FAQ Stap 2 Jaarwissel 2024-2025

Reserveringen uitbetalen

Ik wil een aparte loonspecificatie met daarop de uitbetaling van de reserveringen. Hoe doe ik dat?

Indien je een aparte loonspecificatie wilt met daarop de reserveringen, dien je eerst de normale loonverwerking af te wikkelen. Vervolgens kun je het overzicht 'Uitbetalen reserveringen' aanmaken en een extra verloning aanmaken.

Maakt het loontechnisch uit of ik de reserveringen in een aparte verloning uitbetaal?

Het maakt loontechnisch voor jou en voor de flexwerker niet uit welke methodiek je toepast, want dit wordt in het totaal van de tijdvaktabel berekend. Het is voor de flexwerker alleen duidelijker wat hij/zij er netto aan over houdt als je de reserveringen uitbetaalt met een aparte verloning.

Welke relatie t.b.v. plaatsing dien ik te selecteren voor het aanmaken van het overzicht 'Uitbetalen reserveringen'?

Voor het uitbetalen van reserveringen worden door Easyflex automatisch plaatsingen van één dag aangemaakt. Je bepaalt bij het aanmaken van het overzicht bij welke relatie deze plaatsingen worden aangemaakt. Easyflex adviseert je een relatie aan te maken met jullie eigen bedrijfsnaam. Zo worden alle plaatsingen voor het uitbetalen van reserveringen bij deze relatie aangemaakt.

Collectieve loon/tariefaanpassingen

Welke ingangsdatum dien ik te selecteren voor het doorvoeren van de 'Collectieve loon/tarief aanpassingen'?

• Kostprijzen doorvoeren
  Wanneer je hier voor kiest kun je nagaan welke declaratietijdvakken jullie gebruiken in de plaatsingen; week-, 4-weken en/of maand.
  Let op; het gaat dus om de declaratietijdvakken en niet om het loontijdvak welke je hanteert bij de flexwerkers. Omdat 2025 begint op woensdag, is de eerste datum van het tijdvak verschillend per declaratietijdvak voor week-, 4-weken-, en maand declaratietijdvakken.
  - Voor het doorvoeren van de kostprijs in plaatsingen met week- en 4-weken declaratietijdvakken geef je de ingangsdatum 30-12-2024 in;
  - Voor het doorvoeren van de kostprijs in plaatsingen met maand-declaratietijdvakken geef je de ingangsdatum 01-01-2025 in.

• Ophogen tot minimumloon
  Ingangsdatum 01-01-2025.

• Ophogen lonen en/of tarieven 
  Ingangsdatum zelf bepalen a.d.h.v. gegevens die wijzigen.

• Ophogen aan de hand van loon- en tarievenschema
  Ingangsdatum zelf bepalen a.d.h.v. gegevens die wijzigen.

Let op: Wanneer je gebruik maakt van loon- en/of tarievenschema’s, kun je de lonen, tarieven en onbelaste kilometervergoeding enkel doorvoeren met de optie ‘Bijwerken aan de hand van loon- en/of tariefschema’. Je kan een nieuwe situatie vastleggen in het loon- en/of tarievenschema, waarna je deze middels het overzicht ‘Collectieve loon/tariefaanpassingen’ collectief kunt doorvoeren in de desbetreffende plaatsingen. Ook de kostprijzen voer je in dit geval door middel van de optie ‘Bijwerken aan de hand van loon- en/of tariefschema’, echter hoef je voor enkel de kostprijzen niet eerst een nieuwe situatie vast te leggen in de loon- en/of tarievenschema’s.

Wanneer moet ik het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen' aanmaken?

Het collectief aanpassen van lonen en/of tarieven kan te allen tijde. Let erop dat als je dit met terugwerkende kracht doet, alle verloningen die zijn gedaan na de ingangsdatum van de nieuwe loon/tariefafspraken niet worden gewijzigd. Het beste is dus om dit overzicht aan te maken vóór de datum die je ingeeft voor het wijzigen van gegevens.

Ik heb het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen' aangemaakt, maar er staan ook flexwerkers op die niet meer actief zijn. Hoe kan dat?

Het overzicht 'Collectieve loon/ tarief aanpassingen' past alle 'Actieve' plaatsingen aan. Indien de einddatum in de plaatsing op 'Voorlopig' staat, worden deze plaatsingen ook aangepast. Mocht je dit aan willen passen, dan kan dat door in de afgesloten plaatsing(en) de status achter de einddatum op 'Definitief' zetten.

Ben ik verplicht om mijn kostprijzen te kopiëren middels het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen’?

Het doorvoeren van de kostprijzen middels het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen' doe je, zodat in de plaatsing de juiste kostprijs wordt getoond. Dat is onder andere van belang voor een juiste berekening van de marge. Daarom adviseren we om dit wel te doen. Tijdens de verloning wordt er echter altijd met de actuele kostprijs op basis van jullie instellingen in 'Beheer' gerekend.

Wat moet ik doen als ik de nieuwe kostprijzen reeds heb doorgevoerd en daarna nog iets in de kostprijselementen heb gewijzigd?

De kostprijzen die in de plaatsing worden getoond, worden niet automatisch bijgewerkt. In dit geval adviseren wij je dus om het overzicht nogmaals aan te maken, zodat de aangepaste kostprijzen worden doorgevoerd in de plaatsing. Je kiest hier dan dezelfde ingangsdatum en het is belangrijk om het vinkje bij 'Overschrijven' aan te zetten.

Kan ik in één keer alle plaatsingen ophogen naar het nieuwe wettelijk minimum loon?

Ja, dat is mogelijk. Je kiest dan bij 'Aanpassing loon' voor 'Ophogen tot minimumloon'. 

Wat gebeurt er met mijn factor of marge in de plaatsing wanneer ik het tarief aanpas met het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen'?

Met het overzicht 'Collectieve loon/tariefaanpassingen' kan ook het tarief in de plaatsing worden aangepast. Let erop dat wanneer er bij de rekenwijze in de plaatsing is gekozen voor een 'Factor' of 'Marge' deze hierdoor wel aangepast wordt in 'Tarief'. De tariefcalculator in de plaatsing is alleen een manier om het uiteindelijke tarief mee te berekenen. Door de collectieve wijziging van het tarief kan de 'Factor' of 'Marge' die hiervoor werd gebruikt niet worden behouden.

Reserveringen herwaarderen

Past het overzicht 'Reserveringen herwaarderen' de stand in tijd of in geld aan?

De stand in geld wordt aangepast naar het werkelijke saldo op basis van het laatst gebruikte uurloon (i.v.m. ophogen van uurlonen). De stand in tijd is dus leidend voor het ophogen van het saldo in geld.

Waarom maak ik het overzicht 'Reserveringen herwaarderen' aan?

De stand van reserveringen wordt in geld en in uren bijgehouden. Voor de flexwerkers die hun reserveringen in de vorm van uren opbouwen geldt dat zij deze ook in uren opnemen. Flexwerkers met een arbeidsovereenkomst en vaste medewerkers bouwen reserveringen op in uren welke worden gewaardeerd tegen geld. Als deze flexwerker of vaste medewerker tijdens het opbouwen van zijn reservering een lager uurloon had dan bij de opname van de reservering, is het gevolg dat het uiteindelijke saldo in geld negatief is.

Voorbeeld: Een flexwerker bouwt 50 uur aan vakantiedagen op tegen € 10,-. Dit vertegenwoordigt een geldwaarde van € 500,-. De flexwerker neemt zijn vakantiedagen op, maar heeft inmiddels een hoger uurloon gekregen van € 12,-. De uitbetaling van zijn vakantiedagen is dan 50 uur x € 12,- = € 600,-. Zijn saldo in uren is 0:00 uur en het saldo in geld is € -100,-.

Is het verplicht om reserveringen te herwaarderen?

Nee, het is niet verplicht. Echter adviseren we wel dit overzicht aan te maken. Indien je flexwerkers gaat verlonen in sectorrisicogroep IB+IIB wordt de stand van de reserveringen in de vorm van uren opgebouwd. Wanneer een flexwerker gedurende het jaar een loonsverhoging heeft gehad, is de stand in geld op het moment van uitbetalen vaak niet toereikend. Tip: Maak dit overzicht altijd eerst pro forma aan. Is deze akkoord, maak het overzicht dan definitief aan.

Let op: Heb je flexwerkers waarbij de ET regeling van toepassing is, maak dit overzicht dan aan met de instelling om flexwerkers met ET-uitruil uit te sluiten. Omdat flexwerkers met ET-uitruil t/m 2024 reserveringen opbouwen tegen het verlaagde uurloon en het herwaarderen gebeurt tegen het uurloon van de plaatsing, kan dit onjuiste resultaten opleveren. Klik hier voor meer informatie over dit overzicht.

Wordt er van de reserveringen die geherwaardeerd zijn ook een journaalpost gemaakt?

Ja, de herwaardering van de reserveringen wordt gejournaliseerd. Wanneer je handmatig reserveringen wijzigt op het tabblad 'Saldigegevens' wordt dit niet gejournaliseerd.

Overzicht 'Reserveringen'

Wat is het verschil in rapportkeuzes bij het overzicht 'Reserveringen'?

Het overzicht 'Reserveringen' is aan te maken met de opties 'Huidige stand' en 'Stand op datum'. Wanneer je kiest voor 'Stand op datum' wordt er naar die datum teruggerekend aan de hand van mutaties op de journaalposten. In dit rapport wordt uitgegaan van het saldo in geld. Gedurende het jaar kunnen hierdoor verschillen in de waarden ontstaan. Met de optie 'Huidige stand' heb je dus de daadwerkelijke gegevens van dat moment. Om deze reden adviseren we om dit overzicht na de laatste verloning in 2024 en na de eerste verloning in 2025 aan te maken.