(2022-02) Templates aanmaken

Er zijn in Easyflex veel documenten gebaseerd op templates. Templates zijn documenten waarin variabele gegevens kunnen worden opgenomen. Deze variabele gegevens moeten worden ingevuld vanuit de database. Hiervoor zul je een verwijzing (mergefield) in het document moeten verwerken. De verwijzing kan een attribuut, procedure of lijst zijn. Easyflex ondersteunt het aanmaken van template documenten in Microsoft Word. De bestanden krijgen dan de extensie .docx.

Voor een overzicht van alle beschikbare invoegvelden (mergefields) klik je op de onderstaande links. Het is alleen mogelijk om gegevens met deze invoegvelden op te roepen. Deze worden onderhouden door Easyflex en kun je zelf niet aanmaken.

• Attributen
• Procedures
• Lijsten

Stap 1: Het invoegen van mergefields in een Word document
Hieronder volgt een uitleg per versie van Microsoft Word. 

Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003
Je opent een leeg document in Word en op de plaats waar je een gegeven uit de Easyflex database wilt invoegen, selecteer je in de menubalk de optie 'Invoegen' en vervolgens de optie 'Veld'.

In het veld 'Categorieën' selecteer je de optie Afdruk samenvoegen en bij 'Veldnamen' kies je voor MergeField.

Vervolgens vul je de Veldnaam in. De veldnaam is het attribuut, de procedure (tussen haakjes) of de lijst, waarnaar wordt verwezen tijdens het samenvoegen. Bijvoorbeeld het attribuut RL:factuuradres_adres of procedure (FW:burgerservicenummer). Vervolgens activeer je de knop 'Ok'. In het Word document wordt het invoegveld nu als volgt weergegeven:

«(FW:burgerservicenummer)»

Wanneer er veel informatie voor het MERGEFIELD wordt vastgelegd, wordt de inhoud niet altijd in volle omvang getoond. Je kunt met de combinatietoetsen ALT + F9 alle gegevens van één MERGEFIELD opvragen. In het Word document wordt het MERGEFIELD (invoegveld) dan als volgt weergegeven:

{ MERGEFIELD (FW:formele_tenaamstelling) \* MERGEFORMAT }.

Je kunt invoegvelden op iedere willekeurige plaats in het document opnemen en het aantal invoegvelden is niet beperkt. Wanneer je alle gegevens hebt vastgelegd, kun je het Word document op de gebruikelijke manier opslaan. LET OP! Het is belangrijk dat je het document als A4 opslaat (niet als Letter) dit i.v.m. het toepassen van de afbeelding achtergrond.

Microsoft Word 2007
Je opent een leeg document in Word en op de plaats waar je een gegeven uit de Easyflex database wilt invoegen selecteer je in de menubalk de optie 'Invoegen'. Vervolgens het onderdeel 'Snelonderdelen' en daarna de optie 'Veld'.

In het veld 'Categorieën' selecteer je de optie Afdruk samenvoegen en bij 'Veldnamen' kies je voor MergeField.

Vervolgens vul je de Veldnaam in. De veldnaam is het attribuut, de procedure (tussen haakjes) of de lijst waarnaar wordt verwezen tijdens het samenvoegen. Bijvoorbeeld het attribuut RL:factuuradres_adres of procedure (FW:burgerservicenummer). Vervolgens activeer je de knop 'Ok'. In het Word document wordt het invoegveld nu als volgt weergegeven:

«(FW:burgerservicenummer)»

Wanneer er veel informatie voor het MERGEFIELD wordt vastgelegd, wordt de inhoud niet altijd in volle omvang getoond. Je kunt met de combinatietoetsen ALT + F9 alle gegevens van één MERGEFIELD opvragen. In het Word document wordt het invoegveld dan als volgt weergegeven:

{ MERGEFIELD (FW:formele_tenaamstelling) \* MERGEFORMAT }.

Je kunt invoegvelden op iedere willekeurige plaats in het document opnemen en het aantal invoegvelden is niet beperkt. Wanneer je alle gegevens hebt vastgelegd, kun je het Word document op de gebruikelijke manier opslaan. LET OP! Het is belangrijk dat je het document als A4 opslaat (niet als Letter) dit i.v.m. het toepassen van de afbeelding achtergrond.

Wanneer je een template wenst te maken in odt formaat gaat je naar stap 3 van de procesbeschrijving.

Stap 2: Formuliervelden toevoegen aan een template
Wanneer je gebruik maakt van de Digitale handtekening kan het handig zijn dat PDF documenten die aangeboden worden voor digitale ondertekening nog bewerkbare velden bevatten. Denk hierbij aan een loonbelastingverklaring waarop de flexwerker direct zijn/haar gegevens in kan vullen! Het is alleen mogelijk om een invulbaar PDF document aan te maken wanneer er gebruik wordt gemaakt van Flexwrapp, Document management en Digitale handtekening. Om deze bewerkbare velden toe te voegen kun je de volgende stappen doorlopen.

1. Open een Word document en ga vervolgens naar 'Bestand > Opties > Lint aanpassen'. Vink hierbij 'Ontwikkelaars' aan zodat dit tabblad beschikbaar wordt gemaakt in Word.

2. Ga naar dit tabblad en klik bij 'Besturingselementen' op het pijltje naast de aktetas.

Tekstveld 

Door onder 'Oude formulieren' op het icoontje te klikken kan een tekstveld ingevoegd worden. Dit tekstveld heeft altijd een vast formaat. Om dit tekstveld langer te maken kun je met jouw rechtermuisknop op 'Eigenschappen' klikken. Vervolgens kun je het veld 'Standaardtekst' met spaties vullen. Het tekstveld wordt dan langer gemaakt. Wanneer er in een later stadium van dit formulier een PDF bestand gemaakt word, blijft het mogelijk om dit tekstveld in het PDF bestand te bewerken.

Checkbox 

Het is ook mogelijk om een checkbox toe te voegen aan een formulier. Door onder het kopje 'Oude formulieren' op het icoontje te klikken wordt er een checkbox toegevoegd aan het bestand. Als er later van dit bestand een PDF formulier gemaakt wordt blijft het mogelijk voor de flexwerker om een vinkje aan te zetten.

Keuzelijst 

Wanneer je een keuzelijst toe wilt voegen aan een formulier ga je naar 'Oude formulieren' en klik je op het icoontje. Klik vervolgens met je rechtermuisknop op 'Eigenschappen'. Het volgende scherm verschijnt:

In het veld 'Item' kan een keuze worden toegevoegd. Vervolgens kan deze met behulp van de knop 'Toevoegen' worden toegevoegd. Op deze manier kunnen meerdere items worden toegevoegd, zodat er een lijst ontstaat met verschillende keuzes. Nadat er van dit formulier een PDF bestand gemaakt is, blijft het voor de flexwerker mogelijk om een keuze te maken tussen de verschillende items.

Hierna dien je het Word document vast te leggen in Easyflex. 

Stap 3: Leg het document vast in Easyflex

Nadat je het template hebt aangemaakt dien je het document vast te leggen in Easyflex, zodat het beschikbaar komt voor gebruik.

Vastleggen van een template
Een template kun je vastleggen in de module 'Beheer > Document management > Templates'. Voor het aanmaken van een nieuwe template activeer je het tabblad 'Nieuw'. Voor het vervangen van een eerder geïmporteerde template activeer je de knop 'Wijzigen' op het tabblad 'Overzicht'. 

Instellingen

Template type
De template types waaruit  je kunt kiezen worden onderhouden door Easyflex. Selecteer het door jou gewenste template type uit de keuzelijst. Voor het gebruik van templates uit de Easyflex template bibliotheek verwijzen we je naar de pagina informatie (Beheer > Document management > Templates > Bibliotheek).

Documenttype
Wanneer je als template type gekozen hebt voor een overeenkomst of plaatsingsbevestiging, wordt hier standaard een documenttype aan gekoppeld. Voor andere formuliertypes, zoals een standaard brief, geldt dat je zelf een documenttype kunt kiezen. De documenttypes waaruit gekozen kan worden kun je zelf beheren. Daarnaast kun je signaleringen instellen. 

Opmaak
Wanneer je een documentbestand hebt geselecteerd, dien je aan te geven welke opmaakvorm je in het document hebt gehanteerd. Je kunt hier kiezen tussen de 'U' vorm en de 'JIJ' vorm. Let op: Je kunt het template alleen kiezen wanneer bij de flexwerker/contactpersoon hetzelfde briefhoofd is geselecteerd als bij het template.

Beschikbaar vanaf
Met behulp van dit veld geef je aan vanaf welke datum de template gebruikt mag worden. Easyflex toont hier bij het aanmaken van een nieuwe template automatisch de systeemdatum. Hier kun je desgewenst van afwijken.

Beschikbaar tot en met
Met behulp van dit veld geef je aan tot en met welke datum de template gebruikt mag worden.  Na het verstrijken van de ingevoerde datum is de template niet meer beschikbaar.

Bewerken van document
In dit veld dien je aan te geven of de medewerker het gegenereerde document nog mag bewerken. Je kunt kiezen uit 'Niet toegestaan' of 'Toegestaan'.

Standaard aantal afdrukken
Je kunt in dit veld het standaard aantal af te drukken exemplaren bepalen. Standaard vult Easyflex dit veld met '1'. Indien gewenst kun je dit aantal aanpassen van '0' tot maximaal '9'. Let op! Indien je kiest voor '0'  kan er bij het genereren van documenten vanuit de plaatsing niet meer gekozen worden voor 'Afdrukken'. Bij het genereren van documenten op het tabblad 'Documenten' vanuit de flexwerker of relatie kan er wel nog gekozen worden voor 'Afdrukken' door het aantal hier aan te passen '0' naar het gewenste aantal afdrukken.

Standaard e-mailen
Hier kun je instellen dat een template standaard per e-mail verstuurd moet worden. Als deze instelling op 'Ja' staat, staat het vinkje e-mailen bij deze template standaard aan. 

Lay-out voor 1e pagina
Selecteer de achtergrondlay-out voor de 1e pagina. Indien je kiest voor 'N.v.t.' wordt er geen lay-out als achtergrond gehanteerd. Alleen templates met een template type 'Afbeelding achtergrond' worden in de keuzelijst getoond.

Lay-out voor vervolgpagina's
Selecteer de achtergrondlay-out voor de vervolgpagina's. Is er geen achtergrondlay-out geselecteerd voor de 1e pagina, dan kun je voor de vervolgpagina's ook geen achtergrondlay-out selecteren. Is er voor de eerste pagina wel een achtergrondlay-out geselecteerd, dan wordt deze lay-out standaard ook voor de vervolgpagina's toegepast. Je kunt er ook voor kiezen om voor de vervolgpagina's een afwijkende lay-out (bijvoorbeeld vervolg briefpapier) te hanteren.

Lay-out(s) toepassen bij 
Alleen indien je een achtergrondlay-out hebt geselecteerd dien je in dit veld aan te geven in welke situaties de achtergrondlay-out moet worden toegepast. Je hebt de keuze uit:

• uitgaande afdruk
  de achtergrondlay-out wordt gebruikt indien het document wordt geprint voor extern gebruik
• digitale verzending 
  de achtergrondlay-out wordt gebruikt indien het document via e-mail wordt verstuurd
• interne afdruk
  de achtergrondlay-out wordt gebruikt indien het document wordt geprint voor intern gebruik

Stap 4: Gebruik van attributen, procedures en lijsten
Er zijn verschillende manieren om templates aan te maken, middels templates attributen, templates procedures en template lijsten.

Bronnen
Alle beschikbare invoegvelden beginnen met 2 letters. Deze letters verwijzen naar de bron waar informatie uit overgenomen kan worden, bijvoorbeeld AO = arbeidsovereenkomst. In alle gevallen moet altijd de bron van het attribuut of de procedure vermeld worden. Het gedeelte vóór de dubbele punt verwijst naar één of meerdere bronnen (gescheiden door een punt). In Easyflex kennen we de volgende bronnen.

Niet alle bronnen kunnen in elk template type gebruikt worden. Een AO attribuut kan bijvoorbeeld alleen in een template gebruikt worden vanuit arbeidsovereenkomsten bij de flexwerker. Hieronder vind je een overzicht van de beschikbare bronnen in de verschillende template types. Deze bronnen gelden ook voor het opnemen van mergefields in de template types 'E-mail template flexwerker' en 'E-mail template relatie'. E-mails die worden verstuurd vanuit bijvoorbeeld 'Flexwerker > Voorschot' heeft geen mogelijkheid een AO attribuut te vullen met waarde.

Vanuit Frontoffice > Flexwerker:

Flexwerker > Documentenarchief: 
FW / MW / FW.VS / WM / EF / LC / ML / MR / MV / WL

Flexwerker > Sollicitaties: 
FW / MW / FW.VS / WM / EF / LC / ML / MR / MV / WL / RL / AV / SO

Flexwerker > Voorschot: 
FW / FV / MW / FW.VS / WM / EF / LC / ML / MR / MV / WL

Flexwerker > Arbeidsovereenkomst: 
AO / FW / FV / MW / FW.VS / WM / EF / LC / ML / MR / MV / WL

Flexwerker > Plaatsing: 
AO / CP / FW / MW / PL / RL / FW.VS / WM / CM / EF / LC / ML / MR / MV / WL

Vanuit Frontoffice > Relatie:

Relatie > Documentenarchief: 
MW / CP / RL / RL.VS / WM / EF / LC / ML / MR / MV / WL

Relatie > Sollicitaties: 
AV / CP / MW / RL / RL.VS / WM / EF / LC / ML / MR / MV / WL / FW / SO

Relatie > Aanvraag: 
AV / CP / MW / RL / RL.VS / WM / EF / LC / ML / MR / MV / WL

Relatie > Plaatsing: 
AO / CP / FW / MW / PL / RL / FW.VS / WM / CM / EF / LC / ML / MR / MV / WL

Opmaak
Het invoegveld kan zowel in hoofdletters als in kleine letters worden opgemaakt. De opmaak van het resultaat is afhankelijk van de wijze waarop de bron letters worden ingegeven.

* gegevens worden getoond zoals deze zijn vastgelegd in de database

Plaatsnamen en straatnamen die uit meerdere delen bestaan worden getoond met hoofdletters waar dit gewenst is. Voorbeeld: Den Haag, Capelle aan den IJssel of 's-Hertogenbosch.

Opties
Binnen een invoegveld kun je aan een attribuut en procedure een optie meegeven. Deze opties worden gescheiden door een komma. De opties die je kunt gebruiken in Easyflex zijn:

Spatie
Een spatie kun je gebruiken wanneer je werkt met attributen in een template. Een spatie kun je toepassen met optioneel daarachter een komma en een getal voor het aantal spaties. 

Voorbeeld: «FW:roepnaam» «FW:tussenvoegsels, spatie»«FW:achternaam» (tussen het 2e en 3e attribuut staat dus GEEN spatie)
Wanneer de flexwerker geen tussenvoegsels heeft, wordt dit attribuut weggelaten. Wanneer je aan dit attribuut geen spatie meegeeft, wordt er getoond: JanHendriks.
Wanneer je aan dit attribuut de optie spatie meegeeft wordt er, wanneer er geen tussenvoegsels bekend zijn, na de roepnaam een spatie ingegeven: Jan Hendriks.

Wanneer je gebruik maakt van een procedure, bijvoorbeeld (FW:informele_tenaamstelling) worden deze gegevens automatisch juist getoond. Je hoeft nu niet met spaties te werken.

Als-leeg
Alleen wanneer het resultaat (veldnaam1) leeg is, wordt de inhoud vervangen door de waarde van veldnaam2.

Voorbeeld: «FW:domicilieadres, als-leeg, FW:woonadres». Wanneer het correspondentieadres niet bekend is, wordt het woonadres weergegeven. 

Wanneer je na de optie 'als-leeg' geen gebruik wenst te maken van een mergefield kun je ook vrije tekst ingeven. Deze tekst moet wel tussen aanhalingstekens staan.
Voorbeeld: «(RL:telefoonnummer), als-leeg, 'Onbekend'». Wanneer het telefoonnummer niet bekend is, wordt de tekst Onbekend weergegeven.

Als-niet-leeg
Wanneer je alleen gegevens wilt tonen als één bepaald veld in Easyflex is ingevuld, kun je de optie 'Als-niet-leeg' toepassen. Het resultaat (veldnaam1) wordt dan overschreven met de inhoud van veldnaam2. Wanneer het resultaat (veldnaam1) niet gevuld is, wordt de inhoud van veldnaam2 ook niet getoond.

Voorbeeld: «FW:betaalnaam_begunstigde_1, als-niet-leeg, FW:betaalrekening_1». Op de template wordt nu alleen het rekeningnummer getoond als er in Easyflex een afwijkende begunstigde voor betaalinstelling I is vastgelegd. Indien die niet is vastgelegd worden er geen gegevens getoond.

Wanneer je na de optie 'als-niet-leeg' geen gebruik wenst te maken van een mergefield kun je ook vrije tekst ingeven. Deze tekst moet wel tussen aanhalingstekens staan.

Date_full
De datum van de procedure of het attribuut wordt op de volgende manier getoond: 7 juli 2007. Voorbeeld: (fw:geboortedatum),date_full of fw:geboortedatum,date_full.

Date_short
De datum van de procedure of het attribuut wordt op de volgende manier getoond: 07-07-07. Voorbeeld: (fw:geboortedatum),date_short of fw:geboortedatum,date_short.

Als-waarde
Wanneer je de optie 'als-waarde' gebruikt kun je zelf invullen welke tekst er moet worden getoond als de ingevulde waarde overeenkomt met de definitieve waarde of als de tekst niet overeenkomt met de definitieve waarde.

Voorbeeld: «FW:geslacht, als-waarde, 'Man', 'De heer', 'Mevrouw»'.

Als het geslacht 'Man' overeenkomt met de waarde van FW:geslacht zal er een tekst worden getoond met 'De heer'.
Als het geslacht 'Man' niet overeenkomt met de waarde van FW:geslacht zal er een tekst worden getoond met 'Mevrouw'.

Wanneer je na de optie 'als-waarde' geen gebruik wenst te maken van een mergefield kun je ook vrije tekst ingeven. Deze tekst moet wel tussen aanhalingstekens staan.

Deze opties zijn niet bruikbaar in een 'lijst'.

Template attribuut
Een template attribuut is een standaard invoegveld dat rechtstreeks verwijst naar een bepaald gegeven in de database. Bijvoorbeeld: «FW:achternaam», dit attribuut verwijst naar de achternaam van de flexwerker. Klik hier voor een complete lijst met template attributen.

Template procedures
Een template procedure is een template opdracht die tussen ronde haakjes '( )' wordt geplaatst en waarbinnen een procedure plaatsvindt die een bepaald resultaat geeft. Wanneer je gebruik maakt van template procedures is het voordeel dat Easyflex automatisch de juiste attributen samenvoegt. Wanneer je bijvoorbeeld een formele tenaamstelling van een flexwerker wilt genereren zonder template procedure, dien je 7 aparte attributen uit de database in te geven, te weten: FW:geslacht, FW:titel, FW:voorletters, FW:voorvoegsels, FW:achternaam, FW:voorvoegsels_vr, FW:achternaam_vr. Met de template procedure geef je in (FW:formele_tenaamstelling) en alle benodigde attributen worden samengesteld. Voor een compleet overzicht van alle beschikbare procedures klik je hier.

Template lijsten
Het is mogelijk om binnen Easyflex lijsten te genereren van diverse attributen. Een lijst bestaat uit een beginopdracht, diverse attributen en een eindopdracht. Wanneer je gebruik maakt van een template lijst, is het voordeel dat Easyflex automatisch alle vastgelegde gegevens genereert. Dit kunnen bijvoorbeeld alle opleidingen van een flexwerker zijn of alle vergoedingen/inhoudingen uit een plaatsing. Voor een compleet overzicht van alle beschikbare lijsten klik je hier.

Wijzigingen maken in bestaande templates
Als je wijzigingen wilt maken in bestaande templates dien je de template eerst te exporteren naar jouw pc. In het onderdeel 'Beheer > Document management > Templates' selecteer je de betreffende template en je activeert de knop 'Wijzigen'. Vervolgens activeer je de knop 'Exporteren bestand'. De template kan nu opgeslagen worden op jouw pc. Vervolgens maak je de aanpassingen in het template en je slaat deze op. Je gaat de aangepaste versie van het document nu importeren in Easyflex. Dit doe je op dezelfde wijze als het exporteren, echter activeer je nu de knop 'Importeren bestand'.