(2022-09) 02-12-2021 - Versie 2021-24
- Kay van Hout
De Easy update wordt periodiek toegelicht in een webinar op de laatste dinsdag van de maand om 10.00 uur. Je kunt je inschrijven op onze website via https://www.easyflex.nl/trainingen-en-webinars/. Tot dan!
Belangrijke mededelingen
Binnenkort nieuwe kolommen in overzicht 'Urendeclaraties' en 'Overzicht urendeclaraties verwerkt'
Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Tabblad: Urendeclaraties + Overzicht urendeclaraties verwerkt
Melding: 536750
In de ABU en NBBU cao per 2022 staat de arbeidsmigrant centraler. In dit kader wordt het overzicht 'Urendeclaraties' hieromtrent uitgebreid in zowel de pdf als csv. Voor 'Overzicht urendeclaraties verwerkt' geldt dit alleen voor de csv (niet voor de Flexportal powertools versie). Meer informatie over de nieuwe functionaliteit is te lezen in de volgende Easy Update.
Loonkosten van niet in statistiek opgenomen looncomponent worden vanaf 2022 opgenomen in de statistieken
Onderdeel: Statistieken
Tabbladen: Management dashboard / Frontoffice > Flexwerker > Resultaten
Overzichten: Rapportage detail / Rapportage globaal
Melding: 535566
Als een looncomponent, welke is ingericht met 'niet in statistiek opnemen', wordt verloond dan worden er naast het brutoloon bedrag kosten gemaakt, zoals de loonheffing en premies sociale verzekeringen. Deze kosten worden getoond op het tabblad ‘Flexwerker > Loonspecificaties > Loonkosten’ in de kolom ‘Statistiek’, maar werden niet opgenomen in de statistieken en werden niet getoond op de tabbladen ‘Management dashboard’ en ‘Frontoffice > Flexwerker > Resultaten’ of in de overzichten ‘Rapportage detail’ en ‘Rapportage globaal’.
Vanaf 2022 is dit aangepast en worden de gemaakte kosten van dit looncomponent, met uitzondering van het brutoloon bedrag, wel opgenomen in de statistiek en worden vanaf dan ook getoond op de tabbladen ‘Management dashboard’ en ‘Frontoffice > Flexwerker > Resultaten’ en in de overzichten ‘Rapportage detail’ en ‘Rapportage globaal’.
Nieuw / Gerealiseerde wensen
Plaatsingen aanmaken voor flexwerkers zonder BSN middels het verwerken van een urenbestand
Module: Backoffice
Onderdeel: Urenbestanden
Melding: 536042
Wanneer je op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie flexwerkers' een rol selecteert bij 'Plaatsen zonder BSN' kunnen alle medewerkers met deze rol een plaatsing aanmaken voor een flexwerker zonder BSN. Dit was echter niet mogelijk middels het verwerken van een urenbestand. Dit is aangepast. Indien de geselecteerde rol op tabblad 'Autorisatie flexwerkers' is toegekend aan de medewerker die het urenbestand verwerkt, kunnen er vanaf nu ook plaatsingen aangemaakt worden voor flexwerkers zonder BSN. Wanneer de betreffende rol niet aan de medewerker is toegekend lukt dit vanzelfsprekend niet.
Meerdere overzichten in één keer verwerken
Module: Backoffice/Frontoffice/Mijn gegevens
Tabblad: Exporteren en printen
Melding: 535905
Het is vanaf nu mogelijk om meerdere overzichten tegelijkertijd te verwerken. Achter de gemaakte overzichten in het scherm ‘Exporteren en printen’ is een afvinkveld toegevoegd. Hiermee vink je de overzichten aan die je wilt verwerken. Vervolgens voer je de gewenste actie, zoals afdrukken, opslaan of e-mailen uit. Let op: je kunt maximaal 10 overzichten aanvinken om te verwerken.
Tevens is de knop ‘Opslaan’ toegevoegd. Met deze knop kun je 1 of meer overzichten met 1 of meer subdocumenten in één keer opslaan. Met deze knop kom je in het opslaan scherm van Microsoft Word. In dit scherm selecteer en open je de map waar je de documenten wilt opslaan. In dit scherm kun je vervolgens de gewenste ‘file name’ ingeven. Let op: met deze invoer wordt bij het opslaan van de documenten niets gedaan. De bestanden worden opgeslagen met de vanuit Easyflex bepaalde naam.
Mogelijkheid voorloopnullen niet meer te tonen in factuurnummer
Module: Beheer/Frontoffice
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen/Relaties
Tabblad: Facturen
Melding: 536850
Wanneer het factuurnummer uit minder dan 8 cijfers bestaat wordt het factuurnummer op de factuur aangevuld tot 8 cijfers met voorloopnullen. Vanaf nu is het mogelijk dit uit te zetten. In ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen > Niet vermelden van…’ staat nu de optie 'Voorloopnullen factuurnummer'. Wanneer je deze optie aanvinkt wordt het factuurnummer niet meer aangevuld tot 8 cijfers met voorloopnullen, maar wordt alleen het factuurnummer zoals vastgelegd in het veld ‘Nummer volgende factuur’ vermeld.
Overzicht loonsom per fase
Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Tabblad: Loonstaat
Melding: 536112
Vanuit het overzicht 'Loonstaat' kan nu de loonsom per fase worden aangemaakt. Als je bij 'Loonheffingennummer' kiest voor 'N.v.t.' dan kan in het veld 'Cao-fase' de gewenste fase worden geselecteerd. Het overzicht maakt dan voor elke flexwerker de loonsom binnen de geselecteerde fase aan. De einddatum van de fase verschuift dagelijks. Als de laatste dag van de declaratie een zondag is maar je verloont vóór de zondag al de declaratie, dan zijn er dus loongegevens die liggen ná de einddatum van de fase.
Standaard uren in urendeclaratie worden automatisch verminderd bij invoer vakantie uren
Module: Frontoffice
Tabblad: Urendeclaraties
Melding: 536671
In de plaatsing kun je 'Standaard uren per dag’ vastleggen. Deze worden in de urendeclaratie automatisch overgenomen. Vanaf nu worden de standaard uren automatisch verminderd met het aantal ingevoerde vakantie uren ingevoerd in de kolom ‘VD’ op het tabblad ‘Urenspecificatie’ van de urendeclaratie. Voorbeeld: Heb je standaard 8 uur op maandag en boek je op maandag 8 uur in de kolom VD, dan worden de standaard uren automatisch op 0 gezet. Of heb je standaard 8 uur op maandag en boek je op maandag 2 uur in de kolom VD, dan worden de standaard uren verminderd met 2 en blijft er 6 uur over.
Verbeterd
Bij meldingen omtrent het ontbreken van de WW-premie wordt nu ook de juiste ingangsdatum getoond
Module: Frontoffice/Backoffice
Onderdeel: Urendeclaraties/Overzichten
Overzicht: Verlonen/factureren urendeclaraties
Melding: 536812
Tijdens de verloning wordt per flexwerker/vaste medewerker bekeken of er m.i.v. de eerste dag van het aangiftetijdvak (maand/4-weken) een situatie voor de WW-premie vastligt op tabblad 'CAO-overige'. Wanneer er geen situatie voor de WW-premie vastligt op de eerste dag van het aangiftetijdvak kan de verloning niet plaatsvinden. Indien dat het geval is wordt er een melding getoond bij het inzien van een pro forma loonspecificatie in de urendeclaratie en op het verloningsrapport (indien het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' wordt aangemaakt). Vanaf nu zal in deze melding ook de juiste ingangsdatum voor het vastleggen van de WW-premie worden getoond.
Opgelost
Terug- en opboeken van vergoeding per 'uur' of per 'gewerkte dag' geeft geen correct resultaat als aantal handmatig is aangepast
Module: Frontoffice/Backoffice
Onderdeel: Urendeclaraties/Verloning
Melding: 534381
Indien je een terug- en opboeking doet van een declaratie die een vergoeding per 'uur' of per 'gewerkte dag' bevat, maar het aantal uren of dagen was in de oorspronkelijke verloning handmatig aangepast, dan werd bij de nieuwe opboeking het aantal onterecht weer gevuld met het aantal verloonde uren of dagen. Dit zorgde voor een (ongewenste) mutatie van de vergoeding. Dit probleem is opgelost. Indien het aantal in de oorspronkelijke verloning handmatig is aangepast, blijft dit aantal in stand bij de nieuwe opboeking.
Overzicht ‘Overzicht premies en grondslagen’ kan weer aangemaakt worden met de instelling ‘Variabel tijdvak’
Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Tabblad: Overzicht premies en grondslagen
Melding: 536940
Het overzicht ‘Overzicht premies en grondslagen’ kan weer aangemaakt worden met de instelling ‘Variabel tijdvak’. Bij de keuze voor ‘Variabel tijdvak’ werden de mogelijkheden bij ‘Tonen gegevens’ niet gevuld, waardoor het overzicht niet met die instelling aangemaakt kon worden. Dit is opgelost.
Te betalen saldo in betaalopdracht voor Cao-fonds werd verdubbeld, dit is opgelost
Module: Backoffice / Beheer
Tabblad: Overzichten / Bedrijfsinstellingen
Overzicht / Tabblad: Betalingen / Aftrekposten
Melding 536656
Het te betalen saldo in de betaalopdracht voor Cao-fonds werd verdubbeld. Dit is opgelost en het te betalen saldo is weer correct. Met deze melding is gewijzigd dat de overige gegevens op het tabblad ‘Overige’ van de aftrekpost ‘Cao-fonds’ na koppeling bij een flexwerker niet meer gewijzigd kunnen worden.
Voorbeeldfactuur, loonspecificatie en jaaropgave zijn weer te raadplegen
Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Overzicht: Facturen/Loonspecificaties/Jaaropgaven
Melding: 536794
Het is weer mogelijk om een voorbeeldfactuur, een voorbeeldloonspecificatie en een voorbeeldjaaropgave op te vragen via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen', 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties' en 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Jaaropgaven'.
EF2GO
Urendeclaraties automatisch gevuld vanuit planning diensten
#1565 #1648
Vanaf nu is het mogelijk de diensten vanuit planning automatisch om te zetten naar tijdsregistratie urendeclaraties. Ga naar de plaatsing en klik op 'Instellingen'. Kies onder 'Urendeclaraties tijdsregistratie' voor 'Tijdsregistratie vanuit planning'. Vanaf nu worden alle geplande en gepubliceerde diensten automatisch overgenomen in de urendeclaraties.
In de urendeclaraties zijn alle gepubliceerde diensten zichtbaar die zijn afgerond. Diensten in de toekomst worden niet getoond. Deze diensten worden toegevoegd zodra de eindtijd is verstreken. Ook is het mogelijk handmatig diensten toe te voegen aan de urendeclaratie.
Let op: wanneer een dienst is overgenomen in de urendeclaraties wordt deze niet meer automatisch aangepast. Bij het wijzigen van een reeds gepubliceerde dienst in het verleden moeten de bijbehorende urendeclaraties dus goed worden gecontroleerd.
Urendeclaraties vanuit planning - meerdere kostenplaatsen op dezelfde plaatsing
#1602
Indien gebruik gemaakt wordt van 'Tijdsregistratie vanuit planning' wordt voor iedere kostenplaats waarop een dienst is gepland, een urendeclaratie klaargezet.
Urendeclaraties vanuit planning - meerdere kostenplaatsen voor verschillende plaatsingen
#1296
Indien gebruik wordt gemaakt van planning, is op de plaatsingskaart een nieuw tabblad 'Kostenplaatsen' beschikbaar. Op dit tabblad kan worden aangegeven welke kostenplaatsen van toepassing kunnen zijn op de plaatsing. Wanneer een flexwerker meerdere plaatsingen met dezelfde functie bij dezelfde relatie heeft worden deze kostenplaatsen gebruikt om diensten aan de juiste plaatsing te koppelen. Voorbeeld:
* Plaatsing 1, functie adviseur, relatie Easyflex, gekoppelde kostenplaatsen: KP1, KP2, KP3
* Plaatsing 2, functie adviseur, relatie Easyflex, gekoppelde kostenplaatsen: KP4, KP5
Planning diensten worden nu automatisch gekoppeld op basis van kostenplaats. Een dienst voor kostenplaats KP1 wordt gekoppeld aan plaatsing 1 en een dienst voor kostenplaats KP4 wordt gekoppeld aan plaatsing 2.
Wanneer er geen kostenplaatsen zijn gekoppeld zijn alle kostenplaatsen van toepassing. Indien een flexwerker niet meer dan 1 plaatsing met dezelfde functie bij dezelfde relatie heeft is het niet nodig om de kostenplaatsen te koppelen.
Urendeclaraties vanuit planning - instelling wie diensten en pauzes mag aanpassen
#1603
Wanneer gebruik wordt gemaakt van urendeclaraties vanuit planning is het mogelijk zelf te bepalen wie uren en pauzes mogen aanpassen. Hiervoor zijn 2 nieuwe instellingen toegevoegd aan 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Algemene instellingen > Declaraties'
* Geselecteerde rollen kunnen gewerkte uren aanpassen bij planning declaraties
* Geselecteerde rollen kunnen pauzes aanpassen bij planning declaraties
Met deze instellingen kun je aangeven welke rollen de gewerkte uren en pauzes mogen toevoegen, wijzigen en verwijderen. Zo kun je ervoor zorgen dat de geboekte uren in de declaraties altijd overeenkomen met de geplande diensten. Wanneer niets is ingesteld mogen alle rollen deze aanpassingen doen. De intercedent mag altijd de gewerkte uren en pauzes aanpassen.
Documenten aan dienst koppelen (Planning)
Vanaf heden is het mogelijk om documenten (automatisch) aan een dienst te koppelen. Wanneer de dienst gepubliceerd wordt zien de ingeplande flexwerkers de bijbehorende documenten.
In 'Beheer > Planning > Documenten' upload je documenten en kun je deze koppelen aan relatie, functie en/of kostenplaats. Indien er een dienst wordt aangemaakt waarvoor een koppeling vastligt, wordt het document automatisch aan de dienst toegevoegd.
Daarnaast is het mogelijk om handmatig (eenmalig) een document aan een dienst toe te voegen in het detailtabblad bij aanmaken of wijzigen van een dienst.
Planbord relatie (Planning)
De lijstweergave van de ingeplande diensten is vervangen voor een planbord. Hierop kan de relatie de ingevulde diensten terug zien en inzien welke flexwerkers er op de diensten zijn ingepland. Middels het ‘Filter’ tabblad kan er gefilterd worden op relevante gegevens voor de betreffende gebruiker. Het ‘Detail’ tabblad geeft detailgegevens over de dienst weer en het ‘Planning’ tabblad een overzicht van de ingeplande flexwerkers.
Kalenderweergave flexwerker (Planning)
De lijstweergave van de diensten is vervangen voor een kalenderweergave. Hierop kan de flexwerker de gepubliceerde diensten inzien met alle opgegeven informatie over de dienst. Indien er gekoppelde documenten zijn, kunnen ze die inzien en/of downloaden.
Velden 'Beloningssysteem' en 'Loonschaal' aangepast
#1374
De velden 'Beloningssysteem' en 'Loonschaal' bij het aanmaken van een plaatsing zijn aangepast. De voorwaarden om de verschillende opties te tonen zijn gewijzigd en komen nu overeen met de opties in Easyflex.
Communicatievelden legen bij toevoegen meerdere contactpersonen
#1778
Bij het toevoegen van meerdere contactpersonen werden soms onterecht de communicatievelden overgenomen. Dit is opgelost.
Ondertekend document
#1007
Na ondertekening wordt het ondertekende document per e-mail verstuurd aan de ondertekenaars. In de naam van de ondertekende versie was de bestandsextentie (.pdf) dubbel opgenomen. Dit is opgelost.
Kostenplaats toevoegen aan de tijdsregistratie urendeclaratie
#1602
Vanaf nu is het mogelijk om bij een tijdsregistratie urendeclaratie een kostenplaats toe te voegen of de kostenplaats van de urendeclaratie te wijzigen. Dit kan door rechts bovenin de urendeclaratie op het potloodje te klikken naast de kostenplaats. In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Declaraties > Geselecteerde rollen kunnen de kostenplaatsen van een declaratie aanpassen' kan worden ingesteld welke rollen de kostenplaats mogen toevoegen/aanpassen. Indien niets wordt ingesteld, kunnen alleen intercedenten de kostenplaats wijzigen.
Los beschikbare looncomponenten in tijdsregistratie urendeclaratie invoeren als begin- en eindtijd
#1511
De looncomponenten die los beschikbaar zijn gesteld in de tijdsregistratie urendeclaraties kunnen vanaf nu worden ingevoerd met begin- en eindtijd. Ook kunnen meerdere start- en eindtijden per looncomponent worden opgegeven.
Tijdsregistratie urendeclaraties verzenden met alleen los beschikbare looncomponenten
#1698
Vanaf nu is het mogelijk tijdsregistratie urendeclaraties te verzenden waarin alleen los beschikbare looncomponenten (en dus geen diensten) zijn gevuld. Hierdoor is het mogelijk bijvoorbeeld een aanvullende declaratie met alleen reisuren te verzenden.
Tijdsregistratie urendeclaraties: melding bij niet dekkende cao
#1532
Indien gebruik wordt gemaakt van tijdsregistratie urendeclaraties met automatische ontrafeling, wordt vanaf nu een melding gegeven indien de gebruikte cao regels niet dekkend zijn.
Felicitatieknop op het dasboard
#1770
De felicitatieknop op het dashboard was weggevallen. Dit is nu opgelost.