.t. getoond.

Loonschaal (verplicht)

De keuzes welke je in dit veld kunt maken, zijn wederom afhankelijk van bedrijfsinstellingen van de werkmaatschappij. Wanneer de regelgeving van de ABU wordt gevolgd en je hebt bij 'Beloningssysteem' gekozen voor 'Uitzend CAO', kun je nu de keuze maken tussen 'Instroomtabel', 'Normtabel', 'Loongebouw allocatie' of 'Loongebouw overige'. Wanneer je bij 'Beloningssysteem' gekozen hebt voor 'Inlenersbeloning', wordt dit veld automatisch gevuld met 'Inlenersbeloning'. 
Wanneer de regelgeving van de NBBU wordt gevolgd, kun je geen keuze maken. Standaard wordt Inlenersbeloning getoond, dit naar aanleiding van de gegevens welke ook automatisch bij het 'Beloningssysteem' worden getoond, je kunt dit niet wijzigen. 
Wanneer de regelgeving wordt gevolgd via Wettelijk beding en periode-/ketensysteem of Wettelijk periode-/ketensysteem, kun je geen keuze maken, standaard wordt 'Minimumloon' getoond.

Tarievenschema

Wanneer er bij de relatie tarievenschema's zijn aangemaakt, kun je deze in dit veld selecteren. Je activeert de knop 'Zoeken' en Easyflex toont je de tarievenschema's, rekening houdend met de functie en de sector van de plaatsing. Wanneer er een tarievenschema is aangemaakt voor de functie waarvoor de flexwerker is geplaatst, wordt direct dit tarievenschema getoond en kun je geen verdere keuze maken. Wanneer er meerdere tarievenschema's zijn aangemaakt welke aan de plaatsing gekoppeld kunnen worden, er wordt gekeken naar sectoren en beroepsgroepen, kun je een keuze maken. 
Bijvoorbeeld wanneer je een boekhoudkundig medewerker plaatst en specifiek voor deze functie is ook een tarievenschema aangemaakt, kun je geen keuze maken en wordt het betreffende schema getoond. Wanneer je echter een boekhoudkundig medewerker plaatst en er zijn vier tarievenschema's zonder specifieke functie maar allen aangemaakt in de beroepsgroep administratief, waarbinnen de functie boekhoudkundig medewerker valt, toont Easyflex alle vier de tarievenschema's en dien je zelf een keuze te maken. Wanneer er geen tarievenschema bij de relatie is aangemaakt, kun je geen keuze maken.

Loonschema

Wanneer er bij de relatie loonschema's zijn aangemaakt, kun je deze in dit veld selecteren. Je activeert de knop 'Zoeken' en Easyflex toont je de loonschema's, rekening houdend met de functie en de sector van de plaatsing. Wanneer je een tarievenschema heeft geselecteerd waaraan een uurloonschema is gekoppeld, kun je hier geen keuze maken. Automatisch wordt het juiste uurloonschema getoond. Wanneer er maar één uurloonschema bij de relatie is aangemaakt, wordt automatisch dit uurloonschema geselecteerd, je kunt dit schema, indien gewenst, nog verwijderen (knop 'Prullenbak'). Wanneer er meerdere uurloonschema's zijn aangemaakt welke aan de plaatsing gekoppeld kunnen worden, er wordt gekeken naar sectoren en beroepsgroepen, kun je een keuze maken door het activeren van de knop 'Zoeken'. Wanneer er geen uurloonschema bij de relatie is aangemaakt, kun je geen keuze maken.

Uurloon arbeidsovereenkomst

Wanneer er een arbeidsovereenkomst is afgesloten met de flexwerker, wordt het uurloon dat is vastgelegd in deze arbeidsovereenkomst in dit veld getoond. Deze gegevens kun je in dit tabblad niet meer wijzigen.

Minimum (CAO) uurloon

In dit veld wordt het minimum uurloon getoond. Onder dit minimum uurloon mag en kan de flexwerker niet worden verloond.

Uurloon volgens uurloonschema

Wanneer er een uurloonschema aan de plaatsing is gekoppeld, wordt het uurloon volgens dit uurloonschema getoond. Deze gegevens kun je in dit tabblad niet meer wijzigen.

Uurloon voor plaatsing (verplicht)

Wanneer er een uurloonschema aan de plaatsing is gekoppeld, wordt het uurloon volgens dit uurloonschema getoond en is dit uurloon niet meer te wijzigen. Wanneer er een arbeidsovereenkomst is afgesloten met de flexwerker, wordt het uurloon dat is vastgelegd in deze arbeidsovereenkomst in dit veld getoond, het uurloon is echter nog wel te wijzigen. In alle andere gevallen wordt in dit veld automatisch het minimum (CAO) uurloon getoond. Dit uurloon is nog wel wijzigen. Echter mag dit nooit lager zijn dan het minimum uurloon.

Wanneer de gegevens correct zijn ingegeven, activeer je de knop 'Opslaan'. De ingevoerde gegevens worden dan opgeslagen. Wil je ingevoerde gegevens niet opslaan dan activeer je de knop 'Annuleren'.

Looncomponenten

Wanneer je de loon en tarief gegevens heeft opgeslagen, wordt automatisch het tabblad met looncomponenten geopend. Wanneer je een tarievenschema hebt geselecteerd waarin ook looncomponenten zijn opgenomen, worden deze getoond. Alle vastgelegde looncomponenten worden getoond met daarbij de detailgegevens van het betreffende looncomponent. Als je boven een bepaalde regel hangt met de muis wordt een hint getoond. De inhoud van deze hint bevat de naam van het looncomponent en de rekenwijze voor het tarief (factor, marge of tarief).

Door het activeren van de knoppen 'Nieuw', 'Wijzigen' en 'Verwijderen' kun je looncomponenten toevoegen, wijzigen of verwijderen. Als je de knop 'Nieuw' activeert moet je een keuze maken tussen Uren, Bruto vergoedingen en inhoudingen of Netto vergoedingen en inhoudingen. Voor een uitgebreide beschrijving over het invoeren, wijzigen en verwijderen van looncomponenten verwijzen wij je naar de referentiegids (Frontoffice > Relatie > Aanvragen en plaatsingen > Looncomponenten).

Uitzonderingen in het tabblad 'Lonen en tarieven' bij Doorlenen, Werving en selectie en ZZP'er Doorlenen

Bij het selecteren van de knop 'Nieuw' wordt automatisch de startdatum welke je hebt vastgelegd in het tabblad 'Periode en locatie' getoond. Bij beloningssysteem wordt standaard 'N.v.t.' getoond. Verder kun je alleen een uurtarief voor plaatsing vastleggen. Hier vul je het tarief in welke je moet betalen aan het bureau waar je de flexwerker van doorleent.

Tariefafspraken naar je relatie kun je vastleggen zoals je dat gewend bent.

Werving en selectie

Het tabblad is niet beschikbaar wanneer je hebt gekozen voor 'Werving en selectie'.

ZZP'er

Bij het selecteren van de knop 'Nieuw' wordt automatisch de startdatum getoond welke je hebt vastgelegd in het tabblad 'Periode en locatie'. Bij beloningssysteem wordt standaard 'N.v.t.' getoond. Verder kun je alleen een uurtarief voor plaatsing vastleggen. Hier vul je het tarief in welke de flexwerker/ZZP'er aan je berekend. Tariefafspraken naar je relatie kun je vastleggen zoals je dat gewend bent.

Accorderen

Na het invoeren van uren, vergoedingen, inhoudingen en/of tarieven, kun je de gegevens accorderen. Pas na het accorderen van een loon- en tariefspecificatie, wordt de plaatsing 'definitief (en geaccordeerd)', er wordt nu automatisch een urendeclaratie aangemaakt. Je kunt pas nieuwe loon- en tariefspecificaties invoeren als een vorige loon- en tariefspecificatie is geaccordeerd. Het is dus niet mogelijk om meerdere specificaties aan te maken zonder te accorderen. De knop 'Accorderen' wordt pas actief, wanneer binnen loon- en tariefspecificaties looncomponenten zijn ingegeven.

Let op! Wanneer je gebruik maakt van document management dien je de benodigde documenten, zoals een uitzendovereenkomst of een plaatsingsbevestiging, te genereren op het tabblad  ‘Documentafhandeling’. Vervolgens kun je de plaatsing accorderen op het tabblad ‘Accorderen’.

Voor specifieke informatie omtrent het accorderen van een plaatsing, verwijzen wij je naar de referentiegids (Frontoffice > Relatie > Aanvragen en plaatsingen> Accorderen).

Stap 4 (Alleen van toepassing indien je gebruik maakt van document management)

Wanneer je gebruik maakt van document management kun je instellen welke documenten vereist aanwezig dienen te zijn voor de betreffende plaatsing. Afhankelijk van de instellingen in ‘Beheer > Document management > Document beheer’ dienen de documenten ook daadwerkelijk aanwezig te zijn om de plaatsing te kunnen accorderen. Op het tabblad ‘Vereiste documenten’ zie je welke documenten vereist zijn vanuit de flexwerker, relatie en aanvraag. Indien nodig kun je voor de individuele plaatsing nog extra documenten als ‘Vereist’ aanmerken. Op het tabblad ‘Documentafhandeling’ kun je een (uitzend)overeenkomst en plaatsingsbevestigingen genereren en aanbieden voor digitale ondertekening. Tot slot kun je de plaatsing accorderen op het tabblad ‘Accorderen’. Wanneer nog niet alle vereiste documenten aanwezig zijn, zie je op dit tabblad een overzicht van de status van alle documenten.

Tabblad  ‘Vereiste documenten’

Op het tabblad ‘Vereiste documenten’ zie je welke vereiste documenten voor de flexwerker en/of relatie aanwezig dienen te zijn voor deze plaatsing. Dit kunnen documenten zijn die vanuit de flexwerker of relatie vereist zijn, maar ook documenten die vanuit de aanvraag als ‘Vereist’ zijn aangemerkt. De als ‘Vereist’ aangemerkte documenten vanuit de aanvraag gelden voor de flexwerker en/of relatie . Deze documenten worden dan ook getoond onder de ‘Flexwerker’ en/of ‘Relatie’. Verplichte documenttypes zijn grijs en kunnen niet uitgevinkt worden.

Op dit tabblad kun je tevens extra documenten voor deze individuele plaatsing als ‘Vereist' aanmerken. Dit doe je door een vinkje te zetten bij het betreffende document. Deze documenttypes worden zwart getoond en kunnen ook weer als niet ‘Vereist’ worden aangemerkt.

Tabblad  ‘Documentafhandeling’

Op het tabblad ‘Documentafhandeling’ kun je (uitzend)overeenkomsten en plaatsingsbevestigingen genereren, zowel voor de flexwerker als voor de relatie. Afhankelijk van de instellingen in ‘Beheer > Document management > Document beheer’ is het genereren van plaatsingsbevestigingen al dan niet vereist. Daarnaast is het vereist om documenten te genereren welke vanuit de Cao verplicht aanwezig dienen te zijn. Denk hierbij aan uitzendovereenkomsten voor flexwerkers in fase B.

Loon- en tariefafspraak

Het is mogelijk om te filteren op loon- en tariefafspraak. Door te filteren kun je (uitzend)overeenkomsten en plaatsingsbevestigingen voor de geselecteerde loon- en tariefafspraak genereren. Het overzicht toont per document of het gegenereerd is én of het ondertekende document retour ontvangen is in Easyflex.

T.a.v.

Indien je de regel ‘Relatie plaatsingsbevestiging’ heeft geselecteerd, is het mogelijk om een contactpersoon te selecteren. Deze dien je wel te hebben vastgelegd bij de relatie. Door het activeren van de knop ‘Zoeken’ wordt het scherm 'Contactpersonen' weergegeven. Door het activeren van de knop 'Selecteer' kun je de betreffende contactpersoon selecteren.

Opmaak

Met behulp van de opmaak kun je een filtering maken op templates die gegenereerd kunnen worden. De opmaak kun je per template instellen in 'Beheer > Documentmanagement > Templates' in het veld ‘Opmaak’.

Template 

In dit veld zie je alle templates die behoren bij de gekozen ‘Opmaak’. Afhankelijk van het soort document dat je geselecteerd hebt betreft het templates van het formuliertype ‘Overeenkomst flexwerker’, ‘Plaatsingsbevestiging flexwerker’ of ‘Plaatsingsbevestiging relatie’ die je beschikbaar hebt gesteld in ‘Beheer > Document management > Templates’.

Genereren

Wanneer je de gewenste template hebt geselecteerd activeer je de knop ‘Genereren’.  Vervolgens wordt het scherm ‘Documentafhandeling’ geopend. Hier kun je het document archiveren, e-mailen, afdrukken of aanbieden voor digitale ondertekening (dit laatste geldt alleen voor flexwerker documenten). 

Tabblad ‘Accorderen’

Als laatste stap kun je de verschillende loon- en tariefafspraken accorderen. Je kunt een loon- en tariefafspraak alleen accorderen wanneer alle vereiste documenten aanwezig zijn. Per documenttype wordt daarom de status van het document getoond. Of een document vereist is kunt je zelf bepalen met de instellingen in ‘Beheer > Document management > Documentbeheer’.

Zodra je de loon- en tariefafspraak geaccordeerd hebt, wijzigt de knop ‘Accorderen’ in ‘Sluiten’.


Stap 5: Factuurgegevens, Memo, Verdeelsleutels, Notificaties en Aftrekposten

De belangrijkste en verplichtte tabblad zijn nu ingegeven. De volgende tabbladen wordt kort beschreven, met deze tabbladen kun je de plaatsing compleet maken. Het betreft de tabbladen 'Factuurgegevens', 'Memo', 'Verdeelsleutels', 'Notificaties' en 'Aftrekposten'.

Factuurgegevens 

Easyflex toont automatisch het factuuradres dat in de aanvraag is geselecteerd. Wanneer dit correct is, hoef je verder niets in te geven c.q. te bewaren, de getoonde gegevens zijn reeds opgeslagen. Alle gegevens in dit tabblad worden overgenomen uit de gegevens welke reeds zijn ingegeven in de aanvraag. De gegevens omtrent het factuuradres, kostenplaatscode, kostenplaatsnaam, extra vermelding op de nota en het accorderen urendeclaraties kun je hier ingeven, wijzigen of verwijderen.

Tijdregistratiesysteem

Standaard staat deze instelling op 'N.v.t.'. Wanneer je in de aanvraag hebt ingesteld gebruik te maken van het tijdregistratiesysteem dan staat de instelling al op Atimo of Nedap. Nadat je Atimo of Nedap heeft geselecteerd verschijnt de volgende melding 'Er is nog geen bericht verstuurd naar het tijdregistratiesysteem'. Let op, je kunt dit bericht alleen versturen als je de plaatsing hebt geaccordeerd. Easyflex vraagt of je door wil gaan. 

Memo

Indien je gebruik wenst te maken van een uitgebreid memoblad, kun je dit schema hiervoor uitstekend gebruiken. Voor uitgebreide informatie omtrent memobladen en memorubrieken verwijzen wij je naar de bedrijfsinstellingen (Bedrijfsinstellingen > Ontwerp memobladen).

Verdeelsleutels

Bij een plaatsing waarbij de flexwerker en relatie van dezelfde locatie zijn, is de verdeelsleutel voor het resultaat eenvoudig. Wanneer de flexwerker en relatie van verschillende vestigingen zijn, wordt deze verdeelsleutel minder eenvoudig. Binnen de bedrijfsinstellingen zijn deze verdeelsleutels reeds bepaald en kan er ook een autorisatie ingesteld zijn. Wanneer je niet beschikt over deze autorisatierol, kunt u de verdeelsleutels niet wijzigen. Uren en Omzet/kosten kunnen apart worden ingesteld. Je kunt een verdeling maken per locatie en/of per relatiebeheerder.

Locatie van

Wanneer een flexwerker tewerk wordt gesteld bij een relatie van een andere locatie dan waar de flexwerker toe behoort, wordt er een standaard verdeling van 50/50 gehanteerd. Deze standaard verdeling kan door jou worden gewijzigd. Binnen dit veld kun je een resultaatverdeling maken op basis van uren en/of op basis van omzet en kosten. Je kunt met de 'sleepbalk'/'track-bar' de percentages verdelen of je kunt deze percentages ingeven in de numerieke velden onder flexwerker en relatie.

Uren

De verloonde uren worden standaard verdeeld, dit betekent 50% van de uren worden bij de locatie van de flexwerker geteld en 50% van de uren worden bij de locatie van de relatie geteld. Wanneer deze verdeling moet worden aangepast, bijvoorbeeld omdat de locatie van de flexwerker recht heeft op meer uren dan de locatie van de relatie, kun je handmatig de percentages aanpassen. De verdeling wordt getoond bij de plaatsing en kan, afhankelijk van de autorisatie instellingen, al dan niet worden gewijzigd.

Omzet en kosten

Je kunt ook een resultaatverdeling maken op basis van omzet en kosten. De standaard verdeling is ook hier 50/50. Deze kan door jou worden gewijzigd, bijvoorbeeld omdat de locatie van de flexwerker recht heeft op meer omzet dan de locatie van de relatie.

Relatiebeheerder van

In plaats van verdeling naar locatie kun je ook een verdeling maken naar de relatiebeheerder. De werking is identiek. In plaats van een verdeling naar locatie wordt nu een verdeling naar de relatiebeheerder van de relatie en flexwerker gemaakt. Ook hier wordt een standaard verdeling van 50/50 gehanteerd. Deze standaard verdeling kan door jou worden gewijzigd. Binnen dit veld kun je een resultaatverdeling maken op basis van uren en/of op basis van omzet en kosten. Je kunt met de 'sleepbalk'/'track-bar' de percentages verdelen of je kunt deze percentages ingeven in de numerieke velden onder flexwerker en relatie.

Uren

De verloonde uren worden standaard verdeeld, dit betekent 50% van de uren worden bij de relatiebeheerder van de flexwerker geteld en 50% van de uren worden bij de relatiebeheerder van de relatie geteld. Wanneer deze verdeling moet worden aangepast, bijvoorbeeld omdat de relatiebeheerder van de flexwerker recht heeft op meer uren dan de relatiebeheerder van de relatie, kun je handmatig de percentages aanpassen. De verdeling wordt getoond bij de plaatsing en kan, afhankelijk van de autorisatie instellingen, al dan niet worden gewijzigd.

Omzet en kosten

Je kunt ook een resultaatverdeling maken op basis van omzet en kosten. De standaard verdeling is ook hier 50/50. Deze kan door jou worden gewijzigd, bijvoorbeeld omdat de relatiebeheerder van de flexwerker recht heeft op meer omzet dan de relatiebeheerder van de relatie.

Notificaties

Op dit tabblad verschijnen alle vastgelegde notificaties. Door het activeren van de knoppen 'Nieuw', 'Wijzigen' en 'Verwijderen' kun je notificaties toevoegen, wijzigen of verwijderen. Nieuwe of gewijzigde gegevens worden pas opgeslagen nadat de knop 'Opslaan' door jou is geactiveerd. Indien je kiest voor het verwijderen van gegevens worden de gegevens direct verwijderd. Notificaties die automatisch worden vastgelegd kunnen niet verwijderd worden.

Nieuwe notificatie

Wanneer je een nieuwe notificatie aanmaakt, ben je verplicht een onderwerp in te geven. Wanneer dit veld niet wordt ingevuld, wordt dit aan je gemeld en krijg je de gelegenheid dit te corrigeren. Tevens kun je bij deze notificatie gelijk een nieuwe actie plannen. Deze wordt automatisch gegeneerd op je inlognaam en is eventueel te wijzigen door gebruik van de knop 'zoeken'. De actiedatum en tijd worden automatisch ingegeven op de huidige systeemdatum en -tijd, ook deze gegevens kun je, indien gewenst aanpassen. Een voorbeeld van een nieuwe actie is bezoek, offerte of herinnering. Deze benamingen zijn door Easyflex vastgelegd. Een nieuwe notificatie wordt ook vastgelegd binnen de algemene notificaties van de relatie (Frontoffice > Relatie > Notificaties).

Aftrekposten

Je kunt in dit tabblad afwijkende aftrekposten vastleggen, wijzigen of verwijderen. Indien je hier een afwijkende aftrekpost vastlegt wordt de standaard aftrekpost welke is vastgelegd in het tabblad 'Fiscaal-sociaal' overschreven voor deze plaatsing.

Aftrekposten die alleen gelden voor deze plaatsing

Je kunt per aftrekpost aanvinken of deze van toepassing is op deze plaatsing. Welke aftrekposten hier worden getoond, is afhankelijk van eerdere instellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten). Door het activeren van de knop 'Nieuw' kun je middels het ingeven van een nieuwe ingangsdatum de afwijkende aftrekpost aanvinken. Per de ingegeven datum geldt de aftrekpost.

De standaard aftrekposten van de flexwerker

In dit veld staan de standaard aftrekposten getoond welke zijn vastgelegd in het tabblad.