(2022-10) 09-12-2021 - Versie 2021-25

De Easy update wordt periodiek toegelicht in een webinar op de laatste dinsdag van de maand om 10.00 uur. Je kunt je inschrijven op onze website via https://www.easyflex.nl/trainingen-en-webinars/. Tot dan!

Belangrijke mededelingen

Vanaf 2022 wordt er ook aangifte gedaan voor medewerkers met een arbeidsovereenkomst die niet verloond zijn

Indien een medewerker een arbeidsovereenkomst heeft (bepaalde tijd of onbepaalde tijd, dus niet met uitzendbeding) en hij wordt binnen het lopende contract in een bepaald aangiftetijdvak niet verloond, dan wordt er voor dat aangiftetijdvak vanaf het loonjaar 2022 toch een aanlevering gedaan voor deze medewerkers. Zie ook de volgende informatie uit het handboek Loonheffingen:

Moet u over een aangiftetijdvak wel loon en loonheffingen aangeven, maar had u in dat aangiftetijdvak ook werknemers in dienst aan wie u geen loon hebt uitbetaald? Dan moet u die werknemers wel opnemen in de aangifte. U vult voor hen alle werknemersgegevens in, waarbij u bij loon, loonheffingen en verloonde uren ‘0’ invult. U vult ook de juiste verzekeringsindicaties in.

Dit gedrag wijzigt volgend jaar dus ten opzichte van het huidige loonjaar. Om te voorkomen dat er onterecht of ongewenst personen in de Loonaangifte worden opgenomen, adviseren wij om arbeidsovereenkomsten niet onnodig lang actief te houden en beëindigde arbeidsovereenkomsten tijdig af te sluiten op het tabblad 'CAO-overige'.

CAO wijziging: Vanaf 3 januari 2022 is de termijn van fase A en fase 1-2 52 gewerkte weken

Onderdeel: Cao fases, adviezen en signaleringen
Melding: 536462

Met ingang van 3 januari 2022 is de termijn voor de eerste fase van uitzenden, fase A of fase 1-2, 52 gewerkte weken. Dit betekent dat voor uitzendkrachten die op of na 3 januari 2022 starten in fase A of fase 1-2 de nieuwe termijn van 52 gewerkte weken van toepassing is. Voor uitzendkrachten die voor 3 januari 2022 zijn gestart geldt tot 2 januari 2023 de termijn van maximaal 78 gewerkte weken. Bij een onderbreking van 6 maanden geldt vanaf dan de nieuwe termijn. De (contract)adviezen en signaleringen in Easyflex zijn hierop aangepast.

Voor NBBU is hiervoor een nieuwe fase 1-2 aangemaakt:
Tot 3 januari 2022 krijg je voor uitzendbeding een advies voor fase 1 voor de duur van 26 weken met aansluitend een advies voor fase 2 voor de duur van 52 weken. Voor contracten krijg je een advies voor fase 1 of fase 2 voor de duur van 78 weken. Is een uitzendkracht in 2021 gestart en loopt deze door in 2023, dan blijven deze adviezen gelden. Bij een onderbreking van 6 maanden gelden vanaf dan de nieuwe adviezen.

Vanaf 3 januari 2022 krijg je voor uitzendbeding een advies voor fase 1-2 voor de duur van 52 weken. Voor contracten krijg je een advies voor fase 1-2 voor de duur van 52 weken.

Met de nieuwe fase NBBU fase 1-2 (uitzendbeding) zijn er ook 3 nieuwe template types bijgekomen, te weten:
- Overeenkomst NBBU 1/2 (Uitzendbeding)
- Plaatsingsbevestiging flexwerker NBBU 1/2 (Uitzendbeding)
- Plaatsingsbevestiging relatie NBBU 1/2 (Uitzendbeding)

Deze template types dien je in ‘Beheer > Documentmanagement > Templates’ te activeren om er gebruik van te kunnen maken. Maak je gebruik van 'Document management' en 'Digitale handtekening', dan dien je dat voor deze template types in te richten.

CAO wijziging: Vanaf 3 januari 2022 is de termijn van fase B en fase 3 beperkt tot 3 jaar en/of maximaal 6 contracten

Onderdeel: Cao fases, adviezen en signaleringen
Melding: 536463

Met ingang van 3 januari 2022 wordt de termijn voor fase B/3 beperkt tot 3 jaar en/of maximaal 6 contracten.

Voor uitzendkrachten die op of na 3 januari 2022 starten in fase B/3 geldt direct de nieuwe termijn van 3 jaar. Voor uitzendkrachten die voor 3 januari zijn gestart in fase B/3 geldt tot 2 januari 2023 de termijn van maximaal 4 jaar en/of maximaal 6 contracten;
Met ingang van 2 januari 2023 geldt deze periode van 3 jaar voor alle uitzendkrachten. Uitzendkrachten die op 2 januari 2023 al drie jaar lang uitzendovereenkomsten in fase B/3 hebben gehad, stromen - bij voortzetting van het dienstverband - op die datum in in fase C/4.
Als een uitzendovereenkomst voor bepaalde tijd in fase B (ABU) is ingegaan vóór 17 november 2021 met een einddatum op of na 2 januari 2023 mag deze worden uitgediend in fase B, mits deze de maximale termijn van 4 jaar niet overschrijdt.
Als een uitzendovereenkomst voor bepaalde tijd in fase 3 (NBBU) is ingegaan vóór 1 januari 2022 met een einddatum op of na 2 januari 2023 mag deze worden uitgediend in fase 3, mits deze de maximale termijn van 4 jaar niet overschrijdt.

De (contract)adviezen en signaleringen in Easyflex zijn hierop aangepast.

Vooraankondiging: Export overzicht 'Arbeidsongeschiktheid' wordt met de volgende versie, versie 2021-26, uitgebreid met 3 (of meer) nieuwe kolommen

Het overzicht 'Arbeidsongeschiktheid' wordt met de volgende in productiename, versie 2021-26, uitgebreid met de volgende kolommen:

Kolom L: Loontijdvak flexwerker: Hier wordt het loontijdvak vermeld dat van toepassing is op de eerste arbeidsongeschiktheidsdag;
Kolom M: Meldingsdatum werknemer: Hier wordt de datum vermeld zoals vermeld in het veld ‘Datum melding door werknemer’ op het tabblad ‘Arbeidsongeschiktheid’ van de flexwerker;
Vanaf kolom N: Geplaatst bij relatie: De naam van de relatie waar de flexwerker op de eerste dag van de arbeidsongeschiktheid tewerkgesteld is.

Wanneer een flexwerker meerdere plaatsingen heeft worden alle relaties apart in een kolom getoond. Wanneer de flexwerker meerdere plaatsingen heeft bij één relatie, wordt de relatie eenmaal vermeld. In het overzicht worden enkel actieve plaatsingen vermeld. Daarnaast worden plaatsingen met de functie ‘Uitbetalen reserveringen’ niet vermeld.

De jaarwissel naar 2022 kan worden uitgevoerd

Loonjaar 2022 is beschikbaar, de jaarwissel naar 2022 kan nu worden uitgevoerd. De processtappen van de jaarwissel kun je terugvinden in ons online handboek bij (2022-10) Jaarwissel 2021-2022.

Let op! De functionaliteit Pro forma loon is met een peildatum in 2022 nog niet beschikbaar.

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Afwijkende naam voor looncomponenten kunnen opgeven in tarievenschema

Module: Beheer / Frontoffice
Onderdeel: Relaties
Tabblad: Loon- en tariefafspraken
Melding: 536649

Vanaf nu is het mogelijk om in het tarievenschema een afwijkende naam voor het looncomponent in te geven. Bij het aanmaken van een tarievenschema in 'Beheer > Loon- en tariefafspraken’ en bij de ‘Relatie > Loon- en tariefafspraken’ zijn bij het inrichten van de instellingen voor een looncomponent de velden Tekst loonslip’ en ‘Tekst factuur’ toegevoegd. Hier kun je de naam van het looncomponent welke op de loonspecificatie of factuur getoond moet worden aanpassen. Voor alleen het wijzigen van de naam werkt het overzicht 'Collectieve loon- en tariefaanpassingen' niet.

Opsplitsing WAO/WIA basispremie (Aof)

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Looncomponenten
Melding: 536281, 536282

Met ingang van 1 januari 2022 wordt de basispremie Aof vervangen door een gedifferentieerde premie Aof. Er vindt een uitbreiding plaats van de Aof-premie van 'basis' naar 'Premie Aof hoog', 'Premie Aof laag', 'Premie Aof uitkering' en 'Premieopslag Wko'.

Wanneer je in stap 1 van de jaarwissel loonjaar 2022 operationeel maakt kun je zien dat deze looncomponenten bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten > Premies voor sociale verzekeringen' zijn toegevoegd. Er moeten enkel nog grootboeknummers gekoppeld worden aan deze looncomponenten. In het standaard rekeningschema van Easyflex zijn nieuwe grootboeknummers opgenomen voor deze premies. Deze nieuwe grootboeknummers kun je tevens raadplegen in de procesbeschrijving 'Stap 1 Jaarwissel 2021-2022'. Je kunt natuurlijk ook zelf andere rekeningnummers toevoegen indien je geen gebruik wilt maken van het standaard rekeningschema van Easyflex. De rekeningnummers kun je toevoegen via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Rekeningschema'.

Voor uitkeringen werknemersverzekeringen moet de hoge Aof-premie worden toegepast. Je dient zelf bij de betreffende looncomponenten, bijvoorbeeld voor 'Loon arbeidsongeschiktheid', aan te geven of het een uitkering werknemersverzekeringen betreft. Bij de looncomponentinstellingen stond al het veld 'Premie WW (Awf)' omdat ook deze premie afwijkend kan zijn voor uitkeringen werknemersverzekeringen. In dit veld kon je (bij bepaalde types looncomponenten) de keuze maken tussen 'Automatisch bepalen' en 'Altijd laag'. Omdat vanaf 2022 dus ook voor de Aof-premie een afwijkende premie van toepassing kan zijn op uitkeringen werknemersverzekeringen, is het bestaande veld hernoemd naar 'Uitkering werknemersverzekeringen'. Waar 'Automatisch bepalen' stond ingesteld, is dit gewijzigd naar de waarde 'Nee' en waar 'Altijd laag' stond ingesteld, is dit gewijzigd naar de waarde 'Ja'. Een korte uitleg over de nieuwe keuzes inclusief informatie over de Aof-premie:

'Nee’ (het is dus geen uitkering werknemersverzekeringen) betekent dat de WW-premie van toepassing is die staat ingesteld bij de flexwerker op het tabblad Cao-overige. En vanaf 2022 geldt de Aof-premie die is ingesteld in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sociale verzekeringen' voor dat loonjaar. Dit kan dus de hoge maar ook de lage zijn. De werking van de WW-premie blijft gelijk.
'Ja’ (het is dus wel een uitkering werknemersverzekeringen) betekent dat de lage WW-premie van toepassing is. Vanaf 2022 geldt de Aof-premie die is ingesteld bij de keuze 'Uitkering’ bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sociale verzekeringen' onder Aof; dit zou in principe hetzelfde percentage moeten zijn als de hoge Aof-premie. De werking van de WW-premie blijft gelijk.

Aanpassing pensioengevend salaris StiPP per loonjaar 2022

Module: Backoffice
Onderdeel: Verloning
Melding: 536448

Met ingang van 2022 bestaat het pensioengevend salaris voor het StiPP basis- en pluspensioen uit:

Het loon voor de werknemersverzekeringen met uitzondering van de bijtelling als gevolg van het privégebruik van een zakelijke auto;
Het werknemersaandeel in de premie voor de pensioenregeling;
Het loon dat is uitgeruild voor vrije vergoedingen of vrije verstrekking op grond van artikel 20 CAO voor Uitzendkrachten (‘uitruil van arbeidsvoorwaarden’).

Meer informatie over de wijzigingen in de pensioenregeling vind je op de website van StiPP. In de procesbeschrijving van de Jaarwissel 2021-2022 bij de algemene informatie vind je meer informatie over de aanpassingen die zijn doorgevoerd in Easyflex om tot een juiste grondslagberekening te komen.

Uitbreiding en wijziging kolommen in rapport 'Overzicht premies en grondslagen'

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Overzicht premies en grondslagen
Melding: 536282

Vanwege de uitbreiding van de Aof-premie van Basis naar Hoog, Laag, Uitkering en de losgekoppelde Wko (kinderopvang) in 2022 komt er een wijziging in het overzicht 'Overzicht premies en grondslagen'.

In de selectiecriteria van 'overzicht Premies en grondslagen' zijn tot en met loonjaar 2021 de volgende selecties zichtbaar:
- Gediff. premies werkhervattingskas (Whk)
- Premies en kortingen zonder Whk

Vanaf loonjaar 2022 wordt dit:
- Premies deel 1
- Premies deel 2

Deel 1 was voorheen 'Gediff. premies werkhervattingskas (Whk)' en deel 2 was voorheen 'Premies en kortingen zonder Whk'. In deel 2 komen de nieuwe Aof-premies en Wko (kinderopvang) te staan. De ZVW grondslag en premie wordt verplaatst naar deel 1. Ook het exportbestand wordt uitgebreid met de nieuwe kolommen.

In het standaard rekeningschema van Easyflex zijn nieuwe grootboeknummers opgenomen voor deze premies. Deze nieuwe grootboeknummers kun je tevens raadplegen in de procesbeschrijving 'Stap 1 Jaarwissel 2021-2022'. Je kunt natuurlijk ook zelf andere rekeningnummers toevoegen indien je geen gebruik wilt maken van het standaard rekeningschema van Easyflex.

Inkomenszekerheid arbeidsmigranten en nieuwe kolommen in overzicht 'Urendeclaraties' en 'Overzicht urendeclaraties verwerkt'

Module: Frontoffice / Backoffice
Onderdeel: Flexwerkers / Overzichten
Tabblad: Fiscaal-sociaal / Overzicht urendeclaraties + Overzicht urendeclaraties verwerkt
Melding: 536750

In de nieuwe ABU/NBBU cao staat onder andere de arbeidsmigrant centraal. De arbeidsmigrant die voor het eerst voor werk bij die uitzendonderneming naar Nederland komt en door of in opdracht van die uitzendonderneming buiten Nederland wordt geworven, heeft gedurende de eerste twee maanden ten minste recht op een bedrag ter hoogte van het voltijdsminimum (jeugd)loon, ongeacht de contractduur en het aantal gewerkte uren.

Bij de flexwerker op tabblad 'Fiscaal-sociaal' staan bij 'Basisgegevens' twee nieuwe velden, namelijk 'Arbeidsmigrant' met een checkbox en daaronder het veld 'Einddatum AM' waar handmatig of door middel van de kalender een einddatum kan worden ingevoerd. De einddatum is de datum tot wanneer de flexwerker recht heeft op het voltijd minimumloon. Doorgaans zijn dit dus twee maanden, maar als er bijvoorbeeld sprake is van een project kan de tijd ook korter zijn. Zodra een einddatum is ingevuld, komt er automatisch een vinkje te staan bij 'Arbeidsmigrant'. Je hoeft dus zelf de checkbox niet aan te vinken. Op het moment dat je bij 'Identiteitsgegevens' een BSN-document toevoegt, word je herinnerd aan de mogelijkheid om de flexwerker als arbeidsmigrant vast te leggen.

In 'Matching' kan via 'Uitvoer samenstellen' de kolom Arbeidsmigrant en de kolom met de einddatum worden toegevoegd. Zo kun je een overzicht maken met flexwerkers welke een arbeidsmigrant zijn (geweest).

Tot slot worden de rapporten van de overzichten 'Urendeclaraties' en 'Overzicht Urendeclaraties verwerkt' uitgebreid met de nodige informatie, zodat zowel voor als na verloning kan worden gecheckt of aan de voorwaarden is/wordt voldaan. Denk daarbij aan of de flexwerker al dan niet een arbeidsmigrant is voor de betreffende periode en zo ja, tot welke datum, de datum indiensttreding en de standaard werkweek van de relatie.

Of je het loon direct in de betreffende declaratie aanvult of dat je het loon dat uiteindelijk te weinig is uitbetaald, nabetaalt aan het einde van de twee maanden, daar kunnen wij niet over adviseren. Mocht je desalniettemin kiezen voor de laatste optie, bedenk dan ook dat de wachttijd voor basispensioen van StiPP is ingekort van 26 weken naar 8 weken en dat het SV-loon de grondslag wordt. Als de nabetaling dus wordt gedaan zodra de flexwerker al basispensioen heeft, dan wordt de nabetaling grondslag voor het pensioen.

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je in ons online handboek terugvinden bij 'Documenten > Easyflex documenten'.

Verbeterd

Per 01-01-2022 verruimt HollandZorg de afmeldtermijn van 30 naar 40 dagen

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Fiscaal-sociaal
Melding: 536777

Vanaf 01-01-2022 is het mogelijk om flexwerkers tot 40 dagen terug bij HollandZorg af te melden. De einddatum mag niet verder dan 40 dagen terug liggen. Hiermee wil HollandZorg meer tijd aan uitzendbureaus bieden en het risico verkleinen om met onverwachte kosten geconfronteerd te worden als blijkt dat een flexwerker zorg heeft genoten in een periode die met terugwerkende kracht onverzekerd wordt gemaakt. In die periode van 40 dagen neemt HollandZorg dit risico voor haar rekening.

Verbetering in kostprijsberekening n.a.v. wijziging in pensioengevend salaris StiPP

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Kostprijzen
Melding: 536993

Omdat het pensioengevend salaris voor StiPP wijzigt met ingang van het loonjaar 2022, zijn er ook wijzigingen doorgevoerd in de kostprijsberekening voor 2022. In je reserveringsschema's kun je een zogenaamde voorziening opnemen voor het StiPP pensioen. Deze reservering leidt niet tot een daadwerkelijke reservering maar zorgt voor een verhoging van je kostprijs. Wanneer je via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Kostprijzen' de kostprijs raadpleegt, zul je zien dat alle looncomponenten die op 'SVW: Ja' staan ingesteld een opslag voor 'Voorzieningen (aftrekposten)' bevatten. Dit omdat deze looncomponenten tot de pensioengrondslag behoren. Looncomponenten die op 'SVW: Nee' staan ingesteld zullen in de kostprijs geen opslag voor 'Voorzieningen (aftrekposten)' bevatten. Hier kun je meer lezen over de methodes voor de kostprijsberekening.

Opgelost

Adviezen en signaleringen m.b.t. de inkorting van fase B/3 zijn weer correct

Module: Frontoffice / Backoffice
Onderdeel: Flexwerkers / Overzichten
Tabblad: CAO-overige / Signaleringen
Melding: 536942

In sommige gevallen werd er een verkeerde signalering en advies getoond voor flexwerkers die zich reeds in fase B/3 bevinden voor 03-01-2022. Dit is opgelost. Wanneer flexwerkers zich voor 03-01-2022 in fase 3 bevinden geldt nog gewoon de huidige fasetelling van zes contracten in vier jaar. Dit wordt nu ook zo toegepast in Easyflex.