Document toolboxDocument toolbox

(2022-10) 30-12-2021 - Versie 2021-27

Owned by Sanne Bisschop
Jun 02, 2022
9 min read

De Easy update wordt periodiek toegelicht in een webinar op de laatste dinsdag van de maand om 10.00 uur. Je kunt je inschrijven op onze website via https://www.easyflex.nl/trainingen-en-webinars/. Tot dan! 

Recente ontwikkelingen

Scherm loon- en tariefafspraken laadt de looncomponenten voor tarievenschema's soms niet

Module: Beheer / Frontoffice
Onderdeel: Loon- en tariefafspraken / Relaties
Tabblad: Loon- en tariefafspraken
Melding: 537197

Het tabblad Loon- en tariefafspraken laadde soms de looncomponenten voor tarievenschema's niet. Dit probleem is opgelost.

Afwijkend reserveringspercentage uit verleden bij flexwerker op cao-overige blijft toegepast worden

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Cao-overige / Urendeclaraties
Melding: 537184

Wanneer er bij de flexwerker in het verleden een afwijkend reserveringspercentage was vastgelegd op het tabblad cao-overige, werd dit percentage op een later datum nog steeds onterecht toegepast. Hierdoor kon het ook voorkomen dat er geen reserveringsopbouw plaatsvond. Dit probleem is opgelost.

Mogelijkheid om een afwijkende tekst vast te leggen op de loonspecificatie van de flexwerker in plaats van de informatieregel

Module: Beheer / Frontoffice
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen / Flexwerkers
Tabblad: Loonspecificaties
Melding: 536943

In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties' kunnen afwijkende teksten worden vastgelegd om vervolgens te selecteren bij de flexwerker op het tabblad 'Loonspecificaties'. De afwijkende tekst wordt vervolgens getoond op de plek van de informatieregel. 

Tabblad Werk en personeel in de plaatsing kan weer opgeslagen worden met een ingeschreven flexwerker

Module: Frontoffice
Onderdeel: Plaatsing
Tabblad: Werk en personeel
Melding: 537161

Het tabblad 'Werk en personeel' in de plaatsing kon niet worden opgeslagen als er een flexwerker was geselecteerd met de status 'Ingeschreven'. Dit probleem is opgelost.

Berekening weekbedrag HollandZorg verbeterd

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Verzekeraar
Melding: 537062

De afronding van de maandpremie naar een weekbedrag wijkt in sommige gevallen af op 1 cent. De berekening is verbeterd.

CV-inlezer, Flexwerker > Uitsluitingen en Relatie > Uitsluitingen kunnen weer geopend worden

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers/Relaties
Tabblad: Uitsluitingen/CV-inlezer

De tabbladen CV-inlezer, Flexwerker > Uitsluitingen en Relatie > Uitsluitingen konden niet meer geopend worden. Dit probleem is opgelost.

Belangrijke mededelingen

APG percentages voor 2022 zijn bekend

De nieuwe APG percentages voor 2022 zijn gepubliceerd door BpfBouw (https://www.bpfbouw.nl/werkgevers/pensioenadministratie/rekenregels-en-beroepencodes/). Je dient deze zelf aan te passen bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten'. 

Binnenkort zullen er wijzigingen plaatsvinden m.b.t. het corrigeren van een urendeclaratie via 'Frontoffice > Correcties'

Er zullen op termijn wat wijzigingen doorgevoerd omtrent het uitvoeren van correcties via 'Frontoffice > Correcties', zodat de correcties die hier worden uitgevoerd in grote lijnen overeenkomen met het terug- en opboeken van urendeclaraties via 'Frontoffice > Urendeclaraties';

- Wanneer je iets corrigeert via 'Frontoffice > Correcties' zal dit in de toekomst zorgen voor een volledige terug- en opboeking. Stel: er is 5 x 8 normale uren ingegeven voor de flexwerker en relatie. Je corrigeert via 'Frontoffice > Correcties' 1 regel voor de flexwerker en relatie, en vermindert de 8 normale uren met 2 uur. In de huidige situatie wordt er een terugboeking voor de flexwerker en relatie aangemaakt van - 8 uur en een opboeking voor 6 uur. In de 'nieuwe' situatie zal er een terugboeking voor de flexwerker en relatie worden aangemaakt van - 40 uur en een opboeking voor 38 uur.
- Het is na het doorvoeren van de wijziging niet meer mogelijk om meerdere correctiedeclaraties aan te maken op één declaratie; dit houdt in dat je bij het bewerken van een declaratie via 'Frontoffice > Correcties' pas op de knop 'Opslaan' moet drukken wanneer je ALLE wijzigingen hebt doorgevoerd. Nadat je op 'Opslaan' hebt gedrukt kan de declaratie namelijk niet meer gecorrigeerd worden, totdat de correctiedeclaratie weer verloond/gefactureerd is.
- Het is na het doorvoeren van de wijziging nog wel mogelijk om een enkel gefactureerde declaratie via 'Frontoffice > Correcties' te corrigeren voor de flexwerker, voordat de declaratie verloond is. Andersom geldt dit ook: wanneer een declaratie enkel verloond is kan deze via 'Frontoffice > Correcties' nog steeds gecorrigeerd worden voor de relatie, voordat de declaratie gefactureerd is.

Zodra bovenstaande wijzigingen worden doorgevoerd zal dit worden gecommuniceerd via de Easy Update pagina. Hou deze dus goed in de gaten!

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Straatnaam wordt automatisch gevuld na invullen postcode en huisnummer

Module: Frontoffice
Onderdeel: Adressen
Melding: 536690

Op alle plekken in Easyflex waar je adressen invult, wordt vanaf nu naast de plaatsnaam ook de straatnaam automatisch bepaald en ingevuld.

Nieuwe reserveringen voor arbeidsvoorwaardenbedrag

Module: Beheer/Backoffice
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen/Overzichten
Tabblad: Reserveringen
Melding: 536919

Vanaf loonjaar 2022 moet de opbouw - en in sommige gevallen de opname - van een arbeidsvoorwaardenbedrag opgenomen worden in de loonaangifte. Om dit te ondersteunen is het volgende beschikbaar gemaakt in Easyflex:

Let op: onderstaande is pas in te richten vanaf loonjaar 2022 (dus niet voor loonjaar 2021)!

  • Er zijn 2 nieuwe reserveringen; 'Arbeidsvoorwaardenbedrag I' en 'Arbeidsvoorwaardenbedrag II'. Bij deze reserveringen kun je op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema's' een percentage ingeven voor de opbouw en een percentage voor de ophoging van de grondslag. De grondslag van deze reserveringen zijn alle looncomponenten die bij 'Reserveren over basisdeel' en/of 'Reserveren over toeslagdeel' zijn ingesteld op 'Ja'.
  • Wanneer deze reserveringen worden toegepast worden altijd de juiste tags in de loonaangifte gevuld ('Opbouw arbeidsvoorwaardenbedrag' en 'Opname arbeidsvoorwaardenbedrag').
  • Er wordt een saldo in geld gereserveerd. Het is vooralsnog alleen mogelijk om een saldo in geld op te nemen. Een eventuele workaround voor opname in tijd of opname in natura kun je vinden in de procesbeschrijving 'Jaarwissel 2021-2022 > Algemeen'. 
  • De opbouw is te zien op de loonspecificatie van de flexwerker en kan via tabblad 'Saldigegevens' ingezien en eventueel gemuteerd worden.
  • De reserveringen worden meegenomen in de kostprijs.
  • De reserveringen zijn ook te zien in de volgende overzichten: 'Reserveringen' (alleen te zien op het exportbestand), 'Uitbetalen reserveringen', 'Reserveringen verplaatsen' (alleen te zien op het exportbestand), 'Urendeclaraties' en 'Overzicht urendeclaraties verwerkt'. 

Er zijn nieuwe grootboeknummers voor de voorziening, uitbetaling en reserveringslasten. Deze kun je terugvinden in het standaard rekeningschema.

Plaatsingen kopiëren

Module: Frontoffice
Onderdeel: Plaatsing
Melding: 536700

Het is vanaf nu mogelijk om plaatsingen te kopiëren. De plaatsing is uitgebreid met een tabblad 'Kopiëren' (dit tabblad dien je te activeren in de '(2022-10) Programmarechten'). Op dit tabblad leg je de ingangsdatum van de nieuwe/gekopieerde plaatsing vast en geef je aan of je de loon- en tariefafspraken mee wilt kopiëren. Er wordt een exacte kopie gemaakt van de bestaande plaatsing, dus voor dezelfde flexwerker, functie, etc. Meer informatie lees je hier.

Reflexberichten (Arbeidsongeschiktheidsmeldingen) naar NLG Werkvermogen uitgebreid met loongegevens

Module: Backoffice/Frontoffice
Onderdeel: Arbeidsongeschiktheid/Flexwerkers
Tabblad: Arbeidsongeschiktheid
Melding: 536606

Reflexberichten (Arbeidsongeschiktheidsmeldingen) naar NLG werkvermogen zijn uitgebreid met de loongegevens van de flexwerker. Dit maakt het voor NLG Werkvermogen eenvoudiger om een dagloonberekening te maken.

Bij overzicht 'Automatisch uitbetalen' kan er ook een andere loonafrekening gekozen worden

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Automatisch uitbetalen
Melding: 536675

Het overzicht 'Automatisch uitbetalen' maakt extra urendeclaraties aan om bijvoorbeeld Feestdagen uit te betalen. De loonafrekening in deze declaraties was altijd standaard 'In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken'. Vanaf nu kan er ook gekozen worden voor de optie 'In batch afwikkelen voor verstreken loontijdvakken'. De standaard optie is nog steeds gelijk aan het voorgaande gedrag: 'In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken'. Om voor de alternatieve optie 'In batch afwikkelen voor verstreken loontijdvakken' te kunnen kiezen moet deze optie wel beschikbaar gesteld zijn via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces'.

De waarde op tabblad 'Webservices' kan via 'Uitvoer samenstellen' aan een match worden toegevoegd

Module: Frontoffice
Onderdeel: Matching
Melding: 536047

Wanneer je via 'Frontoffice > Matching' een match aanmaakt voor flexwerkers kun je via 'Uitvoer samenstellen' de waarde(s) op tabblad 'Webservices' bij de flexwerker toevoegen aan de matchresultaten. Er zijn 3 opties aan te vinken: 'Externe koppelingen werkmaatschappij', 'Externe koppelingen pakketnaam' en 'Externe koppelingen waarde'. Indien er meerdere waardes vastliggen zullen deze ook allemaal worden getoond, zowel in de match als op het exportbestand (indien via 'Uitvoer samenstellen' wordt gekozen voor 'Export (CSV))'. 

Mogelijkheid om het percentage bijzondere beloningen te vermelden op de loonspecificatie

Module: Beheer/Frontoffice
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen/Flexwerkers
Tabblad: Loonspecificaties
Melding: 536844

Vanaf nu is het mogelijk om het percentage bijzondere beloningen te vermelden op de loonstrook. Standaard wordt het percentage niet vermeld, je kunt dit aanzetten in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties > Niet vermelden van'. Het percentage wordt dan bovenaan de loonstrook bij de algemene informatie van de flexwerker vermeld.

Vanaf 2022 wordt er ook aangifte gedaan voor medewerkers met een arbeidsovereenkomst die niet verloond zijn

Module: Backoffice
Onderdeel: Loonaangifte
Melding: 536261

Indien een medewerker een arbeidsovereenkomst heeft (bepaalde tijd of onbepaalde tijd, dus niet met uitzendbeding) en hij wordt binnen het lopende contract in een bepaald aangiftetijdvak niet verloond, dan wordt er voor dat aangiftetijdvak vanaf het loonjaar 2022 toch een aanlevering gedaan voor deze medewerkers. Dit geldt alleen voor medewerkers met een arbeidsovereenkomst die eerder verloond zijn in Easyflex. Indien er medewerkers zijn met een arbeidsovereenkomst die nog nooit verloond zijn, wordt er geen aanlevering gedaan. Zie ook de volgende informatie uit het handboek Loonheffingen:

Moet u over een aangiftetijdvak wel loon en loonheffingen aangeven, maar had u in dat aangiftetijdvak ook werknemers in dienst aan wie u geen loon hebt uitbetaald? Dan moet u die werknemers wel opnemen in de aangifte. U vult voor hen alle werknemersgegevens in, waarbij u bij loon, loonheffingen en verloonde uren ‘0’ invult. U vult ook de juiste verzekeringsindicaties in.

Dit gedrag wijzigt in 2022 dus ten opzichte van 2021. Om te voorkomen dat er onterecht of ongewenst personen in de Loonaangifte worden opgenomen, adviseren wij om arbeidsovereenkomsten niet onnodig lang actief te houden en beëindigde arbeidsovereenkomsten tijdig af te sluiten op het tabblad 'CAO-overige'.

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je in ons online handboek terugvinden bij 'Documenten > Easyflex documenten'.

Verbeterd

Bij een scan via Datachecker wordt voortaan rekening gehouden met de nationaliteit van de flexwerker 

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Datachecker
Melding: 537036

Wanneer een flexwerker bijvoorbeeld de Zuid-Afrikaanse nationaliteit heeft, en er is een verblijfsdocument in Nederland afgegeven, dan moet er een BSN document geüpload worden. Voorheen werd geen rekening gehouden met de nationaliteit van de flexwerker, maar werd alleen gekeken naar het land dat je selecteert bij het uitvoeren van een scan via tabblad 'Datachecker'. Hierdoor werd er geen veld beschikbaar voor het BSN document indien je bij 'Uit welk land komt het document?' Nederland ingaf. Dit is aangepast. Vanaf nu wordt er rekening gehouden met de nationaliteit van de flexwerker, zoals ingegeven op tabblad 'Identiteitsgegevens'.

Opgelost

Bij looncomponenten Inhoudingen waren opties bij NeWML niet meer leesbaar

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Looncomponenten
Melding: 537049

In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten' waren bij looncomponenten van het type 'Inhoudingen' de keuzes voor de optie 'NeWML' niet meer leesbaar. Het ging hier om de keuzes 'Zorg' en 'ET' waarmee je kunt aangeven dat de betreffende inhouding voor het NeWML behandeld moet worden als een 'Inhouding zorgverzekeringen' of een 'Inhouding ET-huisvesting'. Dit probleem is opgelost.

Terugboeking van declaratie gaf in sommige situaties onterecht ook een opboeking

Module: Backoffice/Frontoffice
Onderdeel: Verloning/Urendeclaraties
Melding: 534581

De terugboeking van een declaratie maakte in sommige situaties ook onterecht een declaratie voor een opboeking. Dit is opgelost.

EF2GO

Importmogelijkheid tijdsregistratie urenbestanden

#1769

Vanaf nu is het mogelijk om tijdsregistratie urenbestanden te importeren in EF2GO. Hiervoor is het noodzakelijk dat de declaraties op de plaatsing zijn ingesteld op 'tijdsregistratie' of 'tijdsregistratie vanuit planning'. Ga naar de importmodule, kies voor 'nieuwe import' en kies bij te importeren soort voor 'Tijdsregistratie'. Nu kunnen tijdsregistratie urenbestanden in .xls of .xslx formaat worden ingelezen. De uren worden automatisch geboekt op de juiste tijdsregistratie urendeclaraties in EF2GO. Let op, de declaraties staan na de import nog open. De declaraties kunnen desgewenst nog worden aangepast. Via het overzicht urendeclaraties kunnen alle declaraties tegelijk worden verzonden, goedgekeurd en opgeslagen in Easyflex.

Nieuwe versie berichtenmodule

#1014

De berichtenmodule is aangepast. Vanaf nu is het mogelijk om:

- Een chat te starten in plaats van een los bericht. Alleen de intercedent kan een chat starten. Hierbij kan worden aangegeven of de ontvangers wel of niet mogen antwoorden.

- Een chat af te sluiten. De intercedent kan een chat sluiten en weer openen. Een gesloten chat wordt gearchiveerd en is niet standaard zichtbaar. De chat kan getoond worden door 'toon gesloten chats' aan te vinken. Op een gesloten chat kan niet meer worden gereageerd door de ontvangers.

- Chatberichten te sturen tussen intercedenten onderling.

- Meer ontvangers toe te voegen. Naast flexwerkers en relatiegebruikers kunnen nu ook intercedenten en intermediairs als ontvanger worden toegevoegd.

- Een profielfoto te uploaden. Deze zal worden getoond in de chat.

Ga naar 'Berichten' om de berichtenmodule te gebruiken. Wanneer de berichtenmodule niet zichtbaar is in het linker menu, kan deze worden ingeschakeld in 'Beheer > bedrijfsinstellingen > algemene instellingen > berichten'.
Wanneer in de vorige versie van de berichtenmodule al berichten aanwezig waren, zijn deze omgezet naar gesloten chats. Ga naar 'Berichten' en kies voor 'toon gesloten chats' om deze berichten zichtbaar te maken.

Alle functies tegelijk activeren/de-activeren

#1887

In 'beheer > functies' is de mogelijkheid toegevoegd om alle functies tegelijk beschikbaar (of niet beschikbaar) te maken voor alle relaties. Ga hiervoor naar 'Beheer > functies' en gebruik de knoppen 'Activeer alle functies' en 'De-activeer alle functies'. Functies die beschikbaar zijn gemaakt voor specifieke relaties zullen niet worden aangepast.

Instelling locatie-afscherming verplaatst

#1893

De instelling voor locatie-afscherming is verplaatst. Deze instelling was onder 'Beheer > bedrijfsinstellingen' beschikbaar in het blok van de bijbehorende werkmaatschappij. Vanaf nu staan alle locatie-afscherming instellingen bij elkaar in 1 blok.

Mogelijkheid tot afscherming van intercedenten op basis van locatie-toegang

#1893

Vanaf nu is het mogelijk intercedenten onderling af te schermen op basis van locatie-toegang. Onder 'Beheer > bedrijfsinstellingen' is de nieuwe instelling 'intercedenten afscherming' beschikbaar. Wanneer deze instelling aan staat, zullen intercedenten worden afgeschermd wanneer zij geen overlappende locaties hebben. Alleen intercedenten met toegang tot ten minste één overlappende locatie zullen voor elkaar zichtbaar zijn. Om deze instelling te gebruiken moet locatie-afscherming actief zijn op ten minste één werkmaatschappij.

Locatie-afscherming aanmeldingen

#1810

Wanneer locatie-afscherming is ingeschakeld, zijn vanaf nu ook alleen de aanmeldingen zichtbaar van de locaties waartoe de intercedent toegang heeft.

Urendeclaraties vanuit planning - meerdere kostenplaatsen tegelijk koppelen

#1870

Indien gebruik wordt gemaakt van planning, is op de plaatsingskaart het tabblad 'kostenplaatsen' beschikbaar. Op dit tabblad kan worden aangegeven welke kostenplaatsen van toepassing kunnen zijn op de plaatsing. Deze kostenplaatsen worden gebruikt om diensten aan de juiste plaatsing te koppelen. Vanaf nu is het mogelijk om naar keuze 10, 25 of 50 kostenplaatsen tegelijk te koppelen.

Aanpassing mogelijke relatie statussen bij aanmaken relatie

#1924

Bij het aanmaken van een nieuwe relatie kon onterecht worden gekozen voor alle statussen. Bij het opslaan kon dit problemen geven. Dit is opgelost.

Melding in CAOloon opgelost

#1929

In de koppeling met CAOloon verscheen soms onterecht de melding 'De waardes in Easyflex en CAOloon komen niet overeen'. Dit is opgelost.