(2022-02) Automatisch uitbetalen

Wil je een feestdag doorbetalen? En wil je hiervoor weten wat het gemiddeld aantal uur is dat de flexwerker de afgelopen (13) weken heeft gewerkt? Met het overzicht ‘Automatisch uitbetalen’ kun je dit automatisch laten berekenen en direct verwerken in een urendeclaratie. Je hoeft dan alleen nog maar te verlonen!

Het overzicht berekent per flexwerker:
- het gemiddelde aantal uren van de gekozen looncomponenten over de geselecteerde periode volgens de geselecteerde methode
- het uurloon voor uitbetaling volgens de geselecteerde methode en periode

Stap 1: Overzicht beschikbaar stellen

Stel het overzicht ‘Automatisch uitbetalen’ beschikbaar in ‘Beheer > Aansturing overzichten’.

Stap 2: Instellingen van het overzicht

Bij ‘Selectie’ maak je de keuze voor de opties 'Alle flexwerkers', 'Flexwerkers uit match' of 'Flexwerker'. Kies je voor ' Flexwerker' of 'Flexwerkers uit match' dan kun je vervolgens een flexwerker of match selecteren.

Bepaal de verwerkingswijze: ‘pro forma’ of ‘definitief’. Let erop dat als je kiest voor 'Definitief' er urendeclaraties voor verloning aangemaakt worden.
Wij adviseren altijd het overzicht eerst pro forma aan te maken en deze te controleren voordat je hem definitief wilt aanmaken
Bij ‘Looncomponenten’ bepaal je de looncomponenten waarvoor je het aantal uren en uurloon berekend wilt hebben.
Bij 'Vanaf' en 'tot en met' vul je de peilperiode in. Dit is de periode waarover het gemiddelde aantal uren en uurloon berekend moet worden.
Voor de plaatsing ten behoeve van het uitbetalen dient een relatie geselecteerd te worden.
Bij 'Looncomponent uitbetaling' kies je het looncomponent waarop de uren voor uitbetaling geboekt moeten worden.
De 'Periode voor verwerking' is de datum of week van uitbetaling. Afhankelijk van je keuze kun je daarna een datum invoeren of week selecteren.
Met 'Gemiddelde berekenen over' selecteer je de methode waarover het gemiddelde berekend moet worden:
- daadwerkelijke weken = berekent het gemiddelde over de daadwerkelijk gewerkte weken binnen de opgegeven periode. Bijvoorbeeld: Je wilt over een periode van 13 maandagen het gemiddelde aantal uren weten en er zijn 6 van deze 13 weken daadwerkelijk gewerkt. Met deze optie worden de gewerkte uren van deze 6 maandagen bij elkaar opgeteld en gedeeld door 6 weken.
- opgegeven periode = berekent het gemiddelde over de opgegeven periode. Bijvoorbeeld: Je wilt over een periode van 13 maandagen het gemiddelde aantal uren weten en er zijn 6 van deze 13 weken daadwerkelijk gewerkt. Met deze optie worden de gewerkte uren van deze 6 maandagen bij elkaar opgeteld en gedeeld door 13 weken.
- Uitzend cao = berekent het gemiddelde aan de hand van de regels van de cao:
- Als de flexwerker in een periode van dertien aaneengesloten weken direct voorafgaand aan de desbetreffende feestdag minimaal zeven keer op de betreffende dag in de week werkzaam is geweest
OF
- Als de flexwerker nog geen dertien aaneengesloten weken heeft gewerkt en in meer dan de helft van het aantal weken waarin is gewerkt op de betreffende dag in de week werkzaam is geweest. Dus als er 6 weken zijn gewerkt en daarvan 4 op dezelfde dag als de feestdag dan vindt er een berekening plaats. Als de flexwerker maar 2 weken heeft gewerkt dan is er geen berekening.
Bij 'Niet uitbetalen bij minder dan' kun je ingeven of je onder een bepaald aantal gemiddelde uren geen uitbetaling wilt doen. Wil je dit niet dan kun je het op 0 laten staan.
Voor het uurloon van de uitbetaling kun je bij 'Uurloon voor uitbetaling' kiezen voor een methode waarop het uurloon berekend moet worden:
- huidig = betreft het uurloon van de laatste verloning
- contractloon = betreft het uurloon van de arbeidsovereenkomst
- gemiddeld uurloon over basisdeel = betreft het gemiddelde uurloon van het 100% deel van de geselecteerde looncomponent(en)
- gemiddeld uurloon over basis- en toeslagdeel = betreft het gemiddelde uurloon van zowel het 100% deel als het toeslagdeel van de geselecteerde looncomponenten
Bij ‘Niet uitbetalen bij geboekte uren’ kun je bepalen of dat er geen uitbetaling gedaan moet worden als er op de betreffende datum of week al uren geboekt zijn.

Voorbeeld uitbetaling feestdag 1 januari

Je wilt voor alle flexwerkers met een plaatsing op 1 januari, 1 januari als feestdag uitbetalen op basis van het huidige uurloon berekend over het gemiddelde aantal ‘loon normale uren’ van de afgelopen 13 weken. Ter controle wordt het overzicht eerst pro forma aangemaakt en daarna definitief.

Ga naar ‘Frontoffice > Matching’ en maak een nieuwe match aan met selectie ‘Flexwerker (handmatig)'.
Selecteer het matchobject ‘plaatsingen’ en vul 1 januari als peildatum in.
Vink de opties ‘geplaatst met arbeidsovereenkomst’ aan en maak de match*.
Ga naar ‘Backoffice > Overzichten’ en open het overzicht ‘Automatisch uitbetalen’.
Kies bij ‘ Selectie’ de optie ‘Flexwerkers uit match’ en selecteer vervolgens bij ‘Match' de zojuist aangemaakte match.
Selecteer als verwerkingswijze ‘Pro forma’.
Vink ‘Loon normale uren’ aan bij de looncomponenten.
Als periode voer je vanaf 2 oktober tot en met 31 december in.
Kies je eigen bedrijf als relatie voor de plaatsing.
Selecteer het looncomponent ‘Doorbetaling FD/KV'.
Als perioden voor verwerking kies je voor ‘Datum’ en voer je 1 januari in.
Het gemiddelde bereken je over de 'Daadwerkelijke weken'.
Het uurloon voor de uitbetaling is ‘huidig’.
Om zeker te zijn dat de uren geboekt worden zet je het vinkje bij ‘Niet uitbetalen bij geboekte uren’ uit.
Start het overzicht en als het gereed is controleer dan het resultaat.
Is het resultaat goed, open dan hetzelfde overzicht nogmaals, wijzig de ‘verwerkingswijze’ naar ‘Definitief’ en start het overzicht nogmaals.
Wil je de declaraties direct verwerken dan kun je het overzicht ‘Verlonen/factureren urendeclaraties' aanmaken om deze te verlonen. Wil je wachten tot de volgende verloning dan hoef je verder niets te doen.

*Omdat je de feestdag voor flexwerkers met een arbeidsovereenkomst uitbetaald met het looncomponent ‘Doorbetaling FD/KV’ en voor flexwerkers met uitzendbeding met het looncomponent van de feestdag reservering maak je het overzicht in geval van het uitbetalen van een feestdag 2x aan te maken: 1x voor flexwerkers met uitzendbeding en 1x voor flexwerkers met een arbeidsovereenkomst.

Voorbeeld ‘uitbetalen feestdag volgens de uitzend cao’

Je wilt voor alle flexwerkers met een plaatsing op 1 januari, 1 januari als feestdag uitbetalen op basis van het huidige uurloon berekend volgens de uitzend CAO. Ter controle wordt het overzicht eerst pro forma aangemaakt en daarna definitief.

Ga naar ‘Frontoffice > Matching’ en maak een nieuwe match aan met selectie ‘Flexwerker (handmatig)'.
Selecteer het matchobject ‘plaatsingen’ en vul 1 januari als peildatum in.
Vink de opties ‘geplaatst met arbeidsovereenkomst’ aan en maak de match*.
Ga naar ‘Backoffice > Overzichten’ en open het overzicht ‘Automatisch uitbetalen’.
Kies bij ‘ Selectie’ de optie ‘Flexwerkers uit match’ en selecteer vervolgens bij ‘Match' de zojuist aangemaakte match.
Selecteer als verwerkingswijze ‘Pro forma’.
Vink ‘Loon normale uren’ aan bij de looncomponenten.
Bij vanaf voer je niks in, deze worden automatisch gevuld na stap 12.
Kies je eigen bedrijf als relatie voor de plaatsing.
Selecteer het looncomponent ‘Doorbetaling FD/KV'.
Als perioden voor verwerking kies je voor ‘Datum’ en voer je 1 januari in.
Het gemiddelde bereken je over de 'Uitzend CAO'.
Het uurloon voor de uitbetaling is ‘huidig’.
Om zeker te zijn dat de uren geboekt worden zet je het vinkje bij ‘Niet uitbetalen bij geboekte uren’ uit.
Start het overzicht en als het gereed is controleer dan het resultaat.
Is het resultaat goed, open dan hetzelfde overzicht nogmaals, wijzig de ‘verwerkingswijze’ naar ‘Definitief’ en start het overzicht nogmaals.
Wil je de declaraties direct verwerken dan kun je het overzicht ‘Verlonen/factureren urendeclaraties' aanmaken om deze te verlonen. Wil je wachten tot de volgende verloning dan hoef je verder niets te doen.

*Omdat je de feestdag voor flexwerkers met een arbeidsovereenkomst uitbetaald met het looncomponent ‘Doorbetaling FD/KV’ en voor flexwerkers met uitzendbeding met het looncomponent van de feestdag reservering maak je het overzicht in geval van het uitbetalen van een feestdag 2x aan te maken: 1x voor flexwerkers met uitzendbeding en 1x voor flexwerkers met een arbeidsovereenkomst.

Tips

Indien de flexwerker uitbetaald kan worden toont het overzicht als resultaat de melding ‘Ja’ met daarachter de sector waarop de plaatsing is aangemaakt.

De sector voor de plaatsing wordt als volgt bepaald:
1. Er wordt als eerste gekeken naar alle actieve plaatsingen tijdens de uitbetalingsperiode en daarvan wordt de sector van de plaatsing met de meeste uren gebruikt voor het maken van de nieuwe plaatsing.
2. Zijn er geen actieve plaatsingen in de periode van uitbetaling dan wordt gekeken naar alle actieve plaatsingen in de peilperiode en wordt de sector van de plaatsing met de meeste uren gebruikt voor het maken van de nieuwe plaatsing.

In de periode van uitbetaling dient de flexwerker een geldige fasestap en/of arbeidsovereenkomst te hebben. Is dit niet aanwezig, dan kan de flexwerker niet uitbetaald worden en krijg je op het overzicht de melding ‘Nee, nieuwe fase/contract nodig’.

Komt de uurloon berekening onder het minimumloon welke van toepassing is in de periode van uitbetaling wordt de flexwerker niet uitbetaald en toont het overzicht de melding ‘Nee, onder minimumloon’ met tussen haakjes het voor die periode geldige minimumloon.

Als de flexwerker werkt met uitzendbeding en je kiest bij ‘Uurloon voor uitbetaling’ de optie ‘Contractloon’ dan wordt de flexwerker niet uitbetaald en krijg je op het overzicht de melding ‘Er is geen uurloon beschikbaar’

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Frequently Asked Questions (veelgestelde vragen)

Ik heb een ‘-‘ in de kolom ‘Uitbetalen, wat betekent dat?
Als er een streepje staat dan betekent dat dat die regel goed is maar in de uitbetalingsperiode een andere regel fout is waardoor er in de gehele uitbetalingsperiode geen uitbetaling plaats kan vinden.

Als ik alles onder de 4 uur niet wil uitbetalen, wat voer ik dan als aantal uren in bij ‘Niet uitbetalen bij minder dan’?
De urengrens kijkt naar alles onder het aantal uren wat je ingeeft. Voer je 4 uur in dan wordt er bij 4 uur nog uitbetaald en alles daaronder niet meer.

Tellen ingevoerde maar niet verloonde uren mee in het overzicht?
De ingevoerde uren van geaccordeerde urendeclaraties tellen mee voor het overzicht.