Stap 1 2022-2023

Openen loonjaar 2023

In stap 1 wordt beschreven hoe je het loonjaar 2023 beschikbaar stelt. Om het nieuwe loonjaar te openen moeten onderstaande stappen allemaal worden doorlopen. Er is een FAQ beschikbaar voor stap 1.

Let op: Er kunnen geen pro forma's aangemaakt worden en geen verloning en/of facturatie worden uitgevoerd, totdat het loonjaar de status ‘Operationeel’ heeft!

Tip: Let op dat je loonjaar 2023 selecteert op de tabbladen waarin je een keuze moet maken voor het loonjaar!

1.1 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'

Ga naar het tabblad 'Loonjaren' om loonjaar 2023 te activeren. Dit doe je door de instelling 'Niet geactiveerd' te wijzigen in 'Geactiveerd'. Vanaf dit moment is het belangrijk dat je alle onderstaande stappen uitvoert om het loonjaar te openen.

1.2 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren > Werkkostenregeling'

Als je voor loonjaar 2023 de werkkostenregeling in Easyflex wilt toepassen, kies dan bij 'Werkkostenregeling' voor één van de twee opties: 'Afrekenen met laatste loonaangifte' of 'Doorlopend afrekenen per aangiftetijdvak'. Vul het fiscale loon voor loonjaar 2023 in (dit is een schatting). Wanneer het loon voor dit jaar afwijkt van het door Easyflex bepaalde loon (van vorig jaar), krijg je een melding bij het opslaan. Deze melding is enkel bedoeld om te informeren dat er sprake is van een afwijking in het bedrag. Je kunt hier kiezen voor 'Doorgaan: Ja'. Het heeft geen gevolgen als de schatting van het fiscaal loon afwijkt van het daadwerkelijke fiscaal loon. De schatting wordt gebruikt als prognose voor het overzicht 'Werkkostenregeling'.

Voor meer informatie over de werkkostenregeling verwijzen wij je naar de Belastingdienst en/of je accountant. Wil je meer informatie over de inrichting van de werkkostenregeling in Easyflex? Lees dan hier de procesbeschrijving.

1.3 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema's'

Easyflex heeft de standaard reserveringspercentages van de CAO (ABU of NBBU) al voor je ingevoerd in de reserveringsschema's. Wanneer je hier in 2022 niet van afgeweken hebt, zijn de CAO gegevens van 2023 al voor je ingevuld. Wanneer je in het voorgaande jaar wel van de standaard CAO percentages afgeweken hebt, wordt ditzelfde percentage nu overgenomen. Als je zelf regels hebt toegevoegd in het reserveringsschema (niet CAO afhankelijk), wordt hier ook het percentage van vorig jaar overgenomen.

Tip: Let erop dat je bij het controleren/invoeren van de reserveringspercentages loonjaar 2023 selecteert! Klik hier om de percentages te controleren.

Open ieder reserveringsschema voor 2023 of maak het overzicht 'Bedrijfsinstellingen (parameters)' voor 2022 aan;
Controleer of er per regel is gekozen voor de standaard ingevoerde gegevens vanuit de CAO door Easyflex, of dat er een eigen percentage ingevoerd is;
Bij de regels waar een eigen percentage ingevoerd is, kun je nagaan of je dit aan wilt passen voor het nieuwe jaar.
Voor ABU en NBBU is vanaf 2023 een standaard ORT-percentage opgenomen. Mocht er in het betreffende reserveringsschema ook ADV worden toegepast, dan is het nodig een variabel percentage in te geven.

Extra: Zoals op de algemene pagina van deze jaarwissel procesbeschrijving beschreven staat zijn er verschillende opties voor het verwerken van de eindejaarsuitkering.
Zo kun je dit op het moment van uitbetaling aan de flexwerker middels een looncomponent ingeven en deze direct door factureren.

Er zijn ook manieren om de voorziening mee te nemen in de kostprijs (dus wanneer je het niet factureert op het moment dat je het uit gaat betalen aan de flexwerker). Een procesbeschrijving hiervoor vind je in de FAQ van stap 1 van de jaarwissel.

1.4 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringenbeleid'

Je dient vast te leggen op welke wijze de feestdagenreservering wordt toegepast voor flexwerkers met een uitzendovereenkomst met beding. Dit kan op individuele of collectieve basis zijn. Indien individueel, dan wordt deze reservering voor iedere flexwerker apart gereserveerd. De flexwerker kan dan op een feestdag uit dit tegoed geld opnemen. Tevens kan de flexwerker ook geld opnemen uit dit tegoed wanneer het geen feestdag is. Indien collectief, dan wordt het bedrag niet voor iedere flexwerker apart gereserveerd, maar wordt het bedrag in de collectieve reserveringspot opgenomen. De flexwerker kan nu alleen op feestdagen uit deze collectieve reserveringspot geld opnemen. Standaard wordt hier de methodiek voor het reserveren van de feestdagen overgenomen van het voorgaande jaar.
Daarnaast kun je instellen welke loonheffingentabel toegepast moet worden bij het automatisch uitbetaalde vakantiegeld. Wil je hier niets in wijzigen? Dan kun je deze stap overslaan. Wil je dit wel wijzigen? Zorg er dan voor dat je dit wijzigt vóór de eerste verloning over het nieuwe loonjaar. Na de eerste verloning van 2023 kun je deze instelling namelijk niet meer wijzigen.

1.5 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sociale verzekeringen'

Easyflex heeft alle standaard afgegeven premies al voor je ingevoerd in de sociale verzekeringen. Voorheen was het nodig om alle sociale verzekeringen los aan te vinken. Dat is vanaf dit jaar niet meer nodig. Automatisch wordt de selectie van het vorige loonjaar overgenomen.
Alle standaard ingevoerde premies zijn te herkennen aan de instelling 'Onderhoud door Easyflex'. Ook de standaard premies voor de WAO/WIA basispremie (gedifferentieerde premie Aof) zijn ingevoerd. Let op dat je hier wel controleert of je voor 2023 onder dezelfde Aof premie bent ingedeeld. Wijzig deze anders naar de indeling van 2023. Op de beschikking van de Belastingdienst staat vermeld welke premie je dient toe te passen.

Tip: Let op dat je jaar 2023 selecteert. Zorg er ook voor dat je alle percentages van de sociale verzekeringen voor alle sectorrisicogroepen zelf nog controleert, dus ook die op 'Onderhoud door Easyflex' staan.

Let op: Er zijn een aantal premies die je zelf nog aan dient te passen. Dit gaat om de volgende premies:

Gedifferentieerde premie Whk. Deze bestaat uit twee afzonderlijke premies; WGA en ZW-flex (let op: de Whk-percentages van 2022 worden automatisch overgenomen; pas deze aan)
AZV;
Werkgeverslasten over reserveringen.

Om bovenstaande premies in te voeren kies je voor 'Onderhoud zelf verzorgen'.

Klik hier voor de volledige toelichting op bovenstaande punten. Hieronder volgt een korte toelichting:

Voor de gedifferentieerde premie van de Whk ontvang je een beschikking van de Belastingdienst. Dit gaat dan om de premies WGA en ZW-flex. Ook staat hierop vermeld of je Eigenrisicodrager bent voor de WGA en/of ZW-flex. Klik hier voor de download met een voorbeeld hoe je de percentages juist invoert. Let op: de Whk-percentages van 2022 worden automatisch overgenomen; pas deze aan naar de van toepassing zijnde percentages van 2023.
Voor de sectorrisicogroepen met beding geef je ook het percentage voor de AZV in. De AZV betreft de Aanvullende Ziektewet Verzekering conform je CAO. Voor de verzekering van deze kosten en de uitvoering hiervan kun je een overeenkomst sluiten met een verzekeraar, bijvoorbeeld met Flexcom4. De premie hiervoor ontvang je van de verzekeraar. Wanneer je hiervoor geen verzekering hebt, moet je zelf een inschatting van de kosten maken. In de 'Toelichting per kostprijselement voor 2023' van de ABU en in de 'Loonsombrief 2023' van de NBBU kun je de gemiddelde rekenpremies terugvinden.
Als laatste geef je per sectorrisicogroep een percentage in voor de werkgeverslasten over reserveringen. Easyflex maakt hier een indicatie van die je kunt overnemen. Zo beschik je over het percentage sociale lasten voor de voorziening van de opgebouwde reserveringen. In de indicatie wordt voor wat betreft de Aof-premie gebruikt die is aangevinkt (dus Hoog of Laag) ; Aof Uitkering wordt niet gebruikt in de berekening.
Indien je een ander percentage wenst toe te passen kun je dit handmatig ingeven.

Let op: indien je de PAWW op 'Onderhoud zelf verzorgen' hebt gezet (om hem bijvoorbeeld later in te laten gaan dan augustus 2022), dan is het nodig deze uit- en aan te vinken zodat de instelling weer op 'Onderhoud door Easyflex' wordt gezet. Dit moet bij elke sectorrisicogroep gebeuren, anders blijft de instelling op 'Onderhoud zelf verzorgen' staan en moet het percentage telkens zelf worden aangepast.

Klik hier voor een overzicht van alle standaard percentages.

1.6 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie' (optioneel)

Easyflex heeft de gegevens van je financiële administratie overgenomen van het vorige loonjaar. Verander je niet van financiële administratie? Dan kun je deze stap overslaan.
Verander je wel van financiële administratie? Klik dan hier voor het document 'Easyflex en uw financiële administratie'. Hierin staat meer informatie over het inrichten van een nieuw financieel pakket.

1.7 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen

Op dit tabblad kun je het factuurnummer voor het nieuwe loonjaar bepalen. Advies hierin is om bijvoorbeeld te beginnen met '23000001' of '20230001'. Wanneer je hier geen factuurnummer ingeeft krijgt de eerste factuur van 2023 het nummer '1'.

Wanneer het factuurnummer uit minder dan 8 cijfers bestaat, wordt het factuurnummer op de factuur aangevuld tot 8 cijfers met voorloopnullen. Het is mogelijk dit uit te zetten. In ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen > Niet vermelden van…’ staat de optie 'Voorloopnullen factuurnummer'. Wanneer je deze optie aanvinkt wordt het factuurnummer niet meer aangevuld tot 8 cijfers met voorloopnullen, maar wordt alleen het factuurnummer zoals vastgelegd in het veld ‘Nummer volgende factuur’ vermeld.

1.8 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten'

Pas je StiPP pensioen toe? Dan worden de premies en franchises automatisch aangepast. De cijfers die bekend zijn gemaakt door StiPP, zijn de voorlopige cijfers. De percentages en bedragen zoals genoemd in de download 'Percentages reserveringsschema's 2023' blijven dan ook onder voorbehoud. Wanneer StiPP nog wijzigingen bekend maakt, zullen wij deze uiteraard doorvoeren in Easyflex. Houd hiervoor onze Easy Update pagina in de gaten.

Pas je APG pensioen toe? Dan worden de premies en franchises voor cao codes 17 (UTA) en 92 (Bpf Middelloon) vanaf dit jaar ook door Easyflex ingericht. Op 19 december zijn deze rekenregels doorgevoerd in Easyflex. Mocht de jaarwissel al zijn gedaan, bereken dan opnieuw de kostprijzen.

Heb je nog andere pensioenregelingen (anders dan StiPP of APG cao codes 17 en 92) op het tabblad 'Aftrekposten' vastgelegd? Of pas je andere aftrekposten toe zoals Cao-fonds, VUT regeling of WIA hiaat regeling? Dan dien je zelf de premies en wijzigingen voor 2023 door te voeren voordat je de eindcontrole gaat doen.

Heb je hulp nodig bij het vastleggen of wijzigen van aftrekposten? Neem dan contact op met BRO op telefoonnummer 0172-782160.

Let op! Dit is een nauwkeurig werk. Wanneer je de gegevens niet aanpast, dan kunnen er problemen op de controlelijst staan en kun je foutmeldingen in je pensioenaanleveringen krijgen.

1.9 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Kostprijzen’

Standaard wordt voor 'Methode kostprijsberekening' de instelling van 2022 overgenomen. Wil je dit aanhouden? Dan kun je deze stap overslaan. Anders kun je de gewenste wijziging doorvoeren.

1.10 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Verzekeraar > Onderhoud’ (optioneel)

Heb je een koppeling met HollandZorg of Zorg en Zekerheid? Controleer dan of er voor 2023 nieuwe premies van toepassing zijn en wijzig deze indien nodig.
Vanaf 2023 is het ook voor Zorg & Zekerheid mogelijk om een maandpremie te hanteren. Dit kun je tijdens deze stap inrichten.

1.11 'Beheer > Controlelijst'

Heb je alle tabbladen doorlopen? Start dan de controlelijst voor 2023. De controlelijst controleert of je alle gegevens correct hebt ingevoerd en berekent de kostprijzen. Het rapport vind je terug in 'Backoffice > Exporteren en printen'. Indien er problemen op het overzicht staan, dien je deze eerst op te lossen voordat het loonjaar operationeel is.

Op de controlelijst kan een waarschuwing staan: PAWW - Voor het jaar 2023 is voor premie risicogroep 52 - Intermediaire diensten de selectie nog niet ingevuld. Deze waarschuwing kan worden genegeerd. De PAWW is niet van toepassing op vaste medewerkers.

1.12 'Backoffice > Overzichten > Bedrijfsinstellingen (parameters)'

Controleer nog een keer alle instellingen van het loonjaar 2023. Dit kun je gemakkelijk doen door via 'Backoffice > Overzichten' het overzicht 'Bedrijfsinstellingen (parameters)' aan te maken. Kies hier alleen het jaar 2023.

Stap 1 van de jaarwissel is nu afgerond! Loonjaar 2023 heeft de status 'Operationeel'. Klik hier om naar stap 2 te gaan!