ORANJE = nog definitief maken als bekend is wat we precies gaan inrichten
Elk jaar wil Easyflex de jaarwissel zo gemakkelijk mogelijk maken. Easyflex bereidt je hierop voor met behulp van webinars en het stappenplan in dit handboek. Deze hulpmiddelen hebben één gezamenlijke basis: De procesbeschrijving. Deze bestaat uit 3 korte stappen en eventuele acties vanuit wettelijke wijzigingen. De stappen voor een Easy jaarwissel bestaan uit:
Deze stappen richten zich op de handelingen die je in Easyflex moet doen om het loonjaar 2025 operationeel te maken en uiteindelijk het loonjaar 2024 af te sluiten. Aanvullende informatie en veel voorkomende vragen vind je gemakkelijk terug in de doorverwijzingen of in de FAQ. Klik hier voor een overzicht van alle downloads.
Voordat je begint
Wanneer je met stap 1 van de jaarwissel bezig bent, is het niet mogelijk om pro forma's te maken en is het niet mogelijk om te verlonen en/of te factureren. Bedenk om deze reden goed wanneer je aan deze stap gaat beginnen. Nadat stap 1 is afgerond, kun je de eventuele acties uitvoeren die voortkomen uit de wettelijke wijzigingen, zoals hieronder beschreven. De aanmaak van verschillende overzichten die hier betrekking op hebben, worden beschreven in stap 2. Stap 1 kan vanaf vrijdag 13 december uitgevoerd worden.
Wat heb je nodig?
De beschikking van de Belastingdienst met hierop de gedifferentieerde premies Whk en de te betalen Aof-premie;
Premie voor de AZV (wanneer je flexwerkers in fase A/1-2 tewerkstelt);
Pensioengegevens (wanneer je een ander pensioen dan StiPP en/of APG cao codes 17 UTA en 92 Bpf Middelloon toepast) of gegevens van andere aftrekposten zoals Cao-fonds, VUT regeling of WIA hiaat regeling;
Rechten in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen' + 'Beheer > Aansturing overzichten' + 'Backoffice > Overzichten'.
Daarnaast wijzen wij je erop dat alle in dit document opgenomen variabelen zijn verzameld uit de diverse documenten zoals wij deze van de Belastingdienst, de ABU, de NBBU, StiPP en APG hebben mogen ontvangen. Easyflex aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de juistheid van deze variabelen. Voor het verkrijgen van de juiste voor jullie van toepassing zijnde variabelen verwijzen wij je naar de daarvoor verantwoordelijke instanties.
Wil je de jaarwissel graag een keer oefenen?
Dat kan met de Sandbox die Easyflex beschikbaar heeft. De Easyflex Sandbox is een testomgeving in Easyflex met de data van gisteren. In deze omgeving kun je zorgeloos situaties nabootsen en testen zonder dat dit consequenties heeft. Veilig complexe situaties testen zonder risico! Zo kun je dus aan de slag in je eigen vertrouwde Easyflex omgeving, zonder dat dit gevolgen heeft. Je bepaalt zelf welke medewerkers je toegang geeft tot deze omgeving en de data wordt elke nacht om 00:00 uur bijgewerkt. De kosten hiervoor bedragen € 25,- per week (per werkmaatschappij).
De Sandbox omgeving kan geactiveerd worden via 'Beheer > Administratie > Sandbox'. Zie
Heb je vragen over de Easyflex Sandbox? Neem dan contact met ons op via sales@easyflex.nl.
Overzicht van de belangrijkste wijzigingen vanaf 2025
Herziening lage premie: urengrens van 35 naar 30
De regels rond WW-premiedifferentiatie bij overwerk door werknemers met een vast contract worden aangepast. Tot en met 2024 ligt de grens waarbij geen premiedifferentiatie wordt toegepast op 35 uur of meer. Die wordt verlaagd naar meer dan 30 uur. Hierdoor krijgen werkgevers achteraf minder vaak te maken met de hogere WW-premies als er gemiddeld over het hele jaar meer is overgewerkt dan 30% van de contracturen. Deze aanpassing is doorgevoerd in het overzicht ‘Herziening lage premie’.
Lage inkomensvoordeel (LIV) voor werkgevers vervallen
Het Lage-inkomensvoordeel voor werkgevers vervalt per 1 januari 2025. In 2025 wordt nog wel de tegemoetkoming over het jaar 2024 uitgekeerd aan de werkgevers die hier recht op hebben. Deze aanpassing is doorgevoerd in het overzicht ‘Tegemoetkomingen Loondomein’.
Loonkostenvoordeel oudere werknemers (LKV) wijzigt
Voor dienstbetrekkingen die zijn begonnen vóór 1 januari 2024 wordt overgangsrecht geregeld. Het LKV oudere werknemer wordt niet verlaagd en niet in duur beperkt indien de dienstbetrekkingen vóór 1 januari 2024 is aangevangen. Voor dienstbetrekkingen die beginnen op en ná 1 januari 2024 wordt het LKV oudere werknemer wel verlaagd (per 1 januari 2025) en afgeschaft (per 1 januari 2026). Deze aanpassing is doorgevoerd in het overzicht ‘Tegemoetkomingen Loondomein’.
ET-regeling aanpassing
De ruilvoet voor de ET (Extraterritoriale kosten) van 81/100 vervalt. Voor alle looncomponenten geldt voortaan de ruilvoet van 100/100. Waar eerder bijvoorbeeld normale uren tot het minimumuurloon konden worden uitgeruild met de factor 0,81 geldt vanaf 2025 een factor 1,00.
Een voorbeeld om het verschil te duiden:
Huur is €100,- per week
Minimumuurloon is €14,-
Uurloon is €15,-
Er is per uur €1,- ruimte om bruto uit te ruilen. Stel, er worden 40 normale uren verloond.
In 2024 is de bruto uitruil €40,- die 40/0,81=49,38 waard is. Netto houd je dan nog 100-49,38=50,62 in.
In 2025 is de bruto uitruil €40,- die 40/1,00=40,00 waard is. Netto houd je dan nog 100-40,00=60,00 in.
De wijziging houdt tevens in dat voor de opbouw en uitbetaling van reserveringen het feitelijk loon (plaatsingsuurloon) van toepassing is. De flexwerker bouwt dus geen reserveringen meer op over het verlaagde uurloon en de opname is niet meer gelijk aan het minimumloon. Het veld ‘Uurloon reserveringen’ bij de flexwerker op het tabblad ‘Vaste beloningen’ is daarmee niet meer van toepassing. Voor alle vaste beloningen met een ingangsdatum vanaf 30-12-2024 wordt dit veld niet meer getoond. Voor bestaande vaste beloningen zonder einddatum of een einddatum in 2025 waar een uurloon reserveringen instaat, geldt dat dat uurloon niet meer wordt toegepast bij verloningen vanaf 30-12-2024.
Daarnaast zorgt Easyflex ervoor dat er in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwerkers’ een nieuwe ingangsdatum van 01-01-2025 staat bij werkmaatschappijen waar de ADV-vergoeding werd uitgeruild tegen 81%. Met de nieuwe situatie is dit gewijzigd naar 100%. Alle andere waardes zijn gelijk gebleven.
Prijs-kwaliteitsysteem (PKS) voor arbeidsmigranten
De uitzendonderneming kan voor het gebruik van huisvesting kosten in rekening brengen bij de flexwerker. De maximale in rekening te brengen totale kosten voor huisvesting worden vanaf 2025 bepaald aan de hand van het Prijs-kwaliteitsysteem (PKS). Het PKS bepaalt aan de hand van kwaliteitsnormen de maximale in rekening te brengen totale kosten voor de huisvesting. Afhankelijk van het loon van de flexwerker en of het PKS is geïmplementeerd wordt een maximum bepaald.
Bij de invoer van ‘ET-uitruil huisvesting’ (op tabblad ‘Vaste beloningen’) is het mogelijk om het vinkje aan te zetten bij ‘Prijs-kwaliteitssysteem’. Dit doe je uiteraard alleen wanneer de huisvesting voor deze flexwerker aan de voorwaarden voldoet. Voor alle details kun je
Verrekenen schuld tot max. 4 weken
Inhoudingen zoals voor huisvesting die met het oog op het NeWML niet volledig kunnen plaatsvinden, komen in een schuldenpot. Zodra er ruimte is, wordt deze schuld (gedeeltelijk) verrekend. Momenteel kan die schuld worden blijven verrekend. Per 30-12-2024 verandert de schuldensystematiek. Eerst voor de volledigheid: de schuldensystematiek m.b.t. huisvesting gaat veranderen. Schulden voortkomend uit inhouding huisvesting uit verloningen van tijdvakken vanaf 30-12-2024 mogen binnen de betreffende 4-wekenperiode worden verrekend. Elke 4-wekenperiode begint de teller weer op nul. Per 4-wekenperiode kan er dus een schuldenpotje zijn. Schulden voortkomend uit huisvesting die zijn opgebouwd vóór 30-12-2024 blijven staan en mogen dus nog wel worden verrekend; hetzelfde geldt voor alle andere schulden zoals een inhouding voor een boete.
Let op: de Belastingdienst heeft het standpunt ingenomen dat het kwijtschelden van schulden loon is. Het is nog niet bekend of kwijtgescholden schulden mogen worden aangemerkt voor de werkkostenregeling. Het bruteren is een optie die op een later moment in Easyflex beschikbaar wordt. Eenmaal gekozen voor bruteren, mag je op een later moment niet meer switchen naar de werkkostenregeling. En andersom. Ons advies is daarom om te wachten met kwijtschelden van schulden totdat hier duidelijkheid over is. Los van deze reden is het wellicht sowieso het overwegen waard om niet direct schulden kwijt te schelden, aangezien je de schuld nog wel mag verrekenen bij correcties in de betreffende 4-wekenperiode.
Voor alle details kun je deze FAQ bekijken.
Toetsing van inkomensgarantie
Vanaf 2022 geldt dat arbeidsmigranten de eerste 2 maanden/9 weken recht hebben op het voltijdsminimumloon. Als de flexwerker een arbeidsmigrant is, kan dit worden vastgelegd op het tabblad ‘Fiscaal-sociaal’. De toetsing hiervan vond plaats na die tijd. Dit verandert. Gedurende de volledige inkomensgarantie van 2 maanden/9 weken is het nodig om iedere week op het voltijdsminimum te toetsen: als de flexwerker te weinig loon krijgt, moet voor de betreffende week een aanvulling worden verstrekt. In dat kader is het het overwegen waard om voor arbeidsmigranten een loontijdvak ‘Week’ en wekelijkse betaalfrequentie toe te passen. Per 4 weken maak je de balans op en kan een eventueel verstrekte aanvulling worden verrekend. Uitgangspunt is dat de arbeidsmigrant wekelijks het voltijdsminimum krijgt. Het voltijdsminimum bedraagt 36 uur * minimumuurloon, tenzij bij de relatie een standaard werkweek vastligt die meer uren heeft dan 36 uur.
Om hierop beter te controleren, wordt een nieuw overzicht beschikbaar gesteld, genaamd ‘Inkomensgarantie arbeidsmigranten’. In dit overzicht dat wekelijks kan worden ingepland, staan alle arbeidsmigranten met een einddatum in 2025 met daarbij het loon dat werkelijk is betaald, wat zij hadden moeten krijgen en wat het verschil is zodat direct zichtbaar is hoeveel er moet worden aangevuld. Houd hiervoor de Easy Update in de gaten.
Zwaarwerkregeling APG
Het APG-pensioen wordt per 2025 uitgebreid met het deelfonds ‘Zwaarwerkregeling’ voor Bouw (code 92) en UTA (code 17). Dit is een werkgeverspercentage; de werknemer draagt hier dus niet aan bij. Wel komt het deelfonds op de loonstrook te staan. Easyflex zorgt ervoor dat dit deelfonds volledig is ingericht wanneer codes Bouw (code 92) en/of UTA (code 17) zijn ingericht in jouw werkmaatschappij.
Werkkostenregeling
Voor 2025 is het percentage van de vrije ruimte gewijzigd. De vrije ruimte per 1 januari 2025 is 2,00% voor de eerste €400.000 van de fiscale loonsom. Boven een fiscale loonsom van € 400.000 blijft 1,18% gelden. Easyflex heeft dit aangepast.